苏州旅程:Word处理长文档的技巧 - LUCKY的日志 - 网易博客

Word处理长文档的技巧

常用的软件技巧---重要资料存档 2009-01-01 20:17:04 阅读49 评论0   字号：大中小 订阅

第4章  处理长文档的技巧__________________________________________________ 98

4.1  使用各种视图方式浏览长文档_______________________________________ 98

4.2  在长文档中定位__________________________________________________ 102

4.2.1  使用快捷键定位文档________________________________________ 103

4.2.2  使用菜单定位文档__________________________________________ 103

4.2.3  选择浏览对象进行定位______________________________________ 104

4.3  合并文档________________________________________________________ 104

4.3.1  使用粘贴方法合并文档______________________________________ 104

4.3.2  使用【插入文件】的方法合并文档____________________________ 106

4.4  使用样式技巧____________________________________________________ 107

4.4.1  什么是样式________________________________________________ 107

4.4.2  样式的类型________________________________________________ 107

4.4.3  如何使用样式______________________________________________ 108

4.4.4  新建样式__________________________________________________ 109

4.4.5  先定义后应用样式__________________________________________ 113

4.4.6  先排版后定义样式__________________________________________ 113

4.4.7  在文档与模板间互相复制样式________________________________ 114

4.4.8  保存当前文档的样式________________________________________ 115

4.4.9  更改模板的正文样式________________________________________ 116

4.4.10  快速创建标题样式_________________________________________ 118

4.5  创建目录技巧____________________________________________________ 118

4.5.1  从标题样式创建目录________________________________________ 119

4.5.2  从其他样式创建目录________________________________________ 120

4.5.3  由目录域创建目录__________________________________________ 121

4.5.4  创建图表目录______________________________________________ 123

4.5.5  创建引文目录______________________________________________ 124

4.5.6  更新目录__________________________________________________ 126

4.5.7  解决创建目录后出现的打印错误______________________________ 127

4.5.8  更改目录中的字体__________________________________________ 128

4.6  插入脚注和尾注__________________________________________________ 129

4.6.1  插入脚注和尾注____________________________________________ 129

4.6.2  编辑脚注和尾注____________________________________________ 131

4.7  插入题注________________________________________________________ 132

4.7.1  手动添加题注______________________________________________ 133

4.7.2  自动添加题注______________________________________________ 135

4.7.3  修改题注__________________________________________________ 136

4.8  在长文档中查找和替换____________________________________________ 136

4.8.1  查找和替换的选项__________________________________________ 136

4.8.2  查找和替换英文文本________________________________________ 138

4.8.3  查找和替换文本格式________________________________________ 139

4.8.4  查找并替换多种格式文本____________________________________ 140

4.8.5  把目录的制表位替换为居中__________________________________ 141

4.8.6  查找和替换特殊字符________________________________________ 143

4.8.7  替换文字间的空格符________________________________________ 145

4.8.8  使用通配符查找并替换______________________________________ 146

4.8.9  使用宏替换有规则图表题号__________________________________ 148

第4章  处理长文档的技巧

在创建和编辑一个包含多个章节的书和或者包含多个部分的报告的长时，要很好地组织和维护长文档就成了一个重要的问题。对于一个含有几万字，甚至几十万上百万的文档，如果用普通的编辑方法，在其中查看特定的内容或对某一部分内容作修改和补充都将是非常费劲的。如果这个文档是由几个人来公共编辑完成，那将更容易引起很大的混乱。

对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚他的结构内容，是一件比较繁琐的事。使用文档视图的方式可以迅速了解文档的结构和内容梗概。如大纲视图可以清晰地显示文档的结构。用户可以通过各种的文档视图方式来浏览这个文档以把我文档的总体结构，然后再详细了解文档的各部分

Word提供了一系列编辑长文档的功能，正确地使用这些功能，组织和维护长文档就会变得得心应手，长文档就会变得非常有条理。不但可以独立工作，而且可以和外地的伙伴通过网络共同编辑一个文档。

4.1  使用各种视图方式浏览长文档

Word是一套“所见即过得”的文字处理软件，用户从屏幕上所看到的文档效果，就和最终打印出来的效果完全一样，因而深受广大用户的睛睐。为了满足用户在不同情况下编辑、查看文档效果的需要，Word在“所见即所得”的基础上向用户提供了多种不同的页面视图方式（普通视图、Web版式视图、页面视图、打印预览、大纲视图），它们各具特色，各有千秋，分别使用于不同的情况。

1．页面视图

页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏都是很有用的。

在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。

切换到页面视图的方法是，单击【视图】菜单上的【页面】命令，或按Alt+Ctrl+ P组合键可切换到页面视图。

2．Web 版式视图

Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且Web版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。另外，采用Web版式视图方式时，Word窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】，专门用于显示文档结构的大纲视图，用户只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。Web版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看Word文档内容时使用。Web 页预览显示了文档在 Web 浏览器中的外观。Microsoft Word 先保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。如果 Web 浏览器没有运行，Word 会自动启动它。也可随时返回 Word 文档。

在Web版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档。在Web版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致。

切换到该视图的方法是，单击【视图】菜单中的【Web 版式】命令可切换到 Web 版式视图。

3．普通视图

普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。普通视图可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。

在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌于文字所在层】环绕方式的图片。

单击【视图】菜单上的【普通】命令，或按Alt+Ctrl+N组合键均可切换到普通视图方式。

4．大纲视图

对于一个具有多重标题的文档而言，用户往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），大纲视图方式则正好可解决这一问题。大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。在这种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对文档大纲的修改。

采用大纲视图方式显示文档的办法为：执行【视图】菜单中的【大纲】命令，或按下Alt+Ctrl+O组合键在大纲视图中，能查看文档的结构（如图4.1所示），还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题，以至正文内容。大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。主控文档有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易行。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。

大纲视图能够显示文档的结构。大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在普通视图中的外观，而且也不会打印出来。

使用大纲视图，可以方便地重新调整文档的结构。用户可以在大纲视图中上下移动标题和文本，从而调整它们的顺序。此外，用户还可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别。

要在大纲中提升、降低大纲级别，可以使用【大纲】工具栏上的各个按钮。

5．打印预览视图

打印预览，用于显示打印效果的打印预览（也称“模拟显示”）实际上也是Word文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。在打印预览中，可以通过缩小尺寸显示多页文档。您还可以看到分页符、隐藏文字以及水印，还可在打印前编辑和改变格式。

要切换到打印预览模式，可执行【文件】菜单中的【打印预览】命令，另外按下组合键Alt+Ctrl+L也可达到同样的目的。

在打印预览方式下，如果要在打印预览中编辑文本，可以进行下面的操作：

（1）可在打印预览状态下显示需要编辑的页面。

（2）单击需要编辑的范围中的文字，Word 会放大显示此区域。

（3）单击【放大镜】按钮 ，鼠标指针会由放大镜形状变成 I 形，此时即可开始修改文档，可以像在正常视图一样进行编辑，如图4.1所示。

图4.1  在打印预览中编辑文本

（4）单击【放大镜】按钮，再单击该文档，可以返回原显示比例。

（5）单击【关闭】按钮 可以退出打印预览，并返回文档的原视图。

6．文档结构图

“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。使用“文档结构图”可以对整个文档进行浏览，同时还能够跟踪您在文档中的位置。单击“文档结构图”中的标题后，Word 就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题。在【文档结构图】显示时，可看到两类格式的标题，即内置标题样式（标题1至标题9）或大纲级别段落格式（级别1到级别9）。使用文档结构图不但可以方便地了解文档的层次结构，还可以快速定位长文档，大大加快阅读和排版的时间。

【文档结构图】将在一个单独的窗格中显示文档标题。可通过【文档结构图】在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。例如，在文档结构图中单击某个标题可立即跳转至文档中相应位置，如图4.2所示。

图4.2  文档结构图

Word 在联机版式视图中自动显示文档结构图，但也可在其他视图中加以显示。切换到文档结构图方法是在【常用】工具栏中单击【文档结构图】按钮 或单击【视图】|【文档结构图】命令。如要指定跳转至哪一个标题，可以单击【文档结构图】中要指定地方。此时Word 将标题显示于页面上部。在【文档结构图】中，此标题为突出显示，以指明在文档中的位置。

如果要调整【文档结构图】的大小，先将鼠标指针指向窗格右边，当指针变为 形状时，向左或向右拖动即可。如果标题太长，超出【文档结构图】宽度，请不必调整窗格大小，只需将指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。

如果要关闭【文档结构图】，则单击【文档结构图】按钮 或双击窗格右边。

在【文档结构图】中，可只显示所需标题。例如，要看到文档结构的高级别标题，可折叠（即隐藏）低级标题。在需要看详细内容时，又可再显示低级标题。

如果要折叠某一标题下的低级标题，则单击标题旁的负号（-）。

如果要显示某一标题下的低级标题（每次一个级别），则单击标题旁的正号（+）。

如果想只显示某特定级别下的标题，可在【文档结构图】的标题上单击鼠标右键，然后在右键快捷菜单中的一个数字，例如，单击【显示至标题4】可显示标题级别1至4。

7．全屏显示

上面简要介绍了Word的各种视图方式的特点及适用范围，广大用户在日常操作中可根据实际情况及个人喜好从中加以选择。另外，广大用户应注意不要将Word的视图方式与【全屏显示】相混淆。

【全屏显示】并不是Word的一种视图方式，而是一种独特的显示方式，即显示时去掉word所有的屏幕组件（如：标题栏、菜单栏、工具栏和滚动条等），将整个屏幕全部用来显示Word文档的内容，以便在屏幕上显示更多的文档信息。全屏显示与Word的视图方式并不相冲突，任何一种视图均可采用【全屏显示】，只需执行【视图】菜单中的【全屏显示】命令即可切换到全屏显示方式，此后单击【全屏显示】工具栏上的【关闭全屏显示】按钮，或者按Ese键则可关闭全屏显示，并切换到以前的视图方式，十分方便。

8．显示比例

无论哪一种视图方式，用户都可以调整文档的显示比例，然后在不同的显示比例中拖动滚动条来查看文档。

使用下面的两种方法，可以调整不同的显示比例。

（1）单击【常用】工具栏上的【显示比例】 下拉列表中的一项显示比例，也可以在该列表框中直接输入显示比例的百分比。输入范围是10~500之间。

（2）依次选择【视图】|【显示比例】命令，可以打开一个对话框。在此对话框中除了可以选择显示的比例为200%、100%、75%，如果选择按【页宽】方式显示文档后，不用水平滚动即可看到整行文字。选择按【文字宽度】则使其与页面中的文本宽度一致。选择【整页】则使整个页面可在文档窗口中显示。而选择【多页】项则需要单击要显示的页数，此选项只能用于页面视图或打印预览，通过单击【多页显示】按钮后，拖动鼠标可以确定屏幕中的显示页数。

