领导同志会上发言万能讲

同志们：

领导讲话经典范本

[破题]
　　同志们：举世瞩目的……近日隆重召开了，……等领导出席了这次会议，……做了十分重要的报告。这次会议的召开，对于……具有十分重大的现实意义和深远的历史意义。
　　[承题]
　　这是一次团结的大会，胜利的大会；务实的大会，民主的大会……圆满完成了各项任务。这是在……关键时期召开的极其重要的会议。
　　[起讲]
　　会议回顾了……，总结了……，强调了……，明确了……，通过了……，制定了……，体现了……。与会代表一致认为……
　　[出题]
　　……的报告高屋建瓴，思想深刻，提出了……，阐述了……，为……指明了方向。
　　[二小比]
　　要认真学习……精神，全面准确地把握……精髓。要深刻理解……的总体目标和主要任务，认真落实……的各项方针和政策，充分认识……的重要性和紧迫性，努力提高……的主动性和自觉性，把思想统一到……上来。
　　[二中比]
　　我们一定借这次会议的东风，弘扬……精神，把握……方向，加强……管理，夯实……基础，团结一切可以团结的力量，调动一切可以调动的积极因素，把……推向……，以在不远的将来实现……的目标。
　　[后二比]
　　根据……会议要求，今后一个时期我们的主要任务，是……即不断提高驾驭……的能力，发展……的能力，建设……的能力，构建……的能力，处理……的能力，应对……的能力。要立足于……，着眼于……。整体推进，协同作战；党政工团，齐抓共管。要研究新情况，解决新问题，创建新机制，增长新才干，从而使……更加欣欣向荣，蒸蒸日上。
　　[收接]
　　我们一定要紧密团结在……周围，高举……旗帜，牢固树立……观念，全面贯彻落实……思想，牢固树立科学发展观，以实际行动迎接……，为全面建设……而努力奋斗。

公务员80分申论万能模板

在公务员考试中，一般情况下，考生行政职业能力测验的分数差距一般不会大，但申论就不同了，两个人相差十几分甚至几十分是很正常的事，所以能否写好申论，是公务员考试的关键，下面搜集网上一些有关申论写作的知识分享给大家！

一、 古人云：“以铜为镜，可以正衣冠，以古为镜，可以知兴替，以人为镜，可以明得失，而以法为镜，可以断曲直。”所以我们要进一步完善相关的法律制度，才能形成公正的社会氛围，才能有效地解决这一社会问题。
二、 各级政府，有关部门要从构建和谐社会的高度，本着全心全意为人民服务的态度，与时俱进，开拓创新，做好相关的监督工作，不断健全、完善相关的体制机制，来促进材料中所提到的一系列问题的解决。
三、 材料中所反映的问题，对于我们来说实际上是一把双刃剑。一方面任何问题的出现对我们的生活，对我们的社会来说总是带有一定的破坏性，这对我们而言是一个巨大的挑战。另一方面，问题的出现有助于我们清楚认识到我们在对一些社会问题的处理上还存在着许多不足，这对于我们来说反面是一个完善自己，完善社会相关体制机制的一个机会。
四、1、材料中所反映的问题和现象的存在和发展蔓延，值得我们去沉思和探讨。2、从材料中所反映的情况来年，目前的形势已经非常严峻，必须引起我们的高度重视3、如何解决这一问题，是摆在管理者面前的一道严峻的课题。
五、坚持以法治国和以德治国相结合的原则　，在完善相关法律体制的同时，各级有关部门和机关　应当采用各种灵活的方式加强对人民群众的宣传和教育。使人民群众发解问题的严重性和政府对该问题的有关解决方式，这样一方面可以通过人民群众自发去预防和解决该问题，节省法律运作成本，另一方面还可以增强法律的实际执行成本。
 

申论万用句型、模板
　　题目
　　立论法：确定资料主题，表述中心论点： 提高劳动者能力拓展就业渠道、让可持续发展思想深入人心 、建立节约型社会应先打造节约型政府 、加强反腐倡廉 构建和谐社会、诚信，不仅仅是私事 、加强安全生产建设 推进经济健康发展
　　 第一段：开篇语
　　开篇点题，陈述现象和相应的政策
　　★随着我国经济持续快速发展， 。。。问题日渐凸现出来，在社会经济和国家安全中的位置越来越突出。在这样的形势下，目前产生的。。。问题逐渐进入人们的视野，已引起人们的高度关注，成为社会的热点问题，引起强烈反响。
　　★ 近些年来， 。。。蓬勃发展，为我国经济快速发展作出了突出贡献，逐渐成为我国国民经济的重要支柱产业和社会主义建设的中坚力量。但与此同时，。。。（现象，政策）
　　★改革开放20多年来，我国经济取得飞速发展，但。。。的改革却明显落后，（后面引出材料反映问题）
　　 第二段：原因分析
　　★检视。。。面临的窘境，我们不难发现，造成目前状况的原因是多方面的。★人口多、底子薄是基本国情，这就决定了在相当长的时间内，。。。。是我国经济社会发展的突出矛盾之一，我们任何时候都不能轻言。。。问题已经解决。当前及今后依然严峻的形势主要表现在：。。。。
　　★现阶段我国的。。。形势，表现为总体稳定、趋于好转的发展趋势与依然严峻的现状并存。严峻的形势有浅层次的因素，也有深层次的矛盾；既有历史的沉淀，也有新形势下产生的新问题，主要可以归结为：
　　★改革开放以来，随着社会主义市场经济体制的建立，在党和政府的正确领导下，我国经济突飞猛进。同时，社会组织结构、就业结构、社会结构的变革加快，正面临着并将长期面临着一些亟待解决的突出矛盾和问题。首先，。。。。；其次。。。。。。；再次。。。。。。；最后。。。。。。
　　★我国的。。。。。工作总体状况还存在着与国家经济、社会的发展要求不相适应，以及与面临的国际新形势发展要求不向适应的问题，主要表现在：
　　第三段：提出对策
　　衔接句的写法：
　　★。。。，关键在于。有鉴于此，我国。。。。要进行一系列深层改革，要从。。和制度的改革做文章；观念、意识、思想要开放，要确立。。。全新的理念，创造。。。良好的环境和氛围。因此，当前和今后一个时期，要重点抓好以下工作：
　　 ★树立，解决，。。。不是一句空话，必须要有机制上的引导与保障，同时也要求各级政府加大宣传力度加强领导，落实任务。
　　★在贯彻落实科学发展观、构建和谐社会的背景下，。。。具有强烈的现实紧迫性。因此，我们必须立足当前、着眼长远，下大力气抓好。。。的工作。
　　★当前和今后一个时期，加强。。。的工作基本思路是：用“以人为本”的科学发展观统领。。。工作，实施“标本兼治，重在治本”，采取果断措施遏制重大事故的同时，加快实施治本之策，推动。。文化、。。法制，。。科技，。。投入等要素落实到位，建立长效机制，加快实现我国。。。的明显好转。
　　★当前。。。存在的困难和问题，有的是社会深刻变革和问题的反映，有的是改革开放中伴发并生的问题，有的是社会主义初级阶段长期存在的问题和深层次矛盾，我们要正视困难和问题，并通过改革和发展的办法积极予以解决。
　　 ★要解决。。。问题，必须确保。。。优先发展，进一步加强各级党委和政府对教育工作的领导和统筹力度，在。。。方面采取有力措施。
　　 　　
　　结束段的写法：
　　综上所述/总而言之，有效解决。。。问题/建立。。。社会，对推动我国经济社会发展转入科学发展轨道、走上社会和谐之路，推进全面建设小康社会意义重大而深远。

 [题目]
1、        简明扼要，抓住材料的主旨
2、        从小切入，切忌假、大、空
3、        长短合适，最好不要加副标题
  比较好的题目[例]“处处留意皆民生”、“圆城市低收入家庭安居梦”、 治理网吧既要治“吧”也要治“网”、 “献礼工程”当休矣、网上扫黄要建立长效机制。
比较差的题目[例]“加快县域经济创新步伐”、“加快推进以改善民生为重点的社会建设”
[正文]

★开头方法： 开篇点题，陈述现象、阐明危害和解决好的意义
随着我国经济持续快速发展， 。。。问题日渐凸现出来，在社会经济和国家安全中的位置越来越突出。问题主要表现在………………..;……………………….;…………………..;……………….。（说问题时最好用分号间隔）
目前产生的。。。问题逐渐进入人们的视野，已引起人们的高度关注，成为社会的热点问题，引起强烈反响，如果该问题不能得到及时和妥善地解决，直接影响到人民群众的根本利益，必影响到经济的发展，社会的稳定，影响到党和政府在人民群众中的光辉形象，进而影响到建设小康社会和构建社会主义和谐社会。（这些套话要因情况而定）

文章第二部分

★第二段主要叙述问题产生的原因。 一般从材料给出的现象从中分析就能得出结论，下面就近期热点问题为例加以说明，不外乎根据材料从以下角度进行展开分析

“冰冻三尺非一日之寒”，造成以上问题的原因是多方面的、深层次的，我认为主要有以下几点：

首先，政策体制不完善，。。（结合材料）

其次，国家财政投入力度不够，。。（结合材料）

再次，法律法规制度不健全，。。（结合材料）

最后，社会重视程度不够，。。。（结合材料）

医疗体制改革：医疗卫生服务特殊性和群众必需性，不同于其他服务行业；以药养医，药厂和医院自主经营，自负盈亏，独立核算；医疗制度不完善，管理不到位；医疗服务市场化，利益驱动；医风医德有待提高；群众社会医疗保障体系不健全；农村医疗卫生事业欠发达，投入不够，条件差，设备少，水平低，缺少专业人才，缺少重大疾病预防，控制机构和卫生监督机构

三农问题：即农村、农业、农民问题。城乡二元化的历史原因；农民与城镇居民待遇不同；社会保障体系没有覆盖到农民；看病难，就业难，上学难，三难为题在农村体现尤为突出；农民工流动频繁，职业不稳定，收入相对较低，文化素质、安全意识、自我保护意识普遍不高；农村公共服务缺乏，农业受气候影响极大，收益难以实现保障，入不敷出；

贫富差距：区域性差异、行业性差异、城乡间差异、个体间差异；宏观政策、市场机制、法律体制不健全、制度不规范导致；不公平现象

安全生产：安全意识淡薄；安全监管工作不到位、安全监督工作不彻底、执法检查工作走形式；重效益轻安全；生产技术含量不高；生产设备落后；从业人员专业素质和技术水平有待提高；钱权交易；权利寻租

房价调控：土地审批、调控政策失衡；政府操盘；地方政府以扩大建设为政绩，为开发商充当保护伞，开发商无规划搞开发；信贷体系松懈；住房供应结构不尽合理；房价上涨使一部分人以购房为投资导致房价上涨的恶性循环；炒房团

生态保护：水、大气污染；草皮、林区沙化；环境恶化，物种减少；淡水资源锐减；自然灾害造成巨大损失；人类赖以生存的自然环境；人均资源不足；

节约型社会：人口众多，人均资源占有量不足；能源需求影响经济持续稳定发展；经济增长方式粗放；高耗能、低效率、污染重；生产、建设、流通、消费领域浪费资源现象严重；资源对外依存度上升；

和谐社会：城乡不和谐；地域不和谐；阶层不和谐；城乡二元化；分配制度不健全；不公平现象；社会保障制度

资源与可持续发展问题：可持续发展是资源与经济增速矛盾所决定的；生产力发展造成对生态破坏，大自然带给人类的灾难；人与自然和谐相处；保持经济快速稳定发展和构建和谐社会的必然要求；

弱势群体：自身条件所致；社会条件限制；经济发展不平衡；分配制度欠合理；保障制度不健全；法律保障不到位；监督监管不落实

循环经济：经济快速持续发展与保护生态环境相协调的必然要求；节能降耗（可参照资源与可持续发展问题依据材料进行分析）

文章第三部分

★第三段可参考以下方面提出解决方案，注意要以对应第二段提出的分析为主，以外再提出自己的观点

1.各级党委和政府要坚决深入贯彻落实科学发展观、站在建设社会主义和谐社会首善之区的高度，把……纳入重要议事日程，加快推进。。。建设，并建立和完善引咎辞职制度建立健全领导问责制度，严格责任落实。

2、要做好。。文章，增加财政投入力度，确保。。。机制的平稳运行

3、要建立健全各项制度（法律），做到有法可依，有法必依。对。。。行为予以严厉的制裁和处罚，严重者追究其刑事责任。

4、加大行政执法力度，深入开展。。。专项整治活动，对于。。。行为予以一票否决。违法必究，执法必严，严厉查处和惩处责任人发现问题即使纠正，对顶风违纪的行为从严查处，绝不姑息。

5、广泛宣传，全民动员，充分发挥报刊、广播电视、网络等各类媒体的舆论导向作用，大力宣传。。。的作用和意义，形成全民参与的良好氛围。

6.加强社会监督和群众监督，设立举报热线、举报信箱

新闻媒体要对。。。行为大胆揭露，公开曝光，使。。。无藏身之地，

要把。。。工作置于人民群众和社会舆论的监督之下。

医疗体制改革：医、药行业分开，降低药价；院务公开，采取监督、举报措施，发挥舆论监督作用；医疗卫生服务队伍专业素质提高与思想道德建设并重；加大政府投入，以农村为重点；建立一个覆盖全民，一体化的医疗保障体系；完善社会保险制度；加大卫生常识宣传力度，动员全民和全社会的共同参与

三农问题：摆脱户籍制度束缚；加大政府投入力度，提高农民收入，以基础设施建设为重心加快城镇建设步伐；加强包括劳动就业、医疗保险、工伤保险和养老保险在内的社会保障体系建设，对在外谋生和生活的农民工提供更多就业机会，更便利的条件，对满足一定条件的可以适时纳入城镇保障体系之中，

贫富差距：分配制度改革；加大政府投入；健全社会保障制度；限高保低；税收杠杆调节；

公平分配；公平竞争；消除贪污腐败现象；消除不公平现象；完善监管制度；发挥舆论导向作用

安全生产：端正思想，提高认识；普及安全常识和技术知识；规范生产单位生产行为；规范相关行业（安全评价、咨询、检验检测等）行为；执法监督；定期与不定期检查、专项治理整顿；舆论监督；安全保障制度；安全纳入企业绩效评价标准；

房价调控：严格审批土地征用，控制土地一次性出让规模；提高信贷利率；增加经济适用房供给，抑制高价位住房开发；对房产开发、保有和交易环节提高税率；杜绝形象工程；提高房产市场准入门槛；加强房产市场整顿监管，清理建设相关乱收费项目；控制建筑成本；规范销售行为；信息引导；价格检测调控

生态保护：人口管理；资源管理；生态建设；环境保护；严格控制高耗能、重污染行业上项目，提高行业准入标准；监督管理；退耕还林；畜牧业采取游牧方式；可持续发展与科学发展观；控制人口增长；提高人口素质

节约型社会： 加大宣传力度，增强节约意识；抓住薄弱环节，，依靠技术进步，推进系统优化，节能降耗和产业结构调整紧密结合；严格控制高耗能、重污染行业上项目，提高行业准入标准；对不合格、超标行业加强清理整顿；加强监督管理；法律保障；建立完善的企业、政府绩效评估体系，将能耗标准纳入其中；

和谐社会：制度创新；调整社会结构；利用社会组织实现社会和谐；实现阶层间和谐；收入分配制度；社会保障制度；

资源与可持续发展问题：经济结构战略性调整；人口和资源管理；生态建设和环境保护；发展经济兼顾环保；环保与个人利益冲突；倡导节能环保的生活方式和消费理念；以科学发展观统领经济社会发展全局

弱势群体：劳动力市场；劳动保障；社会保障制度；社会救助机构；监督监管；法律保障；社区扶持作用；经济杠杆调整分配比例；缩小分配差距；建立稳定、发展、和谐的发展机制；

循环经济：可持续发展、科学发展观；宣传力度；相关知识普及；科技投入；全民动员；以科学发展观统领经济社会发展全局

★文章第四部分

该问题的妥善解决与否关系到人民群众的生命财产安全，关系到全面建设小康社会的大局，关系到构建社会主义和谐社会，我相信在党和政府的正确决策和领导下，在全社会的共同努力下，这个问题一定能够得到彻底解决。（结合材料，表表决心）

怎样写好工作汇报稿

汇报稿也是给领导们写的。它和讲话稿的区别在于：汇报稿是念给上级领导听的，讲话稿则通常是讲给下属人员听的。因为有这样的区别，所以，写汇报稿，无论是语气、角度、构思、结构，都是另外的一套作法。因此，我把它单拿出来专门讲一讲。

这些年，随着企业规模的扩大、实力的增强和知名度的提高，每年来我们这里视察、调研的领导人数越来越多、频率越来越密、层次越来越高；每一位领导来，本文由老秘网推荐,除了看我们的工地、看民工的驻地、看党建的阵地、看我们的专题片，几乎无一例外地要听集团领导的工作汇报。如何写好汇报稿，就成为文秘人员面临的一项重要任务。

这是说的控股集团这个层面。到了各个产业集团以至各个工程公司，且不说上边的领导来了要听汇报，外边的记者来了要听汇报，单是我们集团内部，每年的党建调研、各种各样的专题检查，也都不少。所有这些视察、调研、采访、检查，都需要我们郑重其事地进行汇报。写好这样的汇报稿，同样是摆在各产业集团以至各工程公司面前的一项重要任务。

