贸易有限公司介绍:资金管理

资金管理制度目录

第一章：总则

第一条：                                                   目的

第二条：                                                   定义

第三条：                                           资金管理原则

第四条：                                         资金管理责任制

第二章：资金的支付与审批

第五条：                                           资金支付流程

第六条：                                         资金预算和审批

第三章：现金管理

第七条：                                               库存现金

第八条：                                           现金支付范围

第九条：                                               现金纪律

第十条：                                               现金盘点

第十一条：                                       现金提取和支付

第四章：银行账户和银行存款管理

第十二条：                                   银行账户设立和申请

第十三条：                                 收入和支出账户的分立

第十四条：                   公司间银行账户之间的资金划拨的程序

第十五条：                                         银行存款管理

第十六条：                                         账户使用原则

第五章：票据及有关印章的管理

第十七条：                                             票据管理

第十八条：                                             支票管理

第六章：资金报告制度

第十九条：                                         资金报告制度

第七章：制度完善制度

第二十条：                                         制度完善制度

样表：

1.      《资金使用审批表》

2.      《预算外资金使用申请表》

3.      《内部资金划拨单》

4.      《月度资金预算表》

5.      《资金日报表》

6.      《现金盘点表》

7.      《银行余额调节表》

8.      《银行存款转账审批单》

资金管理制度

第一章    总 则

第一条：目的

为了引导公司加强对资金的内部控制，保证资金的安全，提高资金的使用效益，根据      经营特点，参照国家有关法律法规，制定本制度。
第二条：定义

本制度所称资金包括集团和各分/子公司所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。

第三条：资金管理原则

(一)              不相容职务分离原则 

    集团及各分/子公司需建立资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保资金管理上的不相容岗位设置相互分离和监督。主要包括以下内容：

1.      资金支付的审批与使用岗位分离，原则上是使用者提出申请，上级领导审批；

2.      禁止一人控制有关资金支付的全过程；

3.      出纳与会计岗位分离，不得相互兼任，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务等账目的登记工作；

4.      财务部长负责审计、稽核出纳的工作，审核所有资金收入和支出；

5.      集团财务管理中心资金管理部负责对各级财务部货币资金工作进行审计。

(二)              资金预算控制原则

资金使用严格执行公司预算制度，先计划后使用，尽量减少预算外支出，需预算外支出，应附经审批的预算外资金使用文件，或经上级财务领导的特别批准。

(三)              资金审批原则

任何资金支出必须采取“先审批、后使用”的原则，严格按照集团及各分/子公司的资金审批制度审批，特殊情况需要按照权限向有关领导口头请示，后补办审批手续，禁止“先使用、后审批”。

第四条：资金管理责任制

1.      各单位应建立健全资金管理责任制，集团财务总监及分子公司总经理是资金管理的第一责任人。

2.      各级承担资金审批责任的领导，应根据公司的规章制度和业务的具体情况，本着对公司和个人负责的原则行使资金审批职权，上级领导对审批事项产生疑问或不同意申请的资金支付项目时，首先应向已签字同意支付的最高领导进行追问。

3.      财务部长负责资金的日常管理和监控，并对资金的安全负责。

4.      出纳对资金安全承担直接责任。

第二章   资金支付与审批

第五条：资金支付流程（限于支付出差借款、固定资产构建采购、大宗办公用品的采购、其他大额资金的使用，日常费用是否履行“资金使用审批手续”）

各公司财务部门需严格按照规定的权限和程序办理资金支付业务。

1.      支付申请：有关部门或个人用款时，经办人应当提前向直接上级提交资金支付申请，填写《资金使用审批表》，注明款项的用途、金额、支付方式等内容，并根据审批事项的需要附相关有效经济合同、原始单据或证明，采购业务需附经批准的采购申请书。    