4.2  在长文档中定位

使用Word的文档定位功能，可以快速地在长篇文档中定位在文档的某一位置。如定位某页、某节、某行等。

使用Word时，大多数的操作只对选中的文本有效，这是“先选定，后操作”的规则。因而，选择文本至关重要。

在排版过程中灵活使用各种工具，可以使工作量减少，如使用【定位】文档，可以快速定位和查看文档的各个结构框架。

ÿ    4.2.1  使用快捷键定位文档

Word不仅提供了静态的定位操作，而且还能够找到编辑过程中的刚才的文档编辑位置。 当在文档的某个位置进行编辑时，可能会需要查看文档的另一位置的信息，这时文档位置发生了改变，再回到原来的编辑处则需要使用文档移动功能键进行查找。

Word提供的快速恢复编辑位置的功能可使这个操作非常简单，在对文档进行排版时，排版篇幅较长的文档时，无法一次修改完毕，当再次打开该文档进行修改时，可以按下Shift＋F5组合键实现快速定位，可以迅速找到上次关闭时插入点所在的位置。

Word能够记忆你前三次的编辑位置，它使光标在最后编辑过的三个位置间循环，第四次按Shift＋F5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按Shift＋F5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。

ÿ    4.2.2  使用菜单定位文档

使用下述三种方法可以打开如图4.3所示的【定位】对话框。

（1）在已打开的【查找和替换】的对话框中，单击【定位】标签。

（2）使用快捷键方法，按下键盘上的Ctrl+H键后再单击【定位】选项卡，或者直接按下F5键。

（3）使用菜单方法，单击【编辑】|【定位】菜单命令。

图4.3 【定位】对话框

用户可以按照各种目标进行定位，单击要移至的位置类型。然后在【输入 XX】中输入项目的编号，然后单击【下一处】。如果需要浏览整个文档，以查看所选项目类型的每一处实例，请清除【输入 XX】中的内容并单击【下一处】或【前一处】。这里的【输入 XX】中的XX是根据所选择的定位目标而改变。

可以定位的目标项目有页、节、行、书签、脚注、尾注、域、表格、图形、公式、对象、标题十二种。用户可以根据需要选择定位的目标，如果选择的目标在文档中没有，则定位光标会停留在文档的开始处，如果定位的是页码，而页码大于文档的页码范围，则定位光标会停留在文档的结尾处。

ÿ    4.2.3  选择浏览对象进行定位

Word提供了一种更快速的定位文档的方法，可以快速地选择浏览对象。

用户可以注意到，在Word文档的右下角，有一个【选择浏览对象】按钮，如图4.4所示，单击【选择浏览对象】按钮，可以打开如图4.5所示的【选择浏览对象】窗口。可通过单击所需项目来浏览活动文件，这里可选择目标项目与前面十二种目标项目相对应的。若要继续浏览这类项目，请单击【前一...】按钮 或【下一...】按钮 。

图4.4  单击【选择浏览对象】按钮               图4.5 【选择浏览对象】窗口

4.3  合并文档

如果要把短篇文档合并为长文档，可以使用不同的办法来合并文档，各种合并方法各有不同，用户可以选择使用。

就文档合并操作而言，由于Word几乎能够打开任何格式的文件，所以采用Word 的插入文件功能来合并文档，是到目前为止最为简单、最有效的文件合并手段。

ÿ    4.3.1  使用粘贴方法合并文档

使用复制和粘贴方法合并文档很简单，先打开已存在的其中一个文档，或新建一个文档，然后再打开需要合并文档的第二、第三……个文档，逐个把每个文档中的内容复制到先打开的文档或新建文档中去就可以了。在复制过程中需要选择文本，这里顺便提及一些选择文本的技巧。

1选定文档

使用下面的方法可以选定指定的文本内容。

（1）在活动文档中，按Ctrl+A键，或者单击【编辑】|【全选】命令，可以选择当前文档的全部内容。

（2）双击鼠标可在文档中选定一个由空格和标点符号分隔的短句，或选定一个默认的词；连续三击鼠标，可选定一段文本。

（3）使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标可以选定指针所指行的整行文字，如图4.6所示。双击鼠标可以选定指针所指段的整段文字，如图4.7所示。而三击鼠标可以将正在编辑的文档全部文字选定。

图4.6  单击鼠标可以选定指针所指的整行文字

图4.7  双击鼠标可以选定指针所指的整段文字

（4）选定一列文字。假若文档中有两首并行排列的五言唐诗，只想选中其中的一首，对其进行诸如改变字体字号的操作，可以按下Alt键，再拖动鼠标，则屏幕上按列高亮显示文本了，如图4.8所示。

图4.8  按住Alt键选定一列文字

按列纵向选择文本还有另一个方法，先将插入点（即光标）置于要选择文本的一角，按下Ctrl＋Shift＋F8组合键，然后按箭头键“↑”、“←”、“→”或“↓”进行选择，也可以单击或拖动鼠标进行选择。此时，Word也是按列高亮显示文本。

（5）使用快捷键F8。按F8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。

（6）快速选择超长文字。当想选择一段超过屏幕长度的文本时，屏幕会滚动得太快，很难一次就选正确。这里有一种有效选择大段文本的方法，这个技巧可用于所有的文字处理器，因为它是一个基本的Windows功能。点击您想选择部分的开始处，用滚动条代替光标键向下移动文档，直到您看到想要选择部分的结束处。按下Shift键，然后点击想要亮显文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容，就会全部被加亮选中了。

（7）在文档中，无论当前光标在任何位置，按Ctrl+Home键，可以把当前光标定位到文档的开始处，按Ctrl+End键，可以把光标定位到文档的结尾处，利用这一个功能，用户在Ctrl+Home键同时再按住Shift键，就可以选择当前光标到文档开头处之间的所有文本，而Ctrl+End键同时按住Shift键，则可以选择当前光标到文档结尾处之间的所有文本。

2．复制文本

选定了文本之后，就可以进行复制操作，使用下面的方法可以复制所选定的文本。

（1）单击常用工具栏中的【复制】按钮。

（2）选择【编辑】|【复制】命令。

（3）按下快捷键Ctrl+C键。

3．粘贴文本

选定了文本并复制之后，就可以切换到要粘贴的文档进行进行粘贴操作，使用下面的方法可以粘贴已复制到剪贴板中的文本。

（1）单击常用工具栏中的【粘贴】按钮。

（2）选择【编辑】|【粘贴】命令。

（3）按下快捷键Ctrl+V键。

（4）快速移动文档：近距离的文本移动时，一般的操作方法是先选定要移动的文本，然后把鼠标移到所选的区域中，待光标变为左指键头 时，再按下鼠标左键并拖至所要的位置。如果在按鼠标左键之前先按下Ctrl键再进行拖曳还可实现文本的复制功能。

在进行远距离文本移动操作时，这种拖曳操作就显得很不方便。因此，可以用下面的方法快速实现：在选好要移动的文本以后，按下F2键，然后滚动窗口到要移入的位置单击鼠标后，这时，在状态栏的最左边会出现 这样的文字，而且光标变为一根垂直的虚线，按下Enter键即可完成所选文本的移动。

ÿ    4.3.2  使用【插入文件】的方法合并文档

除了可以用复制、粘贴的办法来合并文档以外，还可以用更简单的方法来合并文档，这就是利用Word的【插入文件】功能。

（1）打开要合并的文档中的第一个，而后将插入点移到下一个文档的开头要出现的位置，单击【插入】|【文件】命令，打开一个如图4.9所示的【插入文件】对话框。

图4.9  【插入文件】对话框

（2）在这个对话框找到要合并的第二个文档，双击它，即可将其整个的内容插入到编辑区域。

（3）将新插入的文档安顿好以后，重复同样的操作，即可将第三个文档也插入进去。依此类推地进行下去。

（4）当最后一个要合并的文档插入到编辑区以后，单击【文件】|【保存】进行保存操作，就可以得到合并出来的大文档。 或者使用【另存为】命令，重新命令一个文档。

比较起来，采用这种插入文件的方法来合并文档，它的魅力在于就地取材而立竿见影。而且还能插入并合并其他Word能够打开的任何文件。所以这是最有效最实用的合并文档方法。

另外，在【工具】菜单上，有一个【比较并合并文档】的命令，其实它并不是真正用来合并文档用的，他的作有是将当前文档与任何选定的文档进行比较，并给出合并两篇文档的选项，或以标记显示两者的不同（包括已有的修订或批注）。在些允许用户选择是否将合并的结果显示在目标文档、当前文档中或新的第三篇文档中。很明显，这明用作修订用的，在一个文档制作副本之后，进行修改后再作比较，并显示修订前后的不同之处。

4.4  使用样式技巧

在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持一致。这时，就需要使用样式来实现这些功能。

ÿ    4.4.1  什么是样式

那么，什么是样式呢？样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。使用样式定义文档中的各级标题，如标题1、标题2、标题3……标题9，就可以智能化地制作出文档的标题目录。

使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。如，用户要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。如，标题2样式最初为“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题2样式为“三号、隶书、居中、常规”，此时不必重新定义标题2的每一个实例，只需改变标题2样式的属性就可以了。

ÿ    4.4.2  样式的类型

样式按不同的定义来分，可以分为字符样和段落样式、也可以分为内置样式和自定义样式。

字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合，它提供字符的字体、字号、字符间距和特殊效果等。字符样式仅作用于段落中选定的字符。

段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式。包括字体、制表位、边框、段落格式等。

Word本身自带了许多样式，称为内置样式。但有时候这些样式不能满足用户的全部要求，这时可以创建新的样式，称为自定义样式。内置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。但是用户可以删除自定义样式，却不能删除内置样式。

