虹魔蝎卫:excel表格的35招必学秘技

Excel35招必学秘技也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。 　excel表格的35招必学秘技　三十五、Excel 2002“监视”窗口的应用_excel表格必学秘技  

　　如果你创建了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时，Excel中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。

　　在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单，然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时，“监视窗口”的列表中就出现了被Excel监视的单元格及其公式了。 

[阅读全文](字节数: 2920)三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠标”_excel35招必学秘技
　　三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠标” 　　我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢? 　　点击Excel 2002“工具”菜单中的“选项”命令，然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放”复选框，点“确定”后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能：　　在“智能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小，而... 
 [阅读全文](字节数: 3251)三十三、利用公式审核工具查看数据出处_excel表格秘技  　　三十三、利用公式审核工具查看数据出处　　Excel 2002有一秘密武器——“公式审核”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。　　让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项，并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子，用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此，数据来源有3个：C8...

 

[阅读全文](字节数: 2956)三十二、“驯服”Excel 2002的剪贴板窗口_excel表格的 秘技  　三十二、“驯服”Excel 2002的剪贴板窗口　　Excel 2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个项目(而Excel 2000只能容纳12个)。而且，这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌。好在，“驯服”剪贴板的方法非常简单。　　笔者建议，如果你不希望...

 

[阅读全文](字节数: 3801)三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用_学excel表格的秘技  　　三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用　　也许我们会奇怪，为什么每次打开Excel，软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单*一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。　　比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”，“Sheet2”为“二班学生成绩表”，然后来到“Sheet3”...

 

[阅读全文](字节数: 3170)三十、Excel中“摄影”功能的妙用_excel表格必学秘技  　　三十、Excel中“摄影”功能的妙用　　这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。　　要找到这个功能还不太容易，我们点击Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”，再在命令栏中找到“摄影”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分“照相”，只...

 

[阅读全文](字节数: 3353)二十九、熟悉Excel的“从文本到语音”_excel35招必学秘技  　　二十九、熟悉Excel的“从文本到语音” 　　这是Excel 2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅能写、能算，还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。　　按照Office的默认安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后，就可以在Excel的“工具”菜单中看到“语音”项目了。如图21所示，打...

 

[阅读全文](字节数: 3177)二十八、插入“图示”_excel表格秘技  　　二十八、插入“图示” 　　尽管有14大类50多种“图表”样式给Excel撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”；而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”；当然，要说明各种数据的交*重叠性可以选择“维恩图”。你看，如图20所示的维...

 

[阅读全文](字节数: 2802)二十七、Excel工作表大纲的建立_excel表格的 秘技  

　　二十七、Excel工作表大纲的建立

　　和Word的大纲视图一样，Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域，然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇总数据的类别。最后，如图19所示，现在的表格不是就小了许多吗?当然，如果你还想查看明细的话，单击表格左侧的“+”按钮即可。

 

[阅读全文](字节数: 2606)二十六、给表格做个超级搜索引擎_学excel表格的秘技 　二十六、给表格做个超级搜索引擎　　我们知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容(包括静态文本)都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。　　比如在所示的表格中，从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是，当我们在“输入学生姓名”右边的单元格，也就是C8格中输入任何一个同学的名...

 

[阅读全文](字节数: 4129)二十五、关于欧元的转换_excel表格必学秘技 　　二十五、关于欧元的转换　　这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后Excel 2002就会自行安装了。　　完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的...

 

[阅读全文](字节数: 2955)二十四、计算单元格中的总字数_excel35招必学秘技  

　　　有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙： 

[阅读全文](字节数: 2559)二十三、创建文本直方图_excel表格秘技  　　二十三、创建文本直方图　　除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。　　比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下：

 

[阅读全文](字节数: 2666)二十二、用特殊符号补齐位数_excel表格的 秘技  　　二十二、用特殊符号补齐位数　　和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。　　比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我们...

 

[阅读全文](字节数: 2849)二十一、把基数词转换成序数词_学excel表格的秘技  　　将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF(OR(VALUE...

 

[阅读全文](字节数: 2952)二十、提取字符串中的特定字符_excel表格必学秘技  　　二十、提取字符串中的特定字符　　除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。　　如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端...

 

[阅读全文](字节数: 2709)十九、改变文本的大小写  _excel35招必学秘技　　十九、改变文本的大小写　　在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。　　在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文...

 

[阅读全文](字节数: 2795)十八、成组填充多张表格的固定单元格  _excel表格秘技　　十八、成组填充多张表格的固定单元格　　我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。　　那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联...

 

[阅读全文](字节数: 3267)十七、控制特定单元格输入文本的长度  excel表格的 秘技　十七、控制特定单元格输入文本的长度　　你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。　　例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择...

 

[阅读全文](字节数: 3335)十六、为单元格快速画边框  学excel表格的秘技　　在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。　　单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。　　单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。　　提示...

 

[阅读全文](字节数: 2789)十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据  excel表格必学秘技　　十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据　　有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。　　执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。　　以后，无论在哪个工作表中...

 

[阅读全文](字节数: 2479)十四、Excel帮你选函数 excel35招必学秘技 

　　在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。　　执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。
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[阅读全文](字节数: 2334)十三、生成绩条  excel表格秘技　　常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。　　此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。　　1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！...

 

[阅读全文](字节数: 3295)十二、用连字符“&”来合并文本  excel表格的 秘技　　如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。　　1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。　　2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。　　3.选中E列，...

 

[阅读全文](字节数: 2838)十一、表头下面衬张图片  学excel表格的秘技 　　为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢? 　　1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。　　2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。　　3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色...

 

[阅读全文](字节数: 2660)十、在Excel中自定义函数  excel表格必学秘技　　Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：　　1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。　　2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。　　3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码...

 

[阅读全文](字节数: 2619)九、让“自动更正”输入统一的文本  excel35招必学秘技　　你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。　　1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。　　2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。　　3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确...

 

[阅读全文](字节数: 2406)八、让中、英文输入法智能化地出现  excel表格秘技　　　在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢? 　　选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。　　以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动...

 

[阅读全文](字节数: 2510)七、把数据彻底隐藏起来  excel表格的 秘技　　工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。　　1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。　　2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。　　3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打...

 

[阅读全文](字节数: 2800)六、让数据按需排序 学excel表格的秘技　　如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。　　1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。　　2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选...

 

[阅读全文](字节数: 2599)五、用“视面管理器”保存多个打印页面  excel表格必学秘技　　有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。　　1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。　　2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。　...

 

[阅读全文](字节数: 2800)四、制作“专业符号”工具栏  excel35招必学秘技　　在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。　　1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。　　仿照上面的操作，...

 

[阅读全文](字节数: 3483)三、让不同类型数据用不同颜色显示  excel表格秘技　　在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。　　1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话...

 

[阅读全文](字节数: 2834)二、建立“常用文档”新菜单  excel表格的 秘技　　二、建立“常用文档”新菜单excel35招必学秘技 　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。　　按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。　　2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在...

 

[阅读全文](字节数: 3613)excel表格的35招必学秘技  excel表格的35招必学秘技
Excel35招必学秘技
也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。
三十五、Excel 2002“监视”窗口的应用 [原创 2011-03-04 10:02:24] (　如果你创建了一...

 

[阅读全文](字节数: 34793)一、建立分类下拉列表填充项  学excel表格的秘技　　一、建立分类下拉列表填充项 excel35招必学秘技 　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。　　1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。　　2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。　　仿照上面的操...

 

[阅读全文](字节数: 3511)