九乡新闻网郎咸平 空姐女朋友:不知不覺的瞎忙
来源：百度文库 编辑：九乡新闻网 时间：2024/04/29 05:00:37
不知不覺的瞎忙
生活忙
整天忙的團團轉——開會、打電話、寫文件、赴約，一刻不得閒，晚上倒在床上精疲力竭，第二天早早起來，又是如此，周而復始。每天都忙忙碌碌，但是卻沒有任何成就感，有時候連自己都想不起來自己曾做過什麼。
其實，我們常常不知不覺地陷入瞎忙中無法自拔，忙得無所事事，忙得沒有效率，忙得沒有成果，忙到最後依然一無所有。
有些事做了不如不做
你是否經常遇到這樣一種情況：明明手頭有一件非常重要的任務要去完成，可你卻選擇去做一些並不重要的程式性工作——因為你可以非常熟練地完成這些工作，並從中獲得極大的滿足感，相比之下，你卻因為對那些比較重要的工作缺乏信心而一直在刻意回避它。
畢竟，擦桌子、倒垃圾之類的瑣碎工作能夠帶給你暫時的滿足感，而那些非常重要的工作卻會讓你感到挫折。
比如說擦桌子吧。除非你的桌子已經亂得實在不象話，否則你很難把這件工作列為A級活動。但由於這件事情做起來非常容易，而且可以立即顯示出結果，所以你很可能會願意多花上幾分鐘時間擦桌子，雖然這樣做並沒有必要，但你卻寧願擦桌子也不想去跟自己的上司請示一些需要解決的人事問題。
想像一位機場指揮人員要離開辦公室，他要去休假兩個星期，飛機馬上就要起航了，可他還在辦公室裏忙著整理文件——顯然，他並沒有很好地利用自己的時間。
為什麼有些人總是喜歡把時間花在那些並不重要的C級任務上呢？其中一個原因就在於，許多非常重要的任務往往都比較難以執行，比如說組建一個委員會來對一項新產品進行評估；第一次給孩子換尿布；學習一門外語；找到一種更好的方式來度過晚上的時間，等等。
一位用一整天時間搜集甜品食譜的家庭主婦顯然並沒有利用好自己的時間，因為她根本沒有機會去嘗試這些食譜，所以她只是在追求一種短期的成就感。她也可能把大段時間用來整理剪報，卻不願意動手為丈夫和孩子們準備豐盛的食物。她告訴自己說，“我會從這些剪報中找到美味而富有營養的食譜”，可實際上呢？她只是在享受整理剪報的樂趣罷了。
在第一次從事一項A級活動的時候，你往往不可能做得完美。你會遇到很多新的、未知、不確定的問題。處理這些問題意味著冒險，並且很 可能會失敗。不僅如此，A級活動可能會讓人感覺極其複雜，要耗費大量時間；或者要求你在不同意見者之間進行調和。
考慮到所有這些因素，許多人就會開始有些退縮，想去做那些自己比較熟練的工作。比如說你會等到所有的C級任務完成之後再著手處理A 級任務，你會解釋說這樣可以讓你有大段時間來處理重要的工作。
除非把所有的B級和C級活動都完成，否則你是不會開始A級活動的。在很多時候，對你來說，B級和C級活動往往要比A級活動更加重要，而且你會想方設法B級和C級活動跟A級活動聯繫起來，以此來提高B、C級活動的重要性。
顯然，當你可以隨心所欲地做自己想做的事情的時候，你會感到一種巨大的滿足感。由於手頭的工作並不重要，所以你可以一邊浪費時間，一邊享受“完成工作”的樂趣。但千萬不要跟自己開玩笑：當你最終沒有完成一件A級任務的時候，其真正原因並不是因為你沒時間，而是因為你把大部分時間用在 C級活動上罷了。
有一種癮頭叫嗜急成癮
一些人習慣於風風火火地處理危機，因此我們變得對危機依賴起來，因為危機給人一種興奮和精力旺盛的感覺。緊迫的感覺如何？急迫？有壓力？緊張？勞累？那是當然。但是說實話，它有時讓人興奮不已。我們感到自己有用武之地了，有成就感，得到了認可。我們變得善於應付緊迫事情。一旦出現麻煩，我們就會快馬加鞭沖進城裏，拔出六響手機，對著歹徒一陣掃射，然後吹散槍筒冒出的硝煙，朝著夕陽西下地方策馬離去，如同英雄一般。它帶來的是立竿見影的效果和成就感。
我們從解決緊迫和重要的危機中得到了暫時快感。然而如果事情不重要，其緊迫性就成為非常重要的因素，我們就會不由自主地處理緊急事情，且一發不可收拾。人們期望自己忙碌起來，多幹活。這已經成為我們社會的地位象徵——如果很忙，自己就是重要的；如果不忙，我們幾乎羞於承認這一點。我們從忙忙碌碌中獲得了安全感。忙忙碌碌讓人充實，討人喜歡，使人愉悅，也是不用處理我們生活中首要事情的絕好藉口。
“我很想跟你在一起，共度美好時光，可是我得工作。事情很急，有最後期限。當然你能夠理解。”“我就是沒有時間鍛煉。我知道鍛煉很重要，可是眼下有很多急事要做。或許等情況緩一緩就可以鍛煉了。”
嗜急成癮是一種自我摧殘的行為，它能夠暫時填補未得到滿足的需求所造成的空虛。時間管理手段和方法非但沒有滿足這些需求，反而使這一味處理急事的癮頭變本加厲，使我們每天只關注那些緊急的事情。
嗜急成癮與其他公認的依賴性一樣危險。以下是與時間管理甚至毫不相關的康復文獻的一系列特徵。它主要是涉及對諸如化學藥品、賭博和飲食過量等嗜好成癮。但看看它們之間有多麼相似！
成癮歷程
1、引起可預見、可靠的興奮
2、成為主要關注的焦點並吸引注意力
3、暫時消除痛苦和其他消極感覺
4、帶來一種對自我價值、權力、控制、安全、親密關係和成就的虛假感覺
5、本來要進行補救，結果反面使問題惡化，感覺更糟
6、使功能惡化，造成關係喪失
緊迫本身並不是問題，認識到這一點很重要。問題是，緊迫性而非重要性成為了我們生活的主導因素。我們所認為的“頭等大事”是緊迫事情，而且我們沉湎于應付緊迫事情，卻沒有停下來問一問自己所做的事情是否真的需要。結果，我們拉大了羅盤和時鐘的差距。
很多傳統的時候管理手段實際上使嗜急成癮有增無減。日常計畫和“待做事情”清單基本上使我們專注於對事情進行優先排序，然後先辦急迫的事情。我們生活中的事情越是緊迫，就越不重要。
拖拉的代價
當你在該採取行動卻一直不願著手執行一件A—l 任務的時貫，你不妨用些時間考慮一下拖延的後果。安.大
生日那天，大
可因為大
兩個星期過去了，她突然想起自己還沒有對瑪麗阿姨表示感射。她相信，此刻瑪麗阿姨一定感到有些不耐煩了。為了表示歉意，大
又兩個星期過去了，大
問題逐漸嚴重起來
到了這個地步，對於大衛斯來說，寫感謝便條就變成了一件非常重要卻又極其痛苦的事情了。毫不奇怪，大
一段時間以後，大
1．給瑪麗阿姨寫一封長達十頁的信，跟她聊聊最近兩，年來家裏發生的事情，並順便為那件毛衣表示感謝；
2．再等九個月，等到下一個生日的到來，如果瑪麗阿姨再送來一件生日禮物，可以及時寄給她一張便條，一同表示感謝；
3．假裝自己從來沒有收到過那件毛衣；
4．等到有機會親自回家一趟，當面向瑪麗阿姨表示感謝；
5．給瑪麗阿姨打個長途電話，先跟她閒聊一會兒，大約半個小時過後，再提起毛衣的事情，順便表示感謝；
6．徹底忘記這件事情，因為自己永遠也解釋不了為什麼找不到五分鐘時間寫一張便條。
拖拉的代價到底是什麼?
大
同樣，當你準備拖延某件事情的時候，我建議你不妨停下來，田
畢竟，很多事情並不會因為你的拖拉而自動消失。你早晚都必須面對它們。所以說，在接到一件任務之後，你應該考慮的問題並不是“是否做?”，而是“什麼時候做?”問問你自己，“既然早晚都要做這件事情，我為什麼還要讓自己付出更大代價呢?”
想想看，你將付出怎樣的代價?當然，在不同的情況下，你需要付出的代價也是不同的。
一方面，如果一件任務並不會自動消失，你的拖拉很可能只會增加任務的難度(比如說大
你一味推遲整理自己的文件，結果每當你需要某份文件的時候，你都要在一堆“待整理”的文件中翻來翻去；總是遲遲不更換潤滑油，結果一直等到製造商的保修期過後，你發現自己不得不花375 美元來對引擎做個徹底維修；
總工程師沒有抽出時間打掃櫥櫃後面的麵包屑，以至於有一天，當你打開櫥櫃的時候，你發現裏面有上千隻螞蟻在爬來爬去；
總是不去更換產品在的某個小零件，直到有一天，客戶終於發來一大堆投訴信，結果你花在客戶投訴上的時間要遠比更換零件所需要的時間長得多——畢竟，即便在處理完客戶投訴之後，你還是要更換零件；
即使一件事情早做晚做並沒有太大區別，它們所帶來的影響還是不一樣的。
比如說你想讓老闆給自己加薪，顯然，在提出這個要求之前，你會感到有些緊張，於是你決定把提出要求的時間扒遲到第二天，到第二天，當你再次想到這件事的時候，你還是同樣感到焦慮，而且每次想起這件事情的時候，你不僅會想到你的要求可能會讓老要反大發雷霆，而且你會聯想起所有可能的後果，換句話說，每次想起這件事情並一味拖延的時候，你都會在心理上隨巨大壓力。
結果你仍然不知道自己是否會得到加薪，於是你總是不停地想著這件事情，心理上的壓力總是揮之不去。不僅如此，每次想起這件事的時候，你所承受的壓力會越來越大。想想看，當你因為緊張或焦慮而拖延某件事情的時候，你這種做法到底有什麼意義呢？
所以我建議，當你下次準備推遲執行一件重要任務的時候，不妨先停下來。認真問問自己，為什麼要讓自己去承受拖拉所帶來的巨大痛苦呢?想想看，有時你難道不是在毫無必要地自討苦吃嗎?難道你因為拖拉而遭受的那些煩惱經歷還不足以使你立即行動起來嗎?而且即便你要做一件自己非常討厭的工作，為什麼不儘快完成了事，反而讓它始終縈繞在你的心頭呢?
