鼻烟可以戒烟吗:【引用】EXCEL使用技巧

来源:百度文库 编辑:九乡新闻网 时间:2024/03/29 21:33:08

【引用】EXCEL使用技巧

计算机学习 2011-03-04 19:25:50 阅读0 评论0   字号: 订阅

本文引用自偶然《EXCEL使用技巧》

1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符?

例如:在单位的人事资料,在excel中输入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们可以用下面的办法,省时又省力:

1)假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列 ;

2)在B2单元格写入: ="13" & A2 后回车;

3)看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗?鼠标放到B2位置,单元格的下方不是有一个小方点吗,按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。

若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入:=A2 & "13" 后回车。

2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数?

打开“工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名, 则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。 3、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办?

这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。

4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件?

点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏..."选上“自动保存”,“确定”。然后进行设置即可。

5、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。但不是用页眉来完成?

在EXCEL的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

6、在Excel中如何设置加权平均?

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值, 而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的 各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。

7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?如何才能一次打印多个工作表?

把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话,Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”),然 后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时你的所有操作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。

8、EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决?

如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。

9、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.......),想输出成工资条的形式。怎么做?

这个问题应该这样解决:先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。

10、使用自定义方式重装了一遍中文office97,Excel的打印纸选项中只有A4一种,怎么办?

随便安装一个打印机驱动程序就可以了。

11、在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办?

这是一个比较特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。在Windows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区域设 置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“,”),按“确 定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。

12、如何为表格添加斜线?

一般我们习惯表格上有斜线,而工作表本身并没有提供该功能。其实,我们可以使用绘图工具来实现:

单击“绘图”按钮,选取“直线”,鼠标变成十字型.将其移至要添加斜线的开始位置,按住鼠标左键拖动至终止位置,释放鼠标,斜线就画出来了。另外, 使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字,但文字周围有边框,要想取消它,可选中文字框,调出快显菜单,选择“对象格式”\“图案”,选择“无 边框”项即可。

13、如何快速地将数字作为文本输入?

在输入数字前加一个单引号“”’,可以强制地将数字作为文本输入。

开始难了

1. 如何定义自己的函数?

用户在Excel中可以自定义函数。切换至 Visual Basic模块,或插入一页新的模块表(Module),在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序,按Enter确认后完成编

写工作,Excel将自动检查其正确性。此后,在同一工作薄内,你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数,如:

Function Zm(a)

If a< 60 Then

im=‘不及格”

Else

Zm=“及格”

End If

End Function

2. 、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数?

可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下,采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄 为MYUDF.XLS,现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数,应首先确保MYUDF.XLS被打开,然后使用下述链接的方法:

=MYUDF.XLS! ZM(b2)

3. 如何快速输入数据序列?

如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列,千万别逐条输入,为何不让Excel自动填充呢?在第一个单元格内输入起始数 据,在下一个单元格内输入第二个数据,选定这两个单元格,将光标指向单元格右下方的填充柄,沿着要填充的方向拖动填充柄,拖过的单元格中会自动按 Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据(如办公室人员名单),定义成序列,以备日后自动填充,岂不一劳永逸!选择 “工具”菜单中的“选项”命令,再选择“自定义序列”标签,在输入框中输入新序列,注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔(例如:张三,李 四,王二……),单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。

4. 使用鼠标右键拖动单元格填充柄

上例中,介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实,使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据,按 住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄,将会出现包含下列各项的菜单:复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天数填充、以工作日该 充、以月该充、以年填充;序列……此时,你可以根据需要选择一种填充方式。

5. 如果你的工作表中已有某个序列项,想把它定义成自动填充序列以备后用,是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项?

不需要。有快捷方法:选定包含序列项的单元格区域,选择“工具”\“选项”\“自定义序列”,单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框,按“确定”按钮返回工作表,下次就可以用这个序列项了。

6. 上例中,如果你已拥育的序列项中含有许多重复项,应如何处理使其没有重复项,以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列?

选定单元格区域,选择“数据”\“筛选”\“高级筛选”,选定“不选重复的记录”选项,按“确定”按钮即可。

7. 如何对工作簿进行安全保护?

如果你不想别人打开或修改你的工作簿,那么想法加个密码吧。打开工作薄,选择“文件”菜单中的“另存为”命令,选取“选项”,根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”,按“确定”退出。

工作簿(表)被保护之后,还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护,起到双重保护的功能,此时你可以这样做:首先,选定需保护的单元格区 域,选取“格式”菜单中的“单元格”命令,选取“保护”,从对话框中选取“锁定”,单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令,选取 “保护工作表”,根据提示两次输入口令后退出。

注意:不要忘记你设置有“口令”。

8. 如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来?

对那些加了保护的单元格,还可以设置颜色和底纹,以便让用户一目了然,从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改,从而可增加数据输入时的直观感觉。 但却带来了问题,即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来,表格的可视性就大打折扣。解决办法是:选择“文件”\“页面设置”\“工作表”,在“打印”栏 内选择“单元格单色打印”选项。之后,打印出来的表格就面目如初了。

9. 工作表保护的口令忘记了怎么办?

如果你想使用一个保护了的工作表,但口令又忘记了,有办法吗?有。选定工作表,选择“编辑”\“复制”、“粘贴”,将其拷贝到一个新的工作薄中(注意:一定要是新工作簿),即可超越工作表保护。当然,提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。

10. “$”的功用

Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置,当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置,公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号“$”来冻结单元格地址,使之在拷贝时保持固定不变。

11. 如何用汉字名称代替单元格地址?

如果你不想使用单元格地址,可以将其定义成一个名字。定义名字的方法有两种:一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字,另一种是选定想要命 名的单元格区域,再选择“插入”\“名字”\“定义”,在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记 忆和阅读,比如公式“=SUM(实发工资)”显然比用单元格地址简单直观,而且不易出错。

12. 如何在公式中快速输入不连续的单元格地址?

在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦,尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键,进行不连续区域的选取。区 域选定后选择“插入”\“名字”\“定义”,将此区域命名,如Group1,然后在公式中使用这个区域名,如“=SUM(Group1)”。

13. 如何定义局部名字?

在默认情况下,工作薄中的所有名字都是全局的。其实,可以定义局部名字,使之只对某个工作表有效,方法是将名字命名为“工作表名!名字”的形式即可。

26、如何命名常数?