各工程公司的领导，包括有些产业集团的领导，抓业务、干工程，那是没说的，绝对是高手；一说汇报工作，一说动手写文章，就感觉很为难，甚至有点怵头，加上工作忙、事情多，领导们多半把这样的任务交给“笔杆子”们去做。这样一来，手里有没有一个过硬的“笔杆子”，有时就成了事情成败的关键。

我的品验，一个地区也好，一个单位也好，一个企业也好，有没有一个过硬的秘书班子，效果截然不同。合格的秘书人员，他能把我们做过的工作梳理得有条有理，概括得头头是道，总结得有板有眼。上边的领导听了绝对满意，大加赞赏；自己的领导念起来也满面春风，绝对长脸。这就叫锦上添花。好的汇报稿就要达到这样的效果。假如秘书人员业务不过硬，写出的汇报稿可能就是另一种样子：篇幅不短，尽是些大话、空话、套话，工作面貌没体现出来，工作成绩梳理不到位，工作经验更是讲不出来。这样的稿子，念的人平平淡淡，灰头土脸；听的人味同嚼蜡，兴味索然，结果搞得彼此都不满意。这样的情景，我们在工作当中是屡见不鲜的。

这几年，我通过参加集团的党建调研以及其他的大型活动，感觉我们集团的文字工作总体上看，水平是比较高的，而且呈现出一个逐步提高的趋势，特别是控股集团这个层面，以及下面的两个产业集团，搞出的东西是很有些水平的。但是，也确实存在一些不尽如人意的现象，确实存在一些亟待克服、亟待解决、亟待纠正的问题。

下面，围绕“如何写好工作汇报稿”这个题目，结合企业的实际，我有针对性地讲几点意见，供同志们在工作中参考。

我讲三点意见：一、汇报稿的构思；二、汇报稿的结构；三、写汇报稿应该注意的几件事。

一、汇报稿的构思

与讲话稿一样，汇报稿在动笔之前也必须做到“三个吃透”，即吃透上情、吃透下情、吃透意图。所不同的是，“三个吃透”的具体内容有了很大的变化。

先说说“吃透上情”。

这里说的“上情”，是指听我们汇报的上级领导，他到底想听什么，他这个人爱听什么。对这两个至关重要的问题不甚了了，就贸然下笔，至少是轻率的，有时甚至是危险的。轻则徒劳无功，只好推倒重来；重则既耽误了时间，更耽误了事情，把自己服务的领导整得很狼狈、很尴尬、很没面子。所以，有经验的文秘人员绝不办这种冒失事。

上边的领导来之前一般都确定了调研的题目，并且形成了正式的文件，白纸黑字，写得非常清楚，我们照着文件上的内容准备就是了。但是，我们这一级往往看不到文件，本文由老秘网推荐,文件只发到市里，甚至只发到自治区，通知我们用的是电话。口口相传，最容易出错，传着传着就传错了。遇到这种情况，我们的秘书人员麻烦一点，也最好是能见到原件。现在的传输手段多得是，无论是传真还是邮件，都相当快捷，几秒钟的事。我们不要怕麻烦。动笔之前麻烦一点，把领导想听什么搞准确，我们写起来心里就有数了，省得将来出麻烦。

除了要搞清楚领导想听什么，有时候还需要搞清楚领导爱听什么。我在这里不是引导大家干投其所好、见风使舵、投石问路的事，但我们至少不能干那种“哪壶不开提哪壶”的蠢事吧！这位领导就爱吃碗烩菜，你偏要给他摆四五个凉盘、七八个热菜，花了不少钱，费了不少力，最终还不落好，何必呢？吃饭如此，听汇报也一样。

2001年，中央调储波来内蒙工作。储书记到任没几天，就提出要到呼市调研，重点看城市建设和城市管理。这项工作主要是政府在抓，所以杨晶让柳秀做汇报。我当时是政府的秘书长。汇报稿就由我组织秘书班子连夜起草。储书记是第一次来呼市，为了让市里的领导在新书记名下留个好印象，我要求综合处的同志使出全身解数，一定要拿出一个高质量的汇报提纲。当时，领导“想听什么”是明确的，通知上写得清清楚楚；而“爱听什么”却一无所知。找党委办公厅的熟人打听，也问不出个所以然来。最后我拨通了长沙市政府秘书长的电话，我的同行向我介绍了储波同志的好多特点，还给我发来储波在湖南工作时的两篇重要讲话。这下我心里有数了。那次的那篇汇报，无论是听的人还是念的人，都很满意，确实收到了我们预期的那种效果。

再说“吃透下情”。

这里说的“下情”，自然是指企业的情况；这里说的“吃透”，是指在熟悉企业情况的基础上，要学会“用第三只眼睛看东方”，要善于“跳出东方写东方”。本文由老秘网推荐,应当说，这个要求是有比较高的难度的。

一般来说，东方人写东方有利又有弊。“利”的一面是对东方太熟悉了，这是外面的人所不具备的；“弊”的一面是正因为太熟悉了，所以常常很难客观地、全面地、多角度地介绍东方。有句古诗说得好：“不识庐山真面目，只缘身在此山中”，说的就是这个道理。所以我建议大家要跳出东方看东方，用“第三只眼睛看东方”。

到底怎么跳、怎么看，我给大家支两招：

第一招叫“俯看”。就是从高处往下看。我们在东胜生活了几十年，好多街区、好多建筑，都在脑子里装着；可是，东胜的整体面貌到底是个什么样子，好多人说不清。假如我们坐上飞机从东胜上空走一圈，东胜的全貌就尽收眼底、一目了然了。我说的“跳出东方看东方”想要达到的就是这样的境界。同志们这样做的时候，一定要切记两个东西，不要以为自己熟悉的东西领导也都熟悉，更不要以为自己不熟的东西领导也一概不熟。我在这里要告诉大家，实际情况是：我们熟悉的正是领导们不熟的，正是他想听的；而我们不熟的那些东西，恰恰是人家最熟悉的。所以，我们一定要学会换位思考，不妨就把自己当作来听汇报的那位上级领导，想听什么就写什么，而且一定要把事情的来龙去脉交待清楚，让人家听明白。应当说，这样的“换位”有时确实是必要的。

第二招叫“比较”。有两种比法，一种叫自己和自己比，另一种叫拿别人和自己比。自己和自己比，又叫“纵向对比”，就是拿过去的自己和现在的自己作对比，通过对比，直观地看出自己的进步、自己的成绩、自己的发展。拿别人和自己比，又叫“横向对比”，通过这样的对比，凸显自己的特色，体现自己的价值，体现自己的强项。无论哪种比法，都要拿数字说话，靠事例来支撑。

好的笔杆子，都应当是运用这些方法的高手。我们为领导撰写汇报稿，一定要熟练地使用这些方法。

最后说“吃透意图”。

这里说的“意图”，自然是指领导的意图。哪位领导？自然是我们服务的那位领导。因为稿子是给他写的，他拿上去给领导汇报。他到底想汇报些啥，想咋样汇报？我们动笔前一定要请示清楚。有人说，汇报的内容文件里已经讲得很清楚了，我们照着文件准备就是了，还紧管请示什么？我的经验是，一定要请示。

这里的请示不是泛泛地请示，而是重点请示。请示两个东西：一、在成绩部分，重点汇报哪几件事？假如说，上级领导要听党建汇报。上半年，我们围绕党建一共抓了八件事，其中有两件抓得平平淡淡，没什么特色；有两件完全是照猫画虎，走了个形式；另有四件，那可真是丁是丁卯是卯，一丝不苟干下来的，既有成效，更有特色，是领导的得意之笔。领导肯定要让你在这四件事上不惜浓墨重彩，一定要讲深说透，摸不准领导的这个底就贸然动笔，肯定是不行的。所以说一定要请示。二、在讲问题的时候，更是这样。上边的领导来一趟不容易。通常情况下，下边的同志都要借这个机会提两个问题，要求领导帮助解决。提什么，怎么提，把握到个什么火候？这里边有好多微妙的东西，所以更需要请示。

 

二、汇报稿的结构

汇报稿的结构，原无固定的程式。通常由以下四部分组成：一、开头语；二、本单位概况；三、汇报的主体；四、请上级协助解决的几个问题。下面，分别作一些介绍。

一、开头语。

汇报稿的开头语相当简短，百十个字就够了。就表述两个意思：一、向前来视察、调研、考察、采访、检查指导的各位领导表示欢迎；二、就上级给出的题目进行汇报。用两句话把这两个意思讲清楚就行了，千万不要啰嗦。

开头语虽然短，有些时候也常出错。以下四点一定要注意：一、领导的姓名、职务一定要讲对，不能有偏差；二、出现多位领导时，要么都不点，要么都点，不能丢三拉四、顾此失彼；三、要用“汇报”这个词，不要用“介绍”这个词；四、假如汇报人是副职甚至是环节干部，最好加上“受XXX委托”的字样，以表示对上级领导的尊重。

二、概况介绍。

在正式汇报之前，先把企业的概况作一个简要的介绍，目的是让领导对我们的企业有一个总的概念，有一个大致的了解。对初次来的领导，这一步绝对不能省略，因为他最想知道的就是这个。当然，对已经来过多次的领导，以及本企业的领导，这个内容就可以略去不讲。

介绍企业概况，要注意三件事：一、文字要简，篇幅要短，有几百个字就完全可以讲清楚了。二、不要使用过时的旧数字，尤其不要使用与后面的汇报相互撞车的错误数字。三、概况介绍是为后面的汇报做铺垫的，因此，与汇报主题无关的内容都可以略去。

三、汇报的主体。

汇报的主体一般可以分为五个层次：

第一个层次：思路的形成和目标的提出。这是汇报稿的灵魂，是汇报稿的核心。形成了什么样的思路，这个思路是怎样形成的？提出了什么样的目标，这些目标是怎样提出的？文字不需要很多，但一定要把领导班子的决策过程以及最终形成的共识反映出来。

第二个层次：采取的措施或所做的工作。目标确定后，为了实现这个目标，都采取了哪些措施，具体开展了哪几项工作，要一项一项地罗列出来。这一部分，要写得层次清楚，条理分明，让人看出工作的主要脉络，看出工作的基本抓法来。这是汇报稿的重点，文字量不妨给得多一些，但绝不能记流水账，不能事无巨细，无一遗漏。对采取的措施或所做的工作要做必要的归纳和提炼，有的可以单独讲，有的可以把几项合并成一项讲，有的也可以略去不讲。对合并后的项目，每一项都可以单成一段，并且给它起一个醒目的小标题，这样就显得层次分明、脉络突出了。

第三个层次：取得的成绩、见到的成效或出现的变化。在采取了以上措施后，取得了哪些成绩，见到了哪些成效，出现了什么样的变化，要一一道来。这就要运用我们前面讲到的“比较法”，横向比、纵向比，靠数字说话、靠事例说话。这里同样要进行概括、进行归纳、进行提炼，通过这样的方法，把我们做出的成绩凸显出来，使之“跃然纸上”。

第四个层次：几点体会。实际上就是经验。直接讲经验不大好，就按体会来讲，是一种谦虚的说法。这个层次的内容，不是所有的汇报稿都有，要根据具体情况来定。我们确实摸索到了经验，上级也认可，而且也要求我们介绍，不妨提炼它几条。假如不是这样，一则没多少成熟的经验好讲，二则领导也没这个要求，我们还是不讲为好。讲经验、谈体会，一定要实事求是，实实在在，谦虚谨慎，有一说一，有二说二，千万不能讲过头话，更不能刻意拔高，这是写材料的人最忌讳的。

第五个层次：下一步的打算。讲完成绩之后，很快就要转过来找找不足，找找差距，然后拿出下一步的打算。这个层次的内容写的当中如何把握，也要根据具体情况来定。一般来说，上边来的领导，外边来的客人，我们点到即可，不必展开来细说。假如是我们集团内部的工作调研，那你就得实打实地讲，不能客气一下了事。

四、请上级协助解决的几个问题。

这一部分的内容也不是所有的汇报稿都写。要看来的是什么样的领导，他带着什么样的任务，真正有权的、管事的、说了话算数的，我们不妨张一嘴，不要错过这样的机会。假如没什么权，不管多少事，仅仅是走一走、看一看，我们就大可不必提问题，提也没用。

一般来说，向上级领导反映问题，不外乎三个方面的内容，一是要政策，二是要资金，三是要项目。除此之外，也可以就某一方面的具体问题提出来，引起领导的重视，引起社会的回应。凡是涉及这方面的问题，汇报中提不提，怎么提，都要请我们的主要领导拍板，秘书人员不要自行作主。

 

 三、写汇报稿应注意的几件事

我写了几十年的公文，感觉写汇报稿一定要注意处理好以下四件事：

一是注意文稿的内在联系，努力做到“两个统一”。一篇好的汇报稿，就是一个有机的整体，它的各个层次之间，应当衔接得相当紧密，有着严密的逻辑关系和推理关系，很难让人挑出毛病来。文章要达到这个境界，就要努力做到“两个统一”。一是材料与观点要统一，“材料”就是数字、就是事例，它们是为观点服务的，观点要靠它们来支撑，因此，材料和观点绝不能相互撞车。二是前文与后文要统一，不能前面当成绩讲，后面又当问题讲；前面是一种说法，后面又是另一种说法；前面用的是这个数字，后面又成了另一个数字。

二是注意文稿的语言，多用些口头语言，少用些书面语言；多用些生动、形象、活泼的群众语言，尽量不用那些大话、空话、套话。汇报稿，就是要汇报我们是怎么做的。至于上面的精神、上面的要求、上面的文件，完全没有必要去讲。把文字用到这上面，纯粹是一种浪费。

三是注意素材的保存和使用。有经验的文秘人员特别注意相关资料的收集和保存。有了电脑以后，这种收集和保存更快捷、更方便了。电脑里保存的这些资料，常常可以帮我们解围、替我们救急。现在，上边的有些调研通知得很仓促，常常是明天一早来，今天下午才通知我们，准备的时间太短。在这种情况下就要靠现成的材料救急。党政机关的好多笔杆子就经常用这个招数替自己解围。因为所有的文稿都从头现写，一则没这个必要，二则时间不赶趟。我们的同志也要学会这一招。

四是汇报稿的审核、校对、打印。汇报稿定稿后，文秘人员一定要认真审核、反复校对，不能出现任何的差错。越是时间紧，越是加班搞，越要细。这要成为一种职业习惯，一种职业素养。装订、打印都要照规矩来，不能因为文秘人员的一时疏忽、一点瑕疵而影响了企业的形象，让人家小看我们。单是订书钉，订几道、往哪个位置订，都是有讲究的，不要想怎么订就怎么订。

围绕汇报稿的撰写，讲了上面这些意见，供同志们在工作中参考。不妥之处，欢迎大家指正。

 

 

领导万用讲话稿

同志们：

今天，我们在这里召开的xxx会议，我认为是十分必要的，这对于xxx工作的开展，具有十分重要的指导意义。对于刚才某某同志，以及某某同志的讲话，我认为，讲的非常好，非常深刻。希望在座的同志，认真领会，深刻理解。回去后，要传达某某同志及某某同志的讲话精神，并认真落实、真抓实干，推动xxx工作的顺利开展，努力开创xxx工作新局面。

对于xxx工作，我提几点补充意见：

一．对于xxx工作，我们要从思想上提高认识，充分领会xxx工作的重要性和必要性。

目前，xxx工作已经开创了很大的局面，获得了很大的成绩，这是有目共睹的。但是，还是要从深度和广度上更加推进xxx工作。我看，最重要的一点是：提高认识！各级领导要充分领会xxx工作的重要性和必要性，各级党组织要加强关于xxx工作的宣传力度，形成上下“齐抓共管”的局面，只有这样，xxx工作才能更上层楼。

二． 对于xxx工作，要加强落实，要把工作落到实处。

目前，有个别同志、个别部门，存在一个很不好的现象，就是：热衷于搞形式主意，热衷于开大会，传达文件。

当然，开大会是必要的，上传下达也是必须的。但是，光是讲空话、打官腔，是远远不够的。对xxx工作，要真抓实干，加强落实。各级领导要把xxx工作，列入日常议事日程，要具体部署，认真执行。各级领导要为xxx工作，创造必要的物质条件和舆论环境，扎扎实实推动xxx工作的开展。要抓出实效，抓出成绩。

三． 要加强协调工作

历史证明：钢铁一样的团结，是我党消除一切困难的有力武器。关于xxx工作也一样，各级领导要加强协调工作，要把上下、左右、各方面、各环节有机结合起来，步调一致地推进xxx工作的开展。目前，有些部门，遇事推委、互相扯皮，这种官僚作风，十分要不得！这种作风，轻则导致工作效率降低，重则影响党和政府的威信。我们要坚决铲除这种官僚作风。

四． 要在实践中探索xxx工作与市场经济有机结合的新路子。

Xxx工作与市场经济有没有关系，我看是大有关系。市场经济是一场深刻的社会变革，它的影响将波及社会生活的每一个领域，xxx工作也不例外，它必然会受市场经济的影响，因此，如何适应市场经济的要求，如何和市场经济有机结合起来，希望大家认真的思考一下，去探索一下，这是十分有意义的。