工作忙
企業中，作為管理者，總是樂於見到員工忙碌；作為員工，如果不忙於各種各樣的工作則會潛意識地覺得什麼地方出了問題。大家都忙的暈頭轉向，但是似乎效率卻越來越低，問題則越來越多，最後經常演變成忙著“救火”，忙著推諉扯皮。
業績的壓力和職場的不安全感使得組織更容易陷入瞎忙中而不自知，而目標的不清晰和資訊的不暢通則是瞎忙的罪魁禍首，使得大家忙著做無用功，忙著內耗。
組織中的懶螞蟻效應
什麼是懶螞蟻效應
日本北海道大學進化生物研究小組對三個分別由30只螞蟻組成的黑蟻群的活動進行了觀察。結果發現。大部分螞蟻都很勤快地尋找、搬運食物、少數螞蟻卻整日無所事事、東張西望，人們把這少數螞蟻叫做“懶螞蟻”。
有趣的是，當生物學家在這些“懶螞蟻”身上做上標記，並且斷絕蟻群的食物來源時，那些平時工作很勤快的螞蟻表現得一籌莫展，而“懶螞蟻”們則“挺身而出”，帶領眾螞蟻向它們早已偵察到的新的食物源轉移。
原來“懶螞蟻”們把大部分時間都花在了“偵察”和“研究”上了。它們能觀察到組織的薄弱之處，同時保持對新的食物的探索狀態，從而保證群體不斷得到新的食物來源。
相對而言，在蟻群中，“懶螞蟻”更重要；而在企業中.能夠注意觀察市場、研究市場、分析市場、把握市場的人也更重要，這就是所謂的“懶螞蟻效應”。
每個組織都需要“懶螞蟻”
勤與懶相輔相成，“懶”未必不是一種生存的智慧。懶于雜務，才能勤於思考。一個企業在激烈的市場競爭中，如果所有的人都很忙碌，沒有人能靜下心來思考、觀察市場環境和內部經營狀況，就永遠不能跳出狹窄的視野，找到發現問題、解決問題的關鍵，看到企業未來的發展方向並作出一個長遠的戰略規劃。
在一個分工協作的組織內部，勤者與懶者都是不可或缺的。大量勤者的存在，是一個組織賴以生存的必要條件。但是一個組織的生存和發展，還需要有必要懶於具體事務，卻勤于思考創新的決策、計畫、組織、協調、指揮者。沒有了這樣的懶者，勤者極易無所適從，亂了頭緒，多會作無謂勞作，往往事倍功半。
在人才的運用和配置中，更需要分清人才的類型和特點，加以合理運用，把各類人才放置在恰當的位置，盤合和優化人力資源。對於不能成為 “懶螞蟻”的勤勞螞蟻，要尊重他們的工作價值，根據其能力和特點分配工作，使他們正確定位，不斷認識和提高自我，注重揚長避短，充分發揮能力，和“懶螞蟻”相互支持、相互依託、和諧共處，貢獻其最大智慧和能量，攜手確保企業安全、穩定、發展，深入推進企業和諧發展。
管理者不得不面對的“打擾”
每個人都需要為自己留出一些整塊的時間去考慮比較重要的問題。問題是：你是否能夠找到這樣的時間呢?所有曾經在辦公室工作過的人都知道，客戶或者是同事隨時都會找上你，他們並不會因為你想安靜一會而停止拜訪。不僅如此，你真的想讓其他人都別來找你嗎?在開展工作的過程中，大多數人都需要跟周圍的人保持協作。所以要想做到這一點，關鍵是如何安排你的時間。
“可以跟你談一分鐘嗎?”當周圍的人向你提出這個問題的時候，他們通常也不清楚談話會持續多久。所以下次有人向你提出這個問題的時候，你不妨告訴對方，“我們真的能在一分鐘內結束嗎?”或者是，“沒問題，我現在就有一分鐘，但如果你想多談一會兒的話，我們最好還是另外安排時間。”
問問你自己，誰總是在打擾你的工作?他們真的都是一些非常重要的人物嗎?如果你覺得自己總是被打擾，因此無法集中精力處理問題的話，我建議你對所有的客人和電話做個記錄。傑克遜先生是一家非盈利基金會的負責人，他用了一個星期的時間對自己的客人和電話進行記錄，一個星期過後，他就可以非常清楚地知道是哪些因素總是打斷自己：什麼人、為了什麼事、到底有沒有預約等等。當他仔細觀察這段記錄的時候，他發現80／20 法則真的非常有效。80％的情況下，打擾他的都是占總數20％的同事或客戶。事實上，打擾他次數最多的只有兩個人：他的助理以及他的一位下屬。
這種情況往往比較容易解決，我將在下面談到具體的解決辦法。但即便是你的上司總是在一大早把你叫到辦公室，交代給一些新的任務，打亂你一整天的計畫，你也不用去剖腹自殺。遇到這種情況的時候，你不妨考慮以下建議：
建議你的上司提前佈置任務，讓你可以更好地規劃自己的時間，這樣對你們都有好處。告訴你的上司，如果他能夠給你足夠時間的話，你可以做得更好。
問問自己，你的上司為什麼總是會臨時佈置給你一些緊急任務?是不是你的某些行為在鼓勵他這樣做?如果是這樣的話，儘量改正，下次接到上司的任務的時候，你可以稍微拖延一下，或者乾脆交代給其他人去做。在對付客戶的時候，你也可以考慮採用同樣的方法。如果情況允許的話，你可以鼓勵客戶聯繫服務部門。
傑克遜先生的故事或許能夠帶給我們一定的啟示。他跟秘書約定，他每天只在早晨九點半、下午一點半和三點半的時候處理問題。秘書可以把所有的問題整理好，在這三個時間段內集中請示——除非是遇到特別緊急的情況。在此之前，他的秘書總是會一遇到問題就沖進他的辦公室，隨時打斷他的工作。可自從有了這個約定之後，傑克遜先生發現自己終於可以抽出大段時間來集中精力思考問題了。
相比之下，傑克遜先生的下屬安德森遇到的問題截然不同。對於他來說，要想保住自己的工作，他必須不能犯任何錯誤。所以即便是一些並不重要的工作，他也會隨時向傑克遜先生請示，並要求對方立刻給出答復。不僅如此，安德森總是過於依賴別人，他堅持所有的事情都必須由傑克遜先生親自做出決定。
客觀地來說，安德森並沒有做錯什麼，所以在剛開始的時候，傑克遜先生也不願意告訴他不要再因為這些瑣事總是打擾自己，畢竟，他不想傷害安德森的自尊心。終於有一天，傑克遜先生實在無法忍受在這些事情上浪費時間了。他決定，要麼安德森改變習慣，自主地處理一些事情，要麼他就會讓一個更有自主性的人取代安德森的位置。最後
還有一位執行官，弗蘭克，也做了同樣的記錄。他的記錄顯示出了截然不同的模式。幾乎沒兩分鐘，他的一位員工就會跑進他的辦公室，使得他幾乎找不到時間處理自己的問題。為了解決這個問題，他對自己的組織進行了重組，對相應的主管人員進行更大的授權，並鼓勵員工學會向這些主管請示問題。他還建立周會制度，並在會議上對整個組織的工作進行協調。弗蘭克先生還開始在整個組織內部確立了一套通報制度，每個人都對整個組織的運轉狀況有了更多的瞭解，這樣就不會總是有人來向他詢問情況了。
德魯克給主管們的時間管理建議
根據德魯克觀察發現，想要有效管理時間，可透過4步驟達成：首要記錄和分析自己每天的時間支配情形，找出浪費時間的元兇，然後集中時間做最重要的事。
人不善於管理自己的時間，管理大師彼得?德魯克（Peter Drucker）在《有效的管理者》（The Effective Executive）一書中這樣說道。本書出版於1966年，距今已40年。時至今日，無論是經理人、高階主管、管理者或知識工作者，依舊陷於同樣的困境裏。 德魯克認為，最能鑒別主管效能高低的關鍵因素，或許就是能否珍視時間。德魯克很瞭解主管的處境。他指出，主管的時間通常是屬於別人的，若以實際從事的活動來界定主管的角色，則主管應可被界定為組織的俘虜。德魯克親身觀察發現，許多主管都是用了大量的時間，做了許多看似一定要完成的事情，但實際的貢獻或成效，卻是少之又少。
時間管理Step1：詳細記錄時間運用情形
德魯克曾經請一位自覺記憶力良好的董事長，說明自己的時間支配情形。該名董事長萬分確信自己把時間井然有序地切割成3個部分，分別用在高階主管、重要客戶 和投身社區活動上。但根據秘書連續6周的紀錄，董事長幾乎沒有從事上述活動，大部分的時間反而都是擔任調度者的角色，追蹤熟識客戶的訂單，然後不斷打電話到工廠，要求工廠處理訂單。 這就是主管自我感知和實際情形的落差。因此，德魯克建議主管欲卓有成效的第一步，就是記錄自己真實的時間運用情形。主管不一定要親自記錄，最好是交由秘書 或助理完成，但重點是要切實記錄下來，而且要當場記下，不要事後憑記憶。就算無法經年累月地進行，至少每年也要有兩次、每次持續3～4周地執行這項記錄工作。 一旦形諸文字，主管幾乎毫不例外地會發現自己把時間用在許多細枝末節的事情上。唯有透過切實記錄，並且反復地省思自己的時間支配情形，才有可能重新思索和 安排自己的行程。
時間管理Step2：系統化管理時間
完成時間記錄之後就可進第二步驟，即系統化的時間管理。德魯克指出，管理者必須從記錄中找出無生產力、浪費時間的活動，並且盡可能避免這類情形。不過這還有賴管理者自問幾個問題：
