黑白来看守所:管理体系外部审核应注意的要点

本文引用自沉涛《管理体系外部审核应注意的要点》

介绍啤酒行业在迎接食品安全、质量、环境综合管理体系外部审核时应注意的要点。

一、各部门均涉及的标准要素的要点

1、食品安全、质量、环境方针：了解体系方针制定的思路，总经理/管理者代表是否了解标准对方针制定的要求；应明确是由公司总经理制定食品安全质量环境方针，方针应体现法律法规要求、顾客要求、污染预防和持续改进，并与公司经营宗旨相适应。方针是要在员工理解的基础上去执行的，员工应能够将方针的内容说清楚，最好是结合本岗位的工作，来谈对方针的贯彻执行；干部应能够理解公司体系方针。公司体系方针是开放的，可为公众所获取的，而不是保密的。体系方针在管理评审时进行评审、修订。

2、食品安全质量目标、环境目标和指标：体系目标指标的建立应充分考虑满足产品要求所需的内容、重要环境因素、法律法规和其他要求，此外还需考虑公司的技术能力和运营要求等。体系目标和指标需经总经理批准形成文件，是可测量的，并与体系方针保持一致。体系目标指标是否得到逐级分解，是否对目标实现情况进行了统计分析。

3、食品安全小组：明确食品安全小组成员的职责，小组成员参与负责食品安全信息的内外部沟通、危害分析、流程图的制定、关键控制点的确定（CCP点）、单项验证以及验证活动结果的分析，参与危害分析、HACCP计划、操作型前提方案等文件的评审。小组成员的能力是否得到确认，是否记录了小组成员的食品安全知识培训。

4、环境因素：环境因素的识别和评价方法是否合理、充分？是否关注了三种时态（过去、当前、将来）、三种状态（正常、异常、紧急）和八种通常要考虑的情况；环境因素、重要环境因素是否得到适时更新？公司确定了哪些重要环境因素？是否传达到了重要环境岗位？部门应能够提供环境因素排查表、评价依据和重要环境因素清单。

5、法律法规和其他要求：公司各级应明确法律法规和其他要求的获取渠道有哪些？是否畅通？适用的法律法规和其他要求是否保持更新？法律法规和其他要求是否进行了的宣传培训？各部门应能够提供法律法规和其他要求清单。公司确定的法律法规和其它要求是否适用于公司/部门的环境因素，是否与公司/部门的活动、产品或服务相适宜，以及法律法规和其他要求与环境因素的对应关系是否书面化。

6、体系文件和文件控制：体系文件包括方针和目标指标、管理手册（一级文件）、程序文件（二级文件）、管理规定/工艺文件/操作规程等（三级文件）、外来文件（法律法规和其他要求）、体系运行记录。文件（过期作废文件）的发放、接受、回收、保管使用、修改的控制是否符合公司文件控制程序要求，是否得到评审和更新。

7、记录控制：记录是否清晰、易于识别和检索？是否具有可追溯性(时间、填写人、审核人等)？记录的贮存、保存期限和处置是否符合标准要求？

8、资源、职责和权限：公司为体系的建立提供了哪些资源？管理者代表是否任命、职责是否明确？机构、部门和岗位如何设置的？各部门和岗位的职责权限是否已明确？有无矛盾、含糊和不一致的情况存在？确定的职责和权限是如何向员工传达的？通过对各部门的模拟审核了解各层次管理者对自己的职责和权限是否已经清楚并理解。

9、内外部沟通（信息交流）：公司上下应明确信息交流沟通的渠道和方式有哪些？有哪些内容（顾客信息、产品信息、食品安全信息、环境信息等）？具体掌握沟通管理程序中所列举的内容。沟通的效果如何？每一个部门对信息交流的理解是否到位，公司的环境控制要求是否传达到相关方。

10、培训、意识和能力：公司培训需求获得的依据是什么？培训需求是否得到审核，是否根据培训需求制定了公司的年度培训计划，培训计划（一级培训、二级培训、入厂/转岗/岗前培训）是否得到实施？重要环境岗位是否明确、有哪些？是否确定了重要环境岗位任职人员相应的能力要求，是否从教育、培训、技能和经验4个方面确定了上岗条件。询问重要环境影响岗位人员是否明确自己岗位的环境影响，干部员工所体现出的食品安全质量意识、环境意识如何？

