香港人移民加拿大:在Excel中减少键入的两种方法

来源：百度文库编辑：九乡新闻网时间：2024/04/29 22:33:04

Microsoft(R) Excel(R) 2007 的主要前提是为所有技能水平和所有行业中的用户简化数据处理。但简化 Excel 本身的使用并提高其效率是否有所帮助？减少键入肯定会有帮助，根据单元格的值将颜色应用到单元格也同样有用。作为我们 Excel 技巧系列的一部分，这是我们最新的一期，介绍了可提高 Excel 使用效率的两种方法。

1. 下拉列表
为了使 Excel 中的数据输入更简单，或为了限制对您定义的某些值/项目的输入，可以创建一个下拉列表，其中包含对单元格有效的输入。下拉列表使您仅点击三次（相对于键入）就可在单元格中输入内容。当您创建了下拉列表后，它在该单元格中显示箭头。要在该单元格内输入信息，单击在选择该单元格时显示的箭头，然后单击想要的输入即可。

对特定单元格设置有效输入的下拉列表很简单：

在单列或行中键入条目而不要将单元格留为空白。您可能希望对数据排序，以便将其显示在下拉列表中。
在相同的电子表格中，选择希望放置下拉列表的单元格。
在“数据”选项卡的“数据工具”组中，单击“数据验证”。
在“数据验证”对话框中，单击“设置”选项卡。
在“允许”框中，选择“列表”。
要指定有效输入列表的位置，请单击“源”字段右侧的小图标。这将缩小“数据验证”对话框，并使您能够再次单击电子表格。
选择包含下拉列表的有效输入的单元格范围，然后按“输入”。
“数据验证”将自动关闭，具有新下拉列表的单元格将被选中，现在单元格的右侧有一个箭头。单击此箭头将显示要在单元格中输入的选项，而且它们是唯一的有效输入。选择其中一个即可完成。如果想要改变选择，只要单击该单元格并选择另外一个选项即可。

复制/粘贴功能也适用于下拉列表，允许相同列表粘贴到多个单元格中。删除下拉列表也很简单：选择具有列表的单元格并重复上述步骤三和步骤四。在“设置”选项卡中，单击对话框左下角的“全部清除”。

2. 条件格式
无需排序或过滤，就可突出显示需要的数据。条件格式让您根据单元格的值，使用特定颜色来突出显示单元格。您先指定某些条件，当这些条件满足时，Excel 会应用您选择的格式。这一方便的工具使您能够直观地查看单元格中的值，这样可以更方便地快速查找数据、发现例外以及辨别趋势。以下是具体步骤：

选择想要应用条件格式的单元格。（它们可以是非连续单元格。在选择非连续单元格时按住“Ctrl”键。）
在“主页”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”。
指向“突出显示单元格规则”，然后选择想要使用的条件。条件选项包括“大于”、“小于”、“等于”、“文本包含”、“发生日期”和“重复值”。当您选择了想要使用的条件后，将打开一个对话框，可在其中指定该值。
输入想要在文本框中引用的值。在这里，您可以键入一个值，也可以引用单元格地址，针对相关单元格中的值设定格式条件。
单击格式选项旁边的下拉箭头，然后选择需要的格式。如果想要创建自己的格式选择，请选择“自定义格式......”。

简化的数据输入和条件格式是 Excel 改善数据管理、数据处理和操作效率的附加方式。请亲自尝试一下这些技巧，并在日常 Excel 使用中应用它们。

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