英语流利说无法录音:如何转换行列

如何转换行列：

用选择性粘接

如何建立表与之间数字的链接：

    如果每天都使用一些相同的表，或许会希望在打开一个数据库的同时自动打开这些表。
这个任务可借助“宏”来完成。为了创建一个宏，使得在打开一个数据库的同时自动地
打开表，可以按以下步骤操作：
1) 在“数据库”窗口中，单击“宏”按钮，然后按“新建”按钮。
2) 移动“宏”窗体并调整其大小，如图4 - 7所示，以便可以同时看到宏窗口和数据库
窗口。
3) 在“数据库”窗口中，单击“表”按钮。
4) 从表的列表中，单击想要自动打开的第一个表，将其拖到宏窗口中“操作”栏的第
一行。
5) 单击想要自动打开的下一个表，并将其拖到“宏”窗口中“操作”栏的下一行。
6) 对所有其他需要自动打开的表重复步骤5 )。
7) 在“宏”窗口处于活动状态的情况下(如果“宏”窗口未处于活动状态，可单击它来激
活)，选择“文件/关闭”。在“保存改变”对话框出现后选择“是”。当提示输入宏名称时，输
入Autoexec ，然后选择“确定”按钮。
完成上述步骤后，可以关闭数据库(如果数据库窗口依然处于活动状态，选择“文件/关
闭”)。此后，无论何时打开这个数据库，增加到宏里的表都将自动打开。在Access 中，任
何以Autoexec 名称保存的宏在包含宏的数据库被打开时都将自动执行(可以在按下S h i f t键的
同时打开数据库，以阻止这个宏运行)。

第7章 电子工作表软件Excel
7.6 数据共享与Web技术

http://www.pcdog.com 2004-11-5 王晓堤、华斌

7.6.1  对象的嵌入与链接

在Excel 2000中可以使用来自Office家族其他应用软件中的信息（或者称之为对象）。反之，也可以从Excel 2000中向Office家族其他应用软件系统提供数据（对象）。在Excel与其他系统之间复制对象时有两种方式，嵌入对象与链接对象。二者的区别在于：当希望源文件中的数据发生变化时，目标文件中的信息也能随之更新，那么应使用链接对象。使用链接对象时，原始信息会保存在源文件中，目标文件中显示的只是链接信息的一个映像，它实际上保存的是原始数据的存放位置。为了保持对原始数据的即时链接，这些源文件必须始终可用。例如，如果在Excel 2000中选中了一块单元格区域并复制它，然后在PowerPoint 文档中将其粘贴为链接对象，那么修改工作簿中的信息后，PowerPoint中的信息也会立即被更新。

如果不希望在源文件的数据变化时，更新在另一个软件中复制的数据，那么可以使用嵌入对象。由于嵌入对象与源文件没有链接关系，所以更改原始数据时并不更新该对象。

1. 从已有文件中将信息复制为Excel中的链接对象或嵌入对象

操作步骤如下。

1）从Excel以外的程序中选择需要复制为链接对象或嵌入对象的信息。

2）单击“复制”按钮。

3）切换到需要放入信息的工作表，然后单击希望显示信息的位置。

4）单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，出现“选择性粘贴”对话框。

5）在对话框上单击“粘贴链接”选项可以将信息粘贴为链接对象；单击“粘贴”选项可以将信息粘贴为嵌入对象。

6）在“方式”框中单击包含对象名称的选项。例如，如果是从Word文档中复制来的信息，就应单击“Microsoft Word文档对象”选项。

7）确定退出。

大家可以做一个对象粘贴链接的简单例子：在Word文档中插入一张剪贴画，复制它。打开Excel工作簿，执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选中粘贴链接（方式列表框中选择“图片”）。确定退出后，Word中的图片被链接粘贴在Excel 2000中。