有时,为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如,在某个工作表中经常需用利率4.9%来计算利息,可以选择“插入”\ “名字”\“定义”,在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”,在“引用位置”框中输入“= 0.04.9”,按“确定”按钮。

27、工作表名称中能含有空格吗?

能。例如,你可以将某工作表命名为“Zhu Meng”。有一点结注意的是,当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时,不能使用类似“= ZhU Meng!A2”的公式,否则Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。解决的方法是,将调用公式改为“='Zhu Mg'! A2”就行了。当然,输入公式时,你最好养成这样的习惯,即在输入“=”号以后,用鼠标单由Zhu Meng工作表,再输入余下的内容。

14. 巧用IF函数

1) 设有一工作表,C1单元格的计算公式为:=A1/B1,当A1、B1单元格没有输入数据时,C1单元格会出现“#DIV/0!”的错误信息。这不仅破坏了 屏幕显示的美观,特别是在报表打印时出现“#DIV/0!”的信息更不是用户所希望的。此时,可用IF函数将C1单元格的计算公式更改为:=IF(B1= 0,″″,A1/B1)。这样,只有当B1单元格的值是非零时,C1单元格的值才按A1/B1进行计算更新,从而有效地避免了上述情况的出现。

2) 设有C2单元格的计算公式为:=A2+B2,当A2、B2没有输入数值时,C2出现的结果是“0”,同样,利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下: =IF(AND(A2=″″,B2=″″),″″,A2+B2)。这样,如果A2与B2单元格均没有输入数值时,C2单元格就不进行A2+B2的计算更 新,也就不会出现“0”值的提示。

   3.设C3单元格存放学生成绩的数据,D3单元格根据C3(学员成绩)情况给出相应的“及格”、“不及格”的信息。可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充,D3的计算公式为:=IF(C3<60,″不及格″,″及格″)

15. 累加小技巧

   我们在工作中常常需要在已有数值的单元格中再增加或减去另一个数。一般是在计算器中计算后再覆盖原有的数据。这样操作起来很不方便。这里有一个小技巧,可以有效地简化老式的工作过程。

   1.创建一个宏:

   选择Excel选单下的“工具→宏→录制新宏”选项;

   宏名为:MyMacro;

   快捷键为:Ctrl+Shift+J(只要不和Excel本身的快捷键重名就行);

   保存在:个人宏工作簿(可以在所有Excel工作簿中使用)。

   2.用鼠标选择“停止录入”工具栏中的方块,停止录入宏。

   3.选择Excel选单下的“工具→宏→Visual Basic编辑器”选项。

   4.在“Visual Basic编辑器”左上角的VBA Project中用鼠标双击VBAProject(Personal.xls)打开“模块→Module1”。

   注意:你的模块可能不是Module1 ,也许是Module2、Module3。

   5.在右侧的代码窗口中将Personal.xls-Module1(Code)中的代码更改为:

   Sub MyMacro( )

   OldValue = Val(ActiveCell.Value )

   InputValue = InputBox(“输入数值,负数前输入减号”,“小小计算器”)

   ActiveCell.Value = Val(OldValue+InputValue)

   End Sub

   6.关闭Visual Basic编辑器。

   编辑完毕,你可以试试刚刚编辑的宏,按下Shift+Ctrl+J键,输入数值并按下“确定”键。(这段代码只提供了加减运算,借以抛砖引玉。)

16. 使Excel个性化

   (一)命令和按钮的增删

   Excel的选单命令和工具栏上的按钮可以用拖动法进行增删。

   1.增删选单命令

   单击Excel“工具”选单下的“自定义”命令,打开其中的“命令”选项卡,在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的选单类别。如果是增加选单命 令,你只需在右侧的“命令”格内进行选择,将其拖至对应的选单项,选单自动打开并出现一黑线后,将其插入黑线指示的位置,在空白处单击鼠标左键即可。如果 是删除选单命令,只须打开选单选中需要删除的命令,按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下,打开选单单击右键,选择需 要删除的命令,选中快捷选单中的“删除”命令即可。

  

   2.增删工具栏按钮由于工具栏长度有限,增加按钮之前最好先删除不需要的按钮。方法是,先按前述方法打开“命令”选项卡,再将选单下的工具栏中 不需要的按钮拖到“命令”框,该按钮就会在工具栏中消失。也可先打开“自定义”对话框,在需要删除的按钮上单击鼠标右键,选择快捷选单中的“删除”命令即 可。

  

   删除后,你就可以选中“命令”框中要增加的按钮,将其拖到工具栏,插入竖直黑线指示的位置。

  

   (二)、调整命令和按钮

   1.选单命令

   如果觉得经过增删后的选单命令位置不合适,可按以下方法调整:单击“工具”选单下的“自定义”命令打开对话框,然后按住Alt键,打开选单,用 鼠标选中想移动位置的命令,当命令四周出现一个黑框,鼠标指针头部有一个矩形块时按住鼠标拖动,当移动到黑线指示的位置松开鼠标即可。

  

   2.工具栏按钮工具栏按钮可直接用鼠标拖动的方法调整位置。方法是:先按住Alt键,再用鼠标按住想移动位置的按钮,采用与选单命令相似的方法移动即可。

  

   (三)、修改按钮图标

   若想使自己的Excel看起来与众不同,可用以下方法修改按钮图标:

  

   1.用系统图标替换

   打开“自定义”对话框,在需要删除的按钮上单击鼠标右键,打开快捷选单并选“更改按钮图标”,在系统提供的42个图标中选一个单击,则原来的图标被替换。

  

   2.自行编辑图标

   先打开“自定义”对话框,再用鼠标右键单击要编辑的按钮,在弹出的快捷选单中选择“编辑按钮图标”命令,就会弹出“按钮编辑器”对话框。在此对话框中既可以对当前图标进行编辑,也可以自己再画一个。

  

   3.粘贴其它按钮

   其它按钮的来源有两个。一是利用工具软件将获得的图标放到剪贴板中,打开“自定义”对话框后用鼠标右键单击要替换的按钮,在弹出的快捷选单中选择“粘贴按钮图标”命令即可。二是将Office 97的其它组件(如Word 97)的按钮放到剪贴板中待用。

   以PowerPoint 97为例,可以在当前工具栏中右击鼠标,选中你需要寻找图标的工具栏放到屏幕上。然后打开“自定义”对话框,用鼠标右键单击你需要的按钮,在弹出的对话框中选择“复制按钮图标”。再按上面介绍的方法粘贴即可。