五． 参与xxx工作的同志，要有自豪感和责任感。

同志们，对于xxx工作，政府是非常重视的；各级组织也投入大量的人力、物力、财力来推进xxx工作。同志们，你们承担的xxx工作，是肩负了各级组织对你们的殷切希望的，希望你们要脚踏实地、同心同德、努力工作，在各自的岗位上为社会主义建设，为改革开放，添砖加瓦！

以上五点，供各位同志参考。总之，大家要振奋精神，多干实事，少说空话，开拓进取，努力开创xxx工作的新局面。

谢谢各位。

 

事故现场直播“万用稿”------太实用了！ 

先做秘书后做领导

前言

    秘书并不是一个吃青春饭的职业，而是一份使人受益终生的事业。

    有许多著名企业的高级管理人员，就是从秘书做起，一步步发展和完善自我，最后取得事业的辉煌。比如，美国惠普公司前首席执行官卡莉·菲奥莉娜就是从秘书工作开始其职业生涯的；还有国内著名的女强人吴士宏，她在IBM工作的最早的日子里，也只是一名文秘。

    现实工作需要秘书既成为领导的好帮手，又要为领导出谋划策；既要懂得维系人际关系，又要善于解决各种复杂的人际矛盾；既是办事的顶尖高手，能将各种棘手的事情处理得圆满，又能在不越权的情况下把握好办事的分寸；既能掌握精湛的办公技能，又具有扎实的文字功底，拥有生花妙笔……

    为什么面对一样的工作机遇，一样的发展平台，有的秘书在很短的时间内平步青云，成为老板眼前的红人，进入团队的领导层；而有的秘书虽然付出很多，却依然得不到领导的青睐，甚至还沦为公司裁员的对象？

    显然，如何做一个好秘书，这里面的学问可谓博大精深，除了拥有足够的“硬件设施”以外，还应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、决策能力以及随机应变能力……这些，都需要多年的学习和磨炼，需要你用心去想、去琢磨、去体会。

    更重要的是，秘书在做好自己本职工作的基础上，还要有从一名普通秘书成长为卓越领导的“野心”。在平时的秘书工作中，要端正态度，找准位置，修炼内功，获得领导赏识，把握升职机会。

    与其他职位相比，秘书有许多天然优势：跟领导接触频繁，能在领导面前充分展露自己的才干，能让领导更直接全面地了解自己，等等。因此，秘书有更多的机会接受培训，被提拔的几率也更大。

    对秘书来说，要珍惜向领导们学习的机会，学习他们的经商之道、处事之法，同时利用好表现自己才华的天时地利，逐渐从普通秘书升任为高级秘书、总裁秘书、业务经理，最后进入领导层，成为一名卓越的领导。

    华为集团总裁任正非曾说过：“秘书的价值是由自己的呼喊而产生的。如果你们不对自己做出正确定位的话，也不会有任何救世主来为你们做这些，这就是说命运掌握在自己手里，命运的改变靠自己……一定要注意，提升你们的不是经理，也不是员工，而是你们自己，只有你们自己才能创造自己的历史，创造自己的前途和机遇。这些问题，要在工作中慢慢去体会，克服自身缺点，表现自己的优点，发挥强项，使得自己适合时代潮流。”

第一章　工作态度决定秘书一生（1）

    秘书是一个使人受益终身的职业，如果懂得珍惜在领导身边工作的机会，时时处处留心学习他们的管理艺术、领导智慧、经商之道、处事之法，同时又善于抓住在领导面前表现自己才华的良机，你就会有无穷的进步空间。

    1.秘书要有干事业的心态

    美国石油大王洛克菲勒，在写给儿子的一封信中这样说：“如果你视工作为一种乐趣，人生就是天堂；如果你视工作为一种义务，人生就是地狱。”

    工作态度决定了人生的高度。对秘书来说，把自己的工作当做一项事业来做，满怀工作热情，通过自己的工作让领导把事业做得更好，同时在工作中不断完善提高自己，就会有无穷的进步空间。

    浪琴表中国区副总裁麦姬丽，既非名校毕业，也没有学过流行的MBA，她的第一份工作就是秘书。

    在很多人眼里，秘书就是文书，只要接接电话，整理资料，做好这些不需要太多创造性的工作就能过关。但是，麦姬丽却不这么认为，她说：

    “作为一名秘书，我给自己的任务是，帮助领导把事业做得更好，帮助整个团体顺利工作。做秘书这一项，你可以在不同的行业里工作，这样可以让你学到许多东西。当你对不同的行业有了了解，自己也尝试过和各类行业的人打交道，你才有可能发现哪个工作才是你真正合适做的。找准自己最适合的事业，你就有动力去进步。”

    有了干事业的心态，麦姬丽的发展空间一下子变大了。她发现，与其他同事相比，自己有更多机会接近领导，也多了锻炼才干、展示才华的机会。做第一份秘书工作时，麦姬丽和领导合作得非常好，结果后来当领导有机会去“浪琴”发展时，也把她带到了这家大企业。

    在浪琴，麦姬丽继续从事秘书工作，并给自己一个很高的定位，不断发掘出自己在晋职方面的潜在优势。凭借干事业的劲头，麦姬丽这个曾经不起眼的秘书找到了一条晋职的捷径，荣升浪琴表中国区副总裁，而随后浪琴表在内地市场的业绩也达到了全球销量和销售额第一。

    从秘书到副总裁，麦姬丽只用了十年时间。这一成就的取得，给我们带来了很多有益的启示。麦姬丽的可贵之处在于，把秘书工作当做事业来干，从而印证了一句话：“心胸有多大，舞台就有多大。”

   （1）秘书的发展空间可大可小

    曾就职于某大型企业秘书，现为一家大型媒体负责人的L先生认为：“秘书的发展空间可以很大也可以很小。如果缺乏主动性和创造性，从事秘书这一行，会让自己的发展和晋升空间越来越小，只能一直做一些打理领导的时间表，整理文件的工作。反之，如果能够创造性地开展工作，把握身边的机会，就可以让自己登上广阔的大舞台。”

   （2）秘书面对的是挑战，更是机遇

    与其他职?清晰的岗位界定不同，秘书工作范围很广，工作重点不突出，往往让新到工作岗位的秘书无从下手。美国惠普公司前首席执行官卡莉·菲奥莉娜最初就是从秘书工作开始其整个职业生涯的。多年以后，她在清华大学演讲时这样描述自己初入职场的情景：“我进入一家商业经纪公司，在那里打字，接电话，我从事的是秘书的工作。”不同的是，卡莉·菲奥莉娜不断适应环境，抓住机会，赢得了许多升职的机会，最终成就了自己的辉煌。秘书面对的是挑战，更是机遇，能够顺势而为的人才能打下基础，成就一番事业。

   （3）秘书要有一颗事业心

第一章　工作态度决定秘书一生（2）

    秘书，号称领导的影子，既要打杂又能见世面，既人微言轻又重权在握，似乎处于一个尴尬的境地。但是，只要你敢于迎接挑战，认真做事，别人一定会给你发展的机会。你的命运，实际上掌握在自己的手中，你的思想和行为决定你的发展空间的大小。一旦选择了秘书职业，就应该把它当做一项事业来干，这样才能奠定成功的基础。

    2.秘书是最锻炼人的职业

    当个秘书，容易；做个称职的好秘书，很难。秘书工作最考验人，也最锻炼人。只有那些肯于经受磨炼、认真做事的人，才会出成绩，不断升职。

    吴士宏是被人们成为“打工皇后”的著名女强人。她在自传中回忆说：“在IBM工作的最早的日子里，我扮演的是一个卑微的角色，沏茶倒水，打扫卫生，完全是脑袋以下肢体的劳作?我曾感到非常自卑，连触摸心目中的高科技象征的传真机都是一种奢望……”

    由于工作踏实、认真，肯动脑子，吴士宏在秘书岗位上一步步迎头赶上，累积的经验越来越丰富，才干也越来越大，由此在IBM得到了许多发展的机会。后来，她还担任过微软大中华区CEO、TCL集团总经理，成为名副其实的“打工皇后”。

    从一个默默无闻的小秘书，到成为著名的女强人，吴士宏的经历表明：秘书绝对是一个可以有所作为的职业。对那些初入职场，资历平平的新人来说，一旦选择了秘书这个岗位，就应该主动接受历练，在成长、进步中采摘成功。

   （1）多见世面，主动学习

    秘书在日常工作中应多接触公司所有的部门和人员，对公司的运作和整体状况有全面的了解，并与外界多接触，和公司的主管部门、大客户建立密切关系。在见世面的过程中，秘书要主动学习，勤于思考，利用各种机会锻炼自己、增加才干。本事大了，“青春饭”才不会成为秘书的别名。

   （2）增强素养，提高水平

    一名优秀的秘书，应具备胆大心细、处事冷静、办事周到等良好的素养。在日常工作中注意加强自我修炼，提高工作水平，可以让秘书在薪水、职位，以及发展空间方面，得到全面提升，前途无量。

   （3）积累才干，走向领导

第一章　工作态度决定秘书一生（3）

    许多职位都有清晰的岗位描述、发展指向，唯独“秘书”工作范围太大，让许多从业者无所适从。然而，在忙乱和无序中抓住关键，修炼出一套要风得风、要雨得雨的本事，恰恰是秘书工作的魅力所在。一旦秘书在工作中锻炼出八面玲珑、处事周全的手腕，那么坐上领导的位子也就指日可待了。

    3.秘书工作是领导工作的组成部分

    领导配备秘书，是为了集中精力做好规划、决策、管理等重大事项。至于信息传达、执行、撰稿等工作，则大多由秘书负责，或让他们发挥辅助、参谋的作用。

    显然，秘书的存在是为了让领导的工作更有效。还可以这样说，秘书工作是领导工作不可分割的组成部分。

   （1）秘书帮助领导完成工作

    许多时候，如果缺少了秘书的帮助，领导在?成自己的工作时就会显得力不从心。比如，在完成某项重大决策的时候，如果没有秘书帮助搜集大量资料，或者召集各个部门的负责人提供建议，领导就不能集中精力谋划全局。因此，领导工作的出色完成，凝聚着秘书的智慧和心血。

    从长远来看，秘书要全心全意为领导的工作服务，施展各种本领做好配合、支持和帮助领导的工作。有的秘书存在“事不关己高高挂起”的心态，不但降低了领导的工作效率，还失去了提升自我能力的好机会，也削弱了自己在领导心目中的地位，这实在是一种重大损失。

   （2）秘书代替领导发号施令

    领导需要向个人或组织发号施令时，常常由秘书出面传达。这时候，秘书实际上成了“领导”的化身，是以“领导人”的面目出现在大家面前的。期间，做领导的威严、风度、心理，秘书都能有切身的体会。

    秘书在代替领导发号施令的过程中，要发挥“传声筒”的作用，不能擅自做出格的事情。同时，还要学习领导下达命令的方式，留意大家的接受程度以及反应。这些都能为日后走上领导岗位，准确把握下属的心理，提供绝佳的帮助。

   （3）秘书负责领导的日程安排

    秘书本身没有职位上的独立性，而是从属于领导而存在的。虽然官不大，但由于秘书经?安排领导日程，因此在许多人眼里成了不能得罪的“官”。对许多人来说，要见某位领导，必须和他的秘书打好招呼，否则愿望就会泡汤。因此可以这么认为，秘书成了领导活动日程的调节器。

    安排好领导活动日程，是秘书工作的重要内容。每天都清楚领导做了什么，和哪些人见面了，见面后的状况如何，即便不在其位，也对领导工作的要害了然于胸了。

第一章　工作态度决定秘书一生（4）

    4.秘书的细心和悟性很重要

    秘书工作头绪多，环节多，规矩多，“错误”的种子无处不在。稍不留神，就会出现各种纰漏，甚至酿成大错。怎样避免工作中出现各种失误，提升解决问题的能力呢？对秘书来说，最重要的就是要有细心和悟性。

    细心是一个秘书成功的最重要的条件。一个好秘书一定会知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，谁又是老板眼中的“大人物”，等等。只有细心细心再细心，切实把每一个环节都做细做精，才能避免出现纰漏。

   （1）细心地观察领导的日常工作

    秘书必须学会细心地观察领导，才能更好地配合领导工作。?如，领导每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件都要了如指掌。又比如，领导在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题，等等。

    通过这种仔细的观察，就能慢慢地了解领导，知道他内心真正在想些什么，目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛，有哪些事想急于实现，正在筹划什么项目或行动。掌握了这些情况，秘书才能清楚地知道自己应该做什么，不应该做什么，以及如何去做，怎么做好。

   （2）细心才能掌握领导的“禁区”

    对秘书来说，清楚地知道自己应该为领导做什么，还远远不够。更重要的是，秘书要知道哪些事情不能做，哪些话不能说。这是因为，许多领导在工作上或情感上都有自己的“禁区”，这些禁区似乎是天生的，没有什么理由，别人碰不得，一碰他就暴跳如雷。

    因此，秘书必须细心，留意领导的禁忌，不踏入领导的“禁区”。做一个善解人意的秘书，领导会更加信任你，你与领导之间的交流就会更多，你才能成为名副其实的助手。更重要的是，一个善解人意的秘书，是领导的“后台朋友”，升职潜力和空间都会大大增加。

    孔子说：“举一隅不以三隅反，则不复也。”意思是教人认识四方的东西，举出一个角为例，让他类推另外三个角，如果不能类推，就不要再教他。在秘书工作中，虽然勤奋、忠诚都必不可少；但是，心细、悟性高的人更容易出色办事、高效办事，赢得领导的赏识。

   （1）悟性让秘书变被动为主动

    有的秘书工作很努力，却不善于总结经验、教训，结果一生都在做无用功，难以脱颖而出。说到底，他们都缺乏悟性——在工作中不善于举一反三，只能原地踏步。

    俗话说，一等人不用教，二等人用言教，三等人用棍教。人人都想变得更聪明，取得更大的成就。关键是，要有“停下来、想一想、继续走”的意识，做到善于观察、勤于思考、灵?变通。这样，才能适时调整自己的步伐和节奏，做到处世灵活，办事干练。对秘书来说，悟性高，头脑灵活，才能在千头万绪中抓住关键，在工作中变被动为主动。

   （2）悟性让秘书了解领导的真实想法

第一章　工作态度决定秘书一生（5）

    5.秘书要先称职再升职

    对秘书来说，什么是“称职”呢？有出色的写作能力、口才技巧、沟通艺术，把上司交代的事情办好，这些只是最基本的，仅仅有这些还不够，秘书还应该用“心”工作，才能让自己更称职。

   （1）把忠心献给组织

     无论是事业单位的秘书，还是企业秘书，都应该对组织忠心、负责，关心组织的发展?维护组织的利益。有了这种忠心，才能尽职尽责地工作。

   （2）把放心献给领导

     为领导服务是秘书人员的重要职责。秘书人员必须以严格的组织纪律、绝对的服从意识、过硬的思想作风、精湛的业务技能和出色的工作业绩让领导放心。

    （3）把热心献给同事

    秘书既要为领导服务，又要为同事服务。在工作中帮助同事，在沟通中理解同事，主动帮助那些遇到困难的同事，这样的秘书才能用“热心”换得“真心”，让自己的工作更出色。

    （4）把真心献给客户

    从某种意义上说，客户就是企业的衣食父母。秘书在与客户打交道的过程中，务必要真心实意地做好沟通、服务工作，不能有半点含糊。因为许多时候，客户在领导面前的一句话决定着秘书的生死。

   （5）把恒心献给事业

    秘书工作事无巨细，繁杂枯燥，容易使人产生厌倦情绪。所以，秘书成就事业贵在坚持，贵在恒心。明智的秘书应当高度重视“九十九步的努力”是一半、“最后一步”也是一半的哲理。要坚信只要持之以恒地努力，终有得到回报的那一天。

   （6）把平常心献给自己

    做好秘书工作，贵在心态平和，切忌攀比浮躁。升迁有先后，名利有机遇。工作向前看，名利往后看，踏踏实实做事，坦坦荡荡做人，可能不一定会好到哪里去，但决不会坏到哪里去。真正能成大器的人，往往都是高调做事、低调做人者。

第三章　日常事务考验秘书（8）

    8.秘书如何做好外事迎送工作

    迎来送往是常见的社交礼节，秘书认真做好迎送工作，举行周到的仪式，可使宾客高兴而来，满意而归。

   （1）确定迎送规格

    迎送规格应根据应邀客人的身份和到来的目的、性质和时间长短等因素综合考虑。外事迎送遵循对等的原则。迎送人员一般由级别相当的人员代为迎送，主人身份要与客人相差不大，同客人对口、对等为宜。其他迎送人员不宜过多。

   （2）掌握抵达和离开的时间

    迎候人员应当准确掌握对方抵达的时间，提前到达机场、车站或码头，以示对对方的尊重，只能由你去等候客人，绝不能让客人在那里等你。送别人员应事先了解对方离开的准确时间，提前到达来宾住宿的宾馆，陪同来宾一同前往机场、车站或码头；亦可直接前往机场、车站或码头恭候来宾，与来宾道别。在来宾临上飞机、火车或轮船之前，送行人员应按一定顺序同来宾一一握手话别。

