食品安全追溯制度范文:秘书人员的修养和秘书工作的发展趋势

秘书人员的修养和秘书工作的发展趋势

秘书工作这么重要，作为一名秘书，应感到光荣和责任的重大。对秘书的要求比较高，做一个合格的秘书并不容易，需要多方面修养。要求秘书政治要强，业务要精，作风要好，纪律更严。秘书修养这个题目很大，不能全面讲，只能重点强调几个问题。
一、处理好关系，特别是处理好与领导的关系。
办公室处在中枢的位置，担负着沟通上下，协调左右，联系内外的任务，如果搞不好团结，处理不好关系，工作难以做好。有的同志说工作好做，关系难处，是有道理的。有的办公室主任工作能力很强，就是因为处理不好关系，不得不调离。
秘书是直接为领导服务的，是领导的参谋和助手，同领导朝夕相处，形影不离，同领导的工作同步运转，向心运转，因此，秘书首先要处理好与领导的关系。
（一）秘书与领导的关系定位
秘书与领导的在不同的历史时期，有着不同的内容，在封建社会，秘书同领导的关系是主仆关系，就是主子和奴才的关系；在资本主义社会，秘书同领导的关系是雇佣关系；在社会主义社会，秘书与领导的关系是一种新型的关系，这种关系是建立在共同的理想，共同的信念，共同的任务基础之上的。
在我国，秘书与领导政治上是同志关系，秘书与领导都是人民的公仆，都是为人民服务，只是分工不同，政治上是平等的，没有贵贱之分。组织上是上下级关系，秘书在领导同志的直接领导下工作，按领导的意图办事，下级服从上级，秘书服从领导。工作上是主从关系，领导处于主导地位，秘书处于从属地位，秘书围绕领导的屁股转，为领导服务。生活上是友爱关系，秘书同领导要互相关心，互相爱护。
（二）秘书要尊重领导，维护领导的维新和团结
只要领导不是坏人，我们就要维护他。在领导顺利的时候要维护，在领导遇到困难和挫折的时候更要维护，常言道“患难之时见真情”，领导越是困难，越需要秘书合作和支持。但有的秘书不是这样，在文革中，看到领导被打成走资派了，就造反，搞什么反戈一击，同领导划清界线，甚至写大字报给领导加上一大堆罪名，搞得领导很被动。还有的在领导权力大的时候，服务的很好，而在领导没有多少权力的时候，就对领导冷淡，甚至离领导而去，这些却是缺乏秘书职业道德的表现。
当然，维护领导的维新，不是维护领导的缺点、错误和毛病。对领导的缺点、毛病一定要从爱护的角度出发，建议和意见。明知领导做的不对，也不去提醒，甚至把领导的缺点当成优点来吹捧，这同样是不负责任的表现。当然给领导提意见，要注意场合和时机，要注意方式方法，不要在大庭广众之下提意见，不要在领导工作繁忙和情绪不好的情况提意见，最好在领导比较清闲，心情愉快的情况下，进行个别交谈，这样领导比较好接受。
秘书要注意维护领导之间的团结。要做领导之间的粘合剂，而不能做分离剂。有的人好在领导之间拨弄是非，打小报告，守着这个领导说那个领导的区划，又守着那个领导说这个领导的坏话，搞得领导互相猜疑，这样的人不适合当秘书的。领导之间可能有这样那样的矛盾和分歧，秘书一般不要介入，不要给领导当裁判，但可以做些沟通和消除误会的工作。
对领导要一视同仁。由于分工的不同，都某个领导接触的多一点，对另一些领导接触的少一点，这是正常的。但不能在领导之间搞亲疏，有的人看到这个领导权大，就拼命往上靠，服务特别热情、周到，而对权力不大的领导另眼相看，甚至离的远远的，这些都是不应该的。
秘书在领导同下级之间有时要起变压器的作用。领导同秘书熟了，说话随便，什么话都可以说，但秘书在向下传达的时候，应有所选择，既要准确表达领导意图，又要注意方法和口气，不要伤下级的感情。如领导对下级写的材料不满意，可能发脾气，甚至骂一顿，这样的话就不能原封不动的传达，要把口气变一变。
秘书对同级和下级要谦虚。秘书在领导身边工作，周围的比较尊重，人家越尊重，越要平等待人，礼貌待人。办事要用商量的口气，不要板着面孔下命令。人家来办事，进门有迎声，出门有送声，要仔细听取别人的意见，坚决克服“门难进，脸难看，话难听，事难办”的衙门作风。
