藤原文太小柏魁:引用 王顺金《主流财务软件利润表的编制与比较》 - dayu的日志 - 网易博客

王顺金 的 王顺金《主流财务软件利润表的编制与比较》

 王顺金

本论文发表于中文核心期刊《中国管理信息化》2008年第1期

        Compilation and comparison of mainstream financial software profit form

                                                                                                           Wang Shunjin

                           四川交通职业技术学院   四川成都 611130

              Sichuan Traffic Vocational and Technical College, Chengdu, Sichuan, 611130

    摘要     报表登记、表样设计、定义取数公式、表页管理、生成利润表是主流财务软件编制利润表的基本程序。本文介绍并比较了金蝶、用友、速达软件的编制技巧，对用友软件的小缺陷进行了分析。

     Abstract:    Basic procedure of mainstream financial software profit form making is report form registration, table-like design, definition of picking-number formula, table management, profit form generating. The text introduces and compares compilation skills of Jindie, Yongyou, Suda software, and analyses small defects of Yongyou software.

       关键词       金蝶    用友   速达   利润表    编制与比较

Key Words: Jindie  Yongyou  Suda  profit form  compilation and comparison

 

一、金蝶软件利润表的编制
目前流行的金蝶软件有金蝶K3 ERP、金蝶KIS、金蝶标准财务等系列软件。这些软件编制利润表的方法一致，均是通过ACCT函数从总账系统取数，下面以2006年的“金蝶K3”V10.1版本进行介绍。
（一）利润表取数公式的设置
在“金蝶K3主界面”，选择“财务会计”系统的“报表\报表与分析”子功能，单击“自定义报表”明细功能进入自定义报表界面；再双击该界面的“利润表”选项进入利润表编辑界面（如图1）-----本博文暂未上传图片，若需查看图片的请留言（较多时我将上传）。
1、取数函数介绍。金蝶软件编制利润表时，需要从总账系统取数，其取数函数名为“ACCT”。该函数用六个参数表达为“ACCT("科目代码","取数类型","币别",年度,起始期间,结束期间,"")”；各参数之间用半角逗号分隔，缺省取数一般为空、或用“0”表示。编制利润表的取数类型中，“SY”表示损益类科目本期实际发生额、“SL”表示损益类科目本年实际发生额。
2、定义账务取数公式。主营业务收入本年累计的取数公式定义方法为，选定D2单元格，再通过上部“插入”菜单中的“函数”命令进入“报表函数”界面；在该界面选择“常用报表函数”中的“ACCT”函数并单击“确定”按钮进入“函数表达式”界面（如图2）。在该界面参照键入（按下“F7”键）或直接键入主营业务收入的科目编码“5101”、取数类型为“SL”，其他参数可以为空（缺省取数）；再单击“确认”按钮回到利润表编辑界面（见图1），则利润表的D2单元格显示为“=ACCT("5101","SL","",0,0,0,"")”。意为“从总账中取主营业务收入科目、缺省年、期的本年实际发生额”。用类似的方法定义利润表其他项目本年累计数的取数公式。
主营业务收入本月数（C2单元格）的取数公式为“=ACCT("5101","SY","",0,0,0,"")”。定义方法与D2单元格类似，只是取数类型为“SY”。用类似的方法定义利润表其他项目本月数的取数公式。
3、定义表内计算公式，如主营业务利润项目本月数（C5单元格）为“=C2-C3-C4”等。
4、查看公式。选取利润表上部“视图”菜单的“显示公式”命令，可查看利润表各项目的取数公式。
（二）表页管理
每月编制利润表时均可使用预设的取数公式，但应增加表页（全年有12张利润表）。选取利润表上部“格式\表页管理”命令进入“表页管理”界面（如图3）；在该界面“表页管理”页签中，通过中部的相关按钮，对左部表页进行增加、删除、排序。
系统预设了单位名称、年、月、日四项关键字，以标识区分各表页。还可在“关键字”页签中编辑（增删改）其他关键字。表页编辑完毕不再修改时，可单击“表页锁定”页签，将该表页锁定；需要编辑时则在此取消锁定。