回到Word中把源图片缩小，可以看到Excel中的图片也被缩小了。

2. 从Excel中将信息复制为其他Office文档中的链接对象或嵌入对象

还可以将工作表单元格和图表从 Microsoft Excel 中复制到 Word 文档或者PowerPoint 演示文稿中。可以选择只将当前数据简单粘贴到Word或PowerPoint 中，也可以将数据的副本与Excel 2000中的原始数据相链接。如果链接了数据，无论何时Excel 2000更改原始数  据，Word 或 PowerPoint 中信息的副本都将得到更新。如果需要在文档或幻灯片的文本中包含运算的结果，还可以复制包含公式的单元格。

操作步骤如下。

1）在工作表中，选定需要复制的区域，然后单击“复制”按钮。

2）切换到Word文档或PowerPoint演示文稿中，单击确定需要插入单元格内容的位置。

3）在Word或PowerPoint的“编辑”菜单中，单击“选择性粘贴”命令。

4）指定“Microsoft Excel 工作表对象”选项（若单击“带格式文本（RTF）”选项，可以在Word中将单元格粘贴为表格，可调整其大小和设置格式；若单击“无格式文本”选项，可以将单元格粘贴为以制表符分隔的文本）。

5）若单击“粘贴”选项，可以只保留数据及公式的当前结果；若单击“粘贴链接”选项，可以在Excel的原始数据改变时使所复制的信息（包括公式计算结果）也得到更新。

注意，在PowerPoint中，只有当选定“Microsoft Excel工作表对象”格式以后，“粘贴链接”选项才会有效。

7.6.2  工作簿共享

如果希望多个用户可以同时在单个工作簿上进行工作，那么可以将该工作簿设置为共享工作簿。共享工作簿允许多个网上用户同时改变工作簿的值、格式和其他元素，而所有保存了该工作簿的用户都可以看到别人所做的修改。

例如，如果某用户做了一份工程预算的初稿，其中涉及到资金、人力、设备供应等多个方面的具体数据，可能有必要请各方面的专家分别就这些内容予以修订。那么，为了及时完成此项工作，就需要把工作簿设置为共享，从而使多人能同时在该工作簿上进行操作。

设置共享工作簿的过程如下。

1）单击“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框（见图7-82）。

2）单击“编辑”选项卡。

3）选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框。

4）单击“确定”。

5）在“另存为”对话框中将共享工作簿保存在其他用户可以访问到的网络位置上。

保存为共享工作簿的文件名后会被自动加上“共享”标记。

再次打开“共享工作簿”对话框时，在“正在使用本工作簿的用户”框内会显示当前操作工作簿的用户名称，以及他们使用工作簿的时间信息。

清除“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，可以撤销工作簿的共享状态。

图7-82  “共享工作簿”对话框

有关共享工作簿的其他相关问题，如修订冲突、审阅与合并，以及保护工作簿等请参阅帮助。

7.6.3  引入外部数据

在Excel 2000中可使用多种方法引入或检索外部已有的数据。这种共享外部数据的方法基本上有三种，相应的命令集中于“数据”菜单中“获取外部数据”命令的子菜单里。下面一一予以介绍。

1. 使用“新建数据库查询”

这是通过使用 Query 来检索诸如 Microsoft Access 或 Microsoft SQL Server 等关系数据库中的数据。除外部数据库以外，还可以检索Microsoft Excel数据表单或文本文件中的数据。

使用Query的“查询向导”创建简单查询的操作过程如下。

1）单击要放置外部数据组的单元格。

2）鼠标指向“数据”菜单上的“获取外部数据”子菜单，然后单击“新建数据库查询”命令。

3）选中“使用查询向导创建/编辑查询”复选框。

4）在“选择数据源”对话框的“数据库”选项卡中，选择要用来检索数据的数据库。

5）在“选定数据库”对话框中选择数据源。如果希望 Microsoft Query 以只读方式打开数据库，可选中“只读”复选框。如果希望在使用此数据源时，由Microsoft Query 独占该数据库，可选中“独占”复选框。