1.如果根本不做這些事情，會怎麼樣？如果答案是不會怎麼樣，那就應該停止浪費時間在不會有任何成果的事情上。 德魯克發現，有些大忙人之所以忙，是因為他們從不錯過任何事。他以一位自稱兩年內只有聖誕夜和新年在家吃晚餐的執行長為例，其實很多晚宴根本只是禮貌性邀約，他參加了反而徒增對方困擾；更有多達三分之一的餐會是就算公司任何一個高階主管都不參與，也不會影響公司業績。因此，如果一項活動對於組織或自己毫無貢獻，就該學習說不。
2.在時間紀錄上的所有活動中，哪一項是可交由其他人完成，而且就算沒能做得更好，也可以做得一樣好的？德魯克在此提到了管理學有關授權的議題。授權並非意味著把自己的分內事推給其他人，而是如果某件事是可以交由其他人輕易地完成，就應該交付出去。主管應該把省下來的珍貴時間，拿去做更重要的事情。
3.在我（主管）所做的事情當中，有哪些事浪費了你（部屬或其他同事）的時間，但對於你的效能卻是毫無貢獻的？主管固然可以排除浪費自己時間的活動，但有些時候，他們浪費的其實是別人的時間。德魯克認為，這種現象沒有明顯症狀，但還是可以透過提出上述問題來發現，而且要不怕聽到真話。
例如，某高階財務主管明知開會很浪費時間，卻還是要求所有部屬每次與會，而參與者為了表示出興趣，又會提出至少一個（多半是不相干的）問題，結果會議變得 陣容龐大而冗長。主管的出發點是好的，他希望訊息暢通，而且不要有人被排除在外，但其實部屬也跟他一樣覺得開會很浪費時間。
在詢問部屬意願後，該名主管想出了新的方法：他在開會前，送出一份書面表格，注明本次會議的與會者、時間地點及主題，若其他人覺得需要瞭解相關資訊，可自行決定參與與否，但會後一定會立即接到會議內容的完整摘要，並歡迎提出意見或評論。
相較於先前動輒十幾個人一起開會，耗掉一整個下午，如今只有少數幾人和秘書（負責記錄）與會，前後只要一個多小時，而且沒人覺得被排除在外。
時間管理Step3：找出完整的時間區塊
無論是記錄和分析時間，或是排除不重要的活動與浪費時間的因素，都是為了讓主管可以騰出時間從事更重要、對組織或個人更有貢獻的工作。然而，無論多麼大刀闊斧，主管所剩餘的時間還是不會太多。
德魯克認為，主管真正可以自由支配、而且可用來從事重要事務的時間，很少可以占到工作時間的四分之一。而且只要組織規模愈大，用在維持團隊合作和運作的時間就愈長，用在從事有生產力的活動的時間就愈短。 因此，主管要管理時間的最後一個步驟，就是找出一段完整的時間，專心地完成重要的事。
有些主管會選擇一周在家工作一天；有些則會在一周內安排半天，專門用來處理重要事務；另一個更常見的方法則是早起，亦即每天上班前，安排90分鐘在家工作，之後再準時上班。一般而言，早起工作還是比把工作帶回家更有效率，因為忙了一天的主管，通常到晚上都已累到沒辦法把工作做好了。
德魯克指出，有效的主管永遠都會控制自己的時間管理，不但會連續記錄日誌、定期分析，還會為重要活動設定完成的最後期限，以瞭解時間是否在掌控範圍內。
時間管理Step4：重要的事最優先，一次只做一件事
在記錄和分析並且挪出可以做事的時間之後，接下來就是做出成果和有所貢獻。德魯克認為，高效能的秘訣就是：專注。換言之，重要的事情擺第一，而且一次只做一件事。
一次只做一件事意味著迅速完成任務；而越能夠集中時間、心力和資源，實際完成的任務就越多。德魯克指出，找出優先完成的事項其實很容易，許多主管之所以無法專注，困難便在於找出哪些是次要的事，意即決定什麼事不要做。到了執行的階段，決定事情該做與否，需要的不是分析，而是勇氣，而這種專心之致和決心，就是領導力的表現。
對時間管理，德魯克早已發出警語：時間是最稀有的資源，除非能夠管好時間，否則無法管好任何事情。時間管理是主管卓有成效的首要任務，德魯克告訴我們，這是一項可以學習的紀律，只要我們開始分析自己的時間，做真正重要的事，而且有說“不”的勇氣。
別讓員工瞎忙
人們似乎已經習慣每年兩次的長假，接受甚至很享受“強制休息”帶來的悠閒。不過，一旦回到工作中，許多人又開始忙碌。作為管理者，他們樂於見到員工忙碌；作為員工，如果不忙於各種各樣的工作則會潛意識地覺得什麼地方出了問題。
但是，現在我們卻需要一個觀念革新：別讓員工瞎忙。這是因為，一方面，如果所有人都習慣於忙碌，就可能忘記了一件最重要的事——工作價值判斷，許多人投入 大量時間精力的可能是所謂“垃圾工作”。另一方面，所有人都忙碌的企業並不是真正有效的企業，這樣的企業全力為現在奔忙卻沒有未來，它失去了保持組織靈活性和創新能力的“空間”。
工作價值判斷
從個人角度看時間管理，我認為關鍵是回答三個問題：什麼事是必須做的？如何看待他人的作用？如何統籌規劃出整塊的時間？如果把時間管理放到組織層面，最關鍵的則是“工作價值判斷”——投入時間與精力所做的工作對企業有沒有價值？這種判斷的結果會因視角（組織整體、部門、個人）、週期（長期、中期、短期）、 角色（高層主管、普通管理者、員工）的不同而差別很大，但要有效地管理時間，我們卻必須首先做出工作價值判斷。需要進行工作價值判斷，是因為在絕大部分情 況且工作量和工作的價值並不匹配，無價值的工作帶來巨大的浪費。
“優秀的公司從來沒有給我留下忙碌的印象。……我所欣賞的團隊從不給人哪怕一點兒忙碌的感覺。”湯姆.迪馬可說。忙碌也會破壞了對於知識性工作來說非常重要的那種工作即享受的感覺。
為什麼一個異常忙碌、不斷找各種事或製造出各種事情來做的主管不應獲得升遷？因為他缺乏工作價值判斷能力，不能判斷什麼對企業是有價值的，他可能只是潛意 識地找各種事情來填滿他和他的部屬的工作時間（甚至包括休息時間）。當他的職位越來越高，他的影響就越廣，可能造成的負面影響就越大。最可怕的在於，隨著他在組織中的升遷，他最終將上升到一個需要面對外部市場的位置。外部世界的機會和誘惑會比組織內部要大得多，這時他可能把組織引向災難。
從整個組織到員工個人，都可能因缺乏工作價值判斷，而存在做著大量無價值工作也就是所謂“垃圾工作”的情況。譬如，一位在大學主管藝術和科學的院長對他的顧問說，如果你來觀察我每天的工作，你會看到什麼？1/3的時間裏，院長在做一個秘書的工作——複印資料、打字、填表、送信……由於預算有限，院長沒有協助他工作的員工。這種情況的出現是組織作為一個系統出了問題，從組織整體的角度看，這些工作對院長沒有任何價值。讓院長在這1/3的時間完全閑著休息都比 這種情形要來得好。當然，具體到這種情形，在企業界並不常見，但這種系統帶來的垃圾工作一定會以其他的方式出現。
必須說明，這裏絕不是說秘書或助手的工作是垃圾工作，正如前麥肯錫顧問埃森•拉塞爾所說的，他（她）們是“無比可貴的資源”、“你的生命線”。但是，當這 些工作變成院長的工作時，它們就變成了垃圾工作。幾年前當我聽到香港大學的一位教授介紹他有三個秘書協助工作時，我想的是，這一定是一個高效運轉的體系。這是一個相當特殊的情況，這位
在中間管理層，缺乏工作價值判斷的現象有兩種，分別是兩個極端。一是在組織中強勢的管理者，他們可以不停地擴張、找到事情做，因而異常忙碌。他們可能是真正的未來領導者，也可能是不合格的管理者，對於負面的情形已有討論。對於組織來說，既不能限制過多而喪失機遇，有時甚至應給予特別的寬鬆環境，也不能讓這 種擴張變成危險。可能的解決方案是設置足夠寬的區域，上限和下限都足夠大，關鍵卻是謀求一種動態的平衡。管理中基本上沒有什麼原則和真理，絕對真理多半已 經沒有了價值，真正的價值存在于一位學者在討論戰略時所說的一句話：“運用之妙，存乎一心。”
另一端則是相對來說弱勢的管理者，某種意義上，管理者的工作是無所事事的工作，記不起來做了什麼，看不到直接的工作成果，他們因而退回去忙於專業性的工作，這種忙碌證明了他們“有用”，讓他們獲得心理上的安全感，卻逃避了真正有價值的工作和自己的職責——管理工作。他們卻肯定是不合格的管理者，或者改善，或者重回專業職業軌道。
在現在以知識性工作為主體的組織中，管理者都必須掌握在管理和專業之間平衡的藝術。管理很難，並不是因為有太多的工作要做；一個過度忙碌的管理者一定做著本不應該由他做的工作。對組織來說，有一個重要任務就是消除這種普遍存在的心理上潛在的不安全感。或許我們真的應該強調“管理的最高境界就是無所事事”，管理者應該比閑而不是比忙。
員工處於管理鏈的末端，對於什麼是有價值的工作，傳播到這裏已經發生了很大的偏差。如果以極其悲觀的觀點看，他們已經陷在了組織、中層管理者製造的大量無 價值工作之中，同樣的，為了表明他們“有用”，他們自己也會製造出一些工作來。按照《職場動物進化手冊》的說法，他們已經基本上被蒙上了眼睛。“工作價值 判斷”這種觀念早已存在，但就我所知首次給它命名的是這本類似《彼得原理》的調侃性質的本土管理寓言《職場動物進化手冊》。如果整個組織的管理導向再有一點讓員工忙的意思，大部分人可能就是瞎忙的狀態了。近年來，管理學者們宣導的願景明確、透明化管理、縮短管理層級的一個作用可能正是消除員工的“盲目”狀態。