（三）利润表的自动生成
1、显示数据。选取利润表上部“视图”菜单的“显示数据”命令，则表内的取数公式消失，全部显示为“0”，是因为取数公式中缺省的年、期等参数尚未设置。同时报表窗口的左下部出现12个页签（当前表页显示为红色）；单击页签可查看不同的表页，双击则调出“表页管理”界面。
2、设置取数公式中的缺省参数。选定某张表页，通过上部“工具”菜单的“公式取数参数”命令进入“设置公式取数参数”界面（如图4）。在此设置取数公式中没有定义的缺省年、期，并可勾选“ACCT函数包括未过账凭证”（该界面右上部起始日期为“ACCTEXT”日期取数函数的参数）。
报表取数结果为元，若需转换为以万元，或需将美元报表转换为人民币报表时，可在该界面进行“数值转换”；转换方法是将报表取数额乘以、或除以一个固定的转换系数，作为报表输出数值（如图4）。
3、编制利润表。编制某月的利润表时，通过上部的“数据”菜单的“整表重算”命令，系统将按预置的公式、参数，自动计算出该月的利润表。对于多张报表重算，可按下快捷键“F11”进行“报表重算方案”设置。
二、用友软件利润表的编制
目前流行的用友软件是，用友ERP-U8、用友通、用友UFERP-M8等系列软件。用友V8.20以前的版本中，没有“对方科目发生（DFS）”取数函数，编制利润表很繁琐；在V8.21以后的版本中增加了“DFS”函数，利润表的编制变得较为简单。下面介绍2006年的“用友ERP-U8”V8.6版本的编制方法。
在“用友U8门户”界面进入“财务会计”系统的“UFO报表”界面，通过上部“文件”菜单的“打开”命令，选择系统预设的“LRB.REP”即可调出“利润表”，单击左下部的“数据\格式”转换开关，使之显示为“格式”状态下的UFO报表界面（如图5）。
（一）定义取数公式
1、取数函数介绍。在利润表界面双击主营业务收入本月数（C5单元格）进入“定义公式”界面（如图6），显示为“C5=fs(5101,月,"贷",,年)”；意为“C5单元格取5101科目当年、当月贷方发生额”（“FS”为发生额、“LFS”为累计发生额的拼音字母）。双击主营业务收入本年累计（D5单元格）则显示为“D5=?C5+select(?D5,年@=年 and 月@=月+1)”；意为“D5单元格的数值为，用本表本页C5单元格的数据，加上本表本年上月D5单元格的数据”。实际上，在UFO报表系统中，编制利润表用“对方科目发生（DFS）”函数更为科学，它用11个参数表达为“DFS("科目编码","对方科目编码",会计期间,方向,摘要,摘要匹配方式,账套号,会计年度,编码1,编码2,是否包括未记账,)”；定义公式时没有选择的参数则显示为空。
2、定义本年累计的取数公式。定义主营业务收入本年累计取数公式，格式状态下将光标置于D5单元格，通过上部“数据”菜单中“编辑公式”命令进入“定义公式”界面（如图6）并清除其中的公式；单击该界面下部的“函数向导”按钮进入函数向导的“函数分类”界面，在该界面选取“用友账务函数”中的“对方科目发生（DFS）”选项（如图7），单击“下一步”按钮进入“业务函数”界面（如图8）；在该界面单击下部的“参照”按钮进入“账务函数”界面（如图9）。
在账务函数界面选取主营业务收入的科目代码“5101”、本年利润（对方科目）代码“3131”、方向为“借”、期间为“全年”、账套号及年度选“默认”（即图9）；再单击下部的“确定”按钮，回到“业务函数”界面（即图8），该界面的“函数录入”框中显示为“"5101","3131",全年,借, , , , , ,”；单击该界面下部的“确定”按钮，回到“定义公式”界面（即图6）；公式显示为“DFS("5101","3131",全年,借, , , , , ,)”，其含意为“取借记主营业务收入、贷记本年利润的全年记账凭证中的记录”；单击该界面的“确定”按钮回到UFO报表界面（即图5）。
同样地，主营业务成本本年累计（D6单元）取数公式为“DFS("5401","3131",全年,贷, , , , , ,)”；管理费用本年累计取数公式为“DFS("5502","3131",全年,贷, , , , , ,)等。
3、定义本月数取数公式。主营业务收入本月数（C5单元格）取数公式为“DFS("5101","3131",月,借, , , , , ,)”；除在“账务函数”界面（即图9）的“期间”中选“月”外，与本年累计取数的定义方法相同。
同样地，其他业务利润本月数为“DFS("5102","3131",月,借, , , , , ,)-DFS("5405","3131",月,贷, , , , , ,)”。财务费用的本月数的取数公式为“DFS ("5503","3131",月,贷, , , , , ,)”等。
4、定义表内计算公式。如主营业务利润本月数为“C8=C5-C6-C7”，本年累计数为“D8=D5-D6-D7”等。
5、查看公式。单击UFO窗口上部“数据”菜单的“公式列表”命令，弹出的界面中，列示了利润表所有的单元格中已定义的公式。