修改选单或按钮名称

  

   打开“自定义”对话框后,用鼠标右键单击欲更改名称的按钮或选单,可见弹出的快捷选单的“命名”后有一输入框,可供你修改选单或按钮名称,只须在框内单击并输入新名称即可。

  

   (五)、恢复修改

  

   如果对修改不满意,可按以下方法恢复:打开“自定义”对话框中的“工具栏”选项卡,选中左边“工具栏”下要恢复的对象,单击“重新设置”按钮并在弹出的对话框中单击“确定”即可。

  

怎样保护表格中的数据

   假设要实现在合计项和小计项不能输入数据,由公式自动计算。

  

   首先,输入文字及数字,在合计项F4至F7单元格中依次输入公式:=SUM (B4∶E4)、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7),在小计项B8至F8单元格中依次输入公式:=SUM (B4∶B7)、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7)。在默认情况下,整个表格的单元格都 是锁定的,但是,由于工作表没有被保护,因此锁定不起作用。

  

   选取单元格A1∶F8,点击“格式→单元格”选单,选择“保护”选项,消除锁定复选框前的对勾,单击确定。然后,再选取单元格F4∶F7和 B8∶F8,点击“格式→单元格”选单,选择“保护”选项,使锁定复选框选中,单击确定,这样,就把这些单元格锁定了。接着,点击“工具→保护→保护工作 表”选单,这时,会要求你输入密码,输入两次相同的密码后,点击确定,工作表就被保护起来了,单元格的锁定也就生效了。今后,可以放心地输入数据而不必担 心破坏公式。如果要修改公式,则点击“工具→保护→撤消保护工作表”选单,这时,会要求你输入密码,输入正确的密码后,就可任意修改公式了。

更复杂的

一、让格式自动添加固定的数字

例子:

   大家知道,身份证号码的前6位,是省、市、区(县)的代号(如“340505”等),如果持证人是同一区(县)的,输入这样的的身份证号码,可 以让“数字”标签帮你减轻输入的工作量:选中需要输入身份证号码的单元格(区域),打开“单元格格式”对话框,进入“数字”标签,在“分类”下面选中“自 定义”选项,然后在右侧“类型”下面的方框中输入:"340505"@,确定退出。以后输入身份证号码7位及以后的数字(如 “198903040611”)后,系统会自动在前面加上相应的代码,形成完整的身份证号码(如“340505198903040611”)。

二.教你使用Excel数组公式

Excel中数组公式非常有用,尤其在不能使用工作表函数直接得到结果时,数组公式显得特别重要,它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。

   输入数组公式首先必须选择用来存放结果的单元格区域(可以是一个单元格),在编辑栏输入公式,然后按Ctrl+Shift+Enter组合键锁 定数组公式,Excel将在公式两边自动加上花括号“{}”。注意:不要自己键入花括号,否则,Excel认为输入的是一个正文标签。

   选取数组公式所占有的全部区域先选中区域中任意一个单元格,然后按下Ctrl+/键即可。

   编辑或删除数组公式编辑数组公式时,须选取数组区域并且激活编辑栏,公式两边的花括号将消失,然后编辑公式,最后按Ctrl+Shift+Enter键。选取数组公式所占有的全部区域后,按Delete键即可删除数组公式。

   数组常量的使用数组公式中还可使用数组常量,但必须自己键入花括号“{}”将数组常量括起来,并且用“,”和“;”分离元素。其中“,”分离不同列的值,“;”分离不同行的值。

   使用不在工作表中的数组有时,公式仅占用一个单元格时也需要以数组的方式输入。其具体原则是:一个公式使用了数组,并且这个数组不在工作表上,就应该使用数组的方式输入这个公式。

   下面介绍两个使用数组公式的例子。

   1.如需分别计算各商品的销售额,可利用数组公式来实现。

   单元格F2中的公式为:{=SUM(IF(A2:A11=″商品1″,B2:B11*C2:C11,0))}。这个数组公式创建了一个条件求 和,若在A2:A11中出现值“商品1”,则数组公式将B2:B11和C2:C11中与其相对应的值相乘并累加,若是其他值则加零。同时,虽然数组B2: B11和C2:C11均在工作表中,但其相乘的数组B2:B11*C2:C11不在工作表中,因此必须使用数组公式。

   2.假设要将A1:A50区域中的所有数值舍入到2位小数位,然后对舍入的数值求和。很自然地就会想到使用公式:=ROUND(A1,2)+ROUND(A2,2)+…+ROUND(A50,2)。

   有没有更简捷的算法呢?有。因为数组ROUND(A1:A50,2)并不在工作表中,因此要使用数组的方式输入公式,即:{=SUM(ROUND(A1:A50,2))}。

三、自动更正

   1.从工具菜单中选择“自动更正”,打开自动更正对话框。

   2.在“替换”框中输入数据, 如:“4z”,在“替换为”框中输入数据,如:“枣阳市第四中学”,单击“添加”,再单击 “确定”。

   之后,只需在单元格中输入“4z”两字,即会自动更正为“枣阳市第四中学”。

四、在excel工作表中输入计算公式时,如果想让储存格在显示计算结果和计算公式本身之间切换,您会采取什么方式呢?

   是不是每次都从“工具”>“选项”>“视图”>“窗口选项”>“公式”来切换呢?有没有更简便的方法呢?

   其实,我们可以利用“   Ctrl+`   ”键来决定显示或隐藏公式,每按一次就可让储存格在显示计算的结果和计算公式本身之间自由切换 。

五、快速录入文本文件中的内容

   现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件,如果此时您需要将这些数据制作成Excel XP的工作表,那该怎么办呢?重新输入一遍,太浪费时间;将菜单上的数据一个个复制到工作表中,同样也费事。这时!您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能,就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时,您只要在Excel XP编辑区中,选定菜单栏中的"数据/获取外部数据/导入文本文件"命令,然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件,按下"导入"钮以后,程序会弹出 一个文本导入向导对话框,您只要按照向导的提示进行操作,就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。

六、 行列转置

   假如A1-A10单元格中有不同的内容,现在需要将这些内容分别排列在A1、B1、C1、D1...J1单元格中,即将原来在同一列中的内容重新排列在一行中。难道要一个一个单元格去复制粘贴吗?完全不用。