11、环境管理方案：公司是否制定了环境管理方案？方案中的措施方法、职责、时间进度是否明确、可行，方案是否按规定的方法、措施和时间进度实施，是否按期完成，方法是否有效。

12、应急准备和响应：识别公司食品安全/环境等潜在紧急情况和事故有哪些？是否制定了相应的预案，预案的演练和评审、记录？如有紧急事故发生，是否做出响应？各相关部门/岗位是否有相应的应急设施，是否有效？各部门是否了解应急准备与响应的具体规定，是否了解应急设施、材料的使用。

13、内部审核：体系内审是否进行年度策划（职责、时间、频次、目的、范围、依据、审核组成员的要求、审核方式等）？内审的实施是否按计划实施，审核的可信度和有效性、内审员的能力及独立性是否得到保证？内审报告是否分发给各层管理者，不符合纠正、纠正/预防措施的效果是否进行验证？应确保审核方案、审核计划、首、末次会议记录、内审检查表/审核记录、不符合报告、内审报告、内审员资格、不符合项关闭等记录的形成并可查。

14、管理评审：管理评审的实施应按照公司计划的时间间隔（每年至少保证一次）由总经理主持召开？管理评审的输入是否符合标准要素和公司程序文件的要求？评审内容是否包括了管理体系持续适宜、充分、有效性的评价，是否包括了改进的机会和修改需求的评价？评审输出是否包括了管理体系改进的决策和行动？应现场查看管理评审输出的改进要求真正得到落实。

二、各部门应侧重的要点

（一）人力资源部，即人力资源管理、企业管理部门

1、人员能力的确定：根据各机构、部门和岗位的职责权限规定，是否确定了任职人员相应的能力要求？是否从教育、培训、技能和经验4个方面确定上岗条件？

2、培训管理：是否制定公司年度培训计划并得到实施？是否建立员工培训档案？员工入厂培训、转岗培训等是否得到有效控制和实施？是否对培训效果进行了评价？

3、文件管控：公司实际情况与体系文件是否相符？程序文件及相关文件对文件管理的规定是否符合标准要素的要求？文件是否经过审批？审批人的权限是否符合文件的规定？是否建立了文件的发放、收回、销毁、评审及更改记录？是否建立外来文件的发放记录？是否对保留的作废文件进行了标识管理？文件修改后是否得到重新审批？是否规定了记录的保存期限？

4、内部审核：是否制定并执行了内部审核文件化程序？是否制定了审核方案和审核计划？文件化程序是否包括了实施审核、确保审核的独立性、记录审核结果并向管理者报告的职责和要求？内审员是否经过培训并取得了资格证？内审中发现的不合格是否采取了纠正措施？是否对纠正措施进行了验证并将结果分发给相关部门？是否形成了内审报告？内审报告是否得到审核和分发？

5、管理评审：管理评审的时机是否明确？是否规定了定期管理评审的时间间隔和应追加管理评审的特殊情况？管理评审的输入、输出是否满足标准要素的要求？是否评审了管理体系(包括体系方针和目标)改进的需要？管理评审是否形成了关于管理体系及过程的改进、产品的改进、对资源需求的决定和措施？改进措施是否得到验证？评审记录：计划、通知、管理评审输入材料、会议记录、管理评审报告或会议纪要、管理评审决定和措施的验证材料等。

（二）行政部，即办公室、后勤管理部门

1、员工体检：应制定年度员工体检计划并组织实施，建立员工健康档案；应制定年度卫生培训计划，定期对直接接触啤酒生产的人员进行培训，并记录存档。

2、鼠害虫害、卫生的控制：应制定厂区灭鼠图、明确人员职责、方法措施、杀虫灭鼠防治设施（灭蝇灯、风幕、纱窗门帘、粘鼠板等）的布置，同时对防治结果的实施和处置做好记录。车间、仓库内不能用灭鼠药。