最近，耶
因忙碌而失去的空間
我們可能在忙碌沒有價值的“工作”的同時，失去寶貴的“空間”。人們為什麼努力要從小房子搬到大房子，就是為了空間；如果又用各種各樣的東西把大房子塞得很滿，就失去了搬家的意義。在管理上，過度忙碌所帶來的空間縮小包括：企業只有現在沒有未來，失去了自由度、靈活性以及隨之而來的創新能力；壓縮了知識性 的工作需要的懶散、散漫的空間；從個人的角度看，忙碌也使得他們失去了提升的空間、生活的空間。
在一個企業組織中，如果所有人忙碌於當前有價值或無價值的工作，那麼他們失去了深入思考以更好方式做現有工作的機會，也失去了思考與尋找新的業務機會的空間。在組織中推行過度嚴格的工作價值判斷也會導致自由度和空間的喪失。在這種判斷下，如果做有價值工作的人得到獎勵，相反則受到懲罰，那麼所有人都會去做 同樣的事，沒有人做不同的事。３Ｍ的創新能力常常被歸功於它的這樣一個舉措，允許員工拿出１５％的精力用於“自己的項目”，也就是那些並不符合公司價值評 判的項目，這些員工自己的項目是該公司創新產品最大的源泉。搜索引擎Google的董事約翰•多爾最近在澄清說公司不會開發流覽器時又戲稱，雖然他是公司董事，但也不知道公司是不是有人在做開發。多爾表達的是同樣一個意思，Google也是一個賦予員工極大自由度的公司。
現在組織中越來越多的工作是知識性的，它們完成的效果和人的忙碌程度沒有關係，相反，知識工作者需要一點懶散的空間。律師在辦公室忙碌一天，不一定比只工作一個小時更容易找到訴訟案子的癥結所在，忙碌的管理者根本無暇思考。軟體工程專家湯姆•迪馬可說，“優秀的公司從來沒有給我留下忙碌的印象。……我所欣 賞的團隊從不給人哪怕一點兒忙碌的感覺。”忙碌也會破壞了對於知識性工作來說非常重要的那種工作即享受的感覺。
從個人的角度看，如果非常忙碌，那麼他將沒有時間學習、提升自己的能力和素質。他將自然而然地佔用生活的空間，譬如休息、體育活動、與家人團聚等等。這些都不會在組織當前的績效上馬上體現出來，但從更長遠的角度看，這種結果顯然並非企業之福。
即便從狹義的效率角度講，在現實中，每個人都100％忙碌的組織一定不是高效率的組織。以三個人按順序完成工作為例，只有每個人桌面上都必須積累一定的待 辦工作，他們才能100％忙碌，也就是每件工作進入下一流程時都要在待辦工作裏耽擱一會。只有每個員工都不那麼忙，才能接到工作就做，每件工作整體上才能 以最短時間完成。每個人都稍微降低了一點效率，帶來的卻可能是整個組織的改善。
別讓猴子跳回自己背上
比爾翁肯曾提出一個有趣的管理理論——“背上的猴子”，來比喻責任和事務在管理者和下屬之間的轉移。
作為管理者，或許經常遇到類似這樣的情形：在走道上碰到一位部屬，他突然說：“我能不能和您談一談？我碰到了一個問題。”於是你便站在走道上專心聽他細述問題的來龍去脈，結果一站便是半個小時，既耽擱了原先你要做的事，也發現你並不足以做出任何決策。
在這樣的案例中，比爾翁肯認為“猴子”就是分配給下屬的工作，原本在部屬的背上，然而談話時，“猴子”的兩腳就分別搭在領導和下屬兩人背上了，當你表示要考慮一下時，“猴子”便全部移轉到你背上。於是你接下了部屬的角色，而部屬卻變成了監督者，他不時地跑來問你：“那件事辦得怎樣了？”
當你一旦接收部屬所該看養的“猴子”，他們就會以為是你自己要這些“猴子”的，因此，你收的愈多，他們給的就愈多。於是你飽受堆積如山、永遠處理不完的問題所困擾，甚至沒有時間照顧自己的“猴子”，事情一起耽誤了。
中國企業一個常見的現象就是高層做中層的事情，中層做基層的事情，管理者都忙得不可開交，而基層人員卻無事可做，於是就開始對企業發展“指點江山”，對管理者工作“評頭論足”。
管理者要謹防工作中各種“背猴子”的陷阱，因為猴子總會不經意間就蹦到管理者的背上。所以當你忙的暈頭轉向的時候，請停下來反思一下，你是不是養了一堆別人的猴子；當你因為員工的失誤或者不力而氣急敗壞的時候，請克制住自己上陣的衝動；當你聽到下屬的抱怨和推卸的時候，你要堅定的表明態度，督促其克服困難完成任務。管理者應該時刻明確自己的定位，培養團隊，制定方向，溝通、執行，而不是深陷冗務養一大堆別人的“猴子”。如果你能讓員工去撫養他們自己的“猴子”，你就能培養起來一支能征善戰的隊伍。
所以首先要培養具有自我管理能力的員工，而要做到這樣，最好的辦法就是要求員工堅持有計劃的工作並記錄在案，通過強行騰出思考、反省和規劃的時間，從而不斷地總結經驗教訓，獨立自主思考解決問題的辦法，計畫將要完成的工作。從而成長為一個具有獨立擔當，能夠不斷學習的優秀員工。
對於員工在工作過程中遇到的各種問題，或者是他不知道該怎麼做，或者你發現他做的並不好，管理者一定要克制住自己做做的衝動。你要學會和具體的事務保持一定的距離，而不是你我不分，甚至把它變成自己的工作，通過今目標可以幫你保持一個恰當的角色，你可以觀察員工的日誌，瞭解工作進展，適時地指導，提供自己的意見，而不是越俎代庖。同時要學會全盤把握，而不是陷入到細節的泥潭中，通過今目標專案管理你能夠一目了然地獲悉當前所有工作的進展情況，瞭解其中的問題，從而適時地介入，提供支援，積極推動。
CEO們的時間管理術
這是一個講求速度的世界，要用最短的時間完成最多的事情。優秀的企業家總是在新的一天之前就規劃好了一切，力求在起跑線上姿勢都比其他選手更接近起跑瞬間。成功人士的標誌是：一年三百六十五天，你是否總覺得時間不夠用？每天都忙忙碌碌，可是工作一天下來，還是覺得有堆積如山的事情沒有忙完？
是效率不高，還是時間管理有問題？為什麼在和時間的賽跑中，你永遠是那個救火隊的角色？或許，該到了檢討你的時間管理方法了。想想王石和羅紅，管理著偌大的企業，可是依然有時間去爬山和攝影，對於你來說，管理好時間後，一樣可以做到。
奧巴馬都覺得時間不夠用？
金融危機彌漫的今天，各國政要忙著互相奔走呼籲救市，跨國公司總裁致力於穩定市場。據悉，美國新任總統奧巴馬最近簡直變成了夜貓子，他感歎金融危機期間，時間一點也不夠用。白宮工作人員因此不再朝九晚五，而要經常加班加點甚至熬通宵。總裁們的時間變得更加爭分奪秒，正應了百達翡麗全球副總裁 Thierry Stern的那句名言：“時間是永遠不會結束的挑戰。”
這是一個講求速度的世界，要用最短的時間完成最多的事情。在時間管理上富於經驗的管理者不會在紛至遝來的會議和電話、堆積成山的下屬郵件中分身乏術。作為一個公司的好管家，他既要有宏觀的眼光思考公司的長遠大計，又要聚精會神地盯著公司的那些營運的瑣事。規劃、決策和授權的妥當安排，使他們成為時間的主人。優秀的企業家總是在新的一天之前就規劃好了一切，力求在起跑線上姿勢都比其他選手更接近起跑瞬間。
微軟高管劉潤曾提出以年、以月和以天為單位三個層次的時間管理。開始一天的工作之前，首先決策哪些是緊急的事、哪些是重要的事，然後先難後易地做完。
前任惠普公司總裁格拉特把自己的時間劃分得清清楚楚，他花20%的時間和客戶溝通，35%的時間用在會議上，10%的時間在電話上，5%的時間在看公司的文件上，剩下的時間用在和公司沒有直接或間接關係，但卻有利於公司的活動上，可能是傳媒的採訪，也可能是措手不及的突發事件。
即使是工作狂經理人，也要有能耐去享受打一場高爾夫的奢侈、聽一場三大男高音的音樂會的樂趣。即使是號稱史上完美經理人的陳永正(現任NBA中國首席執行官、曾經的微軟和摩托羅拉中華區CEO)也在抱怨時間根本不夠。
“我必須更多地跟年輕人待在一塊兒!他們是一個嶄新的群體!這就是NBA所提倡的：研究他們的思考方式和做事方式。如今，很多年輕人整天盯著電腦，而不去看電視。他們喜歡寫博客、用MSN，我必須好好研究他們。”
三位CEO的時間管理秘笈
時間總是不夠用，但是成功的職業經理人，總是有一套自己應對工作的時間管理術。看看下面的三位大腕是如何管理自己的時間吧。
李錫煥：一開始就解決最難的工作
名仕：SK是一家經營項目各異的綜合類大公司？集團如何保證時間管理的效率？
李錫煥：公司的中層以上都有年度、月度和每天的時間表，而且中層和高層要互相make sure彼此的時間表力求做到準確無誤。高層要掌握中層員工的時間表，方便作出任何時間上的決策。我個人喜歡借助現代化的管理手段。我們經常在大會議室開北京、新加坡、韓國三地的視頻會議，直接、方便、節省時間，非常有效率。在我的辦公室裏能收看到BLOOMBERG的即時財經新聞，作為高層要第一時間捕捉到任何一個重要的資訊，以便及時對公司作出部署和調整。
