迅速修炼成商务打印高手方案

    尽管无纸化办公喊了好多年，但很多时候我们都必须将文件打印出来与同事交流，或供老板签字。因此，找出一些好用的打印软件，挖掘一些打印技巧对于商务人士提升办公效率是相当有用的。

    方案一：节约纸张打印

    采用软件：FinePrint

    许多人遇到过这样的情况，有一个比较长的文件，在电脑上看时间长了屏幕刺激眼睛，全部打印下来页数又太多，成本算起来比买一本书还高，同时页数太多，也不利于收藏。如果能缩印到普通A4纸的1/4大小，并且双面打印，这样一张A4纸就可以印8页，裁开后装订成小册子，就太方便了。

    第一步：安装软件

    先从http://www.finePrint.cn/release/fp546chs.exe
处下载并安装FinePrint 5.46简体中文版，安装后会增加一个FinePrint的打印机。

    第二步：调整版面

    用Word打开要打印的文件，选择“文件”→“页面设置”命令，选择“纸张”标签，并设置“纸型”为A4（如图1），然后把Word中将要缩印的文稿按正常页面大小排版。

图1

    第三步：选择打印机

    选择“文件”菜单下“打印”命令，在弹出的“打印”窗口中选择打印机为FinePrint（如图2）。

图2

    第四步：设置必要参数
在图2窗口中单击“属性”按钮，弹出图3所示窗口，在其中单击“预览”标签，然后就可以设置几面、风格。并在下方“打印机”下拉列表框中选择物理打印机，设置完成后，单击“确定”按钮返回。

图3

    第五步：开始打印

    单击图2窗口中“确定”按钮即可开始打印。

    小提示

    现在很多公司都安装了网络打印机，一般都采用TCP/IP打印共享方式，这样要打印文件时，不需要总打开一部主机，非常方便。不过，如果你使用的还是Windows 9x的话，那它本身并不支持TCP/IP打印，这时就需要通过一个软件来解决。

    第一步：安装补丁

    从http://sq.onlinedown.net/soft/3732.htm处下载并安装ACITS LPR Remote Printing它类似于一个补丁，安装完成后，可以使其拥有TCP/IP打印功能。（如图4）

图4

    第二步：设置打印机

    单击“开始→设置→打印机”，双击“添加打印机”，然后单击“下一步”，选择“本地打印机”（如图5）。再单击“下一步”在打开窗口中选择网络打印机的驱动程序（如图6有可能需要驱动光盘）。

图5

图6

    第三步：配置端口

    右击刚刚安装完的打印机，选择“属性”，单击“详细资料”标签，再单击“添加端口”按钮，在打开窗口中单击“其他”，然后选择ACITS LPR Remote Printing（如图7），单击“确定”按钮，此时会打开如图8所示的窗口，在其中输入网络打印机的IP地址（如192.168.0.8）即可。

图7

    小提示

    ★在图8窗口中取消Send bANNer page control flag项，则不会在打印材料前打印一张打印者身份的信息。

    小知识 

    Windows 2000/XP如何配置TCP/IP打印机

    Windows 2000/XP本身支持TCP/IP打印，我们只要先得到打印机的IP（如192.168.0.8），再选择“开始”→“打印机和传真”，双击“添加打印机”图标，单击“下一步”，然后选择“本地打印机”，同时取消“自动检测并安装我的即插即用打印机”项（如图9）。单击“下一步”，在打开窗口中选中“创建新端口”项，并单击下拉列表框，选择Standard TCP/IP Port（如图10）。单击“下一步”，在打开如图11所示的窗口中的“打印机名或IP地址”中输入网络打印机的IP地址（如192.168.0.8）。单击“是”按钮，再在打开窗口中选择网络打印机的驱动程序（如图12）。完成后，在Office或其他程序中打开打印窗口，再选择安装好刚安装的网络打印机即可打印输出了。

图9

图10

图11

图12
方案三：稿纸打印

    采用软件：wps Office 2005个人版

    大家在平时用电脑编写文件时，有时可能需要将文章用稿纸方式打印出来。这方面，WPS Office 2005做得比较好。

    第一步：下载/安装软件

    从http://download.zol.com.cn/detail/11/105750.shtml处下载并安装WPS Office 2005个人版。

    第二步：设置稿纸方式

    在WPS Office 2005中写完文章，选择“格式”→“稿纸设置”，在打开窗口中选中“使用稿纸方式”，再选中“换行”下两个复选框（如图13）。

图13

    第三步：打印输出

    如图14是其效果图，怎么样，还不错吧。OK后，直接打印出来就好了。

    小提示

    ★在以往版本的WPS中设置稿纸方式时，在稿纸的上方会有“第X页  共X页”、下方会有“20×15”、“WPS2000集成办公系统”“WPS Office”等字样出现，影响美观，而一般用户又无法去除。最新的WPS Office 2005不再有此问题。

    在某些特殊场合，我们需要把文字变成图片，如在用Authorware制作课件时，为了保证所用的特殊字体不会因为其他电脑未安装而失去原有效果，就要把文字变成图像后再插入；我们在做宣传或者为了避免乱码而给台湾友人发Mail、有时不想给别人TXT或Word文件时等等。不过，要将内容打印成图片，我们无需花费分文！

    采用软件：SnagIt 8

    第一步：安装打印机驱动

    从http://download.zol.com.cn/detail/12/110020.shtml处下载并安装SnagIt 8，在安装过程中，选中图19中的SnagIt Printer，这样在Windows系统中就安装了一个名为SnagIt 8的虚拟打印机，它能截获所有Windows程序的打印操作，并将其抓取为图像。在Windows XP系统中，通过“控制面板”打开“打印机和传真”，就会看到刚刚安装的名为“SnagIt 8”的打印机。（如图19）

图19

    第二步：打印成图像

    启动应用程序，如Word 2003，打开相应文档，执行“文件”菜单下的“打印”命令，选择“SnagIt 8”打印机（如图20），或根据需要选择上面新添加的不同属性的SnagIt打印机，该虚拟打印机就把文档打印成了图像，并显示在“SnagIt捕获预览”窗口中（如图21）。接着，我们就可以将其保存为所希望的格式。

图20

    打印出的图像首先出现在“SnagIt捕获预览”窗口中，如果文档内容多于一页，可通过预览窗口的工具栏上的Prev Page（“前一页”）、Next Page（“下一页”）进行翻页查看。在预览窗口中执行Output（输出）菜单下的Property（“属性”），打开对话框（如图22），选择好文件格式、文件名以及输出文件夹，然后单击工具栏上的“完成输出”按钮，即可把图像按要求输出。文件格式若为“TIF”，则捕捉的多个页面会保存在一个“超长”的TIF文件中，通过acdsee可打开并进行一页一页的查看；若文件格式为其他，则所有页面会以每个页面一个文件的形式保存在“输出文件夹”所指定的文件夹下；若执行“文件”菜单下的“另存为”，则只保存当前页。

图22

    小提示

    利用SnagIt的虚拟打印机，不仅可以把文字变成图像、图像格式转换和添加特效，还可以模拟出真实的打印过程，预览最终打印效果。

 折页打印

    这个不要工具，只是在Word中用域实现。事实上，我们完全可以再出一期专题，专门讲一些打印方式的手工实现技巧集锦。