用户可以创建或应用下列类型的样式：

（1）段落样式：控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。

（2）字符样式：段落内选定文字的外观，如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。

（3）表格样式：可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。

（4）列表样式：可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。

ÿ    4.4.3  如何使用样式

如果要在文档中使用样式，可以把光标定位在要使用样式的段落中任一位置，如果要应用多个段落，可以用鼠标选中多个段落然后使用下面的办法可进行应用样式的操作。

（1）用鼠标单击【格式】工具栏中【样式】列表框 ，然后在打开的下拉列表框中选取一种样式名，所选择段落就会应用该样式而重排文字和段落的版式。

（2）默认的情况下，可以使用如下的快捷键（用户可以自定义）来应用其相应的样式名：

@        按Ctrl+Alt+1键，应用标题1

@        按Ctrl+Alt+2键，应用标题2

@        按Ctrl+Alt+3键，应用标题3

@        按Ctrl+Alt+n键，应用正文

（3）选择【格式】菜单，然后单击【样式和格式】命令，可以打开如图4.10所示的对话框，可以在该样式列表框中选择一种适用的样式名，选择之后即可应用该样式了。其中样式名后带 符号的表示是“字符样式”，带 符号的表示是段落样式，而带 符号的表示表格样式。

图4.10 【样式和格式】任务窗格            4.11 【格式设置】对话框

@        如果在【显示】框中选择了【所有样式】，则可以单击【有效格式】恢复默认的视图，单击【正在使用的样式】仅查看文档中出现的格式，单击【自定义】项，可以打开如图4.11所示【格式设置】对话框，在此对话框中可更详细地定义样式显视视图。

@        如果 Word 选择【显示】框中的【有效样式】，则文档中可能具有许多外观相似但不完全相同的重复格式。若要提供更加一致的外观并删除重复的格式，可以检查格式的一致性。

@        当按住Shift键的同时，单击【格式】工具栏中的【样式】列表，就可以看到所有的样式名称。

ÿ    4.4.4  新建样式

如果对默认模板中的样式不满意，用户可以使用下面的操作进行自定义新样式。

（1）如果任务窗格没有打开，可以单击【格式】工具栏上的【样式和格式】命令。

（2）在【样式和格式】任务窗格中，单击【新样式】按钮，打开【新建样式】对话框，如图4.12所示。

图4.12  【新建样式】对话框

（3）在【名称】框中键入样式的名称，该名称不能与内置样式的名称同名即可，如“二级标题”。

（4）在【样式类型】列表框中选择新建样式要应用的类型，有【段落】和【字符】两项选择，单击段落可创建新的段落样式；单击字符可创建新的字符样式。如果要修改原有样式，则无法使用此选项，因为不能更改原有样式的类型。

（5）在【基于样式】右边的列表框中单击一种样式名，表示选择要使新建或更改样式格式基于原有的样式，一般选择为【正文】。

（6）在【后续段落样式】列表框中，单击需要 Word 将其应用于下一段落的样式。设置段落样式后，如果在用新建或修改样式设置格式的段落的结尾处按 Enter，Word 会将该【后续段落样式】样式应用于后面的段落。

（7）在【格式】选项组设置：如，设置中文，“楷体”，“五号”、“倾斜”，西文，Times New Roman，“五号”、“倾斜”，段落，“左对齐”、“单倍行距”。

（8）选中【添加到模板】复选框，以方便今后也能使用。如选中【自动更新】复选框，则每当用户手动设置应用了此样式的段落的格式时，都将自动重新定义此样式，同时Word 会更新活动文档中用此样式设置格式的所有段落。

以上操作只完成样式的基本设置，如果要使样式有更多的用处，如使用快捷键和定义标题级别以方便创建目录等，还要单击【格式】按钮，打开如图4.13所示的菜单，

图4.13  样式中的【格式】菜单

继续设置更为具体的步骤，执行下列操作之一：

@        选择【字体】选项，打开【字体】对话框，可以更为具体地设置【字符】的字体、字号、字形、字体格、字体效果、字体间矩、文字效果等。

@        选择【段落】选项：将打开【段落】对话框，如图4.14所示。

图4.14  设置样式的段落格式

在【常规】域中，可以设置段落的【对齐方式】，一般为【左对齐】或【两端对齐】两种，特别是在【大纲级别】中设置该样式的标题级别，可设置的级别有【正文文本】、【标题1】~【标题9】，如图4.14所示。

标题样式相当重要，如Word的内置样式标题1、标题2、标题3，可用它们在文档结构图中查看文档的标题材级别，更为重要的是，使用标题可以自动插入一篇文章的目录。用户除了可以使用内置的标题以外，还可以新建同级别的样式，又或者可以更改内置的标题样式。如定义该样式的大纲级别为【3级】，那么该样式在创建目录时就为三级标题的目录，如图4.15所示。而且该样式在大纲视图或者文档结构图中都可以用三级标题显示可以看到，如图4.16所示。

图4.15  定义为三级标题后生成的目录   图4.16  在文档结构图中查看三级标题

@        单击【制表位】选项，可以设置该样式的制表位位置、制表位对齐方式以及制表位前导符等。

@        如果需要，可以单击【边框】选项，用来设置该样式的边框与底纹等。

@        单击【编号】选项，可以为该样式设置自动编号、项目符号、多级符号等。

@        单击【语言】选项，可以设置该样式的语言选项和是否检查拼写和语法。

@        单击【图文框】选项，可为样式添加图文框，并设置图文框选项。

@        单击【快捷键】选项，可以打开如图4.17所示的对【自定义键盘】对话框。

4.17  定义样式的快捷键

此时把光标定位在【请按新快捷键】下边的输入框中，然后在键盘上同时按下几个需要指定的快捷键（一般要使用三个以上的键，以免快捷键重复），如同时按下Alt、Ctrl\ Shift和3键，那么该输入框中就显示为Alt+Ctrl+Shift+3，如图4.17所示。接着单击【指定】按钮，快捷键Alt+Ctrl+Shift+3就会移到【当前快捷键】列表框中去。最后单击【关闭】按钮返回【新建样式】窗口。到此，新建的样式就大功告成了。

在这里，新建或修改标题样式中的快捷键有一个技巧：定义快捷键时，标题1一般用快捷键Alt+Ctrl+Shift+1，标题2用快捷键Alt+Ctrl+Shift+2，标题3一般用快捷键Alt+Ctrl+Shift+3，依此类推，既避免键盘上按键重复，又方便记忆。

提示：如果要使用已经设置为列表样式、段落样式或字符样式的基础的文本，请选中它，然后基于选定文本的格式和其他属性新建样式。

ÿ    4.4.5  先定义后应用样式

应用了一个样式之后，可能需要对其中的某些属性进行修改。修改样式有两种方法，一种是先修改应用了该样式的文本，再利用该文本修改样式，另一种是直接利用【样式】对话框修改样式。

先定义后应用，就是利用更改的文本修改样式，操作步骤如下：

（1）选择【格式】|【样式和格式】命令，打开【样式和格式】任务窗格。

（2）在任务窗格中单击要进行修改的样式，此时会弹出如图4.18所示的一个菜单，选择其中的【修改】选项。

图4.18  选择修改样式

此后的操作与新建样式的操作是相同的，就不述说了。这里只有两点应注意：

@        如果是自定义的样式，可以更改样式名。只要在【名称】文本框内输入新的样式名即可。如果是Word 2002的内置样式，则已有样式名不能被去掉，只能在已有样式名后加备注。

@        如果选中【自动更新】复选框，则无论何时用户将人工格式应用于设置的此样式的任何段落，都自动重新定义该样式。同时Word将自动更新当前文档中应用了此样式的所有段落，所以一般尽量不要选中【自动更新】选框。

ÿ    4.4.6  先排版后定义样式

直接利用【样式】对话框修改样式的方法是：

（1）选定应用的该样式的文本。此时，该样式的名称显示在【格式】工具栏的【样式】列表框 中。

（2）按照通常的方法对文本进行排版。例如，通过【格式】|【字体】或【段落】等命令设置段落的字体和段落间距等。

（3）单击【格式】工具栏的【样式】列表框，Word将高亮显示该样式的名称，按回车键进行确认。此时将出现【更改样式】对话框，询问是否重新定义样式，如图4.19所示的【修改样式】对话框。

图4.19 【修改样式】对话框

（4）选择【更新样式，以反映最近所做修改】项。

（5）如果选择【将样式的格式重新应用于所选内容】复选框，那么将所选内容的格式恢复为原样式定义的格式。

（5）如果选中【从现在开始自动更新样式】复选框，则在不显示此对话框的情况下自动更改样式定义，以符合当前所选内容的格式。若要关闭自动更新，可单击【格式】菜单中的【样式和格式】，选择一种样式，单击【更改】，再清除【自动更新】复选框。

修改样式的操作充分显示了使用样式的优点，因为修改了样式后，所有应用了该样式的文本格式都会作相应的变化，大大提高了编辑、排版的工作效率。如果用户文档中有十几个甚至几十个“技巧与提示”的样式，如果一个一个地修改，就要改几十次，而使用样式只需修改一次就得了。

ÿ    4.4.7  在文档与模板间互相复制样式

有的用户也许会问，在普通模板中的样式如何应用到已有文档中去？这样就不用再在该文档中定义相同的样式了。

用户不但在普通模板中的样式如何应用到已有文档中去，而且，其它任何一个文档的样式既可以复制到Normal文档中去，也可以复制到任意一个文档中去。操作如下：

（1）单击【工具】菜单中的【模板和加载项】命令。

（2）单击【管理器】按钮，再单击【样式】选项卡。打开如图4.20所示的【管理器】对话框。

（3）左边窗口是当前活动文档的所有样式，右边窗口是Normal（共用模板）所有样式，如要从活动文档中把样式复制到模板，可以从左边窗口中选择需要复制的样式，然后【复制】按钮；如要从模板中把样式复制到当前活动文档中，可以从右边窗口选择需要的样式名，然后单击【复制】按钮。如要删除该样式，可以单击【删除】按钮，如要更改样式名称，可以单击【重命名】按钮，然后在打开的【重命名】对话框中输入新名称即可。

图4.20 【管理器】对话框

（4）若要将样式复制到不同的模板或文件，或从不同模板或文件复制样式，可以单击【关闭文件】以关闭活动文档及其附属模板，或关闭 Normal 模板。然后单击【打开文件】，打开所需的模板或文件。例如，需要在当前活动模板中使用其他模板的样式，可以单击右边窗口的【关闭文件】按钮。此时【关闭文件】按钮又变成了【打开文件】按钮。单击【打开文件】按钮，此时打开一个【打开】对话框，在此对话框中选择基于其他模板的样式，如“技巧与提示模板”。单击打开按钮之后，就可以在【管理器】窗口中进行样式互相复制了。