名仕：作為SK重要的決策人，您怎麼安排自己每天的工作時間？
李錫煥：正常的員工是9點上班，但我一般提早一個半小時來到公司，因為一到上班時間就會有各種各樣的事情來找我，高級主管們會來敲我的辦公室彙報事宜。只有那一個半小時是真正完全屬於我一個人的時間。那寶貴的一個半小時是正常工作品質的兩倍，因為完全不受干擾。
時間分配上我基本是60至70%的時間是在工作狀態，20%的時間留下來作為充電和學習。比如我每天下午四點會請一位中
名仕：如何安排工作中的輕重緩急？
李錫煥：我一般把自己的事務放在最後去執行。首先對下屬下達命令，其次跟各地方公司進行溝通聯繫。最後才是自己的事情。這樣能保證有更多的時間給員工去執行，高層也有時間去檢查專案的動態如何。
名仕：如何處理突發事情？
李錫煥：第一時間是解決好這個事情或者危機，最後才是追究責任。這也是時間管理的重要一環，是公司對待最重要的事情和最緊急的事情的態度立場。
名仕：在公司業務時間的運用上，你有何側重？
李錫煥：創造力是SK引以為豪的企業文化。因此我們願意花更多的時間去關注新的市場和新的領域。公司每年都會把時間投入到一些創新的領域，這是我們安排時間的重中之重。
李錫煥的時間管理心得
1，永遠不要把最難的事情留到最後，因為人有惰性，你把最難的事情留到最後，往往會說服自己留到明天。開始一天工作前，首先集中精力解決最核心最具挑戰性的工作。
2，合理安排時間。我一般上午安排會議，下午安排學習。因為下午人的精力會差很多，安排一些放鬆式的學習可以轉換休息大腦。
李錫煥每週一工作表
07:30——09:00 與韓國總部視頻會議處理個人事務
09:00——11:30 週一例會(和部門領導)
12:00——13:30 與部門領導以及子公司領導午餐 交流業務
14:00——15:30 中高層TEAM長們的業務報告
16:00——17:00 請中午老師前來輔導中文學習
17:00——18:00 中高層TEAM長們的業務報告
18:00——18:40 晚餐
羅志：一年要做別人五年的事情
名仕：公司推行怎樣有效的時間管理方法？
羅志：你知道我們香港的工作節奏一向以快著稱。我在北京也這麼要求我的員工們。現在的商業競爭這麼厲害，時間管理顯得更加重要。你時間利用得好，可以事半功倍。我要求員工們把事情提前完成，因為接下來還有更多的事情要忙，我告訴他們做事情要想三步而非一 步，你要預知接下來發生的另外兩個事情，提前把這些都想到了，是最好的時間管理手段。如果你都這麼做的話，你會發現你一年能做別人五年的事情。名仕：CHARRIOL近階段的工作進度怎麼開展和安排？
羅志：緊鑼密鼓並且井然有序。4月份我們在北京的金寶匯旗艦店開了進入內地的第一個OPINING SHOW。接下來會PUSH賽特和新光的分店，我們會有一系列的工作計畫讓國內熱愛時尚的人群更好更快地瞭解CHARRIOL夏利豪，並且喜歡上它。這個品牌在香港非常流行，幾乎人手一個，這是我看好它在內地市場的原因。
名仕：你經常會做商務旅行，怎麼合理安排旅行時間？
羅志：我總是早走晚回或者晚走早回。我搭當天最早的那班飛機飛香港，然後當天搭最晚的一班飛機回北京，一點都不耽誤第二天的工作，要不我就搭乘當天最晚的飛機去香港，第二天一大早我跟往常一樣早早地就出現在北京的辦公室了。
名仕：工作節奏緊張，還會花時間在休閒和愛好上嗎？
羅志：當然了，這是時尚從業人員的必修課，我的心態跟80後、90後的年輕人一樣。我喜歡跟年輕人在一 起，時刻關注世界最新的流行動態。我喜歡時裝、愛聽交響樂。跟朋友打高爾夫、網球、羽毛球是常有的事情。但我可不是為了娛樂而娛樂，好多朋友都是因為打球 認識的。即使是在休閒的時候，我也喜歡把時間充分利用起來。近期我會去巴黎看一年一度的鐘錶展，多開拓眼界對事業永遠不會有什麼壞處。
名仕：您節省時間的秘訣是？
羅志：爭分奪秒，包括吃飯、睡覺和開會。我自己吃飯的話五分鐘就解決了，我走路疾步如飛。有時候工作太 忙，我就利用在車上的時間睡覺，而且是一上車就能睡覺，以前在香港的時候，搭公交的時候都試過一隻手握著扶手站著睡覺。如果早上有會議，我會要求提前20 分鐘開會，也就是八點四十，這樣散會後員工能有更多的時間去實施會議的內容。如果實在沒時間開會，我會在吃午飯的時候和員工一起，也就是工作午餐了，邊吃 邊開會。聽起來很魔鬼，但我的下屬已經很好的適應了我的魔鬼時間管理模式。
名仕建議：時間管理小竅門
１.如果你需要在一天內完成一個可能花費幾周時間的工作，就該為任務劃分成塊，分別設定時限。
２.如果你的任務很容易延伸擴展出其他的要求並不斷產生子任務，時限可以使你更好地控制進度而不至於東奔西走陷入混亂。
３.避免拖延和耽擱。當你擔心自己的倦怠是否會耽誤任務進度時，設定一個時限就是為自己安排了一個監工。
羅志的時間管理心得
1，我特別注重隨時隨地休息，這樣隨時補充體力，一旦再工作起來，就覺得精力旺盛了。
2，要在內心裏給自己一種快節奏的感覺，時刻保持一種戰鬥狀態，這樣才不會給自己浪費時間的機會和心念。
羅志的魔鬼工作時間表
07:00 起床 收看早間新聞
08:30 到達公司 處理郵件（週一固定8：40例會時間）
09:00——10:00 中層員工彙報工作時間
10:00——中午 開始巡店、順帶觀察其他品牌的店面情況
12:00 ——13:00 與下屬進行午餐會議
13:00——17:00 與亞太區總部開會，計畫OPINING SHOW事宜
19:00——20:00 運動時間 休閒+商務
全忠：一日之計在於前天晚上
名仕：如何規劃工作的時間？
全忠：因為地產生意的緣故，我的大部分時間就是在出差。不開玩笑的講，我不是在飛機上，就是在趕飛機的路上。按照慣例，我會在前一周排出下一周所有的日程安排。每天的日程表一般從早上九點到夜裏兩三點。白天對於我來說更多的是開會，晚上會花兩個小時來處理公司的郵件。
名仕：時間方面的壓力來源於哪里？
全忠：時間總是有限的，很難做到面面俱到。我基本上把客戶放在第一的位置，這樣就難免少了跟員工的溝通，所以我只能選擇辦公OA系統來跟員工進行郵件溝通。
名仕：如何處理最緊急的事和最重要的事？
全忠：我會在前一天晚上就開始對明天大小事情做一個不同等級的排序，A到B到C，A裏面也有A1、A2，以此類推。對於員工，我要求他們寫日報，並且寫明天的工作安排，對於今天的工作自己有個簡單的評語。時間管理就是效率管理。
名仕：在時間的管理上有什麼心得可以與我們分享的？
全忠：首先得有時間管理的意識，然後是基本功，一定要記住一天之計在於前天晚上。每週要有一次深度思 考，可以知道在本周時間上的安排哪些可圈可點，哪些下次可以做得更完善的，這樣都是避免重複錯誤的好辦法。我自己每個月還追加一個個人的月度分析，比如我 本月都到過哪些城市、出差的次數，我要觀察在時間的分配上是否與專案的重要性匹配。
名仕：休閒的時間發生在什麼時候？那個時間你用來做什麼？
全忠：我休閒的時間基本上是在機場等飛機的時候和在飛機上的幾個小時。通常我會利用等飛機的時間逛下機場的書店，挑選自己喜歡的雜誌和書籍帶到機上閱讀。我每個月要消化二十五到三十本雜誌。在飛機上如果不看書，那麼就會好好補覺了。
名仕：如何定義浪費時間？
全忠：別人不守時造成我時間的浪費占大多數。
名仕建議：時間管理小竅門
1.瞭解自己的工作效率週期，合理安排工作。在一天中，每個人都有工作效率的低谷和高峰時期。將那些重要的、需要集中精力和創新性的工作安排在效率高的時間裏進行，在低效率期安排一些不重要的或者不需要特別關注的瑣事。
2.牢記帕金森定律，合理地分配時間。帕金森定律告訴我們，工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。也就是說，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項工作，你放慢你的節奏以便用掉所有分配的時間。
3.為重要的工作或者不可預見的工作預留時間。
4.避免將整塊時間拆散。只要可能，就應留出一天中效率最高的一部分時間作為整塊的可支配時間。
5.提高會議效率，避免時間浪費。各式各樣的會議佔據了大部分的工作時間，而且會議趨向於越開越長。因此，提高會議效率也是提高時間和效率的重要途徑。
全忠的時間管理心得
1，結束一天的工作時，會想好明天的計畫，總結今天的工作得失。這樣，再工作起來可以少走彎路，而且更有效率。