2.      主管领导审批：所有资金申请事项须首先向其所属部门的部长和主管副总提出申请。审批的关键点是：

1)    支付项目是否真实？

2)    收款单位是否与项目执行中供货或劳务提供单位一致？

3)    与收款单位之间是否存在影响付款的其他因素如业务纠纷等？

4)    付款金额与进度是否与项目执行以及合同规定相符？

3.      财务审核：财务部部长应当对经主管领导批准后的资金支付申请进行审核。

审核的关键点是：

1)    审核资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确？

2)    手续及相关单证是否齐备？

3)    支付方式是否恰当、金额计算是否准确？

4)    收款单位是否合乎合同或约定的要求？

5)    公司目前资金安排情况和支付能力，以及具体付款额度建议。

4.      最终审批：审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行最终审批。(应有资金审批权限表)对不符合规定的资金支付申请，审批人应当拒绝批准。  最终审批的关键点是：

1)    审批程序是否符合公司规定？

2)    中间主管审批和财务审核是否完整？

3)    签字人是否存在不适宜执行审批职能的情况？

4)    该付款项目和额度是否符合当前公司经营需要？

5.      填制支付票据：

1)      预付款项、应付款项余款的支付应填制《支出凭单》，并附客户、供应商收据，电汇支付款需客户供应商、客户以传真方式将支出凭单收款人处签字后传回我方或由经办人代签，经办人应负责将收据、发票催回。

2)      费用报销、资产购建的确认应填制《报销单》，并附合法合规发票。

3)      本公司人员借款使用《借款单》。

4)      上述票据应与《资金使用审批表》填列项目一致。

5)      支付票据审批程序与《资金使用审批表》审批程序一致。

6.      办理支付：出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。对经所有审批程序批准后的资金申请，由财务部长统一安排，交由出纳人员办理支付手续；在支付前出纳应做最终复核，如果复核发现问题，则应向财务部长提出，由财务部长要求相关部门整改，再次经批准后方可支付。 不符合规定项目，审批人强行要求支付，性质或金额重大的，需及时直接向各分子公司总经理、集团财务总监或董事长汇报。   本着对公司和自己负责的原则，支付后务必在相关票据上盖付讫印章。出纳复核的关键点是：

1)      审批程序是否完整并符合公司规定？

2)      审批签字是否真实齐全？

3)      收款单位、支付金额、支付方式是否正确？

4)      公司账面是否有足够余额付款？如果可能出现透支现象，应立即向财务部长报告。

7.      登记入账：手续齐全符合规定的原始凭证应及时制作记账凭证，登记日记账，借据3日内未报销处理应及时挂帐，特殊情况请示财务部负责人做处理。每月结账前，出纳应主动提请财务负责人处理未作帐票据，禁止白条抵库。

第六条：资金预算与审批

1.      在每月20日前，各分／子公司由财务部长召集，各部门负责人参加，总经理主持“资金预算协调会”，制定下月预算，由总经办负责审核生产经营收入及费用支出，工程部（物业）负责审核工程维修项目支出，人事部负责审核人员工资费用支出，行政部审核办公费用支出等，经财务部汇总、综合平衡，编制下月《月度资金预算表》，由总经理审核、25日前报集团财务管理中心资金管理部，经审批后于当月30日前下发，下月执行。

2.      预算外资金审批

超出月度资金预算外的支出项目，或对改变资金用途，需向集团财务管理中心提出《预算外资金使用申请表》，根据支出内容，集团财务管理中心主任与相关部长审核后，报集团财务总监和董事长审批后执行。任何不符合以上审批程序的资金禁止各级财务部门支出。

3.      各公司必须按照预算审批的具体支出项目、额度和范围使用资金，禁止将预算内资金挪用于预算外项目，严禁分/子公司财务部门支付，对违规操作者，追究分/子公司总经理和财务部长责任。

第三章    现金管理

第七条：库存现金

1.      集团库存现金不超过         元。

2.      各分子公司库存现金限额根据各分子公司业务情况拟定，报集团财务部批准后执行。

3.      集团及各分子公司应当加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金应当及时存入开户银行。 