（三）秘书要善于从领导角度思考和处理问题
秘书工作是领导工作的延伸，同领导同步运转，向心运转。秘书要把工作做好，把问题处理好，除了具有娴熟的业务外，就要善于从领导角度思考和处理问题。一个善于从领导角度思考和处理问题的秘书，能够同领导想在一起，从而更好地干在一起，配合默契，运转自如，有较高的工作效率。相反，秘书想的同领导想的就会对不上碴，秘书干的同领导要求秘书干的就会有较大差距，形成两张皮，虽然出了不少力，流了不少汗，工作还是搞不好，领导还是不满意。可以说，善于从领导角度思考和处理问题，是做好秘书工作的基本功。
从领导的角度思考和处理问题，就是从领导职责和任务出发，运用领导的观点、思路、观察、分析和处理问题，做好工作。不同层次的领导，思考和处理问题的角度不同，同一层次的领导，在不同时期，不同情况下，思考和处理问题的角度也有变化，每一位领导都有不同之处。但领导角度有其共同的特点：一是全局性，领导一般分管一个地区或一个系统的工作，相对所管辖的单位和部门而言，是个全局。作为领导要考虑各部分大体平衡，防止顾此失彼，同时又要突出工作重点，防止眉毛胡子一把抓。一个地区在所在的省里，又是一个局部，要摆正自己的位置，以便使自己的工作与全省的工作相协调。二是宏观性，完成一项任务，既要有宏观指导，又要有具体工作的落实。领导应多从宏观上把握和处理问题。三是政治性，领导干部要善于从政治上思考和处理问题，确保党的路线、方针、政策和国家的法律、法规在本地区、本系统的贯彻执行。
秘书从领导角度思考和处理问题，要渗透到工作的各个环节和方方面面。一、要找准局部工作在全局工作中的位置，分清轻重缓急，促进领导精力的优化配制。在领导工作的大盘子里有许多工作，例如分管党群口的书记有干部工作、组织工作、党校工作、党史工作，以及工、青、妇的工作，还有党委分配的临时性工作等。这些工作在分管书记那里都是局部工作，分别排列在工作大盘子里的不同位置。有些部门的同志总想使自己的工作，在领导那里排个好位置，得到更多的重视，获得更多的人力、物力、财力的支持。这种心情可以理解，但有时难以做到，因为部门认为最重要的工作，在领导那里不一定最重要，可能还有更重要的；部门认为是最急的事，在领导那里不一定是最急的，可能还有更急的。作为秘书头脑一定要清醒，不能人云亦云，人家说重要，你也说重要；人家说急，你也说急，让能哭的孩子多吃奶，那样会打乱领导的工作部署。要找准局部工作在全局工作中的位置，促进领导精力的优化配置，让领导按照轻重缓急，有条不紊的开展工作。二、要明确领导于下属的职责分工，让领导办领导该办的事，说该说的话。完成一项工作任务，需要领导与下属的共同努力。要明确那些事应由领导办，那些事应由下属办。该领导办的不能推给下属；下属职权范围内的事，应放手让下属去办，领导不能包办、包揽的事务太多，那会冲击领导的主要工作，也不利于调动下属的积极性。一般说，领导负责宏观指导，下属负责具体操作。在给领导写讲话稿时，有的业务部门为了增强本职工作的权威性，引起下边的重视，总想让领导多讲一些，讲具体一些。一些具体的业务，甚至鸡毛蒜皮的小事，也让领导去讲，把领导讲话降到业务部门的水平。这时，秘书要主动把关，使讲话稿与领导的身份相适应。三、要正确处理中心工作和其他工作的关系，既要服从服务于中心工作，又要带动其他工作的开展。全党、全国的中心工作是经济建设，这个中心任何时候都不能动摇。但在不同地区的不同时期，中心工作的内容不同。如2002年11月党的十六大召开后的一段时间里，学习贯彻十六大精神是中心。到2003年春天，春耕生产是中心。以后的一段时间，又把防治非典作为压倒一切的中心任务。秘书要根据中心工作的转移，适时调整工作重点，为领导做好中心工作提供优质服务，而不能让其他工作去冲击和妨碍中心工作的开展。当然，我们强调突出中心工作，不是要其他工作，而是用中心工作带动其他工作。
