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市纪委 监察局机关档案管理制度

为加强机关档案管理工作，确保档案资料的安全和档案管理的规范，依据《档案法》和市档案局有关规定，结合委、局机关实际，特制定本制度。
    一、档案管理
    1、各室、各派出纪工委的档案管理工作要指定专人负责，对各种载体的档案资料要及时归档，妥善保管，需委、局统一管理的档案资料年底前移交市纪委档案室。档案室定期向市档案馆移交档案资料（10年一次）。
    2、对委、局形成的各种载体的档案资料，档案室应收集齐全。接收各室、各纪工委档案资料，要严格检查，发现装订不合格的案卷要重新整理、立卷归档，保证档案的质量。
    3、档案室应配备必要的温湿控制设备，每天记录温湿度一次，高温、高湿季节温度控制在280C以下，湿度控制在50％—60％以内，最大限度延长档案寿命。
    4、档案室严禁吸烟及明火或存放易燃易爆物品。
    5、档案室要有防光、防虫、防潮、防火、防盗措施，以保证档案安全。
    6、负责档案管理的工作人员要是定期检查档案设施，发现问题及时处理。
    二、档案借阅
    1、借阅档案资料，应保护档案的完整，不得拆散案卷或抽去其中张页，不得在文件上划线、打叉或涂改，不得污损案卷。
    2、借阅档案资料应办理登记手续，按期归还，并负责将利用档案资料的情况反馈给档案管理人员。
    3、查阅档案室的机密和绝密档案资料需经秘书长批准，一般不准借出档案阅览室。
    4、需复制或摘录档案室的涉密档案资料，需经秘书长批准，办理登记后，方可在本委（局）机关内复印或抄写。
    5、未经秘书长和档案部门同意，不得公布档案材料。
    6、外单位需查阅档案室档案资料时，需凭正式介绍信，经办公室主任同意后方可借阅，查阅绝密和机密档案资料须经秘书长批准，查阅案件检查或审理档案资料，须经分管案件检查或案件审理工作的副书记批准。
    7、各室、各派出纪工委应建立严格的内部档案资料借阅制度，严防档案资料丢失和各种失泄密事件发生。

市纪委监察局档案管理制度

一、档案管理人员必须严格遵守相关保密法律法规，不得超越制度向任何人提供档案或擅自扩大档案使用范围。外单位人员查阅档案，必须持查阅人单位的介绍信，并经办公室主任批准后方能查阅。查阅档案必须严格按规定办理手续填写档案查阅登记。本委机关工作人员查阅档案，需经办公室主任批准，并填写档案查阅登记表。

二、任何人未经批准不得擅自复制、摘抄档案，不得向他人泄露档案内容。

三、查阅档案只能查阅能够说明问题的部分，不得将档案带出阅卷室查阅。

四、档案一般不外借，特殊情况经批准借用的，必须严格登记手续。

五、非档案管理人员未经许可一律不得进入档案室。

六、档案管理人员必须坚持科学管理档案，使档案始终处于安全、整洁、完好状态。严禁涂改、撤换、污损档案。

七、认真搞好防盗、防火、防潮、防虫、防尘及通风等工作，配备必要的消防器材，定期对器材进行检查，严禁库房周围存放易燃物。

八、档案人员应按照有关规定做好档案的立卷、归档工作，对收发人员移交的文件自移交之日起到移交市档案馆存放期间负全责。若遇特殊情况，必须办理完整的移交手续。档案人员要做好文件的销毁工作。根据文件销毁的有关规定，按照程序进行登记、销毁，确保文件及时、安全销毁。