   首先,选中A1-A10单元格,单击右键,在弹出的菜单中选择“复制”命令;接着单击B1单元格,再单击右键,在弹出的菜单中选择“选择性粘 贴”命令,弹出对话框,选择其中的复选项“转置”,点击确定。这时你会看到B1、C1....K1单元格中已有了A1-A10单元格中的内容,将A列选 中,在右键菜单中删除,此时行列转换工作就完成了。

七、在Excel2000中设计彩色数字

   在你使用Excel2000对一张工作表中的数据进行处理时,有时是不是希望其中某些数据能够有自己特殊的显示格式?比如,现在你有如图的一张 Excel工作表,在“总成绩”一栏中,你需要小于120的显示为蓝色,大于120的显示为红色。下述的方法,可以让你的愿望变为现实。该方法是:

1.选中D2:D5的单元格区域。

2.单击“格式”菜单中的“单元格”命令,然后单击“数字”选项卡。

3.单击“分类”列表中的“自定义”选项,在“类型”框中键入“[蓝色][<120];[红色][>=120]”。

4.单击“确定”按钮。

   怎么样,Excel按你的要求显示出不同颜色的数字了吧?

   最后,对在“类型”框中键入的数字格式代码进行简单地说明,“[蓝色]”是对数据显示颜色的设置,除“红色”、“蓝色”外,还可使用六种颜色, 它们是黑色、青色、绿色、洋红、白色、黄色。“[>=120]”是条件设置,可用的条件运算符有:>、<、>=、<=、=、<>。当有多个条件设置时,各 条件设置以分号“;”间隔。

八、减少修改EXCEL参数的秘籍

   在此处设计好的公式,拿到彼处用时,大部分不会完全合适,往往要修改公式中的参数.特别是函数中引用的单元格区域,往往需要修改.所以这里就以 单元格区域为例,介绍一种减少或者是避免参数修改的办法.虽然说不上"万能",但将公式任意粘贴而基本不用修改是确实能办到的.

   一个单元格、或者由许多单元格组成的单元格集合都可以作为一个区域,并可以命名一个名字。这许多朋友都知道。但对合理恰当地使用命名区域带来的 方便,许多朋友或者是不重视,或者是觉得麻烦而较少使用。不过要实现上面的目标,我建议大家还是尽可能使用命名的区域。其好处如下:

   1、直观易记,区域很多时,形式如(B2:M50)的名字既不好记忆,也难以一下子断定意义,反之,使用区域名字,特别是用中文作为区域名字时,能见文知义,大大减轻了记忆负担。例如,将区域(B2:M50)命名为“三甲物理分”,一见名字就明白意思.

   2、如果某一区域需要在多个公式中使用,采用区域命名会很方便。例如函数中需要引用“三甲物理分”这个区域时,可以直接拿它当参数.如果想得到那种一次设计,多次重用的“计算模板”,则更是非将区域命名不可。

   3、如果区域的范围需要扩大或缩小,只需要将原来的名字重新命名一下,而原来使用的函数参数不必改动。例如,要统计上面区域中有效数字的个数, 用的公式是:=COUNT(三甲物理分)(注意函数括号内的区域名字不用加双引号);当需要把该区域扩大或缩小时,可以先将原有的区域名字“三甲物理分” 删除,然后重新选定合适的范围再次用这个名字命名,而所有以“三甲物理分”作参数的函数均不须修改而仍能使用。

   乍一看这好像就不错了,其实,这还不算完善.

   前已述及,当函数移到别的地方使用时,其参数一般需要修改。比如要用上面的公式计算二乙班物理成绩的有效数字个数时(这里假设你已经将相应区域 命名为“二乙物理分”),则函数中用到区域参数又都要修改为“二乙物理分”。可以推知,即使是只修改这一处参数,在处理很多学科时(因为每个班级可能进行 多个学科的考试),修改参数的工作量也很大,况且实际计算中往往同时使用多个公式,更导致参数修改的工作量成几倍增加。以某中学三个年级24个教学班为 例,假如每个年级考试5个学科,要求计算出每班各个学科的最高分、平均分、整个年级的前百强学生等项目.这些活儿就是让你用上? 命名的法宝,手工修改参数也会磨坏你的手指!

   怎样才能减少修改的工作量、甚至做到不修改参数就能用呢?这就得需要在函数内间接引用参数。请往下看

A B C

1     三甲物理分 三乙物理分     三甲语文分

2 AVERAGE (三甲物理分) =AVERAGE (三甲物理分) =AVERAGE (三甲物理分)

3 AVERAGE (INDIRECT(A1)) AVERAGE (INDIRECT(B1)) AVERAGE (INDIRECT(C1))

   假设先设计好EXCEL工作表,将准备处理的数据区域都进行命名,并把名字依次输入到表中第一行的各个单元格,类似下表那样.为了对两种方法进 行比较,我们先在A2单元格中输入公式:=AVERAGE (三甲物理分),可得出三甲班的物理平均分,结果也正确,缺点就是像上面说的,将公式粘贴在B2、C2单元格中时,括号中的参数并不会自动取出第一行里对 应的名字,还需要用手工一一修改!如何让它能"自动"引用正确的参数、即能"自动"引用第一行对应单元格里的文字呢?可以使用函数INDIRECT (   ).

   在EXCEL中,函数INDIRECT(   )的作用比较特殊.其作用介绍如下:例如已知存放在A1单元格中的文字"三甲物理分"是一个区域名 字,当用INDIRECT(A1)函数时,可以通过A1单元格获得对"三甲物理分"区域的引用.好!下面我们验证一下:请你在上表中的A3单元格中输入: =AVERAGE (INDIRECT(A1)) ,从得出的结果看,与A2单元格中使用的公式结果相同.从公式的组成看,多了函数INDIRECT(A1),省去了区域名字!注意,这就是激动人心的关键 点了:当你用鼠标拖拽的办法向右边单元格粘贴这个公式后,会发现这些单元格中的公式已经"自动"地引用了相应区域的名字,你连一个参数也不用修改就得出了 正确结果!??这不正是实现了我们苦苦追求的目标吗?怎么样,很爽吧?