（二）设置关键字
在UFO报表界面的格式状态下，选定A3单元格（编制单位），通过“数据”菜单中的“关键字\设置”命令进入“设置关键字”界面（如图10）；勾选“单位名称”后单击“确定”按钮。
再将B3、C3单元格的关键字设为“年”、“月”。
（三）利润表的自动生成
单击UFO报表窗口下部“格式\数据”转换按钮使之处于“数据”状态；通过“数据”菜单中“关键字\录入”命令进入“录入关键字”界面；在此录入单位名称、年、月，单击“确认”按钮后系统自动生成该公司指定年、月的利润表。
若要生成其他月份的利润表，则在数据状态下，通过“编辑”菜单中“插入\表页”命令进入“插入表页”界面，再单击该界面“确认”按钮，UFO报表窗口左下部出现“第1页”、“第2页”的页签；选定第1页，再通过“数据”菜单中“关键字\录入”命令，即可生成其他月份的利润表。
三、速达软件利润表的编制
目前流行的速达软件有速达E3 Pro、速达5000、速达财务等系列软件。这些软件编制利润表的方法一致，均是通过ASC函数从总账系统取数，下面以2006年的“速达5000”V2.33版本进行介绍。
（一）定义取数公式
在速达5000主界面，通过“报表”菜单的“业务报表\自定义报表”命令进入“自定义报表选择”界面；在该界面通过“报表模板”进入利润表界面（如图11）。
1、取数函数介绍。编制利润表需用“取科目期间数据”的函数，该函数用7个参数表达为“ASC("ZW,科目代码1,科目代码2,会计年度,会计期间1,会计期间2,数据参数")”。
2、定义科目取数公式。选定C5单元格（主营业务收入本月数），通过利润表上部“报表”菜单的“公式向导”命令，选择“取科目期间数据”后进入“公式向导”界面（如图12）；在该界面中部选择主营业务收入的科目代码“5101”，再选择右部的“本期实际发生额”，然后单击“填入公式”按钮，则上部显示为“ASC("ZW,5101,5101, , , ,本期实际发生额")”。再单击该界面的“确定”按钮即可。
主营业务收入本年累计（D5单元格）的取数公式为“ASC("ZW,5101,5101, , , ,本年实际发生额")”；与本月数的定义方法相似，只是数据参数应选“本年实际发生额”。
同样地，主营业务成本本年累计（D6单元格）的取数公式为“ASC("ZW,5401,5401, , , ,本年实际发生额")”；其他业务利润本月数（C9单元格）的取数公式为“ASC("ZW,5102,5102, , , ,本期实际发生额")-ASC("ZW,5405,5405, , , ,本期实际发生额")”等。
3、定义表内计算公式。如主营业务利润项目本月数公式为“C8=C5-C6-C7”等。
（二）自动生成利润表
在速达5000的“自定义报表选择”界面，单击“查询及生成”按钮进入利润表界面（如图11）；选取该界面上部“报表”菜单的“生成报表”命令，在弹出的界面选择“年度”、“月份”，然后单击“确定”按钮，系统自动生成利润表。
四、利润表编方法的比较
综上所述，报表登记、表样设计、定义取数公式、表页管理、自动生成利润表，是主流财务软件编制利润表的基本操作步骤。
1、报表登记一般是将系统预设的报表文件打开。金蝶、速达软件均用“自定义报表”的图形界面进行管理，用友软件则用文件夹进行管理。
2、表样设计主要是对报表的字体、字号、边框、对齐方式等进行设置。其中对表头的处理，用友、速达软件直接在电子表格中设置，所见即所得；金蝶软件则采用“页眉页脚”方式进行设置。
3、定义取数公式的目的是为了从总账系统自动取数，利润表的取数公式用一个函数即可表达。
用友V8.20以前的版本，若用区分借、贷方的发生额取数（如图6及图7的“FS”、“LFS”函数），当投资收益的借贷方均有实际发生额、有销售退回借记主营业务收入、利息收入贷记财务费用等情况时，编制的利润表必然出错且无法解决。若使用发生净额取数（如图7的“JE”函数），则取数结果为“0”，因为发生净额包括结转本年利润的数额在内（不是“实际发生净额”）；解决的方法是结转本年利润前先编利润表并锁定，且不能报表重算，显然也是极不科学的。用友公司显然发现了这一重大缺陷，V8.21以后版本用“对方科目发生”取数（如图7的“DFS”函数）能克服以上缺陷，但编制的利润表仍可能出错且无法解决（只能手工录入），如某公司8月份才新建账套，用“DFS”函数取1-7月的发生额时必然为“0”（因为1-7月没有记账凭证）。所以“DFS”函数虽然有11个参数，但无法解决这个缺陷。
速达、金蝶软件均用不包括结转本年利润、不区分借贷方的“实际发生净额”取数；即便是年中新建的账套，由于在初始数据录入时要录入以前期间的“实际发生净额”，编制的利润表不会出错。
4、表页管理主要是增加表页、设置关键字，金蝶软件在一个界面完成全部设置，用友软件需在多个界面分散设置，速达软件由系统预设；其目的是用同一报表模板生成不同年、月的报表。
5、利润表的产生应在数据状态下由系统自动生成，不同年、月的利润表通过录入关键字区分。

【参阅文献】    金蝶、用友、速达软件的相关联机帮助文件