   （3）做好接待的准备工作

    在得知来宾抵达的日期后应首先考虑其住宿安排问题。客人到达后，通常只需稍加寒暄，即陪客人前往宾馆，在行车途中或在旅馆简单介绍一下情况，征询一下对方意见后即可告辞。

   （4）迎送中的陪车

    迎送?辆都应事先安排好，不可临时调遣，给人以仓促之感。陪车时，应请宾客坐在主人右侧。上车时，客人要从右侧门上车，主人从左侧门上车。如果客人已先上车并坐在了主人位置上，则不宜再请客人挪换座位。

    （5）送客

第三章　日常事务考验秘书（9）

    9.秘书如何拟定旅行计划

    公务旅行有不同的任务，如参加会议、实地考察、参观访问、业务洽谈、签订合同等；时间也有长有短，有的一两天，有的则长达数月。秘书在为领导作旅行安排时，必须向领导了解清楚本次旅行的目的、任务和要求，然后才能着手制定旅行计划。所谓“磨刀不误砍柴工”，这样才会事半功倍。

    拟定旅行计划，就是为了保证公务旅行的顺利。简而言之，就是要吃好、住好、休息好、工作好，使领导在有限的时间内，有条不紊地高效率完成预定的任务。秘书应力戒因旅行行程、工作计划安排不妥而造成不良后果。一般说来，商业旅行计划应包括：目的地、时间、交通工具、住宿、备注等。

   （1）目的地

    领导本次出差的地点（包括中转的地点）是哪里？一个或几个？既可详写，也可略写；还可写上本次旅行过程中开展各项活动的地点。

   （2）时间

    旅行出发、返回的时间，写清某月、某日、星期几，包括各个目的地的抵离时间和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息的时间，等等。

   （3）交通工具

    出发、返回时使用哪种交通工具？途经何地？以及沿途路线?等等。

   （4）住宿

    住宿地点、住宿时间以及要求、规格，等等。

   （5）资料、物品携带

    出差的活动内容，如访问、洽谈、参观学习、会议宴会、娱乐活动或参加某种仪式以及相关的谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南，等等。

   （6）备注

第三章　日常事务考验秘书（10）

    如果出差内容较多，事务繁忙，秘书可以把以上计划内容制成工作时间表，这样可一目了然，做到心中有数。

    10.秘书如何安排旅?住宿

    （1）住宿要求

    安排什么样的旅馆，一般都要根据其个人的喜好和习惯来决定。有的喜欢住清静优雅的小旅馆，不被人打扰；有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店，这是一种身份的象征；有的喜欢住单人房间，单独行动；有的则喜欢两人合居一室，遇事有商量。

    如果公务旅行的地方是第一次去，在那里有自己的子公司或事务所的话，就请他们为自己联系安排住处，这样既省心又省力。如果没有，可以请当地旅游部门介绍，或者自己联系正规、有信誉的旅馆。

    此外，联系住宿时，还要根据领导在单位的级别和地位以及他所能享有的住宿条件来安排。

   （2）?订房间

    秘书可以咨询公司旅行部或外面的旅行社，他们会根据要求，帮助预订旅馆并提出建议。同时，还可以通过地图和旅行手册来获取旅馆的信息。如果领导不熟悉所往城市，也没有指定旅馆，就可以翻阅当地的旅行指南，从中选择。根据旅行指南提供的联系方式，与旅馆直接联系，得知旅馆的确切方位、到机场的距离，以及收费标准、是否有打折等信息，这些初步调查可以为你的领导节省一笔开支。

    公司旅行部或外面的旅行社可以帮秘书办好旅馆预订，秘书还可以通过合适的软件，利用网络进入旅行服务机构。?些大型旅馆有免费电话800，可?提供国内的预订服务；有些航空公司既提供飞机票预订服务，也提供旅馆预订服务。秘书可以充分利用这些途径。

    进行旅馆预订时，要向公司旅行部或外面的旅行社提供住宿者的姓名、抵达时间及大概的离开时间、什么样的房间、有哪些特殊要求，如健身或运动设施，或者计算机和远程通信设施等。同时要注意以下几点：

    ①保证预订。如果预订需要保证或者确定，要事先声明，这样旅馆就会在第二天结账之前一直把房间留着；如果想取消预订，就要在旅馆结账之前打电话，索要一张取消号码存档，否则当天晚上就得收费。

    ②结账时间。询?旅馆的结账时间，在领导旅行之前，把结账时间写在备忘录里。如果是直接跟某个人联系，则要弄清楚这个人的姓名和预订号码，以备需要时再联系。

    ③房间位置。如果领导对房间有特殊要求，要根据他的要求来预订，尽量不要订一楼的房间。最好住在具有足够安全保障的旅馆，能够提供代客泊车业务，锁死插销和电话号码保密服务等。

第三章　日常事务考验秘书（11）

    11.秘书信息工作?基本要求

    秘书信息工?的基本要求，就是“准确、及时、全面、适用”八个字。

   （1）准确

    即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。只有如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。因此，准确是秘书信息工作的灵魂。

   （2）及时

    即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。市场?济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。

   （3）全面

    信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。

   （4）适用

    ①要服务于中心工作。就是说要弄清本地区、本部门、本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；要突出重点，帮助领导者集?主要精力考虑重点问题，同时兼?一般，以免发生不应有的疏漏。

第三章　日常事务考验秘书（12）

    12.秘书如何做好信访批示件的办理工作

    协助领导做好信访件办理工作，是机关秘书发挥助手作用、服务领导的一项重要工作，是党政机关一项必不可少的事务性工作。信访批示件，从广义上讲，是领导对信访问题、信访工作的批示，批示的对象主要包括：有关部门报送的信访信息,信访工作总结、汇报、通报，上级有关部门转办的信访件，直接来自群众的信件、电话及来访记录，等等。从狭义上讲，主要指对群众信访件的批示，包括对直接的来电来信来访和上级部门转办的信访件的批示。

    办理工作主要可分为以下四个阶段。

   （1）信访件呈送领导批示前的准备阶段

    ①接收登记。信访件接收的主要形式有：来电来访记录、来信签收、上级转办信访件的签收、网上信件查收等。接收时要做好信访件编号、来信人姓名、通讯地址或联系电话、反映事项等有关情况的登记工作。

    ②内容摘要。指对信访件主要内容进行概括，形成简短的一小段话，以节省领导阅批信访件的时间，便于领导有针对性地作出批示。

    ③建议批示内容。根据“属地管理、分级负责”和“谁主管、谁负责”的信访工作原则，信访件的转办是有规律可遵循的，即可以就信件来源?行政归属地）及其反映内容，出批转哪个单位办理的建议。

  （2）领导批示的转办督办阶段

    ①转办。信访件及领导批示要及时交办具体承办单位或承办人。一般的信访批示件在一日内交办到位，紧急和重要的信访批示要当即交办。如果领导批示要求限时办结的，交办时要特别说明办理的时限。

    ②催办督办。信访批示件交办后，要及时或定期催办督办，并做好记录；对紧急和重要的信访批示，要随时检查办理进度，催促加快办理，推动批示落实。

   （3）信访件办理结果的反馈阶段

     ①汇总办理结果。为确保信访件办理有始有?、领导批示得到切实落实，要按期对领导批示信访件的办理结果进行收集、汇总，一般可以按月进行，并报作出批示的领导审阅；重要的信访批示件办理结果要单独报领导阅示。

     ②答复解释。秘书在处理信访批示时，会经常接到信访人的电话或直接来访问询，要根据有关规定，做好答复解释工作。

    （4）信访批示件的整理分析阶段

     ①整理归档。按期对信访批示件及办理结果汇总情况进行整理，一般一月整理一次，年终进行归档。

     ②分析统计。对一个阶段信访件所反映内容进行归纳统计，分析当前社会上反映强烈的矛盾、问题产生的原因，研究解决、消除这些矛盾?问题的对策，供领导决策和有关部门在工作中参考。

办理信访批示件应注意以下问题。

    （1）摆正位置

    秘书在办理信访批示时，要在自身职责范围内办理，既不能越位，也不能推脱。如在接电接访时，不要说过头话、做过头事，防止问题、矛盾的扩大、激化；在转办信访件时，不能打着领导的旗号，对承办单位随意加压或发号施令；同时，在职责范围内可以给予信访人解决和答复的问题，要积极予以解决、答复，不能推诿或置之不理。

   （2）及时高效

    信访件是群众在生产生活中遇到问题、困难和矛盾时的请求和呼声。尽快?理信访批示件，能及时化解矛盾、处理问题、解决纠纷，这也是政府与群众之间建立信任关系的有效方式，是树立政府及领导良好形象的重要途径。

    （3）严格保密

     保密是办理信访批示件的根本要求。信访批示中，很大一部分是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的关系到个人的名誉、利益或人身安全，有的涉及一部分群体的利益甚至社会的稳定，因此，必须严格做好保密工作。保密的要求体现在办理工作的每一个环节。如信访件的接收阶段，要保证信访内容不泄露，就不能随意由他人代收，更不得将信件丢失被他?捡拾；转办阶段，要确保信访件?领导批示在复印、交办过程中的机密性，防止与交办工作无关的人看到有关内容，等等。可以说，办理信访批示件的人，必须每时每刻都保持高度的政治敏锐性，严格遵守有关保密规定，既要慎言、慎行，又要无私、无欲，对与办理工作无关的任何人，都不能随意透露。

    （4）耐心细致

第三章　日常事务考验秘书（13）

    13.秘书做发文处理有哪些规则

    发文处理是机关秘书工作的重要职责。它包括文件拟制、审核、签发、缮印、校印、用印、登记、分发、立卷、归档等多个环节，其中有四个环节尤为重要。

   （1）必须严明行文规则

    行文主要包括下行文、上行文和平行文三种。下行文是指上级机关给所属下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。下行文常用的有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、批复、命令（令）、条例、规定、方案、细则等；上行文是指下级机关向有隶属关系的直接上级机关行文和下级机关部门向上级机关相关部门行文。上行文常用的有请示、报告。平行文是指同级机关和不相隶属的机关之间的行文。平行文主要是函。党委机关与其他同级机关之间必要时可联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府部门可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文，政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

   （2）必须规范标题制作

    标题是公文的“眼睛”。在制作标题时，除选准文?外，还要注意以下几点。一是事由要准确。即公文的主要内容要准确，不可随意省略、不可简而不明、不可错用词语。二是形式要规范。不可出现如搭配不当、语序不当、成分残缺、成分多余等毛病。介词“关于”在标题中不可滥用。要慎用标点符号。三是标题要完整。党的机关公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成；国家行政机关公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文文种，一般应当标明发文机关。

    （3）必须严格校核内容

     公文校核应把重点放在“七个检查”上。

     ①检查公文申报是否要件齐全。一要有正式?公文代拟稿；二要有相关的政策文件、上级规定、领导批示、会议纪要等附件，要有承办单位主要负责人发文签字。

     ②检查公文下发是否确有必要。只有当一份公文为解决问题所必须，或能产生比面谈、电话、会议、现场办公等方式更好的效果时，才有形成并下发的必要。

     ③检查公文内容是否符合要求。一是要符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规；二是要符合上级机关的指示精神；三是要同现行有关文件合理衔接，不能相互矛盾；四是要完整准确地体现发文机关的意图；五是要全面准确地反映客观实际情况；六是提出的措施和办法要切实?行。

     ④检查公文语言是否准确简练。一要准确，即从内容到形式都要准确无误；二要庄重，即从字词的选择到句式的修辞，都要体现公文的严肃性、权威性；三要简明，即用语清楚明了、简洁精炼；四要规范，即文中的人名、地名、时间、数字、引文以及结构层次、国家法定计量单位等的表述都要符合规范。

     ⑤检查公文文种是否使用恰当。一是文种不可错用；二是不可并用；三是不可自造文种。

     ⑥检查公文格式是否规范。公文格式分为文本格式、用纸格式、排印格式和装订格式，公文校核时，必须认真仔细，不出差错。

     ⑦检查公?复核是否及时到位。复核的重点是检查审批签发手续是否完备、公文管理信息是否准确、附件材料是否齐全、格式是否统一规范等。

    （4）必须遵守公文印制规定

     党政军机关公文的印制都有具体的规定，必须按照其有关规定严格执行。

第四章　办公技能锻炼秘书一生（1）

　　娴熟的办公技能会迅速地提升一个人的重要性，能够让领导对你刮目相看，能够让同事对你另眼相待，同样也能够使你的成就感得到提升。?备良好娴熟的办公操作技能，将会使你的秘书生涯得心应手。

　　 1.秘书应严格遵守公文处理的原则及基本要求

　　公文处理应遵循以下原则。

　　（1）实事求是的原则

　　公文处理工作必须要发扬深入实际、调查研究、认真负责的工作作风，因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际的问题，它是公务活动面对实际问题必须借助的方法、工具之一。

　　同时，公文处理的实践者要能对搜集上来的各种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析判断推理，运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论，能够发现问题?提出问题，分析问题，最终还是要落在能有效地解决问题。所以在公文处理实践中，最重要的是要能指出解决问题的具体方法、手段、途径、措施。

　　（2）精简的原则

　　精简是使公文处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。

　　首先，文章要写得短一些，精一些，公文的格式、结构、种类都要力求简化。其次，公文运转处理程序的环节要力求精简，减少不必要的层次和工作环节，合并一些环节和手续，随着逐步改善加工手段，有效地控制程序，减少出现差错的机会，最终实现逐步简化过程。再次，公文处理的实践者必须从观念上树立起精简的意识，认识到简便易行的程序、责任到人的工作安排、规范功用强的方法和工具，才是保证公文处理便捷有效的正确方法。

　　（3）高效的原则

　　效率和质量是相依相伴的，效率高不仅依赖于快节奏、高时效，更取决于公文处理的高质量，只有将每项工作、每个环节都做到准确、细致、严谨、周到，使公文处理这一系统工程、群体行为能够按质完成，所有人员都能各司其职，公文处理的高效才有可能实现。

　　同时，公文处理应具有以下基本要求。

　　（1）及时

　　及时就是要求在公文处理活动中，确立高度的时间观念，珍惜时间，注重时效。公务活动是具有时间要求的，公文作为公务活动的工具必须抓住时机，维护其时效，使各项工作能迅速有效地处理。

　　在公文处理活动中维护了时效性，也就提高了组织时间的利用价值，从而体现了“时间就是金钱，效益就是生命”的现代管理思想。“及时”的要求既是由公文处理的内在规律所决定的，也是客观实践所要求的。

　　（2）准确

　　准确是公文处理工作的基本前提和起码要求。没有准确就没有及时、安全和高效。要做到准确，就需遵循统一的公文处理制度，落实岗位责任制，责任到人，建立健全激励和竞争机制，提高实践者的素质?