2，見縫插針式工作：時間管理中重要一環就是對於零碎時間的合理運用，候機時，我喜歡讀雜誌和看書，就是利用這段難得的時間充電，補充資訊。
全忠的時間表一覽
3月3日
09:00 蘇州光華集團會議
14:00 常州常發置業集團講課
20:00 上海總部員工談話
3月4日
09:00 面試新員工
10:00 2月入職新員工座談會
14:00 蘇州億城新天地專案例會
20:00 見上海媒體朋友
擺脫瞎忙，走向卓有成效
忙碌有時候像一杯醉人的毒藥，讓人沉溺其中無法自拔，我們習慣了被那些不知道從哪冒出來的事情塞滿我們的每一天，卻懶得思考、規劃自己的生活。
歸根結底，瞎忙的根源就是沒有目標、沒有重點，結果忙的往往是無關緊要的事情，而重要的事情則一拖再拖，更糟糕的是自己都不知道什麼是最重要的事情。
《如何掌控自己的時間和生活》的作者拉金給出了一個辦法，就是不斷問自己：我現在最應該做的事情是什麼？從而幫助自己養成要事第一的意識和習慣。同時堅持進行規劃，並白紙黑字地寫出任務清單，以監督提醒自己。
讓窮忙族翻身，發現1小時的威力
不管貧富貴賤，每個人都擁有相同的時間，但善用與浪費，卻產生天壤之別的價值，掌握不窮忙的時間秘密，其實你就做得到。
忙！盲！茫！你的生活是不是像無頭蒼蠅一樣，愈來愈難擺脫這3個令人討厭的形容詞？
根據勞委會公佈的2006年國際勞動力指標，在20個世界主要國家中，臺灣勞工每年平均工時長達2,170小時，平均每人每天工作8.3小時，高居世界第2。瑞士洛桑管理學院（IMD）的世界競爭力報告，2006年臺灣人工時也在全球前5名。
然而，工時高卻不代表收入高，臺灣近6年（2001～2006年）平均薪資的年增率僅0.85％，增幅不但遠低於韓、星等新興工業國家，也不到美、歐先進國家加薪幅度的一半，且薪資升幅創歷史新低，勢必難以抵擋動輒超越2％的物價指數（CPI）年增率。也就是說，你辛苦了半天，薪水漲幅卻追不上物價飆漲的速度，到頭來是愈窮愈忙。
更令人氣結的是，根據中央大學人力資源管理研究所教授李誠的研究指出，臺灣漸漸走向窮者越忙、富者越閑的社會。有錢人懂得讓錢滾錢，利用時間去賺時間，不僅空閒餘裕，又能讓財富倍增。反之，成天被庶務綁死的窮人，耗費全部的體力，又因時間沒效率及彈性，產值不大，薪資始終上不去，不斷掉入越窮越忙的惡性循環。
窮忙族難道就沒有翻身的機會？
撇開財富不談，就每人每天24小時的公平性而論，這其中的關鍵，就在於你是否能改變用時間的態度與方法！
時間觀念第1堂課：提升附加價值
日本時間管理專家箱田忠昭在《早上3小時完成一天工作》一書中指出，有人工作一小時只賺台幣200多元，有人工作一小時卻能賺台幣2,000多元，其中，因為對於時間用法的不同，兩者差異竟可到達百倍。
一般所謂的時間管理，大都將目光擺在如何節省時間，或是擠出更多的時間。箱田忠昭認為，真正重點應該是如何將你所擁有的時間，轉換成附加價值較高的時間，從而為自己創造出值得期待的生活。想擁有這樣的轉變，只要擠出一個小時就可以開始。為什麼？答案不在時間，而在這一小時中產生的超強專注力。
《一小時的思考技術》作者大衛．拉卡尼（Dave Lakhani）在當職業跆拳選手與執法官時，學到激烈的衝突中，只要在短時間內非常專心，就能完成許多人數月甚至數年無法完成的事，每個人擁有一個小時的長度都是一樣的，你要用這些時間來做些什麼？又該如何投資這些時間？這些都會決定你在人生所剩的時間內，可以獲得什麼。拉卡尼在書中強調。
時間觀念第2堂課：解開錶帶的手銬，依羅盤行動
卓睿企管顧問公司董事長葉微微指出，時時觀看手錶，計算眼前一小時的使用效率固然重要，但是背後指導行為方向的羅盤，才是真正的王道。所謂羅盤，講的就是價值觀。
她以人類追求快樂的 3個層面分析，層次最低的是不是你死，就是我活的競爭式快樂；進步一點的是條件式快樂，以交換為原則：你做到什麼，我就給你什麼。最高層次的是自覺式，從內在驅使的快樂，知道自己想要什麼。一旦你來到自覺式的快樂，往往不容易受外力干擾，此時，無論一分鐘或一個小時，都會產生爆炸性的威力！葉微微強調。她進一步指出，時間管理要管的不是事，而是方向感。
若你很清楚自己的方向，是要去創造價值，你的工作角色自然就會從這個角度去準備，包括過程中要做什麼，要有什麼突破。
等見到客戶時，因為目的清楚，結果就會如你預期，而非一味拘泥時間技術卻無頭緒、把寶貴時間花在摸索的人，兩相比較，客戶對你的效率與贊許，都會讓你這一小時的價值跟別人不一樣。
時間觀念第3堂課：設定合理的目標
所謂時間要花在刀口上，指的是有了方向感後，要用最少投資時間，達到最多時間利益。
首先，必須清楚的設定目標，目標要具體，有設定完成期限，否則只會是個空洞的願望而已。
謝孟蓉，29歲，專科畢業的她做過臺灣高鐵的行政人員，3年多前進入外商汽車公司擔任客服人員，每天的工作是接電話、處理顧客的各種疑難雜症，由於編制不大，連倒茶水、上廁所、中午用餐時間，都要與同事輪流。沒電話進來的空文件，也不得閒，她必須準備客戶要求的文件，主動打電話聯絡客戶，報告處理進度，一星期內會有幾天得加班到晚上8、9點才忙得完，而且24小時手機得開機，以應付客戶的突發事件。
我擔心自己的工作會被外包取代，所以下班後我想要培養第二專長，為了工作與生活平衡，我想要重拾中斷已久的長笛課，我想要多念點英文，想要早點存到人生的一百萬，想要交男朋友，……謝孟蓉列出自己的目標，愈說愈興奮。不過，謝孟蓉琳琅滿目的目標似乎與箱田忠昭所提的原則相違。
箱田忠昭認為，這個也想做、那個也想做，太過貪心立下太多目標的話，最後的結果是，連一個目標都無法達成。他強調，只要設定一個自己要去努力衝刺的目標後，在那段期間，把全副精神集中在目標上，如同握緊來福槍瞄準，集中精氣神，就能擊出一發威力強勁的子彈。
其次，為了增加目標實現的可能性，箱田忠昭認為，不妨再準備一個備份計畫（backup plan）。
以謝孟蓉為例，若她訂了3年後打算存到台幣100萬元的目標，每天開源節流，萬一無法如期達成時，至少要存到台幣60萬元才能接受，這就是備份計畫的概念。備份計畫並非給自己偷懶的機會，而是當理想與現實差距拉大時，可以有個較接近的目標，激勵自己前進，不要輕言放棄。
時間觀念第4堂課：做好目標企劃
立下目標是走向成功的第一步，接著便要企畫一個可執行的計畫，著手實行，並常常追蹤方向是否正確。
以從貿易業轉戰壽險業的廖崇聖為例，30歲的他，訂下3年內要達到每月收入20萬元的目標。以目標企劃的角度思考，目前廖崇聖每月月薪約7萬元，比較可能執行的方式是以每年增加7萬作為進程。
首先，企劃的第一步得看業績從哪里來。曾任美商
其次，除了勤於拜訪，還要做好客戶資料管理，想好客戶不在時的備用方案，並瞭解公司產品中，哪幾種最擅長，可以幫自己貢獻最多業績。
另外，廖崇聖最困擾、常會占掉一天中三分之一時間的會議與教育訓練，表面上是阻礙客戶拜訪的大石頭，耗費時間、心力又沒有產值，但卻隱含先蹲後跳的爆發力。
待過房屋仲介、銀行、高科技業，每個領域都是超級業務員、現為企業講師的陸易仕國際顧問公司總經理謝文憲，對業務員可能遭遇的時間難題瞭若指掌。
他以自己過去的經驗指出，會議與教育訓練看似花時間，卻是一種溝通與專業的投資，活動本身沒有問題，問題在於主持和參與的人，有沒有思考如何提升效率，並從中補強自己不足的知識與技巧。
尤其，這些看不到的能量需要累積一段時間，但往往在爆開的點來臨前，大部份的人就放棄了。若你懂得堅持下去，只要銷售技巧、時間管理、客戶關係到達成熟階段，業績倍增的量會十分驚人，目標達成會事半功倍！謝文憲強調。
時間觀念第5堂課：掌握緊急、重要的N字法則
藉理財的觀念來管理時間，往往可以收到異曲同工之效。
著有多本時間管理暢銷書的臺灣大學化學工
他除了中午午休與下班時間全挪作自修之用，星期日還花上8小時在補習班學工作所需的AutoCAD（繪圖軟體），甚至，星期六難得與女友相處，他都計畫拿來學別的東西。
呂宗昕審視他一天的作息表，發現他每天竟花上10～12小時待在實驗室。因為工作時間太冗長，讓晚上無法有規則的時間上補習班進修，呂宗昕借著前面所提的時間公式，建議他預留固定儲蓄的時間，逼著自己提早結束支出的工作時間。
工作時間的運用要非常有效率，關鍵在於是否掌握了一天工作的輕重緩急，而非先來的先做，後來的後做。所謂輕重緩急，可依緊急、重要的程度，分為4個象限，處理順序依N字形進行（見上頁4象限N字法則表）。
對研發工程師而言，第1優先的通常是機台故障維修、實驗成果、年度研究計畫報告；第2優先的是機器保養、調整等例行性的事務；第3緊急不重要的往往與工作領域無關，譬如尾牙聚會；回一些與工作無關的e-mail、閒聊等則是落在第4個順位。