ÿ    4.4.8  保存当前文档的样式

保存当前文档的样式实际上就是保存文档的模板，那么什么是模板呢？

其实用户在排版过程中就时刻都在使用模板，模板是一类特殊性的文档，它可以提供完成最终文档所需的基本工具。使用模板可以快速创建所需要文档主要框架。在Word中，每一篇文档都是在模板的基础上建立的。Word默认使用的模板是（Normal.dot）。它在C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates目录下。如果在这个目录下没法找到模板文件，可以使用Windows的“搜索”办法，在“搜索”的文件名中键入“*.dot”，然后单击【立即搜索】按钮即可。

如果要把当前活动文档保存为模板文件，并且可以让其他文档使用该模板的样式，方法很简单，只要在在当前活动文档中单击菜单中的【文件】|【另存为】命令，或者按快捷键F12，打开如图4.21所示的【另存为】对话框，在该对话框的【保存类型】中选择【文件模板】项，此时该文件会自动选择保存到C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates目录下。再在【文件名】输入框中输入模板名称，最后单击【保存】按钮即可。当用户在【管理器】中打开【模板文件】时就会在如图4.21所示的【打开】对话框中看到所保存的模板文件。

图4.21  保存模板文件

另外，Word每次启动的时候，启动的是Normal.dot模板文件，如果把这个模板文件进行适合于自己的改动，再保存下来，那Word在启动的时候就可以按照自己的习惯直接使用纸张大小、字号、字体、边距等符合自己需要的新文档了。

ÿ    4.4.9  更改模板的正文样式

Word中的默认【样式】往往不一定满足个人常用的习惯格式，所以不少人文字录入完毕后，需要重新设置格式，就显得比较麻烦，特别是正文尤为显著。下面以【正文】样式为例来改变它的格式。

（1）启动Word进入新文档。

（2）单击【格式】|【样式和格式】命令。

（3）在弹出的【样式和格式】对话框的样式中选择【正文】。单击正文样式的下拉三角按钮 。

（4）在下拉列表中选择【修改】命令，打开【修改样式】对话框。

（5）在【修改样式】对话框中单击【格式】按钮。

（6）在弹出一个下拉菜单。选择想要更改的项，例如，选择【字体】命令，打开如图4.22所示的【字体】对话框。

图4.22  设置正文样式的字体

（7）在弹出的【字体】对话框中的【字体】文本框里，在【中文字体】下拉列表框中选择【宋体】选项，在【字形】下拉列表框中选择【常规】选项，在【字号】下拉列表框中选择【四号】选项，在【字体颜色】下拉列表中选择【蓝色】选项，【下划线】和【着重号】下拉列表框中都选择【无】，【效果】区域中在想要的选项中打上【√】，【字符间距】及【动态效果】选项卡中的选项按自己意愿进行设置，全部设置好后，单击【确定】按钮后回到【修改样式】对话框。

（8）再单击【格式】按钮，在弹出的菜单中选择【段落】命令。

（9）在弹出的【段落】对话框中选择【缩进和间距】选项卡，打开如图4.23所示的对话框。

图4.23  设置正文样式的段落

（10）在【特殊格式】下拉列表框中选择首行缩进，度量值项调整到1厘米，【行距】下拉列表框中选择【单倍行距】、【1.5倍行距】或【固定值15.6磅】。

（12）在换行和分页及其他栏中按自己意愿进行设置（一般不需要更改），确定后回到【修改样式】对话框。

（13）选中【添至模板】复选框，确定后更改工作全部完成。如不选择【添至模板】复选框，以后打开Word样式中的正文还是原来的默认值，就不能应用于此后的文档了。

要更改样式中另外的选项，照此类推，更改完毕，以后录入的新文档就会自动按更改后的样式编排了。

ÿ    4.4.10  快速创建标题样式

用户可以快速创建一般居中和粗体文本和其他格式的标题样式。其操作方法是，先输入文本或者样式标题，选定该文本或标题，然后单击【格式】工具栏上的【居中】按钮 和【加粗】按钮 。如果需要，还可以单击【格式】|【字体】和【段落】命令，分别设置文本的字体和段落格式，如字体颜色和段落边框等。接着，在【格式】工具栏上的样式框中输入样式名称，例如，【名言】，如图4.24所示，最后按Enter键。此后用户的文档就可以使用【名言】样式了。

图4.24  快速创建标题样式

4.5  创建目录技巧

目录通常是文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。

Word提供了自动创建目录的功能，使目录的制作变得非常简便，既不用费力地去手工制作目录、核对页码，也不必担心目录与正文不符。而且在文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。

除了可以创建一般的标题目录外，还可以根据需要创建图表目录以及引文目录等。但要创建引文目录，就要在文档中先标记引文。

若要编制图表目录，要指定要包含的图表题注。编制图表目录时，Word 对题注进行搜索，依照号码进行排序，并在文档中显示图表目录。

ÿ    4.5.1  从标题样式创建目录

Word是一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（标题1到标题9）。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式，如将章一级标题定为“标题1”，节一级的标题定为“标题2”，小节一级定为“标题3”。

一个文档的结构性是否好，可以从文章的【文档结构图】或者是【大纲视图】中看到。如果文档的结构性能比较好，创建出有条理的目录就会变得非常简单快速。

从标题样式创建目录的操作步骤是：

（1）把光标移到要移到目录的位置。一般是创建在该文档的开头或者结尾。

（2）单击【插入】|【引用】|【索引和目录】选项，并在弹出的【索引和目录】对话框选择【目录】选项卡，打开如图4.25所示的【索引和目录】对话框。

图4.25 【索引和目录】对话框

（3）在【格式】列表框中选择目录的风格，选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。如果选择【来自模板】选项，标识使用内置的目录样式（目录1到目录9）来格式化目录。如果要改变目录的样式，可以单击【修改】按钮，按更改样式的方法修改相应的目录样式。并且只有选择【来自模板】选项时，【修改】按钮才有效。

（4）如果要在目录中每个标题后面显示页码，应选择【显示页码】复选框。

（5）如果选中【页码右对齐】复选框，则可以让页码右对齐。

（6）在【显示级别】列表框中指定目录中显示的标题层次。一般只显示3级目录比较恰当。

（7）在【制表符前导符】列表框中指定标题与页码之间的制表位分隔符。

（8）单击【确定】按钮，插入了后的目录如图4.26所示。

图4.26  插入目录的效果

如果一篇文章一般都是由多个文档组成，可以把刚创建的目录复制到一个新文档中去，再把几个文档的目录都合成在一起之后，就可以把整篇文章的完整目录就自动创建了。但这样完成的目录是独立的一个文档的，是不能进行自动更新的。

如果使用的是主控文档或把多个文档合并到一个文档中，就可以一次性把整篇文档的目录创建了。

ÿ    4.5.2  从其他样式创建目录

也许有的用户会问，如果用的不是Word内置的样式，即从文档中的不同样式中创建目录，如，不根据“标题1”到“标题9”样式来创建目录，而是根据自定义的“样式1”到“样式3”样式来创建目录，那么还能自动创建目录吗？回答当然是可以的，下面就详细介绍从其他样式创建目录的方法。

（1）将光标移到要插入目录的位置。

（2）打开如图4.25所示的【索引和目录】对话框，单击【选项】按钮。弹出【目录选项】对话框。

（3）在【目录建自】下面选中【样式】前的复选框，选中它表示可以在【有效样式】列表中单击的样式创建目录。

（4）在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式（该文档中所有使用的段落样式都可以在此找到），如【样式0】、【样式1】、【样式2】；也可以是用户创建的任何样式，然后在【目录级别】文本框中指定标题【样式0】、【样式1】、【样式2】、【样式17】的目录级别分别为1、2、3、4，如图4.27所示。

图4.27  选择其他样式作为目录的级别

当仅使用自定义样式时，可以删除内置样式或任意一种样式的目录级别数，方法是删除【目录级别】文本框中的数字即可。例如，用户可以删除标题1、标题2和标题3后面的【目录级别】中的数字。如要使两种样式使用相同的目录级别，只要在两种样式名的【目录级别】框中键入相同的级别数字即可，如要使【小技巧正文】样式与【样式2】使用相同的目录级别，可分别在它们的目录级别栏中键入3。同样用户也可以增加【目录级别】中的数字，如增加到标题4标题5等。

（5）单击【确定】按钮，返回到【目录和索引】对话框。

（6）在【目录和索引】对话框选择合适的选项后单击【确定】按钮。

这样，Word就会在指定的地方建立目录，目录中的页码是由Word按该样式在文档出现的位置来确定的。

ÿ    4.5.3  由目录域创建目录

如果文档中没有应用样式，全部是正文文字，此时如果插入目录，可以通过目录域的方法创建目录，此种方法适用于字符样式或文字检索的目录。可以使用【标记目录项】的方法将目录域插入文档。

下面假设有一篇文档是《宋诗一百首》，要把每首宋诗的诗名创建成目录，因为诗名没有使用样式，此时可以由目录域创建目录，操作方法如下：

（1）在文档中包含目录的第一首宋诗诗名《塞上》。

（2）按快捷键Alt+Shift+O。打开如图4.28所示的【标记目录项】对话框。

图4.28  【标记目录项】对话框

（3）在【级别】框中，选择目录的级别，如1，2，3等级别。并单击【标记】按钮。

（4）不退出对此对话框，选择第二首宋诗诗名《寒食》，当切换【标记目录项】对话框为活动窗口时，该选定的文本就会出现在【目录项】文本框中，如图4.29所示。

图4.29  继续标记目录项

继续标记第三首宋诗诗名《村行》、第四首宋诗诗名《春居杂兴二首》……第100首宋诗诗名《过零丁洋》。当标记完所有需要创建的目录文本后，此时该对话框中的【取消】按钮将变成【关闭】按钮，单击【关闭】按钮退出。标记了目录项后的效果如图4.30所示。

图4.30  标记了目录项后的效果

（5）将光标移到要插入目录的位置（一般是文档的开头或结尾处）。

（6）单击【插入】|【引用】|【索引和目录】命令。

（7）单击【目录】选项卡。

（8）单击【选项】按钮。

（9）在【目录选项】框中，选中【目录项域】复选框。并且清除【样式】和【大纲级别】复选框，如图4.31所示。

图4.31  选中【目录项域】复选框

（10）连续单击【确定】按钮即可使用目录域创建目录，即可在指定的地方插入了由目录域创建的目录，如图4.32所示。

图4.32  由目录域创建的目录

ÿ    4.5.4  创建图表目录

图表目录也是一种常用的目录，可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明，以及它们出现的页码。在建立图表目录时 ，用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签，并参考页序按排序级别排列，最后在文档中显示图表目录。