●        查询向导提供用户选择列的功能（用 > 号将选中的列集中到右侧）。

●        查询向导还允许用户对被选列的值加筛选条件（若列值不满足条件，则该值所在的记录不被选。这实际上是提供了筛选行的功能）。

●        查询向导允许用户对选好的数据表指定排序关键字。

6）在“查询向导–完成”对话框中，单击“将数据返回到 Microsoft Excel”，然后单击“完成”按钮（如果要将查询保存为.dqy 查询文件以便可以在Excel中打开和运行，或者在Microsoft Query中打开和编辑，则单击“保存查询”。如果要通过查询创建 OLAP 多维数据集，也请选择该项，但这部分内容不再介绍）。

7）在“将外部数据返回给”对话框中确定引入的数据区位置。确定后退出，引入外部数据库中数据的过程完成。

2. 导入文本文件

向Excel工作表中导入文本文件的操作步骤：

1）单击要用来放置文本文件数据的单元格。

2）鼠标指向“数据”菜单上的“获取外部数据”子菜单，然后单击“导入文本文件”命令。

3）在列表中，找到并双击需要作为外部数据区域导入的文本文件。

4）在“文本导入向导”的三个步骤中分别指定文本的分隔方法（或是固定列宽）、分割符号（或是列宽度）以及列数据格式。

5）单击“完成”按钮，在“导入数据”对话框中选择数据返回的位置。如果要将数据返回到步骤 1 中所选定的位置，单击“现有工作表”；如果要将数据返回到一张新工作表中，单击“新建工作表”（外部数据区域会被自动放置到新建工作表的左上方）。

6）单击“确定”按钮。

3. 使用“新建 Web 查询”获取外部数据

建立Web查询的意义在于，可以使用户从企业内部网站或全球广域网（www）的HTTP或FTP站点上获取数据以供在Excel 2000中进一步分析。在Excel中提供了创建Web查询的方法，其中比较传统的方法是使用“数据”菜单的“获取外部数据”命令中的“新建Web查询”命令。打开“新建Web查询”对话框后，具体操作步骤及其选项含义如下。

找到数据所在的Web页（创建Web查询时，首先要知道所需的Web页地址。如不知道地址，可使用“浏览 Web”按钮启动浏览器，以便找到该Web页。在找到该Web页并返回对话框后，Excel 会自动填写相应的地址）。

确定检索哪些数据。对此，可有如下三种选择。

（1）检索整个页面

如果要检索 Web 页上的所有文本，包括文字、表格和其他数据，可使用本选项。

（2）检索所有表格和预先设好格式的部分

如果Web页中既包含要在Excel中分析的数据（例如：表格或其他部分的数据），也包含不希望返回给Excel的数据（例如：位于表格和预先设好格式部分以外的数据），则可使用本选项。预先设好格式的部分是指Web页中按其他程序（如 Excel）格式进行设置后的部分。Web 页的作者会通过设置标志的办法告知Web页中是否含有适合Excel 使用的预先设好格式的部分。

（3）检索特定表格或预先设好格式的特定部分

如果Web页中含有许多表格或预先设好格式的部分，但却并不需要检索所有这些数据，则可使用本选项。用户可以指定要检索的表格和部分，方法是对其进行计数（如果浏览器允许用户查看Web页的源 HTML 代码，那么可以看到在代码中，表格是以

标记开始，以

确定所需的数据格式。在检索含表格的数据时，表格中各列的数据会自动分隔到各个单元格中。在Excel中检索数据时，用户可以决定是否保留Web页的格式，包括字体和颜色。但一般来讲，用Excel获取外部数据的目的是为了进一步分析数据，因此大都要求导入纯文本数据（即，选择“无”页内格式）。

在“新建Web查询”对话框中的“保存查询”按钮用来保存扩展名为.iqy的Web查询文件。保存下来的查询文件可以用来在其他工作簿中检索相同Web数据时使用，或与其他用户共享该Web 查询文件。如果不保存为 Web 查询文件，则该查询将保存在 Excel 工作簿中且作为工作簿的一部分，这样，用户将只能在该工作簿中运行此查询。

