九乡新闻网英雄联盟打野常识:文件与档案的区别和联系
来源：百度文库 编辑：九乡新闻网 时间：2024/04/27 17:44:19
一、文件与档案的区别和联系
文件运动过程分为四个阶段：即文件形成阶段、文件现实使用阶段、文件的暂时保存阶段与文件的永久保存阶段,称为文件生命周期理论
文件形成阶段：1.发文：文件的起草、文件的会签、文件的印发、文件的登记；2.收文：收文有平行文、上行文、下行文三种，从这三个方面做好收文登记，每一种行文做一个大流水号
文件现实使用阶段：文件的下发执行、运作时期。
文件的暂时保存阶段：暂时性的利用，文件下发时另存两份由文秘人员保管，随时做好文件利用及收回工作。
文件的永久保存阶段：文秘人员依据发文登记薄在次年的三月底前向档案室移交前一年的文件，这一阶段也就证明现行文件的最终结束，向档案转变。
二、档案管理：收集、整理、鉴定、统计、利用
文件移交到档案室后也就意味着文件向档案转化，也就了进入档案管理，档案管理分为六大工作：档案的收集、档案的鉴定、档案的整理、档案的保管、档案的统计、档案的利用。
1、档案的收集：是指按照国家有关规定，把分散在各单位、单位内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接收和征集，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。档案收集工作意义：是档案工作的前提条件；是贯彻档案工作的基本原则，集中统一管理档案的一项具体措施；是档案工作其他业务环节的基础，收集工作的质量，决定和影响了其他业务环节的质量。收集工作的要求：数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理。接收的方式：定期接收与不定期接收（随时接收）。
2、档案整理：是指对零散的或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目、使之系统化(档案从零乱到系统、由无序到有序的过程)。档案整理工作意义：是整个档案工作的基础，只有进行科学的整理，才便于档案的鉴定、保管、统计等基础环节的建设。档案整理工作的原则：按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理后的档案，便于保管和利用。档案整理的目的：使档案能够全面、历史地反映本单位工作活动面貌，揭示文件材料的相互关系，以便于档案的管理和利用。
3、档案工作鉴定：指档案真伪的鉴别与档案价值的鉴别。档案工作鉴定的意义：区分不同的保存价值，采取不同的保管方法，重点保护珍贵档案；价值分明，便于开展档案利用工作，积极发挥重要档案的作用；档案鉴定的基本方法：直接鉴定法，这种方法是鉴定的基本方法也是唯一的方法。
4、档案统计：是指以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作中诸现象的发展过程、现状及其一般规律性的一项工作。档案统计工作的意义：认识档案工作的一种重要手段；是档案事业建设的一项重要基础工作；可以为制定档案工作的方针、政策和编制档荣事业发展规划提供依据。档案统计的工作要求：准确性、及时性、科学性。
5、档案利用：是以利用者为服务对象，以提供室馆藏档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案为利用者服务的工作。档案利用工作的意义：体现档案工作的根本目的；衡量档案部门成绩大小的主要标志；能够检验和推动基础工作；对档案和档案工作最有效地宣传。
三、档案的种类
按档案内容性质划分，可以分为文书档案、科技档案和专门档案等；按档案载体形式划分，可以分为声像档案、电子档案、纸质档案等。
四、档案的保护技术
控制与调节库房温湿度：根据国家档案局
五、电子文件（文档）的管理
一、概念
电子文件：是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子文档：电子文档就是归档的电子文件，是指具有参考和保存价值并作为档案保存的电子文件。
二、有关电子文件管理的标准和法规性文件：
1、中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》；
2、国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》
三、构成电子文件的三个要素：内容（指电子文件的全部文本信息）；背景（指电子文件的相关背景信息“指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息”）；结构（电子文件的无数据。包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等）。
电子文件的管理原则：
1、全程管理原则（对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行的全程管理）
2、前端控制原则（以电子文件的形成为前端，对电子文件的管理实行前端控制）
3、真实性保障原则（对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致）
4、完整性保障原则（保证电子文件的内容、结构、背景信息和无数据等必须没有缺损）
5、有效性（可读性）保障原则（电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等）
四、电子文件工作流程
形成（包括拟稿及文字录入、排版、审核、签发、盖章、打印等）、登记（自动、手动）、传输、办理、积累、鉴定、检测、归档、整理
电子文件的归档：
1、逻辑归档是将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
2、物理归档是把带有归档标识的电子文件按照规定的格式，集中拷贝（刻录）到耐久性好的载体上，脱离原载体。
电子文档的整理：
主要是对电子文件的组织和对归档的电子文件的迁移（这里主要是指记录到不可修改的一次性记录光盘上）。
基本要求：归档的电子文件必须转换成Word格式，同时转换成纯文本（Text）格式一份。最终存入到档案软件中，电子文件的文件名与归档的电子文件题名一致。
对记录光盘的选择：根据规定只能选取一次写入金色光盘，在购买光盘时一定要购买品牌的有黑色底盘盒金盘。记录时的参数设置为“不可续刻”，同时将“记录结束后检验数据”项选中。
光盘的标签：决不允许在光盘上粘贴小纸贴，可在上书写或整体贴标，要注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等项目。
电子档案的保管：
（1）、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
（2）、环境温度选定范围:
温度选定范围
（3）、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
电子档案的利用：电子档案的封存载体不得外借；利用时使用拷贝件；利用时要遵守保密规定；利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内；具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
电子文件的检验与检验目的：
1、档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。
归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。
与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。
2、检验项目：载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；将检验结果填人电子档案入库登记表；检验有不符合的，应退回形成单位，重新制作。
全宗：一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。
立档单位：是全宗构成者，指能够构成一个全宗的单位或家庭。条件：是否有独立行文、处理事务的职权；是否有独立的财务；是否有一定的人事任免权。
档号：档案的数字代号。为了固定档案分类、排列的次序，便于保管和查找利用，需要对档案依次编制各种顺序号，档号是档案各种序号的总称，包括：全宗号、案卷目录号、案卷号和页号（或件号）