要插入图表目录，首先确认要建立图表目录的图片、表格、图形添加有题注（关于插入题注，可以参看4.7节）。使用题注插入目录的方法如下：

（1）将光标移到要插入图表目录的地方。

（2）单击【插入】|【引用】|【索引和目录】菜单项，并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡，打开如图4.33所示的对话框。

图4.33 【图表目录】选项卡

（3）在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注（如果文档中插入的图片、表格、图形添加有题注，在此下拉列表框中可以查看到），如图表、公式、表格或者自定义的题注标签，这果显示的有“图12.”。

（4）在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式，其他选项与创建一般目录一样，确认后单击【确定】按钮。插入了图表目录的效果如图4.34所示。

图4.34  使用题注标签插入的图表目录

虽然利用题注建立图表目录很方便，但有时候，文档中的标签是用户键入的，并不是Word的题注功能加上的。这时可以使用自定义样式建立图表目录：

（1）打开【图表目录】对话框。

（2）单击【选项】按钮，弹出如图4.35所示的【图表目录选项】对话框。

图4.35 【图表目录选项】对话框

（3）选中【样式】复选框，并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名，如用户的图号使用的样式名是“图注”，选中它，然后单击【确定】按钮。

（4）返回到【索引和目录】对话框，单击【确定】按钮后，同样可以插入文档的图表目录，效果如图4.36所示

图4.36  使用图注样式插入的图表目录

ÿ    4.5.5  创建引文目录

引文目录与其他目录项类似，可以根据不同的引文类型，创建不同的引文目录。在创建引文目录之前，应该确保在文档中有相应的引文（关于如何标记引文，稍后再作介绍）。创建引文目录的操作步骤如下：

（1）将光标移到要插入引文目录的位置。

（2）单击【插入】|【引用】|【索引和目录】菜单项，在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡，其对话框如图4.37所示。

图4.37 【引文目录】选项卡

（3）在类别中选择相应的引文类别，此种类别应该是引文中已经创建有的引文类型。

（4）创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用，如果要更改，可以单击【更改】按钮。

（5）如果引文的页码超过五处，可以选中【使用“各处”】复选框，这样可以避免页码过多反而给用户造成不便。

（6）如果引文过长，可以选择【保留原格式】，以保留原有的引文格式。

（7）选好目录的制表前导符和格式后，单击【确定】按钮即可。插入的引文目录如图4.38所示。

图4.38  插入目录项域目录的效果

如果在文档中还没有标记用来创建目录的引文，可以按如下方法进行标记引文：

（1）选择要标记的引文文本。

（2）打开如图4.37所示的【引文目录】选项卡中，单击【标记引文】按钮。弹出如图4.39所示的【标记引文】对话框。

图4.39 【标记引文】对话框

（3）在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型，可以是【事例】、【法规】、【协议】、【规则】等。

（4）单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记，如果单击【标记全部】按钮，将对在文档中所有的、与所选文字相同文字的文本都进行标记。

（5）如果还要标记其他引文，不要关闭【标记引文】对话框，直接在文档中选取标记的引文。

（6）返回【标记引文】对话框，选中的引文将出现在【所选文字】下面，然后单击【标记】即可。

（7）如果要修改一个存在的类别，则单击【类别】按钮，弹出如图4.40所示的对话框。

图4.40  编辑引文类别

（8）选中要修改的类别，在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字，单击【替换】按钮。

（9）单击【确定】按钮，回到【标记引文】对话框。此时该对话框上的【取消】按钮变为【关闭】按钮，单击它返回到【索引和目录】选项卡中，则标记引文操作完毕。

ÿ    4.5.6  更新目录

Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。用户最好不要直接修改目录，因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。

如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后，按下F9键更新域，此时会出现如图4.41所示的【更新目录对话框】对话框，如果只是目录的页码发生改变，可以选择【只更新页码】单选按钮，如果修改了文档中的标题名或目录项域，则可以单击【更新整个目录】单选按钮。

图4.41 【更新目录对话框】

ÿ    4.5.7  解决创建目录后出现的打印错误

利用Word的自动创建目录的功能，可以把Word文档的目录层次结构方便地作成目录，不但方便快捷，还会与原来文档一致。但是如果也需要显示页码，等到打印时往往发现打印的结果在目录后面出现“错误！未定义书签”。此时，很多人只好不要页码而人工把页码加进去。这对于长期排版式的朋友来说简直就是一场恶梦。

下面就介绍这个问题的解决方法。

（1）按照前面介绍的办法，首先创建一篇文档的图表目录，如图4.42所示。

图4.42  使用Word自动创建的目录

（2）试图打印。选中图1的目录后，单击工具栏的【打印预览】按钮 ，（在这里无法演示打印给大家看，只好使用打印预览）。这时整个目录就会【错误！未定义书签。”】的字样，如图4.43所示。

图4.43   打印预览时出现【错误！未定义书签”】的目录

出现这种情况，是因为目录是一个域，与原稿中的标题建立的一个超级链接，如果这个目录文档能够与原稿文件相链接，就不会出现此种情况，因为把目录新建在一个文档中了，所以要先取消目录与原稿的链接，就可以打印了。

方法是按Ctrl+A键，全部选中整个文档的目录，然后按Ctrl＋6快捷键即可。

按快捷键Ctrl＋6，也就是取消所选文本的超级链接功能，另外，也可以按快捷键Ctrl＋F11——“锁定域”的功能，把目录域锁定了就再也不能更新了。但这种方法没有前一种方法好。

取消了目录的超级链接以后，目录的字符就会出现下划线和字体变成一种超级链接的蓝色。如图4.44所示。

图4.44  取消超级链接后的目录

此时，按Ctrl+A把所有目录全选，或者把指定的目录选中，单击【格式】工具栏中的【字体颜色】按钮 ，或者在【字体】对话框中，把字体的颜色改成黑色，再单击【格式】工具栏上的 按钮，把下划线去掉，如果目录中有的字体为倾斜的，还需要单击格式工具栏上的 按钮，使用文本变为正体，就变成一个正常的目录了。

ÿ    4.5.8  更改目录中的字体

使用Word创建了目录之后，因为目录的级别不一样，使用的字体也不一样，如级目录使用的字体中文是【小四】号黑体，英文字本是Arial；二级目录是五号宋体，英文字体是Times New Roman，而三级目录是楷体小五号，英文字体是Times New Roman体。此时创建的目录后面，其页码数字也与目录字体一样，如图4.45所示。但一般的页码的字体一般都统一为五号Times New Roman，此时就要统一页码的字体。另外，因目录级别不同，因而目录中的制表符也有差别。

图4.45  目录的页码数字与字体不统一

按照一般的方法，是一一选中来更改页码的字体，这个方法未免太浪费时间，而且目录是自动更新的样式，当用户更改页码中的字体后，也有可能更改该样式的所有字体。下面介绍一个更好的办法。

（1）选中连续一列的同一字体字号的页码（如三级目录的页码，需要把小五号Times New Roman改为五号Times New Roman字体），按住Alt键，拖动鼠标可以选中所要更改的连续一列的页码，如图4.45所示。

（2）单击【格式】|【字体】选项，打开字体对话框，在对话框中更改需要的目录【字体】和【字号】。完成后单击【确定】按钮，就可以把当前选取的字体更改成所需的字体和字号了。当选中一行或都一列字体来更改字号时，样式的自动更新是不应用的。致于制表符的不同，也可以使用此方法统一为一种字体，一般是Times New Roman体。

（3）用同样的办法，在后面找出连续的一列三级目录，按住Alt键，按住鼠标拖动选中一列连续的页码，此时，不需再打开【字体】对话框，只需按F4键，即可得到前面更改【字体】和【字号】的效果。因为F4有重复前一项操作的功能。是非常方便的。

4.6  插入脚注和尾注

脚注和尾注是对文本的补充说明。用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。可用脚注对文档内容进行注释说明，而用尾注说明引用的文献，脚注一般位于页面的底部，可以作为文档文档某处内容的注释；尾注一般位于文档的末尾，用户列出引文的出处等。

脚注和尾注有两个关联的部分组成，包括注释引用标记和其对于的注释文本。用户可让Word自动为标记编号或创建自定义的标记。在添加、删除或移动自动编号的注释时，Word将对注释引用标记重新编号。

ÿ    4.6.1  插入脚注和尾注

当在【普通】视图下插入脚注和尾注时，就会在文档窗口底部拆分为上下两个窗格，在下面的的窗格中就可以输入脚注或尾注的内容了，如图4.46所示。如果在【页面】视图下，插入脚注或尾注，那么Word就会将光标移到页面的底部或者文档的尾部，以便插入脚注或尾注内容。由于脚注可以会填满一页页面，因此文档能自动调整页面的长度；尾注位于文档的尾部，它会随着文档变长，页面会连续向后推移。

图4.46  插入脚注和尾注

插入脚注和尾注的操作步骤是：

（1）将光标移到要插入脚注和尾注文字的右侧。

（2）单击【插入】|【引用】|【脚注和尾注】命令，打开如图4.47所示的【脚注和尾注】对话框。

图4.47  【脚注和尾注】对话框

（3）在【位置】区域中选择【脚注】则可插入脚注，在【脚注】右边的下拉列表框中选择插入脚注的位置，可以选择的选项有【页面底端】和【文字下方】两项。选择【页面底端】项，以在注释引用标记显示的页面底部边框打印脚注。选择【文字下方】项，可以在页面最后一行文本之下打印脚注，而不是页面底部。

（4）如果要插入尾注，则选择【尾注】选项。然后选择【尾注】右边的下拉列表框中的【文档结尾】项可以在文档结尾打印所有尾注。或者【节的结尾】项可以在包含尾注的节的最后一行打印尾注。

（5）在【格式】选项组中有如下几个选择：

@        【编号格式】：可以选择需用于自动编号脚注的编号格式。

@        【自定义标记】：插入自定义的注释引用标记。可以在【自定义标记】框中键入注释引用标记符号（最多不可超过10个字符），如果键盘上没有这种符号，也可以单击【符号】按钮，然后从【符号】对话框中选择一个合适的符号，作为脚注或尾注来插入用作自定义注释引用标记的字符。

@        【起始编号】：可以输入用于第一项自动编号脚注的起始编号或字符。可以输入的值一般为1到指定一个最大数之间的整数，如果输入有误时，会出现一个输入错误的提示框。