呂宗昕建議，不妨在昨晚就決定好今天處理事情的優先順序，或是在8點進公司時，先規劃好今天實驗的計畫，減少try and errors（嘗試錯誤）的時間，想辦法讓上班時間縮短，就有更多時間去安排其他目標的進修機會。
另外，想過一個有效、規律的生活，你必須在重要不緊急的第2優先象限中，放較多比例的時間，因為它強調計畫與預防，容易助你成功。
若你發現自己陷於第3象限，你需要學會對不重要的事情說不，若第4象限花掉你太多時間，代表你不清楚想要什麼，應該重新審視自己的目標設定。
管理大師史蒂芬．科維（Stephen R. Covey）在《與成功有約》一書中，談到時間管理其實就是個人管理，與其著重於時間與事物的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。
因此，善用你的一小時，無論是工作或休閒，是專業的精進還是興趣的深耕，樂在其中，不斷尋求專注與平衡，每個充實的一小時，會構成一天，一周，一年，就會產生令人意想不到的力量，為你帶來最大的時間利益！
當時鐘遇見羅盤——如何找到生命中最重要的事
忘掉牆上的時鐘——提高做事效率，並不表示做時間的主人。找到心中的羅盤——探索真心所願，創造均衡圓滿的人生。
關注自我成長議題的大師史蒂芬?柯維（Stephen R. Covey）在《與時間有約》（First Things First Time）一書，曾有以上這麼一段話。
柯維主張，我們可以採取行動，卻無法決定後果，因為，控制權操之于自然原則，與傳統標榜效率與技巧的時間管理大異其趣。
因此，柯維以自然原則為核心，說明如果深究時間管理的內在時，有意義的生命其實與速度或效率沒有關係，重要的是，我們做了哪些事情，我們為什麼做這些事情，而不是完工的速度。
第二象限時間管理
人生最重要的是，有偉大目標及達到的決心。重要之事絕不可受芝麻綠豆小事牽絆。經常被突發的事件打亂的經理人，或許對於德國文學家哥德（Goethe）的這句話心有戚戚焉。
在時間的管理矩陣上，可以採用緊急重要作為兩軸的指標。在日常工作中，我們往往被重要且緊急與緊急卻不重要的事情困住，最後，位於第二象限重要但不緊急的事情（例如親情、健康），通常需要我們花費長時間經營，卻最容易被我們忽略。
柯維主張，每個人都應該做好第二象限時間管理，也就是做好重要但不緊急的管理，提升這些事項的重要性，例如，如果能以每星期30分鐘做好這個象限的步驟擬定，就能讓我們脫離時鐘指標的擺佈，找到生命的羅盤。
如何重新安排一周計畫？
如何找到生命的羅盤？試試看用以下的步驟，每星期花個30分鐘，為下一個星期安排行程：
步驟1：與使命連結
猶太裔的意義療法學說發明者維克多．法蘭可醫師（Viktor E. Frankl）曾在二次世界大戰期間，經歷奧茲維茲（Auschwitz）集中營劫後餘生後，他以一位心理治療師的角度，探討究竟是什麼力量，讓少數人能從納粹集中營存活。
他發現，原因並非是健康、智力、生存技巧，而是有志未竟的使命感。也就是說，每一個人都是有其使命而來到這個世界上的，每一個人都有為了別人而活的使命，面臨人間煉獄的考驗能夠活下來的倖存者，多是因為抱持著使命感而能生存下來。
柯維主張，使命是時間管理的基礎，這不僅是一星期的生活，同時也反映了我們對於人生的態度與整個人生的看法。對於想探索時間管理深層意義的人，柯維建議不妨思索自己最在意的是什麼？人生意義何在？不同於速成的時間管理技巧，而是從使命探討生命的本質。
柯維建議我們不妨自問：
1.生命中，最重要的事情是什麼？
2.人生的意義何在？
3.我希望成為什麼或是完成什麼？
如果不太習慣思考這樣的問題，不妨換個方式這麼問：
我覺得人生中最重要的3件事情是什麼？
我的長期目標是什麼？
我覺得人生中最重要的人際關係是什麼？
在我的一生中最希望自己有什麼貢獻？
我最希望得到的感受是什麼？
假使我只剩下6個月的生命，這一星期我要做些什麼事情?
步驟2：認清角色
你可能是妻子的先生、女兒的爸爸、母親的兒子、公司的高階經理人、學校的家長會長、扶輪社的社友、慈善團體的義工，認清自己有這麼多個角色定義，將有助於對人生的圓滿有更多整體觀，知道時間管理有助於角色的動態平衡。同時，角色的定義也正能突顯出重要但不緊急（【附表】的第二象限）的範圍。
此外，每個人最好找到一個扮演好其他角色的基礎，也是每個人共同都有的，柯維稱其為利器，包括了生理（例如運動）、社會情感（例如親情）、心智（例如閱讀）、心靈（例如打坐）4個層面，這並非立刻能立竿見影，而是我們必須投資心力、時間，以扮演好其他角色的基礎。
步驟3：設定目標
接下來可以思索，這一星期當我扮演每一種角色時，可以做哪件事情以產生最大的效果？接下來填寫一周計畫表的目標欄，最好將目標限定在一、兩個最重要的目標。填好之後，可以思索以下的問題：
1.如果我在下星期完成這些目標，會有什麼結果？
2.我對自己的生活會有什麼不同的感受？
3.如果我只完成了部分目標，會有什麼結果？
4.這會對我的人生產生積極的影響嗎？
5.如果我持續每星期都這麼做的話，會有什麼結果嗎？
6.我會比現在過得更好嗎？
步驟4：做好周計畫
一個廣口瓶如果先放進了許多的小石頭、沙子和水，就無法放入大石頭。反之，如果先放進幾個大石頭，再依序放入小石頭、沙子和水，還能填滿大石頭之間的空隙。
如果我們的觀念是做得愈多愈好，但是做的都不是最重要的事情（小石頭），做再多也沒有意義，生命中最重要的事情才是當務之急。
因此，我們應該將占滿時間的重要且緊急與緊急卻不重要為重心的生活，逐漸移往重要但不緊急的第二象限。
做好周計畫之後，不妨思索：
1.做完計畫之後，我對這樣的一周生活有何感受嗎？
2.如果我每星期都計畫好每一種角色的重要但不緊急的目標，而且確實執行，對生活會發生什麼影響？
3.我是否認同先放大石頭的道理？這個道理如何幫助我完成重要的事情？
步驟5：實踐誠信原則
誠信原則就是以自信泰然的心態將使命投注於每一刻，如果每天一開始，先做以下3件事情，便能提升面臨實際抉擇時，更能省思內在的羅盤：
1.省思一天的生活：在一日之初花點時間檢討行程，審視生命的內在羅盤，看清楚方向並調整心態，因應不可預期的挑戰。
2.安排事情的先後順序：確認自己要做的事情究竟是重要但不緊急、還是重要且緊急，這樣才能確保避免被不重要卻緊急的事情，用障眼法矇騙。
3.擬定一日計畫表：左欄排出必須在特定時間內完成才有價值的活動，右欄列出一日之中可做的第一、二象限的事情。
即使一天當中發生了許多迫使自己必須重新規劃計畫的狀況時，善用第二象限（重要但不緊急）時間管理法，可以協助我們分辨哪些才是真正重要的事情。
步驟6：評估
一周結束時可以探討以下的問題，作為自己的反省，並開始下周的使命檢討與安排：
1.我完成了哪些目標？
2.我遭遇到哪些挑戰？
3.我做過哪些決定？是否將最重要的事情列為當務之急？
重要的事情一定要找時間去做，而不是等有空時去做。因此，時間管理的目的，並非只是被時鐘控制，因為時鐘代表的是我們的承諾、時間表、目標，這是屬於時間管理的層面；羅盤代表了價值、使命、信念、良知、方向，也代表價值觀與生活方式，如果心中只有時鐘卻沒有羅盤，恐怕會浪費許多時間卻達不到人生的目標。
淩晨兩點起床——經營之神王永慶
清晨2點多的西門町，午夜場電影剛結束，觀眾正三三兩兩地走出戲院。西裝筆挺的上班族準備回家洗澡、睡個好覺，嬉鬧的年輕人則聚集在戲院門口，討論著要去哪一家pub續攤狂歡。
在城市的另一頭，台塑集團的精神領袖王永慶則是剛剛起床，在他所居住的台塑大樓13樓做著自創的養生毛巾操，為他這一天的生活和工作揭開序幕。
89歲時的王永慶，嚴謹的生活作息可說數十年如一日。他每天固定淩晨兩點多起床，以毛巾操或跑步、游泳等運動活絡筋骨，接著就是他讀書、看報、寫作和靜坐的時間。6～8點再去睡個回籠覺，睡醒後頭腦清明、神清氣爽地準時9點到辦公室上班。
中午時分，以往王永慶是用來做午餐會報，和部屬吃便當開會。說到台塑著名的午餐會報，可說是王永慶針對日常營運所設定的工作查核點，每日根據最新報表，對照營運目標，進行PDCA（plan-do-check-action）體檢，很多關於台塑的經營神話，都源自這個令所有台塑主管緊張的便當時段。
在午餐會報中，數位是唯一的管理語言，只要有異常數位出現，負責的主管就一定要面對王永慶鍥而不捨的詰問，所以氣氛絕不輕鬆。但是就在這樣每天嚴肅面對經營實績的氣氛下，王永慶以身作則，與部屬建立共識，從而建立了一支世界級的經營團隊。