3、废弃物的管理。应对废弃物进行分类，明确各种废弃物存放地，废弃物的归属、危险废物的收集与处置是否符合文件要求？保留处置记录。

4、环境管理方案的实施。

（三）技术质检部，即技术、检验部门

1、化学品的管控：应建立公司化学品MSDS表并分发到使用部门和岗位。化学品的存放、领取、使用、废弃管理是否符合危险化学品控制程序的要求？是否对公司的化学品保管和使用人员进行了培训？保留相关记录。

2、化验废液的管理：应明确化验废液的种类，处置的方法或措施。

3、顾客抱怨投诉的处结率，处结是否及时、有效？是否进行顾客满意度调查？

4、特殊的产品、项目、合同是否形成了质量计划？

5、危害分析是否得到持续更新？ HACCP计划和操作性前提方案是否按规定实施，是否有效？产品工艺卫生管理、过程/产品的监视和测量是否符合相关文件的要求？

6、不合格品处置是否按规定实施，并保留了处置记录？

7、采取的纠正预防措施是否得到验证并保留了记录？

8、食品安全质量目标的实现情况

（四）生产部，即生产调度、仓储及采购管理部门

1、采购管理：是否按期对供方进行了评价？评价的方法是否适宜？评价的结果和跟踪措施是否予以记录？是否建立合格供方档案？供方证件等档案资料是否齐全？当供方产品不能满足合同要求时，是否得到处置，处置是否得到跟踪验证？

2、仓储管理：粮食的贮存是否适宜，有无造成霉菌污染的可能？粮食库的虫害控制、温度控制等是否适宜，是否符合文件规定？危险化学品是否双人双锁管理？库存物资是否分类存放，有无交叉污染？库房是否定期巡检，记录是否保留？

3、特种设备管理：是否对公司特种作业设备进行管理？特种设备从业人员是否持证上岗？特种设备的申报、安装、验收、注册登记、定期校验是否符合贯标要求和国家有关规定？

4、应急准备和响应：是否确定公司潜在事故或紧急情况的类型，并针对各类潜在事故或紧急情况制定出相应的应急预案？如火灾、爆炸、防洪、突然停电停水等。计划或预案至少应规定组织机构、人员及职责、工作程序和要求、措施和方法、设施/设备、应急服务信息、内外部联络、培训等。

5、公司环境目标指标的实现情况

（五）设备动力部，即设备管理、动力供应、基础建设维护部门

1、锅炉管理：锅炉的运行管理、脱硫除尘的运行管理是否符合文件规定和法律法规的要求，是否保留了相关记录？是否进行了锅炉应急预案的演练？煤场管理是否体现了污染预防的控制要求？

2、制冷管理：液氨操作是否文件化，并对作业人员进行了培训？制冷人员是否做到持证上岗？是否进行了制冷、液氨泄露应急预案的演练？

3、计量管理：是否对公司的监视和测量装置进行了识别和分类管理？测量装置是否有检定、校准计划？是否在使用前或按规定的周期对监视和测量装置进行了校准和检定？其依据是否可追溯到国际获国家标准？无标准时是否有可依据的文件？是否保存了检定、校准的记录？公司计量检定人员是否具备相应的资质？公司强制检定的监视和测量装置有无遗漏？如有用于监视和测量的软件，在使用前应进行确认。

（六）生产车间，即酿造车间、包装车间

1、设备管理：是否按规定对设备进行了日常维护和巡检、定期保养？是否有专人对设备进行检修？设备大修是否按计划实施？现有设备的能力是否满足生产要求？

2、过程控制：车间的生产运作是否按生产计划和工艺文件的要求进行？各机台设备的运行是否符合文件要求？是否保留了运行记录？各机台的温度是否有专人巡检和记录？设备的刷机和杀菌是否按照规定的周期进行？所采用的方法和步骤，如杀菌或刷机介质、温度、时间的控制是否符合工艺要求？是否保留了杀菌或刷洗记录？

此外，厂区现场的标识管理、计量管理、员工劳动防护、鼠害虫害控制、煤场/脱硫除尘的运行控制、污水站的运行控制、其他设备设施的卫生控制和运行管理是现场查看审核的重点。