@        【编号方式】：自动对每节、每页或跨页的连续节和分节符上的脚注进行编号。

如果使用自动编号，Word就会给所有脚注或尾注连续编号，当添加、删除、移动脚注或尾注引用标记重新编号。无论是在整篇文档中使用单一编号方案，还是在文档的各节中使用不同的编号方案。在文档或节中插入第一个脚注或尾注后，随后的脚注和尾注会自动按正确的格式编号。

（6）单击【插入】按钮后，就可以开始输入脚注或尾注文本。输入脚注或尾注文本的方式会因文档视图的不同而有所不同。

如果在【普通】视图下，这时在文档窗口下方就会出现脚注或尾注栏（如图4.46所示）；如果在【页面】视图中，光标就会定位在实际文档中的脚注、尾注上。这时可以在脚注、尾注区域作一般的文本操作，甚至可以做图、表格等，并且不用担心脚注、尾注会占据文档的篇幅，Word会自动调整恰当的篇幅。

提示：按快捷键【Alt+Ctrl+F】键可以快速地插入带有编号的脚注。用户如果在不太了解脚注、尾注的情况下，按了快捷键【Alt+Ctrl+F】而出现了一个脚注编辑区，而这个编辑区想删也删不掉，还以为是宏病毒在作怪呢。

ÿ    4.6.2  编辑脚注和尾注

当在一篇文档中加入脚注或尾注后，如继续加入脚注、尾注，其编号会接着前一脚注或尾注排下去。

1．移动或复制脚注尾注

注释包含两个相关联的部分：注释应用标记和注释文本。当用户要移动或复制注释时，可以对文档窗口中的只是引用标记进行相应的操作。如果移动或复制了自动编号的注释引用标记，Word还将按照新顺序对注释重新编号。

如果要移动或复制某个注释，方法是在文档窗口中选定注释应用标记，按住鼠标左键不放将引用标记拖动到文档中的新位置即可移动该注释。

如果在拖动鼠标的过程中按住Ctrl不放，可将引用标记复制到新位置，然后在注释区中插入新的注释文本即可。当然，用户也可以利用复制、粘贴来实现复制引用标记。

2．修改已经存在的脚注和尾注

如果要编辑修改已加入的脚注、尾注内容，可以使用查看脚注、尾注的方法，找到并把光标定位到该脚注尾注的内容位置，然后在普通文档中一样进行编辑操作，如可以选中该文本，然后进行更改。

3．删除脚注、尾注

如果用户要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释引用编辑，然后直接按Delete键，Word会自动删除对于的注释文本，并对文档后面的注释重新编号。

如果要删除所有的自动编号的脚注和尾注，可以按照下述方法进行而不用逐个删除：

（1）按Ctrl+h键，打开【查找和替换】对话框并会自动选中【替换】选项卡。

（2）单击【高级】按钮，然后单击【特殊字符】按钮，出现【特殊字符】列表。

（3）选定【脚注标记】或者【尾注标记】选项。

（4）不要在【替换为】后面输入任何内容，然后单击【全部替换】按钮即可。

4．脚注或尾注互相转换

如果当前文档中已经存在脚注或者尾注，单击【脚注和尾注】对话框中的【转换】按钮可以将脚注和尾注互相转换，也可以统一转换为一种注释。单击【转换】按钮后弹出的【转换注释】对话框如图4.48所示。

图4.48 【转换注释】对话框

设置完毕后，单击【确定】按钮即可。

有时为了只将个别的注释转换为脚注或尾注，可以选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项，切换到注释编辑区，然后将鼠标指针指向选定的注释，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择【转换为脚注】或者【转换为尾注】菜单项即可。

4.7  插入题注

题注就是给图片、表格、图表、公式等项目添加的名称和编号。例如，在本书的图片中，就在图片下面输入了图编号和图题。这可以方便读者的查找和阅读。

使用题注功能可以包装长文档中图片、表格或图表等项目能够按顺序地自动编号。如果移动、插入或删除带题注的项目时，Word可以自动更新题注的编号。

插入题注既可以方便地在文档中创建图表目录，又可以不担心题注编号会出现错误。而且一旦某一项目带有题注，还可以对其进行交叉引用。Word能提供智能标注题注和交叉引用的方法。添加题注的作用是在Word中插入表格、图片、公式等项目时，会自动在项目上方或下方添加题注，该方法添加的题注可以自动编号。

ÿ    4.7.1  手动添加题注

在文档中插入表格、图表或其他项目时，可以让 Word 自动添加题注；也可以在已有的表格、图片、公式等项目时添加题注，也就是手动添加题注。

在文档中已有的图片、表格、公式间（这里以图片为例）添加题注的步骤是：

（1）选定要添加题注的图片。

（2）选择【插入】|【引用】|【题注】命令，打开如图4.49所示的【题注】对话框。

图4.49 【题注】对话框

（3）一般在【标签】下拉列表中没有适当的标签内容，应单击【新建标签】按钮，打开如图4.50所示的【新建标签】对话框。然后在该对话框中输入作为题注的标签名称，如“图8.”。

图4.50 【新建标签】对话框

（4）单击【确定】按钮，返回【题注】对话框。

（5）在【位置】列表框中选择标题放置的位置为【所选项目的下方】。

（6）如果要设置题注的其它编号格式，可以单击【编号】按钮，在弹出【题注编号】对话框。在该对话框中，可以选择合适的编号即可改变题注的编号格式。

（9）最后单击【确定】按钮，返回文档中，就会发现所选的项目添加一个题注。如图4.51左图所示。

图4.51  添加的题注和带域底纹的序号

可以看到，添加的题注前面公共部分就是题注的标签名称 “图8.”，而后面的序号是一个域，它随着插入的题注序号而递增，如图4.51右图所示。

如果要一篇文档中有很多要手动插入题注的图片，每次都要单击【插入】|【引用】【题注】来打开【题注】对话框，这是非常被动的，此时，可以使用快捷键来加快输入。方法介绍如下：

（1）单击【工具】|【自定义】命令，选择【命令】选项卡。

（2）在【类别】列表框中选中【插入】项。

（3）在【命令】列表框中找到【题注】项，用鼠标按住它并把它拖到【常用】工具栏上，如图4.52所示。

图4.52  把【题注】拖到【常用】工具栏上

（4）按快捷键Ctrl+Alt++（加号），此时光标变成 形状，单击刚设置的【常用】工具栏上的【题注】按钮，如图4.53所示。

图4.53  单击【常用】工具栏上的【题注】按钮

（5）弹出【自定义键盘】对话框，在把光标定位在【请按新快捷键】输入框中，在键盘上同时按下需要的快捷键，如Ctrl+Shift+Alt+I（注，此处的快捷键只能在键盘上按，不能在该输入框中键入），如图4.54所示。

图4.54  给【题注】命令定义快捷键

（6）单击【指定】按钮，再单击【关闭】按钮即出对话框。

ÿ    4.7.2  自动添加题注

用户还可以在插入图片的同时，让Word自动插入题注。还可以为不同类型的项目设置不同的题注标签和编号格式，如，“表格 II”和“公式 4.A”；也可以更改一个或多个题注的标签，如，将“表 6”改为“图表 6”。还可以创建新的题注标签，如“图片”。如果后来添加、删除或移动了题注，可以方便地更新所有题注的编号。

自动为插入的项目（这里还是以插入图片为例）添加题注的方法是：

（1）打开如图4.49所示的【题注】对话框，单击【自动插入题注】按钮，弹出的【自动插入题注】对话框。

（2）在【插入时添加题注】列表框中选中【Microsoft Word图片】复选框（注意，如要删除自动添加题注的功能，只需取消此复选项即可），如图4.55所示。

图4.55  中【Microsoft Word图片】复选框

（3）在【使用标签】和【位置】列表框中选择与前一节相同的设置。

（4）单击【确定】按钮。

此后，在文档中如果插入了图片时，其下方或者上方就会出现自动编号的题注了。

ÿ    4.7.3  修改题注

在文档中，题注可以有不同的编号格式，如编号可以是“1,2,3…”，也可以是“a,b,c…”，甚至可以是“甲、乙、丙、丁…”等。用户可以在添加题注时，可以设定不同的编号格式，用户也可以对已有的编号进行修改。

如要把已经自动添加的题注【图12.】更改为【图9.】操作方法是：

（1）选定要修改标号格式的题注【图12.】。

（2）打开【题注】对话框，单击【编号】按钮，打开【题注编号】对话框。

（3）在【格式】下拉列表框中选择所需的标号格式，或者单击【新建标签】按钮，在打开的对话框中键入需要的题注编号方式【图9.】。

（4）连续单击【确定】按钮，退出所有的对话框。

经过以上操作，题注的编号格式即可得到修改后相应的题注。

在插入新题注时，Word 会自动更新题注编号。但是，如果删除或移动标题，则需要手动更新标题。方法是选定特定要更新的标题或选择整个文档，按F9即可更新标题。

4.8  在长文档中查找和替换

在编辑排版文档时，用户免不了需要批量修改一些词语或其它特定的对象。排版者在接到书稿后，一般在里封页面上，会标出需要全文替换的词组，例如，一般的有“通讯”替换为“通信”，“图像”替换为“图像”，“web”替换为“Web”，“点击”替换为“单击”，“超连接”替换为“超级链接”，“帐号”替换为“账号”等。

有的是需要全文替换的，有的是需要逐个替换的，使用逐个替换的办法，是一边查找一边替换。如果排版者在排版过程中，发现某些词组有多处都要作相同的更改，那么也可以选定范围内进行查找并替换。

ÿ    4.8.1  查找和替换的选项

在进行查找、替换的过程中，可根据需要设置查找的方向及范围。例如用户逐个查找下一个内容时，如想要回到刚才查找的位置时，就可以通过改变查找的方向来实现。

用户可以打开查找的高级对话框设置查找的范围与方向，具体方法如下：

（1）单击【编辑】菜单中的【查找】命令，或按快捷键【Ctrl+F】，打开【查找】对话框。

（2）在查找的对话框中单击【高级】按钮。打开如图4.56所示的【查找和替换】的高级对话框。

图4.56  高级【查找和替换】的对话框

在【搜索选项】组的【搜索】项右边框中选择搜索方向，有【向上】、【向下】和【全部】三项。选择【向上】项时表示搜索从插入点到文档或选择内容的开始处；选择【向下】项时，表示搜索从插入点到文档或选择的内容结束处，当搜索到文档的开始或结束处时，屏幕上就会出现提示【Word已经到达文档的起始（结尾）处，是否从结尾（起始）处继续搜索？】，如图4.57所示。