第八条：现金支付范围

1.      尽量使用银行代发工资工具，只有特殊情况下才可以现金方式支付职工工资、各种工资性津贴；

2.      个人劳务报酬，包括讲课费及其他专门工作报酬；

3.      支付给个人的各种奖金；

4.      各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出；

5.      向个人收购生产材料支付的价款；

6.      出差人员必须随身携带的差旅费；

7.      1000元以下的零星支出；

8.      因采购地点不确定、交通不便、抢险救灾以及其他特殊情况，无法办理转账结算必须使用现金的其他情况。原则上尽量减少以现金方式支付。

第九条：现金纪律

1.      现金收入应当及时存入银行，不得“坐支”现金。每日现金收入所开收据必须与银行现金存款单金额一致，且必须当日登记现金日记账，银行存款日记账。即收入类科目所对应的科目必须为银行存款，这一规定仅限于出纳填制的此类业务凭证。

2.      不属于现金开支范围或超过现金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算，特殊情况需请示财务部部长。子公司财务部部长现金支付权限为5000元，除上述现金支付范围规定外。    

3.      借出款项必须执行审核批准程序，严禁擅自挪用、借出资金。    

4.      取得的资金收入必须及时入账，不得账外设账，严禁收款不入账。    

5.      必须建立健全现金账目，逐笔记载现金收入及支付，账目要日清月结，做到账款相符，不得白条抵库。不能及时处理的白条且不具入账规定的条件，应经上级领导同意。

6.      子公司未经总经理及集团财务管理中心财务总监批准不准与外单位之间相互借用现金；

7.      不准谎报用途套取现金；

8.      不准利用银行账户为其他单位和个人套取现金；

9.      不准将单位收入的现金以个人名义存入储蓄，集团特批除外；子公司因特殊业务需办理以个人名义的单位储蓄业务的，应向集团财务管理中心资金管理部备案。

10.  不准保留账外公款（即小金库）；

 第十条：现金盘点

1.      集团财务由资金管理部负责人、分/子公司由财务部部长定管理中心定期和不定期（每个月至少抽查一次）地进行现金盘点，年底结账现金盘点时各子公司需总经理监督，集团财务需集团财务管理中心主任监督，集团资金管理部有权抽查各子公司货币资金，确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因，做出处理。

2.      现金盘点由财务部长负责组织实施，其他人员应工作需要参与，且每次盘点至少需要三人进行。并填制现金盘点表，提供未入账单据、存折存单余额等复印件，留档备查。盘点资料出纳、财务部部长和集团财务管理中心资金管理部各一份，盘点表需签字齐全并负责。

第十一条：现金提取和支付

1.      各单位根据现金的使用和结存情况，由财务部长统一安排从银行账户中提取现金。大额现金的提取由出纳提出申请，财务部长签字审批，并将审批单随支票存根联附记账凭证后（大额现金额度为        ）。简易程序简绍信由财务部负责人管理签出。

2.      针对个人使用的现金，原则上每个人办理银行卡：把工资、出差备用金、以及费用报销的现金等直接打入个人银行账户。（下一步实施，需网银模式的建立）

3.      费用报销日为每周二、四集中办理，其他工作日不办理费用报销。

4.      只有出纳可以到银行提取现金，其他人不得提取现金。

第四章：银行账户和银行存款管理

第十二条：银行账户设立和申请

1.      集团及各分、子公司开设或变更银行账户，要向集团财务管理中心提出申请，填写《银行账户设立与变更申请表》，报集团财务管理中心主任审核批准。其他任何人无权设立账户。

2.      集团财务管理中心资金管理部负责不定期检查、清理银行账户的开立及使用情况，提示子公司财务部部长及时撤销不使用的账户。

3.      集团财务管理中心资金管理部编制集团及分公司银行账户统计一览表，并及时更新。

第十三条：收入和支出账户的分立（为集团公司实施资金统一管理和收支俩条线做准备）

1.      各分、子公司原则上只能开设两个账户，一个基本户，一个方便就近存现户（即收入账户）。

2.      当地银行开设的收入账户，是各单位将所有资金收入存入该户，并严禁支付费用的一般账户。

3.      当地银行开设的支付账户，该账户用于预算内资金的付款。该账户只办理现金支付业务及必需通过当地银行办理的相关业务，如：支付办公费、零星采购、支付工资等预算内支出项目。