如果保存了查询文件，日后就可以再次运行该查询，运行查询的方法如下。

1）鼠标指向“数据”菜单中的“获取外部数据”子菜单，然后单击“运行保存的查询”命令。

2）选择要运行的Web查询（Web 查询文件以 .iqy作为文件扩展名）。

3）单击“获取数据”按钮。屏幕上将显示“将外部数据返回给 Microsoft Excel”对话框。

4）指定外部数据的返回位置。

Excel 2000运行查询时，状态栏中会显示旋转的刷新图标，以表明查询正在进行中。查询结束时，外部数据被引入到Excel工作表中。

4. 将Excel数据发布到Web上

可以将Excel中的图形、数据透视表报表、文本及其他数据放置到Web页上，使其他用户可以通过Web浏览方式访问到它们。这些网上用户甚至可以没有安装Excel，但同样可以访问到这些Excel数据，甚至编辑它们。

将数据发布或保存为Web页的步骤如下。

1）单击“文件”菜单上的“另存为Web页”命令。

2）在“另存为”对话框上指定Web页存放位置，指定保存整个工作簿还是某张工作表，指出是否要添加交互功能，并允许设定、更改出现在Web页上的标题等。

3）单击“保存”（或者单击“发布”）按钮。

4）如果单击“发布”按钮，会出现“发布为Web页”对话框。

5）在“发布为Web页”对话框上指定发布内容（例如某个Sheet或某个单元格区域）。

6）指定是否要添加交互对象，如果添加交互对象，可分别指定添加电子表格功能（允许在浏览器中输入及计算），还是添加数据透视表功能（允许透视、筛选或排序数据）。

7）在对话框上还可决定是否更改标题以及是否在发布Web页后立即用Web浏览器进行查看。

通过上述过程可完成把Excel 2000数据发布或保存为Web页的工作。

对于已保存为HTML文档的Web页，可随时用“文件”菜单中的“Web页预览”进行查看。

对于发布出去的Web页，如果只希望用户查看数据，则可以仅将数据放置到Web页上，而不指定任何交互式功能（相当于一个静态网页）。例如，如果只希望通报学生期末考试成绩而不希望用户排序、筛选甚至更改数据，则可发布为非交互式数据。

如果将数据保存为“具有交互式功能”，则用户就可以使用浏览器来处理和更改这些数据，其方法与使用Excel 2000处理数据时类似。例如，用户可以重新排列电子表格中的单元格并更新单元格的值，或者筛选、更改数据透视表列表的布局。又例如，如果把我们做的那个房屋贷款月付金额计算模型发布为具有电子表格功能，就可以有更多的用户利用该模型输入不同数据以确定自己每月的还贷金额了。该模型发布出去的Web页如图7-83所示。

图7-83  把Excel数据表格发布为Web页

在这个Web页中用户可以改动其中的数据，例如，将房屋售价改成200 000元。用户可以看到模型立即自动计算出了新的月付金额。

将Excel数据发布或保存为Web页后，可以通过重新发布Excel数据来快速更新已放置到Web上的Web页。但如果要重新发布整个工作簿，则必须再次将原始工作簿（.xls 文件）保存为Web页。在“另存为Web 页”命令中没有用于重新发布整个工作簿的选项。

在保存或发布数据时，既可以新建Web页，也可以向已有Web页中添加数据。在向已有页中添加数据时，Excel 2000总是将新数据追加到页的底部。

在将Web页放置到公共位置（通常是Web服务器上的某个站点）上进行使用之前，最好在本机上先进行测试，以确保Web页能正常工作。

如果需要在发布或保存Web页之前先在Web浏览器中检查它的布局和格式，可以使用“文件”菜单中的“Web页预览”进行查看。

如果要将外部数据区域发布为Web页，并确保其可根据源数据进行刷新，则必须将其发布为具有数据透视表功能的交互式数据。这样，当打开Web页或用户单击数据透视表列表中的“刷新”按钮时，数据就会自动进行刷新。

〖实例教学〗

〖教学内容〗

1. 设置一工作簿，使其能在网络环境中与其他人共享。

2. 引入已存在于本机上的任意一个文本文件，以及一个Access数据库文件。

3. 用“新建 Web 查询”命令引入Web页上的表格或文本数据，并进行整理。

4. 将自己做的某个练习发布到Web页上（要求具有交互功能）。

〖操作指导〗（略）

〖问题思考〗（略）