九、各室年终做好档案的立卷、归档后，于次年的1月底以前送档案室统一管理。

档案室管理制度

文 书 归 档 制 度

    一、本机关党、政、工、团、妇……等组织及其办事机构（包括组织、人事、纪检、则会、计划、统计、物价、审计、保卫……等工作机构）除在职人事档案以外的各种专业内容．各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照。片、录像、录音等）类档案均须及时送本机关综合档案室归档
    1、文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末之前归档完毕。
    2、会计档案，应以形式年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。
    3、科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或者一段落后及时归档。
    4、其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。
    二、凡属本机关职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本机关实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文书材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像照片等均须向综合档案室归档。
    三、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。
    四、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联系”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。
    五、归档文件材料中的文件与电报应合一分类立卷正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。
    六、按年度归档的档案（如文书、会计……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文年，没有复文的请示归人请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归人会议开幕年；非诉讼案材料，归人结案年
    七、卷内文件必须排列有序。一般按责任者一间题一时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉讼案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。
    八、卷内文件，应按排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：装订的卷，在有文字的每页文件的正面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；不装订的卷，应在每份文件首页的右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；图表或声像材料，应在装具上或声像材料的背面逐件编号。
    九、凡归档案卷，不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写归档文件目录和备考表。
    1、填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；
    2、对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容子以拟制；
    3、对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；
    4、会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；
    5、填写卷内文件目录的字迹要工整；
    6、有关卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的案卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；
    7、备考表置于卷尾。
    十、声像档案应用文字标出所摄录声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。
    十一、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制出复制件与原件一并归档。
    十二、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。
    十三、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部分组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。

                                 档 案 利 用 制 度

    一、档案管理部门及其工作人员必须明确服务方向、端正服务态度，积极、热情地为本机关乃至全社会的各项工作提供利用档案和资料：
    1、开设档案、资料阅览室，为查阅利用档案、资料者提供阅档场所；
    2、编制检索工具，建立检索体系，为满足各方面利用档案、资料的需要做好检索工作；
    3、开展档案史料的编研工作，为各方面利用者的需要汇编系统的档案史料；
    4、做好利用档案的社会效益和经济信息反馈工作，了解社会对档案的需求，以便更好地为社会主义事业服务。
    二、查（借）阅档案资料者（包括机关内、外，下同），必须履行查（借）阅手续：
    1、机关外来查阅档案、资料者，必须凭有关组织正式介绍信；
    2、凡要求查（借）阅保密档案者，无论机关内、外，均须经有关领导人批准；
    3、凡查（借）阅档案、资料者无论机关内外，均须办理查（借）阅手续；
    4、档案、资料，一般不借出档案室使用，特殊需要借出者，须经主管档案工作的领导人批准，限期（一般不超过一周）归还。
    三、查（借）阅档案、资料者，必须为维护档案，资料的完整和安全而遵守查（借）阅规则：
    1、在阅览室阅览；
    2、不得在阅览室内抽烟、喧哗、随地吐痰和乱抛果皮、纸屑；
    3、不得在档案、资料上涂改、圈点、划线；
    4、不得拆迭、拆散、污损档案或资料；
    5、不得将自己调阅的档案或资料转让他人阅览、使用；
    6、不经批准，不得摘抄、复制档案或资料，不得用私人笔记本或非抄摘档案、资料专用纸摘抄档案和资料；
    7、不经档案部门请示有关领导批准，不得擅自摘抄档案或资料。
    四、档案部门和利用档案、资料者，必须共同维护档案的真实性；须注意档案史料摘抄件投放使用的效率。
    1、摘抄的档案和资料，须与原件校对无误，方可带走；
2、若要用作凭证的档案、资料摘抄，须经档案部门签字、盖章，方为有效。

                           档 案 鉴 定 销 毁 制 度

   一、档案鉴定必须有组织地进行，要由本机关有关领导、专业人员和档案工作者组成鉴定小组，负责档案价值的鉴定。
   二、坚持历史唯物主义，要用历史的、全面的、发展的观点，正确地分析和判定档案的价值。
   三、必须根据国家标准的各类《档案保管期限参考表》，分门类编制本机关各类《档案管期限表》，以指导档案价值鉴定工作。
   四、档案价值鉴定须用直接鉴定法，逐件、逐张审查，从内容、来源、时间、文本、名称、外形特点、完整程度等因素，分析研究它的现实意义、历史意义和它在本机关，在全社会的作用，确保档案文件价值判定的准确性。
   五、经鉴定可销毁的档案，应编造销毁清册，写出报告，由本机关首长审核签署意见，报本行政区域内档案行政管理机关审批后，派两人监督在指定地点销毁。