领导角度是建立在马克思主义的理论、党的政策和国家的法律、法规基础上的，也是和领导的职责、任务紧密联系在一起的。因此，要把握好领导角度，就要从学习入手，从熟悉领导入手。尤其要学习把握马克思主义理论和党的政策的新成果和新发展，使自己的思想跟上时代前进的步伐。要在工作实践中熟悉领导，重点熟悉领导的基本观点、工作思路、工作作风和工作方法，了解领导每个时期在想什么、干什么和怎样干。这样，秘书对领导角度把握得好，工作起来得心应手。
（四）要摆正自己的位置，做到工作到位不越位。
前边讲了秘书要善于从领导角度思考和处理问题，是以服务领导为前提的，一定要摆正自己的位置，不能以“二首长”自居，不管秘书的意见多么正确，都不能代替领导作决策。在领导决策过程中，秘书可以提供信息，提出建议，而不能做决断。凡涉及重要事项，重大问题，须由领导表态，秘书不能随意表态，秘书只有在领导授权的情况下才可以表态。在传达领导指示时，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意见，一定要与领导的指示区别快来，领导的指示要贯彻落实，秘书的意见只能作参考。秘书为领导起草的讲话稿，不管你写的多么好，在领导审阅定稿前，不能视为领导的讲话，更不能向下传达。但领导定稿和演讲之后，就成为领导的观点和思想，包括起草人在内都要学习贯彻。在许多场合，如应酬、接待、参加宴会、召开会议、检查工作等，秘书同领导同时出现，应处处突出领导，秘书在一旁做服务工作，千万不能突出秘书，更不能去抢镜头。
要知道，秘书的参谋作用，与咨询机构不同，咨询机构尊重的是客观事实，而不是领导意图，他们的参谋活动比较超脱和自由。而秘书的参谋作用是有一定限度的，他只能在领导决策意图范围内发挥作用。因此，秘书的参谋活动是非独立性的，必须服从领导的决策意图。
（五）、秘书向领导请示工作的艺术
秘书在领导身边工作，为领导服务，请示工作是经常的事，但要把这件事做好，也并非十分容易，有几个问题应引起注意。
秘书请示工作，与其他业务部门请示工作不同，秘书工作与领导工作同步运转，请示的问题多半是在工作运转过程中出现的具体问题，如领导要主持召开一个会议，对会议的时间、地点、规模、议程要请示，领导要下去搞调研，对调研组的组成，行动路线和日程安排要请示。请示形式比较灵活，以口头请示为主，有话则长，无话则短，一般不占用领导大块时间。对于重大的事、涉及政策分析的事，需要领导批示，可作书面请示。
秘书部门是综合部门，每天都有大量的工作要做，也会遇到许多问题需要研究解决。那些问题要请示，那些不要请示，要认真筛选，该请示的不去请示，是失职是越权，不该请示的，事无巨细都去请示，会分散领导精力，影响领导处理大事。一般地说，向领导请示的事，应是领导分管的，又是下边难以处理或无权处理的工作。对于秘书部门业务范围内的事，或下级能够处理解决的事，就不要去麻烦领导。
请示领导一定要按照组织原则办事，一要对口请示，不要多头请示。俗话说，敬香敬一炉、拜佛拜一尊，属于组织工作要请示分管组织的领导，属于宣传工作要请示分管宣传工作的领导，如果一件事情请示几位领导，大家的意见又不一致，事情就不好办。如果一项工作与几位领导有关，可经主管领导同意，分别征求几位领导意见，并把他们的意见综合起来，向主管领导汇报，请主管拍板。二要逐级请示，不要越级请示。请示工作应从直接领导开始，直接领导能答复的按直接领导意见办，答复不了的，由直接领导请示上一级领导，或由直接领导授权秘书向上请示，切不可抛开直接领导去请示上一级领导。
向领导请示不同于记者招待会，我问你答。要把请示问题和汇报有关情况结合起来。既要领导作决策，又要提供科学决策的依据。因此，请示前要进行必要的准备，通过翻阅资料和调查研究，把问题产生的背景，基本情况，来龙去脉去相关政策搞清楚，做到心中有数。当然，秘书掌握的情况不一定都汇报，要见机行事，有备无患。如果对相关情况不熟悉，一问三不知，领导难以下决心，秘书也会感到被动和尴尬。