　　（3）安全

　　公文处理的保密工作是指在公文处理活动中，严格执行有关的保密规定，运用各种制度和手段，确保公文处理活动中涉及的国家秘密被限于一定时期和一定范围内的人员知悉，使之不失密、不泄密、不被窃密。

第四章　办公技能锻炼秘书一生（2）

　　秘书在工作中要敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤、设想周到，起拾遗补缺的作用。慎于言即一定要以高度的责任感管好自己的嘴，?该问的不问，不该讲的不讲，工作中切忌夸夸其谈、言过其实。

　　 2.秘书应懂得印章的管理和使用规定

　　印章是企事业单位在被正式批准成立后，并经批准到当地公安部门指定的刻章单位刻制的。经过验收合格的印章，应登记，盖好印鉴，以备查考。颁发印章时，应严格履行颁发手续，特别是颁发正式印章时，要郑重其事，安全可靠；颁发其他印章，也要按程序办理。

　　印章的管理要注意以下事项：

　　①严格管理，健全制度。

　　②严格审批程序。

　　印章的使用应注意如下事项：

　　①各级机关企事业单位都应制定印章的使用规定。印章管理人员须严格按照规定使用印章。

　　②原则上，使用机关或单位的印章，要由本机关或单位的领导人审核签字。

　　③印章管理人员用印前，要认真审核，明确了解用印的内容和目的。

　　④对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份立卷归档。

　　⑤不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖印。

　　⑥经过审批、登记后，即可按要求加盖印章。印迹应端正、清晰。

　　⑦机关或单位撤销、更名或因其他原因而停用印章时，印章应由印章颁发机关及时收回封存或销毁。

第四章　办公技能锻炼秘书一生（3）

　　单位印章具有法定权威性，严禁伪造印章或使用伪造印章，违者将受到法律的惩处。如发现伪造印章或使用伪造印章者，应及时向公安机关?印章所刊名称单位举报。

　　 3.秘书编排资料有哪些讲究

　　收集资料是为保存它们的情报价值，而不是为了收集而收集。所以，存放资料时，编排的方法很重要，要保证这些资料容易检索，当然，也要保证便于保管。

　　（1）使用文件夹

　　过去保存资料都是用打孔机将资料装订成厚厚的一册。这种形式适用于同一类资料和每天都固定的资料，放在书架上，易于查找。但是，如果将资料装订成厚厚的一册，要找自己所需的资料时，就不那么容易，需要耗费一定的时间，而且也不便于携带。

　　如今，各单位从节省空间和经费的立场出发，?识到毁弃没有价值的资料的重要性，开始普遍采用文件夹保存资料。这种方式分类清楚，易于查找，没有价值的资料可以及时毁弃，需要存档的及时存档。

　　使用文件夹保存资料，可以把每一个文件夹都整齐并排地放在文件柜里或者办公桌的右下方的抽屉里，这种方式叫做文件柜式或垂直式保存法。

　　（2）文具

　　①文件夹一般是用硬壳纸对折而成的。在对折处写上资料的名称或类别。文件夹一般是茶色的，不过市面上也出售其他颜色的文件夹。

　　②文件分类一般只分大类和中类，用硬纸板将不同类别的文件分开，对于各类文件夹要标明它们的区间位置。

　　③使用文件夹保存资料，一般就不用铁钉来装订，但各种票据、日报及简报仍可以用铁钉装订。

　　④资料标签要贴在文件夹上，不同类别的资料要用不同颜色的标签，这样就便于查找，不容易搞混。

　　（3）文件夹的排列方法

　　①文件夹在文件柜里要按从右到左的原则排列。

　　②文件夹一般是16开，如果资料大于这个尺寸，就将资料对折起来放进去。

　　③文件夹原则上不装订，但对需装订的资料一定要从它的左上角对齐装订，否则看不清这些资料里面的页数。

　　④如果资料需要折起来，就要从正面往背折。如果折成两折还不好放，再将外面的那一半对折一次。

　　（4）写标签的方法

　　采用文件夹保存资料的优点是，一个文件夹一个内容，分门别类，使资料内容尽可能细分下去，这样不仅容易检索，而且毁弃方便。所以，不要写“XX内容册”这种比较笼统的标签。而应该做到以下几点：

　　①标题简单明了，不要附带各种说明，资料内容是什么就写什么。

　　②根据来往的具体对象对资料进行分类，不要写成“往来书信A”、“往来书信B”的形式。

　　③如果资料内容与具体人或公司没有关系，可以根据资料内容本身的性质进行分类。如出差总结报告、人事科简报、起诉书、各种规章制度等。

　　④综合性文件夹。这主要是一些临时性资料，还不能最后进行分类，但内容都很重要。

第四章　办公技能锻炼秘书一生（4）

　　编排资料是一件繁琐而又十分重要的工作，秘书在编排资料时一定要规范、细致，只有把编排工作做好，以后查阅和使用起来，才能方便和?心应手。

　　 4.秘书做文件校核工作有哪些程序

　　文件校核工作具有内在的规则性。在文件校核工作的实践中，此种规则性经过提炼、归纳，逐步形成为程序。文件校核工作程序，就是从事文件校核这项工作所必须依循的规程和次序。大致可归纳为以下八个环节。

　　（1）接收文件

　　这是整个文件校核工作的起始点，大体包括以下四项工作内容；一是签收；二是核对；三是编号；四是登记。

　　（2）初步校核

　　一般采取个体初校与群体初校两种形式。较为简单、字数不多的文件，通常选择个体初校形式，由文件主校人自行初校即可；而事关全局的重大方针政策性文件，则大多数选择群体初校形式，由文件主校人把文件复制后分送众人共同进行初校。文件初校环节有三：一是对文件发布形式进行初校；二是对文件中的政策规定进行初校；三是对文件的文字和格式进行初校。

　　（3）意见汇总

　　意见汇总就是集思广益。意见汇总环节，同样是处理初校意见的环节。就作为初校对象的文件来说，初校后肯定会出现行或不行两种意见。对经过初步校核、认为可行的文件稿，文件主校人汇总出一个综合修改稿，在报经部门负责人审核同意后转入下一工作环节。

　　（4）送印清样

　　初校汇总后的文件综合修改稿，大多比较杂乱，许多地方涂改增删，待文件清样印出后再予报批或送往有关部门征求意见。送印清样这一环节要做好以下四项工作：一是送印清样前要将文件综合修改稿报请部门负责同志审定，不论文内改动多少，均应履行这一审批手续；二是要注明所需清样份数和限定退回时间；三是要进行登记。送印清样属于文件的移交，为了明确责任，一定要在送印时进行登记；四是要装信封或文件袋密封后送出文件印制部门。

　　（5）征求意见

　　这是协调中经常采用的一种形式，即就文件内容所涉及的工作征求有关主管业务部?的意见。在党政领导机关发布的文件中，常常有些事项涉及主管业务部门的工作。对此，在文件校核过程中，要征求各有关主管业务部门的意见。

　　（6）综合意见

　　征求意见后、就要对各方意见进行梳理、筛选和综合工作。综合意见是在对文件稿征求意见后进行的，是非常重要的一个环节。实际上，综合绝非一件简单地把各方意见糅在一起的易事。要分析，要研究，要经过一个理性的认识过程。只有这样，才能真正把各部门的一些好的意见综合起来，以达到完善决策的目的。

　　（7）送审签发

　　送审，即把文件校核稿送请部门负责人审阅?稿。签发，即指领导人对文件予以签批发出。送审签发是文件校核工作必须履行的手续。文件校核稿的送审签发是一个环节的两个重要方面，两者紧密相连，互有交叉，不可分割。很难说领导签发文稿时没有审定的成分在内，实际上签发也是一种审定。送审签发这一环节非常重要。

　　（8）送文注发

　　送文注发就是把经领导人签发的文件稿送文件批抄部门注发。文件的注发工作具体由文件批抄部门负责。因此，校核并经领导人签发后的文件稿，在办理文件移交手续后要转至文件批抄部门，由其具体办理文件的注发事项。送文注发是文件校核工作的最后一个环节，要做好以下四项工作：一是要把领导人的审批情况及批示意见详细地进行登记；二是进行送出前的最后一道检查，从文字到格式对文件稿再认真细致地检查一遍，然后再看看所有的文件是否完整；三是把文件的原件、文件的签批件和文件报批请示一并移交文件批抄部门，由其在文件校核登记本上予以签字接收；四是销号。文件送出后，表明该文件在校核工作阶段的运行已告结束，在登记本上应注明“已办”的字样。一俟文件正式下发，只需在登记本上注明文件编号即可。

第四章　办公技能锻炼秘书一生（5）

　　需要注意的是，文件校核工作程序是死的，而文件校核工作中的情况是复杂多变的。以上文件校核工作程序中的八个环节，是从一般意义上?结出来的。在文件校核的实际工作中，允许根据情况作变通处理。

　　 5.秘书应如何使用电子邮件

　　秘书在日常工作中经常要接收或发送电子邮件。电子邮件作为一种新的交流方式，既简洁明了又充满个性，而且成本费用低廉。那么，秘书在使用电子邮件时，应注意哪些方面呢？

　　（1）称谓得体

　　电子邮件的内容、格式与传统书信一样，称呼、敬语不可少。正文的第一句应写上收件人的尊姓大名，并使用得体的称呼。如“先生”、“小姐”、“领导”或“局长”等。

　　（2）知礼行礼

　　与他人进行电子邮件往来要讲究“网德”，非礼勿行，不要发出轻狂、污秽、放肆之言。

　　（3）注意病毒扫描

　　发信前要对系统进行病毒扫描，以免不小心把病毒带给对方。特别当使用者从其他系统接收或下载文档时，要防止病毒的扩散。

　　（4）小心过滤

　　转寄不确定的信给他人时要小心过滤。对来历不明的信件要谨慎处理，若不确定最好删除，因为转发垃圾邮件是不道德的。

　　（5）尊重通信权利

　　未经许可，任何人无权隐匿、毁弃或擅自打开他人的电子邮件，这是通信自由的基本规范。

　　（6）注重保密

　　多址同步传递时，应依秘密副件方式传递，这样接信人只会看见信的内容，而不知道其他收件人是谁。不要把私人事情存在硬盘储存空间中，不要把不愿公之于世的事情写在电子邮件中，也不要把不适合公开的任何事情发送出去或保留下来。

　　（7）及时回复

　　收到要求回复的电子邮件，要及时给予答复；如实在来不及作详细回复，也应先回信告诉对方已收到来信；如回复某人来信，可摘录部分来信原文，并答复对方提出的要求。

第四章　办公技能锻炼秘书一生（6）

　　作为秘书，有一点是值得注意的：发电子邮件时一定要慎重，要小心写在E-mail里的每一个字、每一句话。因为现在的法律规定，E-mail也?以作为法律证据，是合法的。

　　 6.秘书需掌握的电脑知识

　　对于现代秘书来说，电脑是其日常工作中必备的办公工具之一。所以，掌握必要的电脑知识同样也是秘书必须掌握的一项基本技能。

　　通常，秘书在使用电脑时，对一些惯性的错误操作都抱着很随意的态度，认为对电脑没有什么影响。其实，使用的方法不正确，会加快硬件的损坏速度。如果能参照下面介绍的方法正确使用电脑，可以在一定程度上延长电脑各个硬件的工作寿命。

　　（1）正确开关机

　　使用电脑第一个要注意的就是正确的开机顺序，应该先打开外设（如显示器?音箱、打印机、扫描仪等设备）的电源，然后再接通主机电源。而关机顺序则刚好相反，因为在主机通电的情况下，关闭外设电源的瞬间，会对电源产生很大的电流冲击，所以应该先使用正确的方法关闭主机电源，然后再关闭外设电源，这样可以减少对硬件的伤害。而电脑在进行读写操作时，更不能切断电源，以免对硬盘造成损伤。

　　另外，关机后也不能马上开机。关机后，距离下一次开机的时间，至少要间隔10秒钟。如果在关机后一段时间内频繁地做开机关机的动作，会对电脑硬件造成很大的电流冲击，尤其是硬盘。

　　（2）良好的供电

　　电脑一定要有良好的供电，应该确保交流电电压在220V±10%的正常范围内，如果本地的供电电压不稳定，则需要使用稳压器。

　　在条件允许的情况下，还应该为电脑配置UPS（不间断电源），让电脑在断电后能继续运行一段时间，以保存自己未完成的工作再正常关闭电脑，并保证各个硬件在突然断电时不会受到电流冲击而损坏。

　　（3）恰当的使用时间

　　电脑如果长时间不通电使用，会由于吸附灰尘多的原因而发生短路现象，而使硬件不能正常工作或损坏。在较为潮湿的天气，更有可能发生这种情况，因此，最好每天都能使用电脑或者让电脑通电一段?间。

　　（4）防静电破坏硬件

　　在与电脑硬件接触前，应先释放自身的静电。电脑在工作时，机箱、显示器等设备都会释放出大量的静电，而人体内也带有大量的静电，如果与硬件接触，就可能造成硬件芯片内部被击穿而损坏。如果手比较湿润带有水分，千万不可接触硬件，因为这样损坏硬件的可能性会更大。

　　（5）电脑的摆放

　　电脑置放的地点将会影响内部硬件的寿命以及使用效果，因此一定要选择不受阳光曝晒、干燥通风、不易沾染尘埃的位置；置放的桌面要稳定；最好不要摆放在使用地毯或是木质地板的房间里，这样会应电脑硬件溜产生静电不易导出，而存在不安全的因素。

　　（6）文件的备份

　　时刻备份重要数据（最好备份到软盘、U盘、移动硬盘、刻录到光盘，不宜只备份到其他分区），并且备份数据后要确认备份的数据是否完整；USB设备安全删除后再拔，其他设备不可带电插拔。

　　为了避免资料遗失，重要资料最好要备份于三个地方，同时为了避免资料遭人窃取、偷看，最好还要使用安全密码或者是加密软件。

　　（7）防止电脑病毒的入侵

　　电脑病毒发作所造成的破坏程度参差不同，其影响可小至仅仅对屏幕的显示造成干扰，但也可大至电脑储存的珍贵?料受到破坏。随着互联网的发展和电子商务的使用日益普及，电脑病毒的威胁实在不容忽视。所以，要做到以下几点：

　　①严格禁止来路不明的媒介进入机器，可以说盗版光盘的使用为病毒的流行起了推波助澜的作用。

　　②使用合法软件。

　　③传递数据时尽量先查毒一遍。

　　④接着使用别人使用过的电脑之前，要先将电脑电源完全关闭后再重新启动，以避免电脑病毒暂存于内存中。

　　⑤安装正版的杀毒软件，要知道，如果连杀毒软件的来源都无法保证，那根本就谈不上防止病毒的入侵，同时，最好选择带有病毒防火墙的杀毒软件，?前国内发行的杀毒软件很多都有这个功能，如瑞星、卡巴斯基、金山毒霸等，使用正版软件不仅可以得到良好的售后服务，而且可以及时获得最新的防病毒数据。

　　⑥当遇到带有附件的邮件时，如果附件为可执行文件或word文档时，不要选择打开，可以用两种方法来检测是否带有病毒。一种方法是，利用杀毒软件的邮件病毒监视功能来过滤掉邮件中可能存在的病毒。另一种方法是，把附件先另存在硬盘上，然后利用杀毒软件查毒。

　　⑦不要使用邮件软件邮箱中的预览功能。当今，一些传播与破坏力比较大的病毒，往往都是在邮件预览时进行感染的，并?需要打开邮件。如果使用Outlook收发邮件，建议用户关掉邮箱工具的预览项，或者升级微软的最新补丁，这样可以预防Outlook接收邮件时受到感染。如果使用的是Foxmail，应在当前账户属性中模块项选择纯文本格式。

　　⑧经常留意官方和杀毒软件发行公司对计算机病毒的公告，在不能够确定机器是否对某种病毒确实有防御能力之前，不要做冒险尝试。

第四章　办公技能锻炼秘书一生（7）

　　温馨地提示一句：在使用电脑一个小时之后，要休息5到10分钟，不让眼睛过度疲劳；同时要站起来活动一下筋骨，这样才不至于因为姿势不良而影响健康。这些提醒的重点都在于让自己身体的器官和肌肉得到放松，使之不会因为长期在电脑前工作而造成病变。

　　7.秘书如何熟练使用传真机

　　传真机是企事业单位最常见的通信工具之一，具有方便、快捷、准确等优点。熟练使用传真机是一个现代秘书日常工作的一项基本技能。

　　下面我们以HP Officejet 4110传真机为例，谈一下传真的发送与接收。

　　（1）传真的发送

　　①自动发送传真：如果您没有连接电话机，可以直接通过面板按键发送传真，前提是对方传真机必须设为自动接听状态。

　　方法是：放好原件后，按前面板上的蓝色<传真>按钮，液晶屏上出现“Fax Number”，这时通过一体机面板上的数字按键，输入对方的传真号码（注意有些交换机需要用户在电话号码前加拨“9”或“0”），按机器<开始>区域中的<黑白>按钮发出黑白传真；或者点击<彩色>按钮发送彩色传真（彩色传真需要对方也是彩色传真机方可实现）。

　　②手动发送传真：如果您的一体机背部串有话机，把原稿放好，然后拿起话机上的听筒，在电话机上（而不是一体机按钮面板上）拨对方的传真号码（注意有些交换机需要用户在电话号码前加拨“9”或“0”）。跟对方通话时阐明自己是要发送一份传真给他，之后可以用以下两种方法发送传真，如下：

　　A请告诉对方“我要先给您传真信号，一会儿当您听到话筒里面没有声音了，并伴随着'嘟——嘟——’的低声后，再按你传真机上的开始键来建立通讯即可。”对方明白您的用意后，您就可以按自己一体机上的<黑白>按钮了，之后挂上话筒，观察您的一体机液晶屏上会显示“connecting”，之后是faxing page 1等，直到发送成功。

　　B先让对方给您传真信号，当在话筒中听到刺耳的传真音后，尽量在2秒钟内按一体机上的<黑白>按钮发出黑色传真，或者点击<彩色>按钮发送彩色传真。看到液晶面板显示“connecting”以后，挂上听筒，等待发送完毕。

　　（2）传真的接收

　　①自动接收传真：开机后，在就绪的时间状态显示下，按<设置键>，随后按3，再按3，显示的是自动应答铃声数，您可以按左右箭头键配合输入键选择。这样您的一体机就会在您设置的铃声数后自动接收传真。通常在传真机无人值守的时候设为自动接收模式。

　　②手动接收传真：注意手动接收传真，必须提前在一体机背后串接电话机。由于这款一体机无自动接收按钮设计，所以需要在菜单中修改值，您可以同样按<设置>键，随后按3，再按3，用左右箭头配合输入键，将之?显示的值更改为No Answer。这样设置后，有电话来电时，一体机就不会自动给应答信号，而是一直响铃，直到您拿起电话听筒与对方通话。当得知对方是要发送传真给自己时，按<黑白>按钮给出传真信号，之后挂断话筒等待接收和打印即可。对方听到您给出的刺耳传真信号后，也会按下他传真机上“开始”按钮，双方就开始传输信号了。

　　发送传真时，应提前放置传真原件，将有内容的一面向里，标题朝下放入上面的进纸盒，并用滑动卡槽把原稿的两边固定好。这时液晶面板上就会在时间的下面出现“Original loaded”的提示。

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　　传真机是一?自动化办公设备，它可以提高秘书的办事效率，既快捷又方便，熟练掌握它的使用方法，无疑会给办公工作带来极大的方便。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（1）

　　文字功底是秘书职业能力、素质的基础，是秘书的“看家”本领，同样也是衡量一个秘书是否合格的必备标准之一。秘?平时要勤学多练，不断积累写作经验，探索写作技巧，只有这样才能做到厚积薄发、下笔成章。