图4.57  选择是否继续查找对话框

如果需要继续查找，则单击【是】按钮，否则按【否】按钮。【向上】、【向下】搜索时，Word 在搜索过程式中将不搜索页眉、页脚、脚注或批注。

选择【全部】项时，Word 将搜索整个文档，当全部查找完毕时，屏幕上就会出现提示【Word已经完成搜索文档】，如图4. 58所示。此时单击【确定】按钮，可以返回【查找和替换】对话框。

图4. 58  “Word已经完成搜索文档”的提示

如果查找、替换不是在全文档范围内进行，可以先进行选择文档，然后再进行查找、替找的操作，当Word在所选范围内完成查找、替换操作后，就会出现如图4.59所示的提示框，询问是否需要继续在所选文档外进行查找、替换操作，选择【是】则继续查找、替换操作，选择【否】按钮，就会退出查找、替换对话框。

图4.59  选择是否继续查找并替换操作

ÿ    4.8.2  查找和替换英文文本

在查找和替换的过程中，如果查找和替换的是英文文本，可以使用下述方法快速进行查找和替换操作，在如图4.53所示的【查找和替换】对话框中：

（1）如果选中【区分全/半角】复选框，Word将严格按照输入时的全角或半角字符进行查找，例如要查找的是Text，就不会查找Ｔｅｘｔ。

（2）如果选中【区分大小写】复选框后，Word 将只查找大小写与用户在【查找内容】框中键入的内容一致的实例。如果使用通配符，此选项将会变灰，表示不可用。

（3）选中【全字匹配】复选框，则搜索符合条件的完整单词，而不是较长单词的局部。如果使用通配符，此选项将变暗。

（4）使用通配符：搜索添至【查找内容】框中的通配符、特殊字符或特殊搜索操作符。若要添加这些内容，请单击【特殊字符】按钮，然后单击所需符号，或者在【查找内容】框中直接键入。如果清除【使用通配符】复选框，Word 会将通配符和特殊搜索操作符视为普通文字。表4-1列出了通配符的使用与查找的内容。

表4-1  查找、替换的示例与通配符意义

查找内容

操作符

示例

任意单个字符

？

例如，s?t 可查找“sat”和“set”。

任意字符串

*

例如，s*d 可查找“sad”和“started”。

单词的开头

< 

例如，<(inter) 查找“interesting”和“intercept”，但不查找“splintered”。

单词的结尾

> 

例如，(in)> 查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。

指定字符之一

[]

例如，w[io]n 查找“win”和“won”。

指定范围内任意单个字符

[-]

例如，[r-t]ight 查找“right”和“sight”。必须用升序来表示该范围。

中括号内指定字符范围以外的任意单个字符

[!x-z]

例如，t[!a-m]ck 查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。

n 个重复的前一字符或表达式

{n}

例如，fe{2}d 查找“feed”，但不查找“fed”。

至少 n 个前一字符或表达式

{n，}

例如，fe{1,}d 查找“fed”和“feed”。

n 到 m 个前一字符或表达式

{n，m}

例如，10{1,3} 查找“10”、“100”和“1000”。

一个以上的前一字符或表达式

@

例如，lo@t 查找“lot”和“loot”。

（5）如选中【同音英文】复选框：则查找与【查找内容】框中的文字发音相同但拼写不同的单词。

（6）【查找单词的所有形式】：查找【查找内容】框中的单词的所有形式，如Sit、Sitting和Sits。如果选中【使用通配符】或【同音（英文）】复选框，则无法使用此选项。

注意：

（1）可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，可以通过键入<(pre)*(ed)>来查找presorted和prevented。

（2）可使用 \n 通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在【查找内容】框键入(Newton)(Christie)，在【替换为】框键入“\2\1”，Word 将找到Newton Christie并将其替换为Christie Newton。

ÿ    4.8.3  查找和替换文本格式

Word所提供的查找和替换功能，不仅可以替换普通的文字，而且还可以替换带有格式的文档，灵活地使用格式的替换功能，还可以快速地修改或删除文档中具有相同文字的内容或者具有相同格式的文档内容。

例如，要在文档查找使用黑体倾斜的“技巧”一词，操作如下：

（1）单击【编辑】|【查找】命令，打开【查找】对话框。

（2）将光标定位在【查找内容】框中，并在框中输入【技巧】二字。

（3）单击【格式】按钮，在打开的【格式】菜单中选择【字体】选项。

（4）在打开的【查找字体】对话框中的【中文字体】下拉列表框中选择【黑体】，如图4.60所示。

图4.60  选择要查找的字体格式

（5）在【字形】列表框中选择【倾斜】选项，并单击【确定】按钮，退回【查找】对话框。

（6）连续单击【查找下一处】按钮，直到查找并替换室完毕。如果找到搜索项，会在该处黑亮显示。

（7）单击【关闭】按钮，完成并退出查找操作。

ÿ    4.8.4  查找并替换多种格式文本

用户可以在文档中查找多种格式文本，如使用黑体、五号字、倾斜的【技巧】一词，并把它替换为【技巧】楷体、小四号、倾斜、段落为段前6磅、段后6磅。

具体操作如下：

（1）单击【编辑】|【替换】命令，打开【替换】对话框。

（2）将光标定位在【查找内容】框中，并在框中输入【技巧】二字。

（3）单击【格式】按钮，在打开的【格式】菜单中选择【字体】选项。

（4）在打开的【查找字体】对话框中的【中文字体】下拉列表框中选择【黑体】。

（5）在【字形】列表框中选择【倾斜】选项。

（6）在【字号】列表框中选择【五号】项。

（7）单击【确定】按钮，退回【查找】对话框。

（8）把光标定位在【替换为】输入框中。

（9）单击【格式】按钮，在打开的【格式】菜单中选择【字体】选项。

（10）在打开的【查找字体】对话框中的【中文字体】下拉列表框中选择【楷体】。

（11）在【字形】列表框中选择【倾斜】选项。

（12）在【字号】列表框中选择【小四号】项。

（13）再单击【确定】按钮，退回【查找】对话框。

（14）单击【格式】按钮，选择【段落】选项。打开如图4.61所示的【替换段落】对话框。

图4.61 【替换段落】对话框

（15）在【间距】项的【段前】、【段后】输入框中各键入【6磅】，如图4.61所示。

（16）单击【确定】按钮，返回【替换和替换】对话框。如图4.62所示。

图4.62  查找并替换多种文本格式

（17）单击【查找下一处】按钮，如果找到搜索项，会在该处黑亮显示。然后单击【替换】按钮，逐一进行替换；或者单击【全部替换】按钮，不用确认就进行全面替换。

（18）单击【关闭】按钮，完成并退出查找和替换操作。

ÿ    4.8.5  把目录的制表位替换为居中

不知用户有没有发觉，利用Word 2002自动创建的目录时，有一种制表位创建目录时并不是居中的，而是居于底部，如图4.63所示。

图4.63  不居中的目录制表位

但这种制表位又是经常用到的比较好看的一种制表位，所以用户又不得不采用它。为了排版的要求，用户要把它们设置为居中的制表符。其操作方法是：

（1）用鼠标选中目录中的制表符，单击【格式】菜单中的【字体】命令，打开【字体】对话框。

（2）切换到【字符间距】选项卡，在【位置】下拉列表框中选择【提升】选项，并在其旁边的【磅值】输入框中选择【3磅】，如图4.64所示。这个磅值可由实际操作中多次尝试得知。

图4.64 【字符间距】选项卡

（3）单击【确定】按钮。

这时所选择的制表符就向上提升了3磅，已经在当前文档的行距中居中了。

然而这栏只能提升其中一个制表符的位置。而所创建的目录中有很多的制表符。这时用户可以使用【查找和替换】的办法来进行统一的替换，当然也可以用录制宏的方法来实行替换。

下面介绍用【查找和替换】的方法来替换（可以把下述的操作录制为宏，今后再要用到此功能时，只需运行该宏即可）：

（1）选中一个制表符。并按Ctrl+C复制该制表符。

（2）单击【编辑】菜单中的【替换】命令，打开【查找和替换】对话框。

（3）在【查找内容】栏中按Ctrl+V粘贴所复制的制表符。也可以单击【特殊字符】按钮，在弹出的菜单中选择【制表符】选项。

（4）把光标定位在【替换为】栏中，按Ctrl+V粘贴该制表符。

（5）单击【格式】按钮，在弹出的菜单中选择字体。

（6）重复图4.64中操作的（2）~（3）步。

（7）单击【全部替换】按钮。搜索完成后弹出一个提示框。

（7）单击【确定】按钮完成。

（8）单击【关闭】按钮，关闭查找和替换对话框。

最后替换完成后的目录如图4.64所示。可以看到所创建目录的制表符已经全部居中。

图4.64  替换后居中的目录制表符

ÿ    4.8.6  查找和替换特殊字符

Word提供的查找和替换功能，除了上面提到的查找一般字符和查找字符的格式以处，还可以查找和替换特殊字符，这在实际文档应用中很有实用价值。

例如，对于一般的文本文档，一般是每一行都有一个回车符，在实际应用中，当一个【方正】文档文件转换为Word文档文件时，就会出现此种情况，如图4.65所示就是使用Word打开了一个【方正】文档的情况，此时文档的段落中回车符多余的；如果要对这个文档进行排版操作，就先要删除每一行的回车符。

图4.65  多余回车符的文本

又如，对于一些网页上的文本，常常在每个汉字之间都有一个空格符，如图4.66所示。想要删除上述这些回车符和空格符，当然可以手动地一个一个来删除，但通过查找和替换特殊字符的办法，可以更快速地删除这些回车符与空格符。

图4.66  汉字之间多余空格符的文本

在进行查找和替换特殊字符之前，首先应在文档中显示这些特殊字符，方法是单击【工具】|【选项】命令，选择【视图】标签，打开如图4.67所示的【选项】对话框。然后在【格式标记】选项组中选中【全部】复选框。

图4.67  选择显示全部的格式标记

查找和替换特殊字符的具体步骤是：

（1）单击【编辑】|【查找】或【替换】命令，打开【查找和替换】对话框。

（2）单击【高级】按钮，按照前面介绍的文档，在文档中选择查找和替换的文档范围与方向。

（3）将光标定位在【查找内容】文本框中，然后单击【特殊字符】按钮，打开一个【特殊字符】菜单，如图4.68所示。

图4.68  查找和替换特殊字符

（4）在列表菜单中选择所需的特殊字符，也可以直接在【查找内容】输入框中键入特殊字符的标记符号，其标记符号与意义如表4-2所列。也可以直接在【查找内容】输入框中输入表4-1所列的标记符号。

（5）如果要替换为特殊字符，可以将光标定位在【替换为】栏内，然后，同样单击【特殊字符】按钮，在找开的菜单中选择需要的特殊字符，也可以直接在【替换为】输入框中键入如表4-2所列特殊字符的标记符号，也可以直接在【替换为】输入框中输入表4-1所列的标记符号。

（6）单击【全部替换】按钮。

（7）最后，单击【关闭】按钮完成替换并退出【替换】对话框。

表4-2  特殊字符的标记符号及意义

符号

意义

符号

意义

^P

段落标记

^e

必注标记

^t

制表符

^d

域

^a

批注标记

^f

脚注标记

^?