秘书向领导请示的过程，也是参谋的过程。你请示领导，领导也往往让你谈对问题的看法和处理意见，这时秘书可以谈自己的倾向性意见，有时要提出几种方案供领导选择。秘书在提建议时要注意摆正自己的位置，秘书只有建议权，而没有决策权，当自己的意见同领导的意见不一致时，要服从领导的意见，而不能固执己见，更不能抛开这位领导，去请示别的领导。向领导提建议，时机要实操，态度要谦和，语言要得体，不可鲁莽行事。
秘书不仅要做好请示的工作，而且对领导的指示要传达好贯彻好。对领导的请示要全面准确的理解，不能从自己好恶出发，断章取义和歪曲原意，不能阳奉阴违，适合口味的就执行，不适合口味的就不执行。在执行过程中，允许创新，这种创新有利于更好地贯彻领导的指示，而不是相反。
（六）、秘书与领导建立融洽互信关系
秘书工作是服务型工作，以自己的直接领导为主要服务对象，这种服务是参谋助手的服务。提供高质量的服务，让领导满意，是秘书人员追求的目标。然而，要做到这点并非易事，除了具备娴熟的业务以外，对自己的领导要十分熟悉，并在熟悉的基础上，建立融洽、互信的关系。
刚刚步入秘书岗位的年青同志，面对水平能力比自己高得多的领导和生疏的秘书业务，总是小心翼翼，如履薄冰，大有诚惶诚恐之感。这主要是对领导不熟悉造成的。解决的办法是不要怕碰钉子，不要缩手缩脚，要鼓起勇气，大胆实践，在实践中熟悉领导，包括熟悉领导分管的工作和党和国家对这项工作的方针、政策，熟悉他的基本观点和工作思路，熟悉他的工作作风、工作方法、工作经历，以及社会关系、生活习惯等。秘书与领导朝夕相处，同步工作，这是熟悉领导的有利条件，熟悉领导不能用考核干部的办法，也不能用一般调查研究的方法，更不能对领导品头论足，背后议论。要结合工作一道进行，渗透到工作的各个环节当中，既要发挥主观能动性，又不可操之过急，要做到水到渠成，润物无声。
秘书的主要任务是协助领导处理政务，要把重点放在熟悉领导的政治观点和工作思路上，这方面熟悉了，就可以同领导想在一起，从而更好的干在一起。熟悉领导的政治观点和工作思路，往往比熟悉他的工作作风和生活习惯更难，因为这是无形的东西。平时要注意倾听领导的讲话，留心他与同事和下级的交谈，观察领导处理问题的态度和方法。必要时，也可直接新领导请示，请他谈自己的观点和思路。
熟悉领导也和熟悉其他事物一样，有一个由点到面，由浅入深的过程。随着形势的发展和任务的变化，领导的认识也在不断深化，会产生新的观点和新的思路，工作作风和工作方法也在不断地改进。秘书工作在一段时间适应了，又会不适应，秘书对领导的熟悉也要与时俱进，切不可吃老本，单凭老经验办事。
秘书熟悉领导的进程，也是领导熟悉秘书的过程，秘书可以客观地向领导汇报自己的长处、短处，汇报对一些问题的看法和处理问题的建议，与领导进行交流。只有互相了解，彼此熟悉，才能建立融洽互信的关系，这种关系一旦形成，领导有些对别人不便讲的话，也毫无顾忌地对秘书讲，使秘书对领导有更加深入和全面的了解。
秘书对领导熟悉了，就可以较准确地把握领导的意图，就象找到打开迷宫的钥匙，工作起来配合默启，得心应手，比如，秘书写的讲话稿，在领导那里比较容易通过，很少翻功，甚至很少改动。对别人写的材料，领导也乐于交秘书把关。领导对秘书的办事，比较放心，也比较放手。这样的秘书称得上领导的合格参谋和助手。
二、要牢记“两个务必”，树立公仆形象
秘书虽然官不大，也没有多少权，但因为处在要害部门，在领导身边工作，依靠领导的影响，本事比较方便，有时写个条子，打个电话，下边也比较重视。上世纪70年代，我在吉林省委办公厅当秘书，那时物资比较匮乏，烟酒等生活用品都计划供应，买个自行车比买台汽车还困难。当时，找我批条子的不少，有的人还冒用我的名义去买东西。后来物资丰富了，买东西自然不必再批条子，但子女入学、安排工作等方面的事情多起来了。人家求你办事，自然不会空手来，请客送礼的现象在所难免。这个时候，如果头脑不清醒，意志不坚定，很容易出问题。我体会，作为一名秘书，要想受贿，机会是很多的。好在我在这方面经受住了考验。