　　1.如何写好公关稿

　　写好公关稿应注意以下几点。

　　①要写好公关稿，首先要按照公关稿特殊的写作方法进行写作，不能随意应用已往自己熟悉的写作方法。

　　②要善于把自己关心的内容和大家关心的内容，特别是当前热点结合起来。

　　③公关稿带有很强的企业宣传目的性，要有明确支持企业的观点，或者对企业有利的行业性观点，因此写作逻辑性更强。

　　④很多话不能直说，要转弯说，要从多个角度说，用多个虚拟人物的?来说，用统计数字来说。一般要杜绝以笔者口吻下定义结论或者以企业口吻自卖自夸,因为这样可以显示所述事情客观、公正并且得到了市场正面的反馈，达到企业目的。有时由于资料所限，获得的实际上述资料不足，需要虚拟一些相关信息，此时要注意虚拟人物和统计要巧妙和不露痕迹。

　　⑤标题：大标题不要过长，最多不超过14个字，标题是文章最重要的部分，一定要有推敲精神，应寥寥几字带出文章精髓，切忌空喊口号的标题。因为稿件是放到杂志报纸上发表，要做到让读者看到标题就有阅读的欲望。

　　⑥开头：文章开头一定要让读者趁着大标题的热火乐于阅读，并且在150字之内阐述清楚文章的主题，同时要塑造出浓郁的文章背景气氛。

　　⑦小标题：小标题是除大标题之外的重要因素，小标题必须能够提纲挈领，讲清楚本部分内容，做到读者即便不读该部分，也知道大意。同时，小标题必须优美，吸引人。

　　⑧导语：如果有重要背景要交代，可以在最开头写100字左右的导语，介绍文章背景。

　　⑨中心句：每部分要有中心段，讲清楚本部分内容，而文章每一段话第一句是中心句，讲清楚该段内容，要做到看了中心句，便明白该段意思，切忌无中心句。

　　⑩文章逻辑清晰，过渡自然，观点明确。

　　■讲其他企业或者引用客户未提供的资料，要得到客户的认可，对来自网络的资料和客户的资料切忌直接引用，要在自己融会贯通的基础上，用自己的语言阐述。另外，引用网络资料，要用批注给出出处。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（2）

　　写公关稿时，引言、标题、小标题一定要精彩抓人，同时叙事脉络要条理清晰。一般文章的结构有逻辑和时间顺序，但?读者基本上还是喜欢线性的时间顺序，首先将比较简单的时间顺序练好，逻辑顺序则是较高的一个层次。

　　2.如何写好演讲稿

　　演讲稿也叫演说辞，它是在较为隆重的仪式上和某些公众场所发表的讲话文稿。

　　演讲稿是进行演讲的依据，是对演讲内容和形式的规范和提示，它体现着演讲的目的和手段，演讲的内容和形式。

　　演讲稿是人们在工作和社会生活中经常使用的一种文体。它可以用来交流思想、感情，表达主张、见解，也可以用来介绍自己的学习、工作情况和经验等；演讲稿具有宣传、鼓动、教育和欣赏等作用，它可以把演讲者的?点、主张与思想感情传达给听众以及读者，使他们信服并在思想感情上产生共鸣。

　　演讲是演讲者与听众、听众与听众的三角信息交流，演讲者不能以传达自己的思想和情感、情绪为满足，他必须能控制住自己与听众、听众与听众情绪的应和与交流。所以，为演讲准备的稿子要具有以下三个特点。

　　（1）针对性

　　演讲是一种社会活动，是用于公众场合的宣传形式。它为了以思想、感情、事例和理论来晓谕听众，打动听众，“征服”听众，必须要有现实的针对性。所谓针对性，首先是作者提出的问题是听众所关心的问题，评论和论辩要有雄辩的逻辑力量，要能为听众所接受并心悦诚服，这样，才能起到应有的社会效果；其次是要懂得听众有不同的对象和不同的层次，而“公众场合”也有不同的类型，如专业性会议、服务性俱乐部、学校、社会团体、宗教团体、各类竞赛场合，写作时要根据不同场合和不同对象，为听众设计不同的演讲内容。

　　（2）可讲性

　　演讲的本质在于“讲”，而不在于“演”，它以“讲”为主、以“演”为辅。由于演讲要诉诸口头，拟稿时必须以易说能讲为前提。如果说，有些文章和作品主要通过阅读欣赏，领略其中意义和人情味，那么，演讲稿的要求则是“上口入耳”?一篇好的演讲稿对演讲者来说要可讲；对听讲者来说应好听。因此，演讲稿写成之后，作者最好能通过试讲或默念加以检查，凡是讲不顺口或听不清楚之处（如句子过长），均应修改与调整。

　　（3）鼓动性

　　演讲是一门艺术。好的演讲自有一种激发听众情绪、赢得好感的鼓动性。要做到这一点，首先要依靠演讲稿思想内容的丰富、深刻、见解精辟、有独到之处、发人深省，语言表达要形象、生动、富有感染力。如果演讲稿写得平淡无味，毫无新意，即使在现场“演”得再卖力，效果也不会好，甚至相反。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（3）

　　演讲稿的开头，也叫开场白。它在演讲稿的结构中处于显要的地位，具有重要的作用。瑞士作家温克勒说：“开场白有?项任务：一是建立说者与听者的同感；二是如字义所释，打开场面，引入正题。”好的演讲稿，一开头就应该用最简洁的语言、最经济的时间，把听众的注意力和兴奋点吸引过来，这样，才能达到出奇制胜的效果。

　　3.撰写领导讲话稿应把握哪些重点

　　领导讲话稿是领导者在会议上所作的指示性发言，是各级领导发表政见、部署工作的有效形式。由于会议内容和需要解决问题的不同，讲话稿的结构安排和表现形式各不相同，科学掌握其规律绝非易事。秘书要做好领导讲话稿的起草工作，必须从内容报告入手，着力把握好以下几个方面的重点。

　　?1）围绕思想状态，坚持理论与实际相结合的原则，营造干事情的氛围

　　撰写领导讲话稿首要的是深入研究解决思想状态上的问题。一是有针对性。要分析形势，针对本部门的思想和工作实际，找出精神状态上的落后表现，指出其危害、症结和根源，分析矛盾，解决问题，增强责任感和紧迫感，统一思想，凝聚人心，不能过于空泛，漫无边际，下笔千言，离题万里。二是把解决思想问题与解决实际问题结合起来。

　　（2）围绕工作现状，坚持实事求是原则，增强听讲者的信心

　　领导讲话稿常常要对一段时间的工作和一项活动进行总结，这对增强信?，鼓舞斗志，争取新的更大的成绩具有重要作用。对工作现状的总结，首先要实事求是。要对本地本部门的情况，包括人的思想状态、工作中取得的成绩、经验和存在的问题进行全面总结，力求做到简明、准确，尤其是工作特色以及创新的东西要按照客观、公正、真实的原则予以总结，给人以符合实际、实实在在的感觉。其次要定性与定量相结合。定性的总结要准确，真正反映工作特色和工作实际，说明工作所处的位置；定量的总结使用主要经济指标和能说明问题的数字，要有对比性，要用幅度和百分点的增减来表现。再次要坚持鼓励与批评相结合、以鼓励为主的?则。对工作成绩大张旗鼓地进行表扬、肯定；也要注意找出工作中的缺点和不足，分析主客观原因，特别是主观原因，从中归纳出应当汲取的教训，以推动工作不断前进。

　　(3)围绕指导思想，坚持一般性和特殊性相结合的原则，坚定正确的工作方向

　　指导思想是对工作的总要求，是做好工作的前提和基础。在领导讲话稿中，必须明确指导思想。指导思想的提法要与上级相统一，与左右相响应，一般不要提出新提法，并在一段时间内保持稳定。同时要确定工作原则和重点。实事求是，一是一，二是二，简明概括，清楚明白。

　　（4）围绕目标任务?坚持可行性和前瞻性相统一的原则，指出明确的工作前景

　　制订目标任务是领导和管理过程的起始环节，也是整个领导和管理过程的基础，所谓“凡事预则立，不预则废”，讲的就是这个道理。在领导讲话稿中，表述目标任务应注意以下几个问题。首先要明确总体目标任务，概括地提出某项工作的总任务，指明总的方向。其次，提出具体的目标任务。目标任务要具体实在，注意用时间和数字界定目标，操作性和可考核性要强，不能泛泛而谈。再次，目标任务要切实可行。制定目标既要贴近实际，同时，又必须经过周密调查，精确核算和充分论证，不能单凭主?愿望和想当然办事。

　　（5）围绕措施要求，坚持政策性和可操作性相统一的原则，促使各项工作实现新突破

　　目标任务确定之后，就要根据工作的性质、内容和任务量的大小，理思路、定措施、求突破。首先要突出重点。结合确定的工作任务，针对现实工作中存在的突出矛盾和问题，抓住中心和关键环节，找准主要矛盾和矛盾的主要方面，对其进行深入剖析，找出问题的根源，提出解决的办法。其次要讲究工作方法。善于运用现代科技手段，打破老一套的陈旧模式，创造性地开展工作。再次要建立健全工作机制。按照机制灵活、动作规范、管理科学的要求，强调制度建设，以建立支撑各项工作良性发展的长效机制。如健全奖惩标准和办法，严格考核，并按照考核结果兑现奖惩，有的还要公开批评曝光。

　　（6）围绕组织领导，坚持竞争激励的原则，把一切积极因素团结凝聚起来。

　　在撰写领导讲话稿时，要强调发挥各职能部门的作用。要健全机构，充实人员还要建章立制，使之各司其职，各负其责。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（4）

　　人是各种要素中最重要、第一位的因素，是事业兴衰的关键。建设一支能够担当重任、经得起风浪考验的高素质队伍，?各项工作中的重要内容。在撰写领导讲话稿时，一定要注意这一点。

　　4.什么是标准的公文格式

　　标准的公文格式主要包括以下几个方面。

　　（1）发文机关标示

　　由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出空白供上级机关批示文件使用；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，应保证公文首页显示正文。

　　（2）发文字号

　　发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。上报公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

　　（3）文件标题

　　红色反线下空2行?用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

　　（4）正文（含主送机关名称和落款）

　　用3号仿宋字，一般每面排22行，每行28个字。文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　　（5）附件

　　公文如有附件，在正文下空l行左空2字用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”），附件名称后不加标点符号。附?应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。

　　（6）成文时间及印章

　　成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章排列整齐，均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决?

　　（7）主题词

　　“主题词”三字用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目按照《国务院公文主题词表》的分类进行编制，用三号宋体字，词目之间空1字。

　　（8）抄送机关

　　公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

　　（9）页码

　　用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，?字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（5）

　　公文用纸应统一采用国际标准A4型纸，双面印刷。

　　5.公文写作的语言要求

　　（1）准确

　　①认真辨析词义。在汉语中，有大量意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。

　　②讲究语法和逻辑。公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。首先，句子成分要完整。对于每一个句子来说，主干成分也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。再次，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。

　　（2）简练

　　①用语精确，以一当十。在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表?出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。

　　②尽量使用短句。著名作家老舍曾经说，他写文章，总喜欢写短句子，七八个字一句，十个字左右一句。他认为，这样写，读者好读，意思也简练明白。公文与文学虽然是?同质的语言，但基本道理是相通的。为了做到简练，不妨学学老舍。

　　③适当采用文言词语。继承文言词语的一个主要原因，就是文言词语比现代汉语更精练。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没有增加，而且这还不是真正的白话。要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那样岂不是大煞风景？当然，运用文言词语，要特别注意不得生吞活剥，食古不化，要适当、活用、自然、流畅。

　　（3）质朴

　　①不做作，不生造。大方、庄重、朴实，是公文语言的基本风格。公文语言忌讳华丽、造作、卖弄。做作、生造的原因有两个：一个是虚荣心导致的错觉，以为语言越新异越能显示作者的才华，于是生硬地造出一些自以为高超的新词来，向别人炫耀；另一个原因是对词语的运用还没有达到得心应手的程度，对其含义还不能准确辨析。只要端正文风，刻苦学习，这些毛病并不难克服。

　　②不溢美，不虚饰。溢美、虚饰，也是公文语言的大忌。说某人工作刻苦，动不动就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之词既不真实，也不感人，效果往往适得其反。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（6）

　　 法国著名作家福楼拜曾经说过：“要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。”这话也适用于公文写作，在公文写作中遣词造句一定要准确、恰当，尽量做到文如其意。

　　6.提高写作能力的途径和方法

　　秘书在工作中要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。这需要秘书有广博的文化知识，深邃的道德素养，高度的敬业精神和娴熟的写作技巧。俗话说：聚沙成塔，水滴石穿。秘书如何才能落笔成章，全面提高文字工作水平呢？以下可供借鉴。

　　（1）敏学

　　圣人曰：敏而好学，不耻下问。学习是我们日常生活中的大事。一般来说，大多数从办公室出来的文字材料都?点较高、政策性较强，具有相当的广度和深度；加上有的材料还是临时交办，要求几天甚至几小时就得交稿。这时，如果秘书没有一定的笔才、满腹的肚才和练达的素材，将难以满足工作需要。

　　古人云“不学无以广才，不学无以成才”。学习是秘书提高工作水平的基础和保障。因此，秘书要十分注重敏学。

　　首先，要善于挤时间学习。克服办公室岗位特殊、工作繁重、平时难以集中时间系统学习的实际，保持应有的韧劲、拼劲和钻劲，时刻把学习挂在心上，挤时间看书看报、上网阅读，把学习巧妙地寓于工作之中。

　　其次，要拓宽学习的知识，不断丰富学习内容。“书到用时方恨少”。对于秘书来说，没有什么知识是无用的，没有什么是不可学的。古今中外、天文地理、科教文化、民俗谚语、正反事例等，无所不容，无所不包。只有学得多、看得多，想问题才会全面，看问题才会深刻，写材料才有深度。

　　再次，要避重就虚，讲究学习方法。每个人的时间和精力都是有限的。尽管文字工作要求我们成为一个博学多才的“杂家”，但是要想什么都会、什么都精，显然是不可能的，当然得讲究学习的方法。

　　可采用以下三种方法：一是通读，但观大略。如对历史、文学类的知识，只要了解掌?其精要内容即可；二是摘读，以求所知。如报纸杂志、名言妙语、时令短信等；三是精读，精益求精。如行业法律知识、公文写作和处理知识等。

　　（2）博采

　　秘书平时要十分注重广泛收集，点滴积累写作素材。厚积才能薄发。秘书只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出新颖性，起草的材料才会文笔生动、言之有物，不至于单调枯燥、陈旧老套。当然，学习也是一种收集、积累，但光靠学习来积累还不够；我们还要采取集腋成裘的方法，像蜜蜂采蜜一样，点滴收集，广采博取。收集材料时要注意：

　　首先，要有层面性。要有针对性的为我所用，避免出现写材料凭感觉、讲错话的现象。

　　其次，要有灵活性。收集素材是一项非常繁琐的工作，要想收集到全面、有价值的素材，必须灵活运用多种方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、归纳和整理。对报刊、杂志上看到的名篇佳句、名言警句、新颖观点，可以复印或剪贴下来，列出条目、标注出处，以备参考。

　　再次，要注重针对性。尤其要细心留意，仔细观察本行业、本单位的发展情况、重大决策和重大事项的信息动态，从而把握事件的前因后果、来龙去脉。要做日常工作的有心人，利用各种机会、各种场合，留意收集领导的讲话、指示、发言，紧跟领导思路，把握领导意图，了解领导用语风格，从而总结提炼出对工作有指导意义的观点和看法。

　　（3）善思

　　思考的过程本身就是学习过程的继续和深化，也是提高文字工作水平的重要途径。勤于思考、善于思考有助于我们把平时所听、所看、所学转化为知识和能力，可以促进文字功底的升华。

　　首先，要学会换位思考，提高思维层次。善于逆向思维、多向思维，对眼前发生的每一件事情，多想几个为什么，不主观武断，不人云亦云；善于多角度观察，从共性中找出个性，从个性中把握规律。只有?的角度高，想的问题多，写的文章材料才能磅礴大气、见解独到、思维缜密。

　　其次，要学会比较借鉴。有比较才有差距，有借鉴才有进步。提高写作水平必须善于总结，善于和自己比较。要经常对自己写作的过程进行分析评价，经常对文稿起草工作认真回顾、分析和总结，尤其要反复揣摸、思考领导修改过的稿件，从而准确把握领导的思路和语言风格。

　　（4）勤践

　　秘书工作是为领导服务的，文字工作也一样。面对不断出现的新问题和新矛盾，秘书光靠翻资料、闭门思考是远远不够的。古人说得好：纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。要提高秘书的以文辅政水平，还必须深入基层，深入实践，调查研究，详尽地掌握第一手资料。

　　首先，要突出重点，要结合本单位的工作热点、难点和疑点等问题有的放矢进行调研。

　　其次，要做到深入，真正“沉”下去。深入基层，从中挖掘出有价值的东西，汲取营养，丰富自己。

　　再次，要实事求是。在调研过程中，决不能以主观想象为准，要腿勤、嘴勤、手勤，多听、多问、多思，深入细致的探讨，全面辩证地分析，以客观事实为根据，去粗取精，去伪存真，洞察事物的本质，把握事物的内在联系。