   感谢你有耐心看到这里,下面我再送你一个"秘密武器"

   上面介绍的那个有功劳的函数是INDIRECT(   ),它是解决名字引用的,当要引用的单元格中是数值时,它就不管用了.能引用单元格数值的 是另一个函数VALUE()。它的用法是:如果在A2单元格中存放有数字85,那么在A3单元格输入:=VALUE(A2),在A3中也能得到85这个数 字。要只是这样的代换显然意义不大,但把它用在公式中后意义就大不一样了。看下表:第二行中的数字是该学科达到“优秀”的分

A B C

三乙物理分 三乙物理分 三甲语文分

85 87 80

=COUNTIF(INDIRECT(A1,),"$#@62;="&VALUE(A2)) =COUNTIF(IN A DIRECT(B1,),"$#@62;="&VALUE(B2)) =COUNTIF(INDIRECT(C1,),"$#@62;="&VALUE(C2))

   数线,我们的目的是:在第三行中根据该学科的分数线求出该学科达到优秀成绩的人数.由于不同学科划定优秀的分数线一般也不同.要是直接了当的 话,在A3中使用公式=COUNTIF((INDIRECT(A1,),"$#@62;=85")就可以,但这样用到B列又会遇到类似上面的修改参数问 题。要也像上面那样能"自动"引用第二行中的分数线该多好啊!别急, 把VALUE()函数用上就成了!我们把A3中的公式改成:=COUNTIF(INDIRECT(A1,),"$#@62;="&VALUE (A2)).请你把这个公式向右面粘贴,可以发现,不用修改任何参数就能"自动"地引用正确的单元格了.

   如果你能够熟练应用INDIRECT(   )和VALUE()这两个函数,再加上区域命名的法宝,会给你带来不小的方便!

   至于制作能多次使用的计算"模板",我采用的是很懒也很容易的方法:将上一次用过的EXCEL文件用"另存为"作个备份,然后打开,只将原始数 据清去,其他全部保留,就成了一个"模板".这样,只需要输入原始数据,立即会得到结果,免去了输入公式,设计格式等一大堆麻烦.

九、技巧1:给别人看,但不给别人动

   辛辛苦苦地设计了一个数据库或者表格,却被别人毛手毛脚地搞乱了,是不是很恼火?如果 是私人文件还好,只要设个密码就可以了,偏偏这是要别人往里面填数据或者是要给大家参考的,往往由于他人的“不小心”,而导致自己要重做整个表格,这种事 情不知道大家遇到没有,我可是遇到过,辛苦加班加点用了7天才设计好的表格,因为没做好防护措施,致使....哎,伤心往事,不说也罢!

   现在,我教大家一个好办法,让别人只能看,不能动!

   为了防止别人无意改动表格的内容(尤其是一些计算公式),我们必须把这些单元格设成“只读”!

   把不需要保护的的单元格选定,单击右键,设置单元格,将保护标签中的锁定复选框清除,然后对该工作表设置保护。此时,锁定的单元格是只读的,刚 才已被清除锁定复选框的单元则可以正常输入。当然,如果你连某些单元的内容也不想别人看到,在确定这些单元保护标签中的锁定复 选框是选中的情况下,再选择隐藏即可,这样将不显示这些单元其中的内容。但是你必须对工作表或工作簿实施保护后,你的保护和隐藏才有效。要保护工作表,可 按以下选择: [工具]→[保护]→[保护工作表]→选择密码,重复输入相同密码,这样,以后要进入这个工作表,只要输入密码即可 。

   技巧2:得到偶数的单元格的相加值

   因为工作需要,要得到偶数的单元格的值相加之和,以下是具体的要求和思路:

   要求:得到A2+A4+A6+A8+A10+A12+A14......之和,假如是少还好办,假如有数十个相加的话就不好办了,怎样才能用一个公式来搞定它呢???

   思路:呵呵,我已得到答案了!先用一列来得到当前行的行号,你可在C1输入1,然后向下拖得到每一行的行号,再用一列来判断当前行是否为偶数行,输入公式:"=IF(INT(C1/2)=C1/2,A1,0)",然后再累加C列即可。

   函数解析:其中的INT函数为判断C1/2是否为整数,如果C1是偶数C1/2当然是整数了,IF函数判断INT(C1/2)是否为偶数,如是,则取A列值,如果不是,就取0值。

   看懂以上公式后,再教你一个更简单的方法:用ROW函数.ROW()可以得到当前行的行号,这样,判断当前行是否为偶数就不用再增加C列了,只要直接输入公式:"=IF(INT(ROW(? )=ROW()/2,A1,0)",向下拖动,累加即可。

   技巧3:如何使Excel中数字计算自动四舍五入

   目的:要对一个单元格中的数据(利用函数计算得出的)在它本身所在的单元格内进行四舍五入。

   //* 假设B1单元格内容为:=if(A1$#@62;5,6234*.05) *//

   1.如果B1单元此后不再加入其他运算,只要:

右键单击B1 → 设置单元格格式 → 小数位数调整到2位.

或者单击B1,选择快捷菜单上的 "千分格式" ,再选择快捷菜单上的 "退一位小数位" 即可。

   2.如果B1单元此后还要再加入其他运算,只要:

在B1单元,将原有内容加入ROUND函数即可:=round(if(A1$#@62;5,6234*.05),2)

其中,最后一位数"2"代表你想要数据参与计算的结果截止到小数点后两位,如果想要三位,直接改成"3"即可。

   以上第一种方法只能达到显示上的四舍五入,当数据再次参与计算时,将不会以四舍五入后的数值参与。第二种方法,当数据再次参与计算时,将以四舍五入后的数值(即其显示在单元格中的数据)参与计算。

   技巧4:将键入的阿拉伯数字自动转换成人民币大写金额

   在使用EXCEL过程中,在制作财务凭证时经常需要将数字表示为大写的数字金额,可用设置单元格格式的方法来实现:

   1.首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元格。

   2.(*假设此单元格金额为123.50元*)   → 设置单元格格式 → 数字 → 自定义 → 在类型框中输入   [DBNum2]0"百"0"拾"0"元"0"角""整"   即可将选中的单元格中的数字显示为大写金额:(壹百贰拾叁元伍角整)。

(*假设此单元格金额为1234.51元*)   →   设置单元格格式   →   数字   →   自定义   →   在类型框中输入   [DBNum2]0" 千"0"百"0"拾"0"元"0"角"0"分""整"   即可将选中的单元格中的数字显示为大写金额:(壹千贰百叁拾肆元伍角壹分整)。

用Excel制作<<往来帐表>>

2000-03-02? 齐孔骐?cpcw

   在商务活动中少不了往来账,如果用电脑将这些账汇总在一张表上,需要查看分户细表时只要点击一下分户名称,分户表就会自动调出来,这样我就会很轻松地工作。下面我们就让Excel97的模板来为你完成吧。