最近幾年，王永慶年事已高，而台塑集團的經營也慢慢由接班人傳承，所以，王永慶漸漸不參與午餐會報，中午時間改為回家吃飯、休息，再回辦公室繼續工作。晚上不管是工作到7點以後，或是和客人在家中吃飯，王永慶也堅持維持作息的規律，通常會在8點半以前送客，然後準時9點上床睡覺。
簡單、效率、持之以恆的作息時間
對王永慶而言，他的時間安排沒有一攤接一攤的應酬交際、也不講求得隨機應變、機動調整，而是強調簡單、效率、持之以恆。乍看之下，這樣的時間觀似乎刻板而無趣，但其實這正顯現這位經營之神對事情專注的態度、執行的決心。
王永慶喜歡慢跑，眾人皆知。但令人佩服的不只是他以慢跑來養生，而是他從1978年開始跑步以來，無論是颳風下雨、腰酸頭痛，甚至身在國外，他都堅持每天跑
對王永慶來講，慢跑就是向自我挑戰，而且有一分鍛煉、就有一分收穫。換言之，如果能夠不受外界任何影響，什麼時候該做什麼事就認真地做、鍥而不捨地做，那麼所花的時間必然會有代價，事情自然就能做得好。
王永慶曾經說：今天我能在事業上有一點成就，主要是我對所認定的目標全力以赴……人的生命和精力都有限，必須全神貫注，持之以恆，才有可能如願以償。
日復一日地早起、運動，王永慶一旦要做的事情，就專心地做、持續地做。而王永慶對生活時間上的堅持，也體現在他經營企業的態度和做法上。
當年王永慶要從事塑膠工業時，曾和創業夥伴趙廷箴一起到工業委員會拜訪化工組主任嚴演存，洽談投資事宜。由於兩人當時都不懂塑膠，遭到嚴演存的回絕，兩人也尷尬離去。王永慶回去後，發憤請教專家學者、學習塑膠相關知識。結果一年之後，王永慶再度拜訪工業委員會，對塑膠的性質、制程、加工、用途等侃侃而談、瞭若指掌，當場令委員會的主管刮目相看。
一切追求合理化，杜絕時間的浪費
王永慶對於他不瞭解的或是異常的狀況、問題，他會馬上處理、追根究底，直到解決才肯甘休。連功能表這種細節，只要王永慶覺得有問題，一樣會修正到合理為止。
以前臺塑集團各廠區的伙食都獨自管理，所以受限於廚師的手藝和偏好，菜色往往缺乏變化、營養也不夠均衡。王永慶就聘請營養學家，花了兩個月的時間制訂出一份台塑關係企業全年度統一功能表，每天三餐的菜色都不一樣，並且編號納入電腦管理，也使各廠區從食材的採購、驗收到調理都有規範可以依循。
一般人可能會覺得，像這樣瑣碎的事情要花這麼多時間來處理，似乎很麻煩且沒有效率。但是對王永慶和台塑而言，就是靠這種對任何問題都不放過、一定要從最根本合理化的精神，才能把企業經營做到盡善盡美、徹底杜絕日後的問題。從這樣角度來看，所花費的時間其實是非常值得的。
同樣的，有些事情縱然不能一蹴可及，但如果王永慶覺得大方向是正確、有利的，就算花上十幾、二十年的時間，他也會鍥而不捨地完成。
例如，為了讓台塑擁有完整的生產體系，王永慶早在1973年就希望建立輕油裂解廠。但是這個投資金額高達三千多億台幣的大計畫，卻因政府效率不彰、土地取得困難、環保運動抗爭等因素，遲遲無法完成。不過在這樣的逆境之中，王永慶憑著他的毅力堅持到底，不斷找尋機會，最後終於找到雲林麥寮的海埔地，歷經20 年的努力，排除萬難，在1993年開始動工填海、完成六輕的建廠，這個關鍵性的投資，也大大提升了台塑競爭力和臺灣經濟發展。從米店送米的小弟，到榮登世界富豪排行榜的企業鉅子，王永慶做生意就像他的時間表一樣，No magic，Only Basic。他決定投入塑膠產業，就專注地將數十年的歲月奉獻投入，不論遇到什麼困難都不改變，對每個枝微末節都不放過，就這樣造就了總資產超過1兆台幣的石化王國。
管理沒有秘訣，單看肯不肯努力下功夫。在這位經營之神眼中，無論是時間的運用還是企業的經營，本質其實很簡單，把道理想清楚了，有毅力地去做，投入多少心力，就會得到多少回饋。這就是王永慶時間表背後的成功心法，雖不華麗，卻具有莫大的力量。
王永慶的時間管理方程式
Knowledge 知識
確認自己的工作/生活的目標是什麼，將時間依比例切割安排，不要忘記時時追蹤、修正。
Attitude 態度
什麼時候該做什麼事，就認真地做。嚴謹看待時間的意義，決定做的事就持之以恆、專注執行，才能獲得回饋。
Skill 技術
必須要懂得追根究底、不斷地深入探討事物的本源，追求改善和進步，才不會白白浪費時間。
Habit 習慣
減少干擾，建立周而復始，日日如一的工作／健康時間表，以累積長期的努力。
跑在時間前面的思考——無印良品總經理王文欣
距離
但王文欣的回答有點讓人意外：我的energy節省得很好，她笑著說。跟2年多前還擔任統一超商公共事務部部長時比較，王文欣反而認為她的工作、生活品質都提高了。
所謂總經理，不應是種高壓與高工時的指標性人物嗎？然而王文欣的答案卻很有說服力。因為她明朗的眼神與氣色、溫暖的笑容，不僅絲毫沒有隨直升機般的升遷速度改變，反而比過去又多出了幾分簡約與從容。
當中最大的不同是：我對時間的主導性更強了，王文欣說。以前負責公關業務，為了回應媒體需求，她得24小時on call，連在公司移動都得小跑步，完全沒有完整時間思考。這兩年間由於角色的轉換，倒讓她慢慢摸索出一套自己忙而不亂的節奏。
她的一天，從提早一小時上班開始。
最早上班，不必最晚下班
王文欣每天早上7點起床，7點40分出門，8點鐘出頭抵達公司，距離9點正式上班前還有1小時。她也因此跟總機小姐成為每天最早到的員工之一。
這沒有打擾的60分鐘，對王文欣來說十分重要。通常，她先流覽一天的新聞。王文欣並不依賴秘書剪報，她喜歡自己搜尋產業動態，因為像原物料、匯率、經濟等訊息，看來不直接相關，但對決策、判斷都有影響。
當天若有會議，她也會利用這時候準備。會議裏要講什麼話，王文欣會事先摘要重點寫在筆記本上，她的字跡跟人一樣清新、秀氣，連修改處也用立可白整整齊齊的覆蓋。
中午休息一小時，她多數時候不出門，留在公司吃便當，理由是太花時間。王文欣約7點多下班，雖然最早來，但不是最晚走，她笑著說。
等到晚上10點半各門市打烊，洗過燥、稍作休息後，她會在家以一種舒服的狀態，再打開電腦看當天業績、回E-mail，繼續工作到12點。
作為統一流通次集團中最年輕、也是第一位女性總經理，王文欣的工作量勿庸置疑是節節上升，看似正常的作息背後，其實有著她把工作化繁為簡的各種技巧。
不要跟部屬搶工作
比方說，能夠當下做的工作就不要等一下再做。
對付E-mail量暴增，如果有話要講，一定馬上回，不然就刪掉。她發現，如果按之前先看看再說的方式，之後回頭再找，等於每封信要花2倍的時間處理。
只要想到什麼，她習慣立刻寫下來，這樣心情可以放鬆。從單一功能的主管被提升為總經理，整個工作範疇都不同了，沒有人告訴我該做什麼，除了董事長會偶爾給她一些大的方向建議。她知道總經理有一項重要的功課：焦點經營——找出工作的重點，不要跟大家搶工作。
因為意識到自己是個注意細節的人，所以她會特意告訴自己要放手交給部屬。就像她對公關業務可以說再熟不過，一開始還會想看新聞稿，但後來會對自己說“要忍耐”。除非有必要，否則就讓相關主管決定。至於總經理的任務，應該把任務放在哪里？王文欣的體會是這樣的：不只在管理，更在思考。而且是跑在時間前面的思考。
把時間用在對的地方
把左右時間的工程提前做好，就不會把時間浪費在成效不彰的事情上，這是王文欣對跑在時間前面的思考做下的詮釋。
事實上，她在2006年剛接任副總時，前9個月的業績都沒有達到目標。當時她很困惑：明明我的店很漂亮，也有客人，為什麼就是做不到？
仔細對比資料後，她發現衣料產品從日本的進貨量不夠，造成業績瓶頸。於是開始大力調貨，花了幾個月卻緩不濟急。於是有一天她不得不忍痛決定：算了。
再怎麼努力，改變的空間只有一點點，還不如把時間放在可以創造比較大改變的地方。王文欣從此學到，與其卡在當下的難題上，不如轉念去想：怎麼利用下一文件？怎麼讓半年後業的貨更能符合顧客需求。
在王文欣手中，無印良品多出不少創新做法，像在秋冬裝上市前推出服裝秀，從來都是提早發現，並在先期與日方溝通的成果。
2年多來，無印良品在人力上一直十分精簡，因為王文欣相信：人多未必好辦事。組織複雜後，溝通、管理成本都會增加。只要能善用外部資源，總部不必無量擴充，維持必要功能就好。
她自己在生活上也一樣善用分工：三餐以外食為主，就盡可能多找到健康、清潔的餐廳；她也請家事服務員協助打掃，讓下班後的自己能充分休養生息。
有件事，倒是王文欣十分堅持的，再困難，年假也要跟先生在一起過。
把時間用在對的地方，這是王文欣一直以來的信念，她也真的這樣實踐了：不管工作、生活，她的專業表現與活力，都讓人印象深刻。