　　（5）深耕

　　文字写作能力的高，不是一日之功，也没有什么捷径可走，关键在于勤学多练，不断地积累写作经验，探索写作技巧，只有这样才能做到厚积薄发。

　　首先要用心。思想是行动的先导，文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动，其本身就是能力不断积累提高的过程。因此，对于各种写作任务，无论是草拟公文、讲话报告、汇报材料，还是通讯报道、信息稿件，都要把它当成一次练笔的良机，专心致志，一丝不苟，尽可能写出有分量、有价值的文稿。

　　其次要精心。写文章有如园林布局，同样的山石花林，如果安排精巧，就容易给人以曲径通幽、清新雅致的享受；如果?排得不好，就会使人觉得索然无味，不愿多读。

　　要注意惜墨如金，尽可能避免赘句和用词不当。写完材料后，要尽可能地反复读几篇，看是否文通字顺，是否重复累赘；对拿捏不准的词语，要反复推敲，看是否有更好的词语可以替代。千万不可小看每一个词语的作用，有时一个词、一个字用得好，不但可以生动文笔，给文章增色不少，有时还可以起到画龙点睛、推波助澜的作用。

　　最后还要做到细心。一方面留意各种材料的文种、结构和格式，既领会其“神”，又留意其“形”；另一方面也要对写完的公文、材料进行细心的校对，找出笔误或纰漏。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（7）

　　秘书工作无小事，有时哪怕是一个很小的笔误或纰漏，不但会闹笑话、出洋相，还有可能给工作带来不可估量的影响和?失，因此，秘书写作时必须有认真仔细的精神。

　　7.如何体现和增强文字材料的思想性

　　思想是一切文字材料的骨干和核心，是人们对矛盾问题的深刻认识和解决办法的深刻见解。增强文字材料的思想性，最重要的是要善于站在全局和思想理论的制高点上思考问题、提出对策，善于借助唯物辩证法的认识工具，独具慧眼地观察和分析问题，形成统一、完整和辩证的逻辑思路，引起大家的共鸣，给人以深刻启示。在实践中，要注意把握好以下几点。

　　（1）要有针对性

　　文字材料大都是围绕问题展开的，问题是材料的基础和灵魂。文字材料影响的大小，根本就在于是不是真正抓住了问题，是不是针对普遍存在的问题去写的。如果是针对问题去写的，影响就大，相反影响就小。因此，必须注意抓问题，抓“一碰就响”的问题，抓普遍存在的难以解决的突出问题。这就要求写作人必须深入调查研究，以高度的敏感性洞察和分析问题，紧紧抓住主要问题，确立文字材料的主题思想。

　　（2）要有概括性

　　要从局部的、感性的、表面的现象里跳出来，用全面的、理性的、辩证的分析提炼和升华思想，总结出带有规律性的东西。这种高度的概括性，是领导思想的精华，也是文字材料的“眼睛”，具有?龙点睛的效果。有的材料总的看上去不错，但又觉得少点什么，往往就是少几句高度概括、很凝练的话。

　　（3）要有深刻性

　　深刻性往往决定文字材料的思想性。分析问题要有深度，不满足于抓住次要的现象或枝节的东西，而是要了解主要的、本质的东西；不满足于掌握事物外部的特征，而要挖掘事物的内在联系；不满足于眼前的结果，还要追踪发展的趋势。要从众多的矛盾中提出主要矛盾，从复杂的问题中提出核心、本质原因。只有这样，写出的材料思想性才深刻，才令人回味。

　　（4）要有独创性

　　文字材料中普遍存在的一个毛病就?大话、空话、套话比较多，空洞无物。要增强文字材料的思想性，就要学会用自己的脑袋去思考，不依赖别人，不抄袭别人的成果，用自己的话去表达，不能人云亦云，趋奉迎合，确实能够独立地提出自己的见解。

　　（5）要有说理性

　　文字材料的主要功能是用来指导工作的，既要使大家听得懂、听得明白，又要便于大家准确地理解和贯彻执行。这就决定了文字材料必须能够透彻地讲清道理，做到了这一点，思想性也就在其中了。要把握好讲道理的艺术，通常是既要符合上级精神，又要贴近单位实际；既要全面辩证，不顾此失彼甚至自相矛盾，又要准确生动，不离腔走板甚至脱离领导的意图另搞一套，使人不得要领，感到莫名其妙。有经验的人，还常常寓事于理，用一个典型事例说明一个道理，把深刻埋在浅显中，常常会使人得到多方面的启示，收到意想不到的效果。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（8）

　　文章赖“思想”而永生，没有思想的文字材料等于没有“灵魂”，因此，体现和增强文字材料的思想性是写好一篇文章?根本。

　　8.如何写决定、通知、通告

　　（1）决定

　　决定是党政机关、社会团体、企事业单位对重要事项或重大行动作出决定或安排，是向所辖范围制发的指挥性公文。

　　决定一般由首部、正文和尾部三部分组成。

　　首部一般包括标题和成文时间两项内容。

　　标题有两种构成形式：一种是由发文机关、事由和文种构成，如《中共中央关于建立老干部退休制度的决定》。另一种是由事由和文种构成，如《关于严惩严重危害社会治安的犯罪分子的决定》。

　　成文时间指发布决定的时间。有的在标题正下方注明成文的年、月、日，也有的用括号注明该决定什么时间、经什么会议通过等内容。

　　正文的结构一般由开头、主体和结尾组成。开头主要交代决定的缘由或根据；主体部分说明决定事项；结尾部分提出希望、要求或关于执行决定的有关说明。有的决定的正文部分只有前两项内容，主体写完，全文就结束。

　　决定正文内容的布局安排，大体有两种写法：段落表述法用一段或者几段文字表述决定内容。标序列述法，是用序号依次来表述正文内容的方法。有时序号后面可以设小标题，提示每部分内容。这种方法一般用于表述内容比较复杂的决定。

　　有的决定需要带附件。有附件的决定，应当于正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称或依据，并将附件附在主件之后。

　　尾部即发文机关和日期。

　　例文：

　　关于授予广州市迎“九运”城市

　　基础设施建设及环境综合整治特别奖的决定

　　广州市建委：

　　近年来，为迎接第九届全国体育运动会在穗举办，广州市建设了以内环路为代表的一大批市政基础设施项目，同时大力加强城市环境综合整治工作，为保障“九运会”的成功举办提供了良好的场馆、环境和设施，取得了显著成绩，也实现了“一年一小变、三年一大变”的城市建设和管理工作目标，受到中央领导和“九运会”组委会以及各体育代表团的肯定和赞扬，并被国际组织评为“国际花园城市”。

　　为此，建设部决定，授予广州市迎“九运”城市基础设施建设及环境综合整治特别奖称号。希望你们再接再厉，发扬成绩，开拓创新，在加快推进城市化的进程中再创佳绩，为改善城市生态环境作出新的贡献！

　　 　　　　 中华人民共和国建设部

　　 　　　　 ××××年×月×日

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（9）

　　（2）通知

　　通知是知照性公文，是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。

　　通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期五部分构成。

　　第一部分，标题。主要由发文机关、事由和文种组成。有些情况特殊的通知，在标题中应写明性质，在“通知”前加上说明词语，如“紧急通知”、“补充通知”、“联合通知”等。

　　第二部分，主送机关。在标题下、正文前顶格写受文的单位或个人。

　　第三部分，正文。包括通知的缘由、通知事项、通知要求三部分。

　　第三部分，尾部。包括发文机关署名和成文时间两项内容。发文机关如果已经在标题中写明，这里可以不写。

　　第四部分，落款。和第五部分日期写在正文右下方。

　　通知最常见的形式包括任免性通知、会议通知、发布性通知、指示性通知、事务性通知等。

　　任免性通知，是指上级机关任免下级机关的领导人员，或者上级机关的有关任免事项需要下级或平级机关知道时所发出的通知。

　　会议通知是各机关单位用以发出召开会议的通知。

　　发布性通知主要用于发布法规、规章。

　　指示性通知是指对某一事项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。它一般都是上级机关需要对下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适用“命令”、“指示”等文种时使用的。这类通知的政策性和指导性较强，也要求下级机关认真贯彻执行。

　　事务性通知是用于安排一般具体事务的通知。如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等所发的通知等。事务性通知或者要求下级机关办理，或者需要有关单位周知，或者需要有关部门协助共同执行等，应用广泛，内容单一。

　　例文：

　　通知

　　各县（区）人民政府：

　　经研究决定，定于×月×日在市政府办公室召开各县（区）人民政府办公室主任会议三天，传达上级关于公文处理的有关指示，请各县（区）人民政府办公室主任或副主任一人参加。

　　　　　　　　　　××市政府办公室

　　　　　　　　　　2008年12月15日

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（10）

　　（3）通告

　　通告是国家机关、社会团体、企事业单位在一定范围内向社会公众或者有关单位、人员公布应当遵?或者周知的事项的知照性公文。

　　通告一般由标题、正文和落款三部分组成。其各部分的格式、项目内容和写法如下：

　　第一部分，标题。通告的标题有四种构成形式：一是由发文机关名称、事由和文种构成；二是在文种前面冠以发文机关名称，如《中华人民共和国公安部通告》；三是由事由和文种构成；四是只写文种“通告”。实践中，前三种形式用得较多，而最后这种形式比较少见。

　　第二部分，正文。通告正文的结构一般由开头、主体、结尾和结语四部分组成。

　　开头主要交代缘由、根据。要求概括说明发出通告的原因和目的。法性通告一般还要求写清法律依据，以增强通告的法律效力。缘由后面常用习惯用语“通告如下”、“特作如下通告”等过渡到下文。

　　主体即通告事项部分，主要说明通告具体内容。这一部分由于事项比较多，常常采用标序列述的方法来写。要求做到主旨鲜明，事项具体，条理清晰，简洁通俗，便于理解执行。

　　结尾提出执行要求或号召。有的通告没有结尾段。

　　结语一般单独设段，用“特此通告”作结，以体现通告的规范性和严肃性。

　　第三部分，落款。通告的落款与标题有关系，标题有发布单位的，后面则无落款；标题没有发布单位?，落款时注明发布单位。发布通告的时间，写在标题之后，内容之前，或写在落款后面都可以。

　　通告最常见的几种形式包括法规性通告、周知性通告、禁止性通告等。

　　法规性通告是在一定范围内公布政策法规或带有政策法规性质事项的通告。

　　周知性通告是在一定范围内，向机关单位和人民群众公布应当周知事项的通告。

　　禁止性通告多数是根据有关规定、条例之类法规性文件制订的，而禁止有关对象从事某一事项或多项事务的通告，是法规性文件有关规定的具体化。这类通告的依据是法规性文件，所以带有强制性，多数由地方一级?府发布。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（11）

　　通知在日常生活中运用十分广泛，我们在写通知时，各种要素一定要具备，否则容易出现让人弄不明白的地方。如遇特殊情况，可以用“紧急通知”或“重要通知”的形式出现。

　　在书写通告具体内容的时候，要做到主旨鲜明，事项具体，条理清晰，简洁通俗，以便于阅读者能更好地理解和执行。

　　9.如何写请示、批复、通报

　　（1）请示

　　请示是下级机关或个人向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。

　　请示写作的内容由标题、主送机关、正文、落款四个部分组成。

　　第一部分，标题。标题有两种写法，一种写法是只标明请示的事由和文种。另一种写法是在标题的事由和文种之前，还加上发出请示的机关或个人的?称。请示的标题要明确标明请求批示（批准）的问题是什么。

　　标题要写明制发机关名称（如有版头，也可省略）、事由与文种。如《国家税务局关于加强批发扣税工作的请示》、《××局关于召开2008年城市管理工作总结表彰会议的请示》。

　　第二部分，请示的主送机关。这是指请示报送的直接的上级主管机关，要写机关全称或者规范化的简称。

　　第三部分，正文。正文是请示的主要部分，从称呼的下一行空两格开始写起，正文内要写清楚请示什么问题，目的是什么，有什么要求。如果请示的内容比较简单，用一段文字写出即可，如果内容较，可分几段文字写，正文内容写完以后，另起一行写上一句简单的结束语，如“以上报告是否妥当，请批示”。

　　第四部分，落款。要写明请示的单位或个人和时间，并加盖公章。

　　请示最常见的几种形式包括请求批准的请示、请求批转性请示等。

　　请求批准的请示多数是单位要求增设机构、增加编制，上项目、列计划，要资金、要购置设备等，或个人要解决什么困难、问题而向上级机关的请示。请示的要求就是请求批准。

　　请求批转性请示是政府的职能部门对新情况、新问题提出了处置意见和解决办法，但因“条条不对块块”的规定，?能直接要求同级职能部门或不相隶属机关、部门照此执行，因而请求上级领导机关审查批准，并批转给有关方面执行的请示。

　　（2）批复

　　批复是答复下级机关或个人请示事项的公文，是上级对下级来文所提出的请示表明的态度或作出明确回答的公文，是一种下行文。

　　批复的内容由标题、主送机关、正文、结尾四部分组成：

　　第一部分，标题。由制发机关、事由、文种三要素组成。

　　第二部分，主送机关。批复只主送请示机关，即谁请示批复给谁。

　　第三部分，正文。由两部分组成，一是引据，也就是正文的开头部分，写明是针对何文所作的批复；二是答复为来文的请示事项所作的答复。正文结尾部分多用“此复”、“特此批复”来结束全文。

　　第四部分，结尾。写上批复的机关和日期，标题中有制发机关的可以不写机关。

　　例文：

　　 中国证券监督管理委员会

　　 关于××新华期货经纪有限公司的批复

　　 证监期审字〔2002〕28号

　　××新华期货经纪有限公司：

　　经审核，你公司符合期货经纪公司的标准，请持本批复到国家工商局申请注册登?，经营范围为：国内期货经纪业务，期货投资、信息咨询服务业务，期货从业人员培训业务。在完成公司注册登记手续后，请持营业执照副本原件及复印件、法人授权委托书和领取人身份证原件及复印件到我会领取《期货经纪业务许可证》。

　　2002年10月4日

　　（3）通报

　　通报是国家机关、社会团体、企事业单位用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者通报有关情况的公文。

　　通报一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

　　第一部分，首部。通报的首部主要包括标题和主送机关两个项目内?。

　　标题通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，也有的通报标题只有文种名称。关于主送机关要注意，除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。

　　第二部分，正文。通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。

　　第三部分，尾部。尾部应写上发文机关和日期。

　　通报最常见的几种形式包括表扬通报、批评通报、事故通报、情况通报等。

　?表扬通报是用于表扬先进集体、先进个人、先进事迹的通报。目的是宣扬先进思想，树立榜样，鼓励下级学习先进典型、先进经验，把工作做得更好。

　　批评通报是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。

　　事故通报是针对生产事故、安全事故、交通事故、火灾事故、医疗事故等重大责任事故而发的通报，以引起有关单位的警觉，防止类似事故的发生。

　　情况通报是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导工作为目的的通报。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（12）

　　值得注意的是，批复是一种上级对下级的行文，这一点至关重要。另外，通报是一种十分常见的公文形式，一般应采用较平和的语气，结尾处应提出通报的希望和要求。

　　10.如何写决议、议案、指示

　　（1）决议

　　决议就是公布经过会议讨论通过、并要求有关单位和个人贯彻执行的一种公文。会议一作出决议，就要求有关单位或个人，必须遵照执行。决议具有指导和指示作用。

　　决议一般由三个部分组成：标题、通过的会议和日期、正文。

　　第一部分，标题。标题要写明发文机关或会议的名称和文种。发文机关或会议名称，要写全称，不要省略。文种也不能省略。标题有两种写法：完整标题，这种标题使用频率最大，因为最能体现决议严肃、郑重的特点。事由加文种或会议加文种的标题法，其表现形式一般是：××会议批准××××的决议。

　　第二部分，通过的会议和日期。即在标题下面，注明该决议由什么会议、于什么时间通过，并用括号括上。

　　决议的时间，不能写在决议的正文之后，而是要写在标题之下、正文之前，通常用括号注明是什么时间，在什么会议上通过的，表示生效时间。如果标题中未写明通过决议的会议名称，那么此处时间之后，应加上某会议通过字样。

　　第三部分，正文。正文的写法因决议类型不同而有些差异。决议的正文，一般写三个内容：对被批准的议案等，给予充分的肯定和恰当的评价；对报告中提出的工作要点表明支持态度；对下级干部和群众发出号召。

　　（2）议案

　　议案是我国的政府机关与人民代表大会及其常务委员会之间联系工作常用的例行公文之一，是指导国务院和地方各级人民政府依照法律程序规定，向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议属于该人民代表大会或其常务委员会职权范围的有关事项的公务文书。

　　写作议案一般由标题、正文和签署三个部分组成。

　　第一部分，标题。标题文号多用“函”字。国务院是国家最高行政机关，全国人大及其常委会是国家最高权力机关?国务院对全国人大及其常委会负责，但国务院并不隶属于全国人大及其常委会，所以在用文号上，用表示不相隶属关系的“函”字。例如：《国务院关于提请审议案〈中华人民共和国农业基本法（草案）〉的议案》文号是“国函［1993］9号”。另外，立法议案后应加上“草案”二字。立法议案必须在法的名称后用圆括号括上“草案”两字。因为此法未经国家或地方权力机关审议通过、批准，都不能算作正式的法律。

