贝斯手李九君:Word抓取、整理网文技巧四则

Word抓取、整理网文技巧四则

─Word抓取、整理网文技巧四则

如果我们在网上发现了好文章，很多时候都会把其中的文字复制（Ctrl+C）下来，然后粘贴（Ctrl+V）到Word中。但默认情况下，你可能会发现文件的格式总是不尽人意，如段与段之间存在着较大的空白区，删也删不掉（一删两段就会挤到一起）。如果你正在为此而烦恼，那就请出我们的三板斧，给网上文章美美容。

1.复制其他文件的格式

如果只是为删除多余的空行，你可以将自己文件的格式传递给它：先从网上把信息复制粘贴到一Word文件中。然后选中自己格式文件中某一段落，按组合键Ctrl+Shift+C键以复制格式。再选择从网上粘贴内容的文件段落，按组合键Ctrl+Shift+V即可将格式粘贴过来。

小提示:这种方法在复制较大段落时比较方便，但如果只是复制文字和小段落的格式，使用格式刷会比较方便。

2.使用选择性粘贴

有时将复制的网页文字粘贴到文件后，四周还留下了表格边框以及一些多余的底色。此时我们可以通过“选择性粘贴”来滤掉不需要的格式：在IE中将需要的文字复制到剪贴板后，选择Word“编辑→选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”（如图1），单击“确定”按钮后，这些文字将会以粘贴位置的格式出现。

3.段落设置法

有时从网上下载下来的Word文件，发现字与字之间靠得很密，几乎看不清楚其中的内容，这种现象多见于网上下载的英文技术资料。如果遇到这种情况，我们可以先去除该文件的只读属性（如果有的话），再用Word打开它，按下Ctrl+A键全选所有的内容。选择“格式→段落”命令，在打开的窗口中单击“行距”下拉列表框，选择“单倍行距”（如图2）。按下“确定”按钮，再保存文件，你就可以把其中的内容看得非常清楚了。

4.解决PDF文件文字重叠

有时从网上下载到一些PDF文件，打开时会提示字体没有发现（如图3）。点击“确定”后，虽然可以看到该文件的具体内容。但却会发现很多的文字重叠在一起（如图4）。遇到这种情况，大家只有手工更改PDF文件：在Adobe Acrobat 中打开PDF文件，在工具栏中选中“TouchUp文本工具”按钮。然后选中那些位置出现错乱的文本，右击选择“属性”，打开“文本属性”窗口，从字体列表中选择SimSun或SimHei也就是宋体和黑体，就可以把当前的字体转换成宋体或黑体（如图5）。转换之后发现文本行的行高正常了，所以该文本行也就自然移动到它应该出现的地方。重复上面的步骤，把所有位置出错的文本行的字体都改为宋体后，PDF文件字符重叠的问题就完全解决了（如图6）。

编后语：

另外，小编还发现一个问题，就是有些英文程序在中文Windows下运行起来窗口上的文字显示不全。这时，我们可以使用SnagIt的文本抓取功能把它抓下来即可.

在WORD中如何快速删除人工换行符？第二次询问。

如何删除Word中手工换行符、空段和空格？

1、删除手工换行符

“编辑/替换”打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入^l（表示“手工换行符”），在“替换为”输入^z（表示“空格”）

2、删除空格

“编辑/替换”打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入^w，在“替换为”输入^z

3、删除空段

 “编辑/替换”打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入^p^p，在“替换为”输入^p

注：空段其实是由两个连续的段落标记组成的

如何删除WORD中的空格和空段

一、去掉表格和格式

    为了版面的整齐，网页文档都是以表格的形式存在的，只是一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为0，所以我们在网页上看不到表格。另外，网页文档中换行用的都是手动换行符，还有对字体等格式的设置。如果把从网页上复制的文字直接粘贴到Word中，那么它们也都粘贴进来了，这给重新排版带来了很大的麻烦。现在同事已经把网页粘了进来，可以用下面的方法解决。

从“编辑”菜单中单击“全选”，然后单击“剪切”，再单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”，确定。这样表格和各种格式都没了，手动换行符也变成了回车符（段落标记）。另外还可以从“文件”菜单中选择“另存为”，把文档保存为纯文本文件，再用Word打开，效果和上面的方法完全一样。 

如果刚从网页上复制了文字，那么在Word中可以直接执行“选择性粘贴”的步骤，这样将省事得多。

二、删除空格

网页文字中会有许多的空段和空格，在Word中排版时也需要清除。那么为什么这一步要删除空格，而不是先删除空段呢？道理是：有些看起来什么也没有的段落中可能存在空格，而有空格的段落并不是真正的空段，在Word中没法对它们批量执行删除操作。 

首先，从“编辑”菜单中打开“替换”对话框（打开后暂时不要关闭，后面的操作都要在这里完成）。把光标定位到“查找内容”文本框中，按一下空格键输入一个空格（默认情况下是半角空格），“替换为”文本框中什么都不填。单击“全部替换”，Word将删除所有的空格。你可能会说怎么我这还有许多空格呀？别急，如果这样的话，那是因为这个文档中还有另外两种空格：全角空格和制表符空格。对这两种空格，半角空格是不会把它们当一家人的，所以替换时对它们置之不理。打开中文输入法，按Shift+空格键，切换到全角状态，然后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格，“替换为”为空，再按“全部替换”，所有的全角空格也都删除了。再单击对话框中的“高级”按钮，然后单击“特殊字符”，选择“制表符”，在“查找内容”框中会出现“^t”（当然也可以手工输入），“替换为”为空，再单击“全部替换”，制表符空格也都没了。这时你的文档中保证再也见不到一个空格了。^-^ 

三、删除空段

删除空段的时机终于成熟了。在“查找和替换”对话框的“高级”模式下，两次单击“特殊字符”中的“段落标记”，“查找内容”框中将出现两个“^p”（也可以手工输入^p^p），再把光标定位到“替换为”框中，单击“段落标记”输入一个“^p”，再单击“全部替换”，文档中所有的空段全部消失

其中的道理是什么呢？请想一下，没有空格的空段是怎样产生的？不正是我们连打了两次回车之后才有的么？现在把两个连续的回车替换成一个，正好消除了那个空段。

如果有连续的空段的话，一次替换不完，你可以多按几次“全部替换”，直到提示找不到替换的对象为止。