   一、往来账表模板的制作

   1?先制作一张“往来账汇总表”,范围从A4至G35,加上表格线,在第4行设7个字段,从A4至G4字段名分别是“编号”、“分户名称”、“应收账款”等。

   2?在G5单元格中设公式:=C5-D5+E5-F5,然后向下填充至本表格的最后一行的G35单元格。同时在表最后一行的C35至F35设列求和。

   3?在表上部的适当位置分别输入标题“往来账汇总表”、“单位”和“统计时间”。

   4?制作分户细表:每张分户表设为15行,第一分户表范围是A3至G17,其栏目及公式设置与汇总表一样,设本工作表标签为“分户1表”。在这张工作表中是每一分户设一张表。在第一张表的抬头左边第一单元格A2中填“对方:”。

   5?建立关联:

   (1)分户名的关联:汇总表的一行对应一张分户表,以第一户为例:设户名“AAA”。先在分户表的抬头名称位置B2中填入“AAA”,并右击 B2在快捷菜单中击复制,然后跳到汇总表点击“分户名称”列下的第一单元格B5,右击选择“选择性粘贴\粘贴链接”。以后在分户表中“AAA”单元格中更 改名称时汇总表的B5相应分户名称也随着自动更改。

   (2)统计数字的关联:在“AAA”分户表的最后一行,定义C17至F17单元格,然后右击选择“复制”,再跳到汇总表的分户名“AAA”的那一行,选定C5单元格,再右击选择“选择性粘贴\粘贴链接”。这样只要在分户表上输入数据,其结果都会自动汇总到汇总表。

   (3)在汇总表中查找对应分户细表的关联:先将分户表“AAA”整张表格定义,范围A2至G17。通过菜单的“插入\名称\定义”,填入分户名“AAA”,跳到汇总表,单击B5分户名“AAA”单元格,在工具栏上点击超级链接,出现对话框:

   ①选择在“文件中有名称的位置(非必选项)”下的“浏览”。

   ②选择“定义名称”。

   ③选择“AAA”名称。

   ④最后点击“确定”。

   这样只要在汇总表的分户名称栏内点击分户名称,相应的分户细表就会自动调到界面上来。

   以此类推制作其它分户的关联。

   6?汇总表的保护:

   定义第二行的B2和G2单元格,通过菜单“格式\单元格\保护”,取消“锁定”后,进行工作表保护设定。这样这张汇总表除了使用单位名称B2和统计时间G2单元格可以输入数据外,其它单元格都被锁死,从而保护了工作表。

   完成设计后此表如图所示,将表名定为《往来账表》,将它另存到Template模板的目录栏中。

   二、《往来账表》的生成及使用

   在Excel97中通过“文件—新建”在模板中双击《往来账表》模板,便会自动产生一个名为《往来账表1》的xls文件。

   在《往来账表1》中含有两张工件表:(汇总表、分户表),两表相关联。只要在分户表中填入往来发生额,汇总表即会自动加以汇总。当在汇总表中,需要查阅某分户细目时,只要在汇总表上单击该分户名称,便会自动调出相对应的分户表。

忘记了密码,无法修改Excel文件

   先前在Excel 97设置了表格密码保护,现在要修改表格,却忘记了密码。请问有什么方法可清除或找回密

   Excel中有很多空行

   经常会发现要处理的Excel表格里面包含有很多空行。在进行数据整理和统计的时候特别不方便,有没有比较简便的方法能够把所有的空行一次性删除掉?

  

   可以利用“自动筛选”功能,把空行全部找到,然后一次性删除。具体的操作方法如下:

   ①在Excel表格中插入一个新的空行。

   ②按下CTRL+A键,选择整个工作表,用鼠标单击[数据]---[筛选]---[自动筛选],如图2---1---116。这时在每一列的顶部,都出现一个下拉菜单。在这些菜单中选择“空白,”如图2---1---117所示,一直筛选到页面内已看不到数据为止。

   ③确保所有数据都被选中后,单击[编辑]---[删除行],如图2---1---118,然后按“确定”按钮,这时所有的空行都会被删除。

   ④单击[数据]---[筛选]---[自动筛选],工作表中的数据就全恢复了。

   插入一个空行是为了避免删除第一行数据。如果想只删除某一列中的空白单元格,而其它列的数据和空白单元格都不受影响,可以先复制此列,把它粘贴到空白工作表上,按上面的方法将空行全部删掉,然后再将此列复制、粘贴到原工作表的相应位置上。

PowerPoint文件无法转换成Word文件

   想把PowerPoint文件转换Word文件,作为资料进行进一步编辑。结果发现PowerPoint无法将PowerPoint文件另存为Word文档。

  

   PowerPoint确实不能直接将PPT文件保存为Word文档,但可以将PPT文件另存为“RTF”或“WEB”文件,如图2---1---126,然后在Word中打开

对录入值限定大小、长度等

1、在Excel中,单击“数据”菜单下的“有效性”命令,弹出“数据有效性”窗体,如:在“设置”选项卡中的“允许”项中选择“小数”,将数据范围设为0到150等。

   在“输入信息”选项卡中可以设置提示性文字,而“出错警告”中可以设置出错后的处理方式和提示内容,在“输入法模式”中可以设定单元格的输入法 模式。这样就可以对单元格中所输入的值进行限制,如果输入的值不在有效性规定许可的范围内,就会立刻给出出错信息。使用户可以及早发现并进行改正

1.Excel表中用身份证号码中取其中的号码用:MID(文本,开始字符,所取字符数);

2.15位身份证号从第7位到第12位是出生年月日,年份用的是2位数。

18位身份证号从第7位到第14位是出生的年月日,年份用的是4位数。

从身份证号码中提取出表示出生年、月、日的数字,用文本函数MID()可以达到目的。MID()——从指定位置开始提取指定个数的字符(从左向右)。

对一个身份证号码是15位或是18位进行判断,用逻辑判断函数IF()和字符个数计算函数LEN()辅助使用可以完成。综合上述分析,可以通过下述操作,完成形如1978-12-24样式的出生年月日自动提取:

假如身份证号数据在A1单元格,在B1单元格中编辑公式

=IF(LEN(A1)=15,MID(A1,7,2)&"-"&MID(A1,9,2)&"-"&MID(A1,11,2),MID(A1,7,4)&"-"&MID(A1,11,2)&"-"&MID(A1,13,2))