　　第二部分，正文。先写明提议案的送达机关，一般为某次会议。再另起一行，写明提议案的原因、目的与意义以及此议案事项的形成过程。提出审议要求或请求的具体内容。

　　第三部分，签署。写明议案提议人（包括职务）、日期。

　　（3）指示

　　指示是一种指导性文件，是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则的下行公文。

　　指示的内容一般由首部和正文两部分组成，有的指示还有尾部。

　　第一部分，首部。主要包括标题和成文时间两项内容。有的指示还要写主送机关。

　　标题多采用完全式标题，即由发文机关、事由和文种构成，如《国务院关于加强电子政务工作的指示》。

　　成文时间用括号注明年、月、日，标在标题下方正中位置。

?　主送机关，除部分针对普遍性问题而发的指示外，其他指示大都有这一项目内容。这一项目的格式与一般公文相同。

　　第二部分，正文。其结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分交代指示缘由或者根据；主体部分说明指示事项；结尾部分提出执行要求。在指示缘由后面，用“为此，特紧急指示如下”或者“特作如下指示”等语提起下文。

　　指示的缘由主要用以阐明发出指示的原因、目的、根据、意义等。

　　指示的事项是指示的主体部分。包括工作任务、指导原则、具体步骤、措施方法等项内容。其写法一般采用标序列述的方法。?求论述完整、层次清晰，表述具体明白，以便执行。

　　指示的执行要求是为保证指示得以贯彻执行，向受文者提出希望和要求。

　　第三部分，尾部。有的指示公文，标题中没有发文机关，标题下也没有设时间项，就要在尾部写上发文机关的全称和年、月、日期。如果标题中已有发文机关，可以只写时间一项。

　　指示最常见的几种形式包括政策性指示、部署性指示、全局性指示等。

　　政策性指示是专为贯彻某一重大方针政策而制发的指示。

　　部署性指示是部署某项重大任务、某项重要工作或某个重大行动所作的指示。它比政策性指示?得更具体、更明确，更便于下级遵照执行。

　　全局性指示是针对普遍性或全局性的问题而发的指示，如《中共中央、国务院关于认真做好第三次全国人口普查工作的指示》。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（13）

　　■

　　决议具有一定的实用性指导作用，单位或个人通过决议，可以对自己下一步的工作进行更好的安排和部署。议案是我国政府机关或某些特定人士才能使用的一种公文，在日常生活中，切不可随便乱用。指示是一种上级领导对下级机关布置工作的下行公文，具有一定的指导性意义。值得注意的是，指示在平级单位之间切不可混淆使用。

　　 11.如何写函、意见、制度

　　（1）函

　　函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

　　第一部分，首部。主要包括标题、主送机关两项内容。

　　标题公函的?题一般有两种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成，如《关于报送全国政府部门机关事务工作座谈会材料的函》。公务实践中，前一种标题式样用得比较多。

　　主送机关即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

　　第二部分，正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

　　开头主要说明发函缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：”等过渡语转入下文。缘由部分讲?两层意思：一是发文目的；二是发文根据。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

　　主体是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

　　结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。即或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主?部门批准等。

　　结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函可以不用结束语，如便函，可以像普通信件一样，使用“此致，敬礼”。

　　第三部分，尾部。一般包括署名和成文时间两项内容。

　　署名写上机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。

　　函最常见的形式包括建立业务关系函、答复客户建立贸易关系函、老客户联络问候信函、索取样品函、询价函、回复商业询购函、报价函、要求约见信函、答复求职者信函?多种。

　　建立业务关系函，是为了企业的生产与销售，通过多种途径了解客户后，经论证值得与之建立贸易关系而与之联系所用的信函文书。

　　答复客户建立贸易关系函是企业收到希望建立贸易关系函后，迅速按对方要求完整地答复所用的商业信函。

　　老客户联络问候信函是企业为了巩固与老客户的关系，在厂庆、节日等特殊的日子，寄给他们联络信函，并在节日中对他们表示祝贺。

　　索取样品函指要求对方提供样本及样品的信件。

　　询价函是由买方向卖方就某项商品交易条件提出的询问。询价目的是请对方报价，询价对交易双方?没有法律上的约束力。

　　回复商业询购函是指企业（公司）收到的询问（询价、询购）信后，予以回复的商业信函。

　　报价函是指卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。

　　要求约见信函是推销员为了推销其产品及服务，给客户的要求约见的信函。它比冒昧求见更有礼貌和效率。

　　答复求职者信函是人事部的负责人向求职者答复是否安排面试或者录用的答复信函。

　　（2）意见

　　意见并不是人们常常说的“提意见”的“意见”，而是领导机关常用的公务文书之一，是用于对重要问题提出见解和处理办法的一种事务性公文形式。

　　意见通常由首部、正文两部分组成，有的还有附件，但一般没有尾部。其格式、内容和写法如下：

　　第一部分，首部。一般包括标题和成文时间两项内容。不过，有的在成文时间前注明发文机关名称；有的以文件形式直接行文下发的意见还有主送机关的项目。

　　标题一般由发文机关、事由和文种构成。例如《中共××市委组织部关于×××的意见》。

　　在标题中标明发文机关名称的，一般于标题之下用括号注明成文的年、月、日期。但标题中省略发文机关一项的，有的于成文日期前注明发文机关，有的不在此处注明发文机关，却将其署于正文之后。

　　第二部分，正文。意见的正文部分大都包括发文的缘由和具体意见两项内容，个别的还有贯彻执行的要求。所谓发文的缘由，具体是指提出意见的背景、依据、原因、目的等，表述文字可长可短。有的具体意见在正文结束时有结尾部分。结尾部分的内容，大多是提出要求。

　　（3）制度

　　制度，作为一种公务文书，不是指在一定条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系，如政治制度、经济制度等，而是指一个系统或单位制定的要求下属全体成员共同遵守的办事规程或行动准则，如工作制度、财务制度、作息制度、教学制度等?

　　制度的内容由标题和正文两部分组成。

　　第一部分，标题。标题由发文机关、事由和文种三部分组成，但很多时候标题中省去发文机关，只写事由和文种。发文机关、发布日期写在标题下用括号标注。

　　第二部分，正文。一般分三部分写：写明制发制度的缘由，用“特制定本制度”一语承上启下；写明各种具体条文，即制度的具体规定是什么；写实施范围、生效日期、修订权、解释权等内容，并且视其内容决定是否分章写。

　　例文：

　　用电管理制度

　　（××厂××××年×月×日发布）

　　为了合理利用国家电力资源?充分发挥用电设备潜力，达到安全、经济、合理、节约用电目的，特制定本制度。

　　第一条　加强用电管理，严格用电制度。实行内部合同制，每月根据生产、工作任务把用电指标下达到车间、部门，做到日清、旬结、月考核，实行节奖超罚，充分调动各用电部门的积极性。

　　……

　　第六条　各部门要经常开展节约用电常识，使有限的电力资源在我厂发挥应有的作用。

　　第七条　全厂车间、部门都应自觉执行，本制度自公布之日起生效。

　　第八条　本制度的修改权、解释权归厂职工代表大会。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（14）

　　函是在日常生活中运用最广泛的公文方式之一。无论是哪一种函，都要求礼貌客气，以便能够更好地得到对方的答复或获得有关部门的批准。

　　制度是工作中需要大家共同来遵守的一种行为规范，在写作制度时，应尽量将意思表达明确，通俗易懂。

　　 12.如何写规程、计划、办法

　　（1）规程

　　规程是对某一事项或操作在一定范围内要求人们遵守的统一的要求和程序，其目的是规范人们的行动，以便有一个正常的生产和活动的程序。

　　规程的基本格式一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。

　　第一部分，标题。一般采用“××操作规程”、“××活动规程”的形式。

　　第二部分，正文。分条写出规程的各项具体内容，一般要包括整?活动的每个环节。

　　第三部分，署名和日期。一般写在正文的右下方。有的也可不要署名和日期。

　　写作规程时要注意以下几点：

　　第一，各项要求和程序要以科学为依据，不能脱离实际。

　　第二，内容要具体、准确。要按逻辑顺序，分清条理。

　　第三，语言要通俗，文字要简洁，并且要易懂易记，便于操作。

　　例文：

　　电工安全操作规程

　　一、工作前必须穿好工作服、胶鞋，戴好胶皮手套等，一切防护用品必须正确使用。

　　二、一切电气设备在未经检查、证明无电之前，应一律以为有电，作有无电试验?须用试电工具或仪器进行，不论在任何条件下，绝对禁止用手摸导电部分，或试验设备等。

　　……

　　十二、在特殊情况下，必须带电工作时，要保证带电作业绝对安全，禁止单独一人进行，必须有一熟练技工随同监护指挥，负责安全责任。

　　（2）计划

　　计划，是机关内部的部门或个人为完成一定时期的特定工作事先所作的书面安排和打算。

　　所谓计划是一个统称，即常见的“规划”、“部署”、“安排”、“设想”、“打算”、“工作纲要”、“工作要点”、“工作意见”，等等，都属于计划。但规则、部署、安排、方案更加具体，约束力较大，规定性较强。

　　计划的内容一般由标题、正文、落款三部分组成。

　　第一部分，标题。标题即计划的名称，可分为全称式标题、简称式标题和文章式标题三种。

　　全称式标题，包括制订计划的机关或单位名称、计划的适用时限、计划的内容及计划的种类四项，如《××省“九五”期间经济和社会发展规划》。

　　简称式标题，包括计划的适用时期、计划的内容和计划的种类三项。

　　文章式标题，一般按计划的主题或要达到的目标拟定，多用于政府及主管部门作计划工作报告使用，如《团结起来，为实现我市“九五”计划而奋斗》。

　　第二部分，正文。正文是计划的主干和核心。一般包括目的和依据、目标和任务、措施和步骤、执行希望四个部分：

　　目的和依据部分即计划的前言。一般不设小标题，篇幅不宜太长，实际上是写明“为什么做”、“依据什么做”、“能不能这样做”，是计划的纲领。

　　目标和任务部分实际上是明确“做什么”、“做到什么程度”，是计划的核心。可设小标题，也可用序数分条列项，具体写明计划的目标、任务和各项主要指标。要求在行文上条理清楚、层次分明，根据目标、任务、指标的地位和关系，分出轻重、主次、详略。特别是常规性、综合性计划，更要注意突出重点和特点。

　　措施和步骤部分要求具体回答“怎么做”、“什么时候完成”。应详细说明实现计划的各种措施和步骤安排，即如何执行计划、如何分工配合、如何检查考核等。可分条列项，逐一表述。这部分要注意操作性，措施要实在，职责要分明，安排要具体，以便执行和检查，要坚决避免用原则和一般要求代替具体措施和步骤。

　　执行要求即计划的结语。一般用一个段落，篇幅不宜太长。在这部分简明扼要地提出执行本计划的希望、要求和注意事项。要有针对性和鼓动性，以激发执行者的热情和信心。有的计划没有结语，目标任务、措施步骤写完就结束全文。

　　第三部分，落款。多数计划有落款。落款包括制订计划的单位名称或个人姓名、计划定稿的日期。需要上报的计划，特别是经济计划，通常还要加盖印章。有的计划没有落款，而把署名和日期放在标题下。

　　此外，在考虑计划的结构格式时还应注意与计划有关的材料、图表，如果在正文中不便表达，可作为计划附件放在正文之后。

　　计划最常见的形式包括工作计划、个人学习计划等。

　　工作计划是指机关单位、部门、个人为完成预定工作目标和任务而制定的计划。

　　个人学习计划是个人为完成预定学习目标而制订的计划。

　　（3）办法

　　办法，是依据一定法令、条例的原则而制定的具体规章，可以说是某特定法令、条例的具体化。办法是一种介乎于条例、规定与细则之间的一种法规性文体。它适用于各级各类行政机关，应用面很广。

　　办法由标题、签署和正文三部分组成。

　　第一部分，标题。标题有两种写法：一种由“机关”加“事由”加“文种”组成，如《中华人民共和国枪支管理办法》；一种由“事由”加“文种”组成，如《机动车辆管理办法》。

　　有的办法在实施、执行过程中还需要进一步完善、修改?可以在标题中加上“暂行”。

　　第二部分，签署。签署标明发布机关和发布日期。签署置于标题之下。有的只标明某机关批准日期。

　　第三部分，正文。办法的正文由序言、主体和结尾组成。

　　序言说明制定本办法的目的、依据、原则和要求。

　　办法的主体部分，将具体措施、具体做法，按一定顺序逐条列出，规定明确、细致、周全、切实可行。

　　结尾一般用来交代实施日期、解释权归属和有关实施的说明。也有一些办法用一句话作结语的。

　　例文：

　　××院知识创新工程试点全面推进阶段

　　深化分配制度改革?实施办法

　　（2008年9月1日起开始实施）

　　为全面落实《××院知识创新工程试点全面推进阶段科技创新队伍建设和发展教育行动计划纲要》，深化分配制度改革，实现知识创新工程全面推进阶段的各项目标，特制定本实施办法。

　　全院各知识创新工程试点单位（以下简称试点单位），均应实行以基本工资、岗位津贴、绩效奖励为基本框架的“三元”结构分配制度。

　　1.基本工资，由现行工资制度中的职务工资、标准津贴和各种补贴组成，根据国家现行政策变动或调整，所需经费按现行渠道列支。

　　2.岗位津贴，与岗位聘任制度紧?挂钩，根据岗位性质及职责设立相应的津贴标准。岗位津贴所需经费在创新经费中列支，原则上其总量控制在创新经费的15%~20%以内。

　　3.绩效奖励，应在“三元”分配结构中占主导地位，与对外争取经费的数量和完成任务的绩效挂钩。所需经费从争取到的纵向、横向任务经费及其他收入中按规定比例提取。

　　……

　　本实施办法自下发之日起施行，由××局负责解释。

第五章　“笔杆子”是检验秘书文字功底的唯一标准（15）

　
　　计划的实用性非常强，我们在列具体计划的时候，一定要考虑计划的可行性。另外，计划的项目不要过于复杂，以免不利于执行。

　　办法在日常生活中运用十分广泛，一些可操作性强的具体措施也应在其中加以说明，以便清晰明了。

　　 13.如何写规定、规则、规划

　　（1）规定

　　规定，是国家机关、社会团体、企事业单位针对某项具体工作或专门问题所提出的要求和规范，由主管部门或机关依据国家的法律政策制定。

　　规定由标题、签署和正文三部分组成。

　　第一部分，标题。规定的标题有两种写法：由“发文机关”加“事由”加“文种”组成。如《国务院关于农民个人或联户购置机动车辆和拖拉机经营运输业的若干规定》。由“?由”加“文种”组成，如《女职工劳动保护规定》。有的规定为“暂行”，要在标题内标明。如《关于全国性专业公司管理体制的暂行规定》。

　　第二部分，签署。签署标明发布机关和发布日期。规定的签署有两种方式：涉及问题重大、面广、发文单位级别高的规定，签署置于标题之下。普通的规定，标题中已标明发布单位，签署时可不签发文单位，只标明时间就可以了。

　　第三部分，正文。规定的正文，同“条例”相比，写法上比较自由灵便。一般由开头、主体和结尾三部分构成。

　　开头简明地交代制订规定的目的和缘由，即说明为什么要作?这种规定。

　　主体部分即规定事项。所谓的“规”和“定”，既要有原则性要求，又要有具体措施和办法。规定的主体要有所提倡、有所反对，要明确“可以怎样”、“不可以怎样”，特别是对职责、权益、奖惩等问题要有具体措施。

　　规定的结尾一般以生效日期、实施要求或解释权归属为内容，有些程序性的附加说明也可归入结尾部分。

　　值得注意的是，规定一般由机关部门或主管部门制定，普通个人不能制订规定。

　　例文：

　　 　　 北京市人民政府

　　　　关于加强自行车交通管理的规定

　　为进一步贯彻《北京市道路交通管理暂行规则》和《北京市道路交通管理暂行处罚规则》，加强自行车交通管理，除全面执行已有规定外，特重申并补充以下规定：

　　一、骑自行车者，必须遵守以下规定：

　　1.沿路靠右行驶，禁止逆行。禁止在便道上骑行。在划有机动车和非机动车分道线的道路上，禁止在机动车道上骑行。

　　2.转弯要提前减速，并伸手示意，不准突然猛拐、争道抢行。横穿划有上、下行四条以上机动车道的路段，必须推车从人行横道内通过。

　　3.在城镇地区和公路上不准骑车带人。骑车不准扶身并行，不准双手离把，不准攀扶其他车辆，不准拖带车辆，不准追逐竞驶。

　　4.在交叉路口遇有停止信号时，必须停在停止线以外的非机动车道内，不准越过停止线或绕行通过。

　　5.停放自行车，必须停放在存车处或指定地点；在未设存车处的地区，必须靠便道里边停放或放在不影响交通的地方。

　　二、对违反规定的，要给予批评教育，并分情况，处以五角或一元罚款。拒不接受处理的，按规定加重处罚。

　　三、严格执行以责论处的原则，完全由于骑车人违反规定造成交通事故的，由骑车人承担全部责任。

　　四、本规定由市公安局负责实施。

　　　　　　　　　　××××年×月×日