                               档 案 统 计 制 度

    一、档案统计工作，是掌握档案和档案工作情况及其发展规律、总结提高档案科学管理水平的有效工具和必要手段，机关档案部门必须建立档案统计工作。
    二、档案统计，包括档案的登记和统计两部分，须以各种登记簿、名册、卡片、报表、图表……等形式，建立档案的收进、移出、销毁、整理、鉴定、保管（含破、损档案的修复），利用（含利用效果）及档案工作机构、人员、设备等基本情况的统计台帐。
    三、档案统计工作，必须按国家统计工作和上级档案部门规定的计量单位进行统计，不能有任何随意性。
    四、各项统计数字一律用钢笔、档案墨水和阿拉伯字母书写、字迹要工整。
    五、档案统计工作务须严谨、求实，杜绝错、漏；必须及时地保质保量完成上级布置的统计任务，不得拒报、瞒报、虚报和伪造数据。

                                 档 案 保 管 制 度

    一、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。
    二、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。
    三、档案资料库房必须坚固，必须装备门、铁窗和其他防盗、防火、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等防范设施。
    四、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。
    五、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。
    六、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进人库房。
    七、必须定期检查、清点库藏档案和资料，发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。
    八、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。

                              档 案 保 密 制 度

    一、严格遵守党和国家的保密政策和法规，维护档案的安全和完整，保守国家机密。
    二、查阅“涉密”档案和资料，必须按保密规则要求，经有关领导批准后办理查阅手续。
    三、必须以档案的单份文件或卷（册）为单位划定密级，并适时解密以便利用。档案的密级划分和解密必须按国家有关保密规定办理。
    四、任何人不得携带档案文件外出参观、游览、探亲、访友和办私事。确因工作需要时，须经领导审查批准，并指定专人保管。
    五、建立定期清查和重大节日、假日突击清查档案文件制度，发现丢失、泄密现象及时向领导和有关部门报告，并对造成损失、泄密的单位和个人按保密法规严肃处理。
    六、销毁保密档案文件，须按保密规定和销毁档案的工作程序进行。

                            机关档案人员岗位责任制

    一、努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持社会主义四项基本原则，切实贯彻执行《档案法》及党和国家的档案工作方针政策和规章制度。
    二、努力学习文化和档案专业知识，提高档案行政管理工作才能和科学技术水平，为本机关和全社会各项工作服务。
    三、负责制订和贯彻执行本机关的档案工作规章制度。集中统一管理本机关党、政、工、团、妇……等组织及其办事机构（包括组织、纪检、人事、财会、保卫、计划、统计、物价、审计……等）的全部档案（即各种专业内容、各种载体、各种形式档案）和资料，切实维护档案、资料的完整和安全。
    四、及时做好本机关各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定保管、检索、接待利用和统计等业务工作。
    五、监督指导本机关内党、政、工、团、妇……等组织及其办事机构的文书、材料平时归卷工作。
    六、对本机关所属立档单位的档案工作进行监督和指导。
    七、按规定的时间和标准，向指定的档案馆移交档案和资料

档案员岗位职责

一、负责统一管理本机关的档案归档工作，认真执行档案法。

二、负责档案各项制度的落实工作。

三、负责主持档案鉴定销毁工作。

四、负责档案库房各项管理制度和保密制度的落实。

五、为机关工作提供信息服务，认真做好借阅、登记工作。

档案借阅制度

一、档案室管理的档案，主要提供上级主管部门和本局相关人员使用，科、室、校、人员借阅档案时必须办理登记手续方可借阅。

二、机密档案借阅，需经主管领导批准，就地查阅，不得带出档案室。

三、借阅档案资料人员负责保管、保密、爱护所借档案，不得拆卷涂改、叠页和勾画、污损档案整洁，发现遗失及时报告，并追查处理。

四、未经批准的档案，不得随意抄录，拍照原文。

五、所借阅的档案，不得任意转借他人，如需要转时，必须到档案室办理手续。

六、借阅人员所还回的档案，档案管理员必须检查是否齐全。

七、档案资料借阅最长时间不得超过一个月，如要延长，可 按规定办理手续。

八、负责借阅人员如有调动工作时，在离职前必须将所有案卷归还档案室。

档案保密制度

一、保密范围，主要限于不宜扩大阅知范围的文件资料。

二、档案员要严格遵守和执行国家的保密制度，不准携带文件档案回家、探亲、访友和去公共娱乐场所。

三、机密档案应放在保密设施较好的箱柜中，不得随意乱放必要时可加锁密封。

四、不得利用工作之便私自摘抄、传播机密事项。

五、借阅机密档案和资料，需经有关领导批准，在指定场所阅读。