目前，全国有秘书人员1000万人，在党政征管和人民团体工作的秘书有160万人。应该说这是一只好队伍，是我们国家的人才库。但也出了一些害群之马。他们也是经过严格挑选上来的，起初干得也不错，但他们是毛主席在党的七届二中全会批评的那种人，是意志薄弱者，经不起人们用糖衣裹着炮弹的攻击，在糖弹面前打了败仗，有的成了人民的罪人。最典型的是原河北省委书记程维高的秘书，一个被判死刑，一个被判死缓。被称为河北第一秘的李真，28岁当上程维高的秘书，32岁当上省委办公厅付主任，35岁当上正厅级的国税局长，可谓少年得志。但他经不起金钱、美女的诱惑，在糖弹面前打了败仗，先后受贿1051万元，生活很糜烂。38岁受双规，一年以后被逮捕，2003年被判死刑。李真由光彩照人的河北第一秘，堕落成人民的罪人，主要责任在于他自己，因为苍蝇不叮无缝的鸡蛋。从他身上，作为一名秘书牢记“两个务必”，严格要求自己多么重要。
秘书要以普通党员和普通干部的身份出现，自觉接受党组织和群众的监督。胡锦涛同志在中央纪检会上表示，他本人和中央常委会自觉接受全党和全国人民的监督。在我们国家没有不受监督的特殊党员。但是，说实在的，作为秘书仅靠组织和群众监督是不够的，最重要的是加强自律意识，自己管住自己。强化自律意识对每个干部都很重要，但对秘书更重要，因为秘书的工作同领导的工作紧密相连，有较强的机密性，在有些问题上即使有疑问，有看法，也不好问，不便问，最好的办法是自己管住自己。
一是自己市场给自己敲警钟，做到警钟常鸣。在战争年代，经常遇到的是生死的考验，在和平时期生死考验没有了，但一部分人容易贪图安逸，经不起金钱和美色的诱惑。有的人看到自己的同学、朋友成了大款，坐高级车，喝外国酒，心里痒痒的，很羡慕。我们机关的有些干部，认为在新疆工作吃了亏，喜欢与沿海比，与工资高的地方比。我当自治区机关工委书记的时候，组织万名机关党员干部到特困企业过组织生活，亲眼看看他们的工作和生活，学习他们的艰苦奋斗精神，感受很深。王乐泉书记作了重要批示，要求在全区推广新华社也发了通稿。我们当秘书的就是要耐得起清贫和寂寞，牢记党的宗旨，做实践“三个代表”重要思想的模范。
二是慎交朋友。有人提出广交朋友，在改革开放的新形势下，多交点朋友是做好工作的必要条件。但也不能什么朋友都交，我主张好朋友越多越好，坏朋友一个不交。有的人腐败堕落是从交友不慎开始的。有些心术不正的人为了达到不可告人的目的，看中你的地位和影响，千方百计同你挂钩，先给你点甜头，如你不拒绝，就得寸进尺，死死盯着你，让人家牵着鼻子走，在腐败的泥潭里越陷越深，不能自拔。曾经当过北京某领导秘书的江西省副省长胡长青，其堕落也是从交朋友不慎开始的，他被判处死刑。这样的教训应该记取。
三要做到三个管住。就是管住自己的手，不该拿的不要伸手；管住自己的腿，不该去的不要涉足；管住自己的嘴，不该吃的不要去吃。有的人就是管不住自己，人家送红包，他欣然接受，几万元，十几万元，往自己的腰包里放。经常出入营业性舞厅，色情场所也去光顾。谁请客他都去，违法分子、地痞流氓请他也去。这样，没有不跌交，犯错误的。人的手、腿、嘴是受思想支配的，正确的行为来源于正确的思想，思想不端正，行为就会出轨。因此，秘书要加强政治学习，树立正确的世界观、人生观和价值观，建立牢固的思想防线。
三、要有良好的思想作风和工作作风