第十四条：公司内银行账户之间的资金划拨的程序

1.      公司内银行账户之间的资金划拨包括集团和分、子公司内各银行账户之间的资金划拨，以及集团与分/子公司、各分/子公司之间的资金划拨

2.      公司内银行账户之间的资金划拨需求，由集团财务部提出并填写《内部资金划拨单》，经集团财务总监批准后执行。内部资金划拨单由集团财务管理中心资金管理部连续编号并存档备查。

3.      各分/子公司接到《内部资金划拨单》后，报请分/子公司总经理批准，总经理并在《内部资金划拨单》签字。资金支付后，资金使用申请表作为原始凭证附件入账。

4.      由于集团内部资金划拨而产生的往来挂账，应在集团财务部统一协调下在调账，或与集团往来对冲、原则上应每年进行一次。

第十五条：银行存款管理

1.      出纳每月编制《银行存款余额调节表》，各分子公司财务部长审核签字，报集团财务管理中心资金管理部。

2.      集团财务管理中心资金管理部每年不定期（每年至少2次）审核子公司银行账户。审核过程中，需确定银行存款账面余额与银行对账单余额是否调节相符。如调节不符，应当查明原因，及时处理。

3.      出纳对每日发生的银行存款业务逐笔登记，银行存款日记账必须日清月结。

第十六条：账户使用原则

各单位资金收入需要打入集团规定的收入账户，收入账户禁止对外支付，可根据需要经财务部部长批准后可转入本子公司其他账户，附《银行存款转账审批单》，此单审批仅用于从收入类账户转入支付类账户。此项业务也可实行简易程序，财务部负责人或资金主管在支票头签字确认。

第五章     票据及有关印章的管理

第十七条：票据管理

1.      各单位应当加强与资金相关的票据的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。 (支票、汇票)

2.      公司应当设立专门的票据登记薄对票据的转交进行登记；各公司财务应设专人（如会计）保管收据，对出纳领取、交回的收据进行登记，保管。出纳领用收据需验旧供新对收取的重要票据，应留有复印件并妥善保管；

3.      不得跳号开具票据，不得随意开具印章齐全的空白支票；

4.      因填写、开具失误或者其他原因导致作废的法定票据，应当按规定予以保存，不得随意处置或销毁。

5.      对超过国家法定保管期限、可以销毁的票据，在履行审核批准手续后进行销毁，但应当建立销毁清册并由授权人员监销。

第十八条：支票管理

1.      支票由出纳负责保管；

2.      出纳按照支出审批表的额度，开出支票，填写收款单位、金额，日期、用途，并登记号码，领用人在支票领用册和支票存根上登记签字；

3.      禁止开出空头支票。

第十九条：印鉴管理

1.      公司应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应当由财务负责人保管，个人名章应当由本人或其授权给出纳保管，不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。

2.      按规定需要由有关负责人签字或盖章的经济业务与事项，必须严格履行签字或盖章手续。

3.      财务专用章使用登记制度 。建立财务专用章登记簿，财务专用章保管人保存，财务专用章使用人填写日期、使用内容或盖章文件、使用人签字，由集团财务管理中心进行检查并签字。

第六章   资金报告制度

第二十条：资金报告制度

1.      日报表：由各公司出纳每日编制资金日报表，当日下班前以邮件方式发送至集团财务管理中心资金管理部指定邮箱，专人汇总及时向财务总监和董事长报送资金日报表。后附《资金日报表》样表

2.      月报表：《现金盘点表》，《银行余额调节表》和《月度资金预算表》，《月度资金预算表》需将上月预算与实际数填列，每月月末最后一日下班前（节假日顺延）以邮件方式发送至集团财务管理中心资金管理部指定邮箱。

3.      资金报表务必与日记账一致，出纳应对其负责，并承担直接责任。

第七章   制度完善制度

第二十一条：制度完善制度

1.      各公司需按照本制度的要求执行，可以根据具体情况制定具体实施细则，报集团财务管理中心审核后，财务总监和董事长批准后执行。

2.      本制度由集团财务部负责解释，在执行中遇到相关问题，可以向集团财务管理中心咨询。

备注：报表电子版投送邮箱：yhjtcw2010@163.com