回车确认即可。

如果只要“年-月”格式,公式可以修改为

=IF(LEN(A1)=15,MID(A1,7,2)&"-"&MID(A1,9,2),MID(A1,7,4)&"-"&MID(A1,11,2))

3.这是根据身份证号码(15位和18位通用)自动提取性别的自编公式,供需要的朋友参考:

说明:公式中的B2是身份证号

根据身份证号码求性别:

=IF(LEN(B2)=15,IF(MOD(VALUE(RIGHT(B2,3)),2)=0,"女","男"),IF(LEN(B2)=18,IF(MOD(VALUE(MID(B2,15,1)),2)=0,"女","男"),"身份证错"))

根据身份证号码求年龄:

=IF(LEN(B2)=15,2007-VALUE(MID(B2,7,2)),if(LEN(B2)=18,2007-VALUE(MID(B2,7,4)),"身份证错"))

4.Excel表中用Year\Month\Day函数取相应的年月日数据;

实用Word及Excel使用技巧大全网址 、word使用技巧

.问:WORD里边怎样设置每页不同的页眉?如何使不同的章节显示的页眉不同?

答:分节,每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同

2.问:请问word中怎样让每一章用不同的页眉?怎么我现在只能用一个页眉,一改就全部改了?

答:在插入分隔符里,选插入分节符,可以选连续的那个,然后下一页改页眉前,按一下“同前”钮,再做的改动就不影响前面的了。简言之,分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上,不过是图标的形式,把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了

3.问:如何合并两个WORD文档,不同的页眉需要先写两个文件,然后合并,如何做?

答:页眉设置中,选择奇偶页不同/与前不同等选项

4.问:WORD编辑页眉设置,如何实现奇偶页不同? 比如:单页浙江大学学位论文,这一个容易设;双页:(每章标题),这一个有什么技巧啊?

答:插入节分隔符,与前节设置相同去掉,再设置奇偶页不同

5.问:怎样使WORD文档只有第一页没有页眉,页脚?

答:页面设置-页眉和页脚,选首页不同,然后选中首页页眉中的小箭头,格式-边框和底纹,选择无,这个只要在“视图”——“页眉页脚”,其中的页面设置里,不要整个文档,就可以看到一个“同前”的标志,不选,前后的设置情况就不同了。

6.问:如何从第三页起设置页眉?

答:在第二页末插入分节符,在第三页的页眉格式中去掉同前节,如果第一、二页还有页眉,把它设置成正文就可以了

●在新建文档中,菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0,确定;

●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同,确定;

●将光标放到第一页末,菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后,确定。

第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档,第3步应用于插入点之后。这样,做两次首页不同以后,页码从第三页开始从1编号,完成。

7.问:WORD页眉自动出现一根直线,请问怎么处理?

答:格式从“页眉”改为“清除格式”,就在“格式”快捷工具栏最左边;选中页眉文字和箭头,格式-边框和底纹-设置选无

8.问:页眉一般是---------,上面写上题目或者其它,想做的是把这根线变为双线,WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?

答:按以下步骤操作去做:

●选中页眉的文字,包括最后面的箭头

●格式-边框和底纹

●选线性为双线的

●在预览里,点击左下小方块,预览的图形会出现双线

●确定

▲上面和下面自己可以设置,点击在预览周围的四个小方块,页眉线就可以在不同的位置

9.问:Word中的脚注如何删除?把正文相应的符号删除,内容可以删除,但最后那个格式还在,应该怎么办?

答:步骤如下:

1、切换到普通视图,菜单中“视图”——“脚注”,这时最下方出现了尾注的编辑栏。

2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”,这时那条短横线出现了,选中它,删除。

3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”,这是那条长横线出现了,选中它,删除。

4、切换回到页面视图,尾注和脚注应该都是一样的

10.问:Word 里面有没有自动断词得功能?常常有得单词太长了,如果能设置一下自动断词就好了

答:在工具—语言—断字—自动断字,勾上,word还是很强大的

11.问:如何将word文档里的繁体字改为简化字?

答:工具—语言—中文简繁转换

12.问:怎样微调WORD表格线?WORD表格上下竖线不能对齐,用鼠标拖动其中一条线,可是一拖就跑老远,想微调表格竖线让上下对齐,请问该怎么办?

答:选定上下两个单元格,然后指定其宽度就可以对齐了,再怎么拉都行

press "Alt",打开绘图,其中有个调整坐标线,单击,将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。

打开绘图,然后在左下脚的绘图网格里设置,把水平和垂直间距设置得最小。

13.问:怎样微调word表格线?我的word表格上下竖线不能对齐,用鼠标拖动其中一条线,可是一拖就跑老远,我想微调表格竖线让上下对齐,请问该怎么办?

答:可以如下操作:

●按住ctl键还是shift,你have a try

●double click the line, try it :)

●打开绘图,设置一下网格(在左下角)。使水平和垂直都为最小,试一把!?

●press "Alt"

14.问:怎么把word文档里已经有的分页符去掉?

答:先在工具——> 选项——> 视图——> 格式标记,选中全部,然后就能够看到分页符,delete就ok了。

15.问:Word中下标的大小可以改的吗?

答:格式—字体

16.问:Word里怎么自动生成目录啊?

答:用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题,然后插入->索引和目录

17.问:Word的文档结构图能否整个复制? 论文要写目录了,不想再照着文档结构图输入一遍,有办法复制粘贴过来吗?

答:可以自动生成的,插入索引目录。

18.问:做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐?比如:

             1.1 标题...............................1

              1.2 标题...............................2

答:画表格,然后把页码都放到一个格子里靠右或居中,然后让表格的线条消隐就可以了,打印出来就很整齐。

19.问:怎样在word中将所有大写字母转为小写?比如一句全大写的转为全小写的

答:格式->更改大小写->小写

20.问:在存盘的时候,出现了问题,症状如下:磁盘已满或打开文件过多,不能保存,另开新窗口重存也不管用。如何解决?

答:把word文档全选,然后复制,然后关掉word,电脑提示你粘贴板上有东西,要不要用于别的程序,选是,然后,再重新打开word,然后粘贴,然后,保存。

21.问:WORD中的表格一复制粘贴到PPT中就散掉了,怎么把WORD里面的表格原样粘贴到PPT中?