首先，秘书要有奉献精神，甘当无名英雄。秘书为领导服务，大部分做的幕后的工作，领导在前台表演，秘书在幕后服务。既不图名，也不图利。例如，起草文件，秘书付出了大量的劳动和心血，把经过党委、政府集体讨论的意见准确地表达出来，文件定稿后，以党委或政府的文件下发，秘书既不署名，也没有稿酬。这个文件是谁写的，下边并不知道。领导讲话，大家认为很精采，下边掌声不断，但讲话是谁写的，下边也不知道。开会，会前作准备，会中出通报，也是默默无闻的工作。中国的秘书是这样，外国的秘书也是这样。美国总统布什上台后，对他的秘书班子约法三章：一不要泄密，二不要居功，三不要好名。9.11事件后，于2002年1月发表国情咨文，宣布伊拉克、伊朗、朝鲜为“邪恶轴心国”。这个“邪恶轴心国”是秘书弗鲁姆的杰作，弗的妻子向外吹嘘自己的丈夫，结果弗鲁姆只做了11个月的秘书，便被解雇。秘书不管自己水平有多高，功劳有多大，都不能自恃比领导高明。秘书的工作成果具有潜隐性，就是隐藏在领导工作成果之中，这叫做不显山，不露水。
秘书工作不仅无名无利，而且很辛苦，经常加班加点搞突击，有时节假日也不休息。领导明天要到某个会上讲话，要你写个讲话稿，时间就那么多，质量不能降低，你不加班怎么办行，就得通宵达旦地干。我亲眼看到一个秘书一边打点滴一边写材料。所以当秘书就要任劳任怨，不怕吃苦。当然，秘书拼命干，领导就要关心秘书，要保护秘书的积极性，对优秀的秘书，提拔快一点是正常的。
第二，要树立实事求是的思想作风。这是当一个秘书最起码，也是最重要的条件。要处处实事求是，向领导汇报情况，一定要事实清楚，准确可靠，千万不能到道听途说，一知半解就向领导汇报。如果有的问题一时难以搞清，又需要领导知道，可以先汇报问题的梗概，待详细情况查清后再续报。绝不能凭自己的想象，主观臆断，乱下结论，更不能从自己的好恶出发，带着偏见去反映问题。
在准写文件时，所引用的料，反映的问题都要真实可靠，对反映的问题的性质，程度，都要根据事实作出恰如其顺的正确喷段，不能夸大缩小，更不能乱扣帽子，妄加评论。对领导交办的重要任务，都要以周密的调查研究为基础，对有关问题要以透彻的了解，通过分析，形成完备的看法和妥当的处理意见。
实事求是对每个干部都很重要，都要遵循，但对秘书更重要，因为秘书不实事求是会导致领导决策的失误，从而对全局带来很坏的影响。
第三，工作要周到细致。秘书工作是很细致的工作，不能有半点马虎，不能粗枝大叶。秘书工作不能用大概、可能、差不多这样含糊不清的词。要有一是一，有二是二，丁是丁，卯是卯，情况要十分准确。如接一个接待客人的电话，乘几日几次航班，几时几分到，男的几人，女的几人，什么职务，来干什么，住几天，都要搞明白，这样才好接待方案。你发开会通知，要把时间、地点、参加人说清楚。新疆有北京时间和新疆时间，通知上要加以注明。对打印的文件要仔细校对，认真检查页码对不对，有没有错字，标点用得是否妥当。这些看来是小事，但出了差错，造成的影响并不小。如一个字印错了，可能使意思变了，或者意思搞反了，给下边的执行造成困难。
第四，秘书要有雷厉风行，紧张快干的工作作风。对领导交办的事，可以马上去办的，要立即办，做到事不过夜。对下边提出的意见和要求，要尽快处理和答复，绝不能推诿扯皮。对需要呈领导批示的文件和电报，要及时送到领导手里，不要因为秘书没有及时送到，而误了事情。在战争年代时间就是胜利，在和平建设时期，时间就是效益。所以秘书要有很强的时间观念，做到脑勤、手勤、腿勤。
第五，要树立牢固的保密观念。秘书在要害部门工作，知道的事情比较多，掌握着大量的机密。领导能看的文件，秘书都能看到，而且先于领导看到。领导开会，秘书做记录，会议内容第一个知道。秘书要牢记“保守机密慎之又慎”，守口如瓶，绝不能跑风漏气。有些朋友、同学、战友、亲属向你打听，不该说的，绝不能说，包括自己的老婆、孩子也不能说。
四、21世纪秘书工作的发展趋势
秘书工作既是个古老的职业，又是发展前途十分广阔的职业，它随着时代的前进而前进，随着社会的发展而发展。可以肯定的说，21世纪秘书工作将会有较大的发展。