任意字符

^g

图形

^#

任意数字

^l

人工换行符

^$

任意字母

^m

人工分页符

^^

脱字号

^~

不间断连字符

^n

分栏符

^s

不间断空格

^i

省略号

^b

分节符

^j

全角省略号

^w

白色空格

^+

长划线

^-

可选连字符

^q

1/4长划线

^0nnn（nnn是字符代码）

ANSI或ASCII字符

^=

短划线

^c

键入【Windows 剪贴板】的内容

^x

无宽可选分隔符

^&

键入【查找内容】框的内容

^z

无宽不间断符

注意 ：

（1）一些代码只有在选中或清除【使用通配符】选项时才能使用

（2）如果包含可选连字符代码，Word 只会找到在指定位置带有可选连字符的文字。如果省略可选连字符代码，Word 将找到所有匹配的文字，包括带有可选连字符的文字。

（3）如果要查找域，必须显示域代码。若要在显示域代码和域结果之间切换，请单击该域，然后按 Shift+F9。若要显示或隐藏文档中所有域的域代码，请按 Alt+F9。

（4）在查找图形时，Word 只查找嵌入图形，而不能查找浮动图形。在默认情况下，Word 将导入的图形作为嵌入图形插入，但是可以将浮动图形转换为嵌入图形。

ÿ    4.8.7  替换文字间的空格符

要将如图4.66所示的网页文档文字之间的空格符使用查找和替换的方法快速删除，其操作步骤如下：

（1）用鼠标选择需要替换的文本或整个文档。

（2）单击【编辑】|【替换】命令，打开【替换】对话框。

（3）把光标定位在【查找内容】框中，单击【特殊字符】按钮，在弹出的菜单中选择【空白区域】选项，或直接在输入框中键入【^w】。

（4）将光标定位在【替换为】框中，不输入任何内容。

（5）单击【全部替换】按钮。出现一个提示框。

（6）单击【否】按钮，返回【替换】对话框。

（7）单击【关闭】按钮，完成替换操作。最后得到替换后效果如图4.69所示。

图4.69  替换空格符后的效果

使用同样的方法替换多余的回车符。需要注意的是，在替换时应在【查找内容】框中输入两个回车符【^p^p】，而在【替换为】框中键入一个回车符【^p】，替换完第一次之后，再按同样的替换方法替换第2次，你还会发现替换到多处这样回车符，原因是文档中有的地方可以不止两个连续的回车，可能是三个、四个或者五个以上，通过多次这样的替换就可以完全删除了多余的回车符。

可能用户会发现，有时明明看到有多处有两个连续的回车符，按照上面的替换方法，就是无法删除它们，真是百思不得其解？其实很简单，因为你看到的不是连续的回车符，在两个回车符之间还有空格符，你的文档中只显示了回车符，而没有显示空格符，所以你无法看到空格符，所以无法按两个回车符的方法替换它们。应该是选按一个回车符和一个空格符或者一个空格符和一个回车符的办法来替换就可以了。

ÿ    4.8.8  使用通配符查找并替换

如果使用【使用通配符】查找并替换，则需使用表4-1和表4-2中的通配符字符。但如果使用了表4-1和表4-2中的通配符，而没有选中【查找和替换】对话框中的【使用通配符】复选框，则Word 会将通配符和特殊搜索操作符视为普通文字进行搜索。

如果把一篇使用方正书版排版过的文件改用Word排版，当把方正文件转换成文本文件后，文本中就会出现许多〖BT2〗、〖BT3〗、〖FK(H060B5263〗之类的多余文字，如图4.70所示。在原来方正书版文件中，这些多余的文字是用来定制标题或其他作用的，在Word中就变得完全没有作用了。这时就需要把它们全部删掉，如果是逐个逐个地把它们删除，那简直是一场恶梦，还是使用查找和替换的办法来解决吧。

图4.70  具有许多〖BT2〗之类的多余的文本

（1）打开已转换为Word文档的方正书版文件。

（2）打开【查找和替换】的高级对话框。

（3）在【查找内容】栏中输入“〖*〗”，“*”星号表示是任意字符串。

（4）在【替换为】栏中不输入任何字符。

（5）在【搜索选项】下选中【使用通配符】选框，如图4.71所示。

图4.71  使用通配符查找和替换的设置

（6）单击【全部替换】按钮。

（7）搜索并替换结束后，出现一个替换结束提示框，单击【确定】按钮。

（8）返回【查找和替换】对话框，继续其他查找和替换工作。

提示，在关闭【查找】之后可以使用【选择浏览对象】继续查找，在滚动条上【选择浏览对象】按钮上边和下边的按钮都变成了蓝色，它们的功能分别由【前一页】、【下一页】变成“前一次查找/定位”、“下一次查找/定位”。在单击【选择浏览对象】并选择【按页浏览】或其它选项之前，这两个按钮的功能一直不变。

查找并替换后，所有的与〖*〗相关的文本都已经没有了，如图4.72所示。

图4.72  替换〖*〗后的文本

ÿ    4.8.9  使用宏替换有规则图表题号

计算机的特点就是能够不停地做有规律性的事情。利用这一特性，用户可以指使计算机自动化作一些有规律性的工作。

在使用Word的过程中，就有许多有规律性的工作，用户可以使用“宏”来代替手动的工作。但是对于宏，可能不是所有的用户都会识得使用它，一般的用户或者会对它不是很了解。他们认为只有高级的用户才能使用宏。其实不然，只要你懂得一些基本的电脑知识，并且懂得Word的基础操作，也可以使用宏。

例如，在编辑排版的过程中，刚好有一篇长文章，有300页那么长，文章内有图200幅，每个图有图号，正文有图的引用，（比如说是图4.1到图4.150，又从图2-1到2-50）。刚好在文章的开头有一幅图要删去，这时文章中的每一幅图的图号、正文的图号引用，都要全部改动，即把图4.2改为图4.1，图4.3改为图4.2……依次类推到最后的图4.150改为图5-149为止。如果要一个一个地去改动，这可得要花上一定的时间，费力又费心，还有可能不够仔细查看而导致漏改。这时可以使用Word中的宏来帮你替换所有的图号。操作步骤如下：

（1）在Word窗口中，单击【工具】菜单，指向【宏】命令，再单击如图4.73所示的【Visual Basic编辑器】项。

图4.73  宏菜单项的【Visual Basic编辑器】

（2）此时，打开如图图4.74所示的【Microsoft Visual Basic】窗口。

图4.74 【Microsoft Visual Basic】窗口

如果当前的Word文档中还没有使用过宏，则在右边的【Normal NewMacro】窗口中就显示为空白。这时可以先录制宏。

方法是在步骤（1）的操作中，单击图4.75所示的菜单中【录制新宏】项。这时会弹出一个如图4.28所示【录制宏】的对话框。

（3）在【宏名】输入框中输入要录制的宏名，如键入【替换图号】。然后单击【确定】按钮，返回Word文档编辑窗口，这时该窗口中就会出现如图4.76所示的一个录制宏的面板，此时在Word执行的操作就会被录制为宏。

图4.75 【录制宏】对话框                   图4.76  录制宏的面板

（4）在Word任意执行一个完整的操作，录制一个任意的宏（后面需要用这个宏来编辑成需要的宏）。然后单击录制宏面板上的 停止按钮，停止录制宏。

（5）返回第（2）个操作步骤，打开刚录制的宏，此时右边【Normal NewMacro】窗口中会出现一段代码，不管它，把这些代码全部替换为如下的代码：

For a = 1 To 35

  texttext = "11." + LTrim(Str(a))

  texttext1 = "11." + LTrim(Str(a - 1))

    Selection.Find.ClearFormatting

    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

    With Selection.Find

        .Text = texttext

        .Replacement.Text = texttext1

        .Forward = True

        .Wrap = wdFindContinue

        .Format = False

        .MatchCase = True

        .MatchWholeWord = False

        .MatchByte = True

        .MatchWildcards = False

        .MatchSoundsLike = False

        .MatchAllWordForms = False

    End With

    Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

Next a

End Sub

其中从Selection.Find.ClearFormatting到最后的End Sub是不需要改动的，而且录制的宏一般都有这一段基本相同的代码。这里只要弄清楚这几个参数就行了。我们先看前三句代码：

For a = 1 To 35

  texttext = "11." + LTrim(Str(a))

  texttext1 = "11." + LTrim(Str(a - 1))

其中，For a = 1 To 35，表示替换的图号从1到35，因为要替换的图号是从1到150所经此句应改为：For a = 1 To 150，

texttext = "11." + LTrim(Str(a))中的“11.”表示要替换的前面相同的部分，这里所要替换的前面部分应该是“图4.”，所以这一句应改为：

texttext = "图4." + LTrim(Str(a))

同样，texttext1 = "11." + LTrim(Str(a - 1))中的“11.”也改为“图4.”，这里还有一个“（a-1）”应该注意，它表示要替换的图号是按递增还是按递减方式替换，因为排版需要改的图号是从图4.2替换为图4.1，所以应该用递减方式替换。因此这一句应改为：

texttext1 = "图4." + LTrim(Str(a - 1))

完成了上面的更改后，单击【文件】|【保存】命令来保存这个宏了。

下面就来开始进行替换。

（6）单击【工具】菜单，指向【宏】命令，再在下拉菜单中选取【宏】项，打开如图4.77所示的【宏】对话框。

图4.77 【宏】对话框

（7）在【宏名】列表框中选取【替换图号】的宏名，然后单击【运行】按钮。

接着即开始替换图号了。大约使用几分钟的时间，就可以把所有需要的图号全部按照排版的要求来替换成相应的图号了。