任務纏身

    在辦公室常常見到這樣一種情況：看到了一項驚人的預測之後，甚至在仔細閱讀這一消息之前，你就迫不及待地離開辦公室，要把這個消息告訴給你的同事。

　　根據一家知識管理研究公司Basex的調查，因為工作被打擾，美國經濟每年要遭受至少6500億美元的損失。分析師強納森·斯比拉（Jonathan B. Spira）和大衛·高茲（David M. Goldes）認為，一名現代腦力勞動者一天工作中有近28%的時間，或者說2.1個小時，去應付不必要的打擾。他們的這一論斷基於過去三年的調查和採訪。

　　當然，如此令人吃驚的論斷肯定會令人質疑，按此推論，工作中的干擾幾乎消耗了美國國民生產總值的5%。然而，這些研究者對由各種打擾和同時做幾件工作而導致“工作碎片化”的擔憂卻並非無的放矢。最新的研究證明：那些便於我們聯絡和完成工作的新技術，如電子郵件、即時通訊手段、手機和PDA，同樣可能削弱我們的生產率。

　　例如，在2005年的一項調查中，加州大學爾灣分校的研究者發現，一家外包公司的資訊工人平均每隔11分鐘就可能被打斷一次。每轉移一次注意力，他們需要額外25分鐘時間才能回到原來的工作中去。斯比拉和高茲認為一名英國研究者所做的分組智商測試能解釋這一問題，在測試中被電子郵件和電話鈴聲所分心的小組所得的分數比那些不受干擾的控制組平均低十分。

　　一些觀察家指出，多重任務和干擾幾乎使我們發瘋。注意力缺失紊亂（ADD）方面的專家、醫學博士愛德華·哈勒威爾（Edward M. Hallowell）提出，越來越多的人表現出他稱之為“注意力缺失特徵”的症候。他們工作無比忙碌卻缺乏條理，“過著我所謂的極致的現代生活”，哈勒威爾說。

　　倒U曲線

　　當然，同時做幾件工作有利有弊，麻省理工學院2006年的一項研究就證明它可以提高生產率。思南·艾瑞爾(Sinan Aral)、艾裏克·布林約夫森(Erik Brynjolfsson)和馬歇爾·範奧斯丁（Marshall Van Alstyne）對一家高管獵頭公司的員工進行了研究，回顧了五年以來近1300個專案，並且連續十個月監控了12.5萬余封電子郵件。他們發現，員工收入“不僅與他們工作速度成正比，而且與他們能同時應付多少件任務同樣有關聯”。能夠同時應對多項任務的人雖然完成每項任務的速度要慢一些，卻能比別人完成更多的專案。

　　但是麻省理工學院的研究者也發現，員工能同時擔當的多重任務與工作效率的關係是呈倒U型的，雖然一開始同時進行的工作越多，效率也就越高，但是這一關係到達一個頂點之後，“邊際回報會遞減，此後再增加同時進行的任務則產出為負”。此前的一些研究也顯示，同時進行多項任務必然產生“認知轉換成本”，隨著任務的累積，效率必然降低，錯誤也將增加。

　　加州大學洛杉磯分校2006年的另一項實驗顯示，同時進行多項任務會導致學習無法處於最佳狀態。在實驗中參與者被要求學習簡單的分類任務，同時通過功能性核磁共振造影檢測他們的腦部活動。實驗前期沒有任何干擾，後期則要求他們在做分類任務的同時數電子儀器的“嘟嘟”聲。雖然參加實驗者在兩種環境下表現得同等優秀，但是核磁共振造影顯示他們在不同情況下使用了大腦的不同部分。沒有分心的時候，他們使用的是大腦與靈活學習相關的部分——海馬；當需要同時做兩件任務時，他們使用的是大腦與習慣性學習相關的部分——紋狀體（the striatum）。

　　“這些研究結果揭示了在同時做幾件任務的狀態下學習的成果：雖然分心不會降低學習的整體水準，但會導致在新情況下應用獲得的知識的靈活度降低。”主持研究的卡瑞恩·福德（Karin Foerde）、巴巴拉·諾爾頓（Barbara J. Knowlton）和拉舍爾·鮑得拉克（Russell A. Poldrack）總結說。

　　紊亂的世界

　　愛德華·哈勒威爾認為，同時做幾件事情可能會很不錯，因為可以增加工作的多樣性。但是他認為那種從試算表到電子郵件，再到網頁，然後到黑莓手機的注意力快速轉換的多重任務卻可能給工作帶來損害。哈勒威爾的新書《忙得發瘋》（CrazyBusy）提供了“一些應對注意力缺失紊亂（ADD）了的世界的策略”。幸運的是對於那些注意力不易集中的人，這本書可以在兩到三個不被打攪的晚上讀完。

　　哈勒威爾認為，工作和生活的快節奏幾乎已經給每個人打上了難以治癒的注意力缺失紊亂（ADD）的烙印。他們可能“有很多項目在同時進行卻常常無法按時完成而不得不推遲；經常憑衝動做出一些決策，因為頭腦超負荷運轉；覺得自己如果把所有的事放在一起做的話可以完成更多……而且常常覺得忙得不可開交，卻又感到效率並不高。”

　　這聽起來很熟悉麼？也許不是。至少大多數人會覺得，一天中他們沒有足夠的時間來處理自己該做的事，而且情況正變得越來越糟。哈勒威爾的書為改善這種狀況提供了許多有實踐意義的建議，其中很多與合理安排時間的課程相似。

　　對於那些太忙而沒有時間讀書的人，可以參考哈勒威爾在接受採訪時提出的如何平靜下來重新集中注意力的一些要點：首先，控制你的生活，雖然你很清楚這種控制有可能並不可行或者有利；第二，排序——明確哪些任務最重要；第三，重新修復那些被現代科技打破的邊界。“關上門，關掉手機，”他建議說，“為你的一天確定一個完結點，並且確保自己享有不被打攪的空間。”

　　怎樣才能從老闆手中拿回對自己的控制權，或者說保持自處的空間呢？如果像大多數財務人員一樣，每天中的大多數時間你的門始終要保持敞開狀態隨時待命，又該怎麼辦呢？

　　“那麼，”哈勒威爾回答說，“你要進行‘溝通’，要和上司或客戶說：我很忠誠，我會做你想要的一切。在此基礎上，該如何更好地讓我為你工作呢？讓我們來看看你是如何使用我的腦力的吧。當我隨叫隨到時，當你打攪到我的工作時，其實付出了相當的成本。因為我不可能馬上重新回到我正在做的事情中去。我想你應該知道，當你隨心所欲地打斷我時，會讓我喪失一定的生產率和工作效率。”

　　這並非和老闆較真，哈勒威爾堅持說。但是如果你不能和上司順利進行這樣的談話，“那你應該換一個工作，因為那意味著你的處境不容樂觀”，他說。

　　最後，組織好工作、設定好邊界、掌握了時間管理的方法仍舊不夠，哈勒威爾認為。情緒也是很重要的，人們常常低估了情緒在自己達到最佳表現時所扮演的角色。“正在身形消瘦處境糟糕的時候，卻可能將工作組織得非常好，但仍會感到面對現代生活的巨大壓力。”他寫道。因此他建議要保持充足的睡眠、健康的飲食，而且保證每天都有一些積極地與人溝通的機會。

　　“你不是一個機器，”哈勒威爾說，“能否管理好自己的大腦正是成敗關鍵之所在。”並且快樂的大腦“更會思考”。