一、秘书职业专门化。秘书将成为社会最大的职业群之一。专家认为，20世纪最大的职业群是会计，而21世纪最大的职业群是秘书。据统计全国约有各类秘书1000万人，其中党政机关、社会团体的秘书160万人，工业企业71万人，大专院校科研单位、医疗单位20万人，涉外机构80万人。我们新疆有各类秘书12万人。美国的秘书达到300万人，现在以每年3.5万人的速度增长，行政秘书年薪平均3.1万美元。
世界各国普遍实行秘书职业资格考试制度，美国设立了全国性“秘书专业证书”考试，在英国有1/3的秘书从业人员持有资格证书。我国也将实行秘书资格证书制度，现在正在研究实施方案。
秘书部门的分工将越来越细，不同行业的秘书部门的内部分工有很大不同，一般可分为公文写作、文书处理、信印管理、会务工作、领导活动安排、接待工作、礼仪活动、调党研究，信息工作、协调工作、督察工作、信访工作、保密工作、档案管理、事务和办公自动化等。联合国秘书处有秘书7000多人，来自150个国家，分工非常细。
二、秘书工作手段现代化。随着高新技术进入办公室，使传统的办公手段发生根本性的变革，秘书工作手段自动化，现代化将得到长足的发展。随着网络技术的发展，打印机、复印机、传真机、缩微设备的广泛应用，大大提高了工作效率。许多工作可以用电脑处理。过去不识字是文盲，现在不会用电视，不会上网，等于过去的文盲。在美国秘书中1/3的人掌握了计算机编制技术，1/2的人因掌握了新技术而增加了工资。过去秘书常常因记录速度太慢而发愁，领导讲话一小时可讲1万多字，记录最快也只有3000多字，2/3的内容记不下来。后来发明了速记，但符号难字难记，只有少数专业的速记员能掌握，广大的秘书学不会，我就学了长时间没学会。后来又使用录音机，先把领导的讲话录下来，再慢慢整理，讲一个小时的话，五、六个小时都整理不好，十分麻烦。现在好了，有了电脑速记机，可以对领导的讲话同步打印，话讲完了，文件也打印出来了。这在以前是不可想象的。
三、秘书人员向女性化发展。目前，我国的秘书多为男性，以后女性在秘书中将占优势。据1998年北京市主要报刊招聘广告中，招聘单位392家，有99％的普通秘书岗位提供给18—28岁之间的女性。在美国300多万秘书中，99％是女性，男性只有4.25万人。不要认为她们是打扮得花枝招展的花瓶，只能干些提茶倒水和送菜送饭的琐事。她们大部分是中年知识分子，老练稳定，经验丰富，协调能力强，不仅有较高的公文写作水平，而且能操作现代化办公设备，在单位的角色举足轻重。世界首富比尔.盖次，在开始春也的时候，42岁的女秘书路宝为他帮了大忙，一直到现在还十分感谢她。实践证明，女性秘书有许多优势，一是语言能力强，擅长专于口头表达技巧，能用温和、欢乐的口吻，创造生动活泼的气氛，从而打动对方。二是心灵手巧，操作现代化办公设备比男性更加得心应手。三是社交能力强。女性普通性情温顺，感情丰富，在社交场合和工作协调中表现出较强的交往能力。我说的是发展趋势，根据我国的国情，男秘书在相当长的时间内，仍然占多数，并发挥重要作用。
四、秘书理论研究和秘书教育将得到发展。在我国，各地先后成立秘书学会30多家，创办秘书杂志30多件，出版秘书专著100多部，秘书学因此异常活跃。300余所普通高校开设秘书专业，各种形式的秘书短期培训班遍地开花。秘书理论研究、秘书教育的发展，将推动秘书学的进步和秘书事业的发展。将推动秘书学的进步和秘书事业的发展。当前秘书学研究和秘书教育也有不尽人意的地方，就是研究和施展相脱节，搞秘书研究和教学的，没当过秘书，搞公文研究和教学的没写过公文，而从事秘书工作的同志没时间搞研究。专著出了不少，从书本到书本，从理论到理论，抄来抄去没有新意，读了对人启发不大。目前，各地办的秘书培训班不少，其中有些是以旅游和赚钱为目的，上两天课，玩半个月，花一笔钱，学到的知识和技能却寥寥无几。因此，秘书学研究要深入，就要去实践教学，科研三结合的路子，秘书培训班要办出成效，就要端正办学指导思想，克服形式主义，改进学风。