答:1)比较好的方法是:先把表格单独存为一WORD文件,然后插入-->对象,选由文件创建,然后选中上面的WORD文件,确定;2)还可以先把表格copy到excel中,然后copy到PPT中,这个也是比较好的办法;3)可以先做成文本框,再粘贴过去;4)复制粘贴,但是在PPT中不能粘在文本框里面;5)拷屏,做成图片,再弄到PPT里面。

22.问:有没有办法将PPT的文字拷入WORD里面?

答:另存就可以了。只要以.rtf格式另存即可

23.问:用word写东西时字距老是变动,有时候自动隔得很开,有时候进入下一行的时侯,上一行的字距又自动变大了,这是为什么?怎么纠正啊?

答:是因为自动对齐的功能,格式——>段落——>对齐方式可以选。还有允许断字的功能如果check上,就不会出现你说的情况了。

24.问:在使用WORD的样式之后,如标题1、标题2之类的,在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块,虽然打印的时候看不到,但看着总是不舒服,有没有办法让它不要显示呢?

答:“视图”-->“显示段落标志”,把前面的勾去掉。其实这个很有用,可以便于知道哪个是标题段落

25.问:文章第一页下面要写作者联系方式等。通常格式是一条短划线,下面是联系方式,基金支持等。这样的格式怎么做出来?就是注明页脚吗?

答:插入——脚注和尾注

26.问:文字双栏,而有一张图片特别大,想通栏显示,应该怎么操作?

答:可以选择的内容,按双栏排。选择其他内容,按单栏排。

27.问:Word里面如何不显示回车换行符?

答:把视图->显示段落标记的勾去掉或工具->选项->视图->段落标记

28.问:有没有方法把WORD里的软回车一下子替换掉?识别出来的文字全带着软回车,能把他们一次全删掉吗??

答:查找+替换,按CTRL+H;软回车好象是^l,在特殊字符里有

29.问:在WORD里的框框里怎么打勾?

答:画个文本框,文本框里写一个钩,然后拖过去;或者先在WORD里插入符号“√”,然后选中“√”,到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“□”

30.问:还是不行,这样拷过去的框框字体是windings的,而原来的是宋体的,两者有很大的区别。

答:根据模板新建专业型传真,里面有框,双击后打勾,copy就ok

31.问:Word中怎么在一个英文字母上打对号?

答:透明方式插入图片对象,内容是一个√

32.问:WORD里怎么显示修订文档的状态?文档修订后,改后标记很多,但是在菜单里没有“显示修订最终状态”等,怎么调出来?

答:工具->自定义->命令->类别(工具)->命令(修订)->把“修订”等拖到工具栏上

33.问:怎样把许多分开的word文档合并成一个文档。我的论文是按照章节分开写的,但现在图书馆要提交电子版的学位论文,是一个文档的,我找了很多选项但好象不能合并,选择插入文件功能,可以加入内容,但文档中的页眉却插不进去,有谁有高见?

答:acrobat6 可以直接把多个文档打印成一个pdf文档。可以提交pdf格式的论文,先一个一个word文档转换为pdf格式的,然后在pdf文档菜单的文件菜单中,选上作为pdf格式打开,追加上就可。

34.问:Word里面要写方程式怎么办啊?

答:插入-对象-公式编辑器equation,如果没有公式编辑器Equation,要自己从光盘中安装,或者安装Mathtype公式编辑器

按右键把它拖出来--插入--命令--自定义--工具

应该是倒过来

Microsoft Office Excel使用技巧

2008年10月10日 星期五 22:04

 

利用绘图工具画斜线

       如果想在单元格中画多条斜线,就必须利用“绘图”工具,方法是:打开Excel的“绘图”工具,单击其中的“直线”按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加。当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行(按Alt+回车键),再添加空格即可将数据放到合适位置。

      妙用“格式刷”快速格式化单元格

    双击“格式刷”按钮,可以使“格式刷”反复使用。按Esc键(或再次单击“格式刷”按钮或继续输入内容)即可取消该功能。

     选择连续单元格

     在选择单元格(行、列)时,同时按住 Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。而在选择单元格(行、列)时,同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。

    巧查找函数

     不熟悉Excel函数的用户要找到适合某项工作的函数并不容易,以下技巧可以帮你的大忙:假如要完成数据排序任务,可以单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框,然后在其中的“搜索函数”框内输入“排序”,然后单击“转到”按钮。对话框就会列出“RANK”等用于排序的函数,选中其中的某个函数,可以在对话框中看到它的功能说明。

    快速参考公式

     如果公式是由几个Excel函数组合而成,而又要用函数向导修改某个函数的参数。可单击函数名称或括号内的参数,再单击编辑栏中的“插入函数”按钮,即可打开“函数参数”对话框进行修改。需要特别指出的是,Excel XP在你单击函数名称或参数时,能够自动标出公式引用的单元格,并显示黄色函数提示框。

    在公式内容和显示公式之间切换

     公式执行后显示的是计算结果,按Ctrl+` 键(位于键盘左上角),可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换,方便了公式编辑和计算结果查看。

    快速获得公式引用参数

     公式中的重要组成是单元格引用,用来确定计算范围。用鼠标拖动的方法来引用单元格不权准确而且快捷。以SUM函数为例,如果使用了“函数参数”对话框,可让光标停在Number框内,然后用鼠标选中参与计算的单元格。若这些单元格是不连续的,就应该按住Ctrl键拖动,被引用的单元格区域及其分隔符会自动出现在公式中。

    查找公式错误的有力武器

     对于带有嵌套函数的复杂公式来说,一旦出现错误往往很难追踪。Excel XP专门为此增加了一个“公式求值”功能,只要选中公式所在的单元格,单击工具栏中的“公式求值”按钮(没有的话可以打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡,选择“类别”列表中的“工具”项,将右边的“公式求值”按钮拖到工具栏)。就可以单击对话框中的“求值”按钮,按照公式的执行顺序一步步观察带下划线的表达式的运算结果,从而找到错误的根源。这个功能有点像程序调试时的“单步执行”,是查找公式错误的有力武器。

    选择性粘贴”进行简单运算

     多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘、除,并且不希望增加新的数据单元格,采用公式进行计算会很麻烦。如果使用“选择性粘贴”则有事半功倍的效果:如果有A2:A6.B6:B12等多个数据区域,希望其中的数据同时乘以16。可以先在一个空白单元格中输入16,将其选中后单击工具栏中的“复制”按钮,再按下Ctrl键将要乘以16的单元格全部选中。按上面介绍的方法打开“选择性粘贴”对话框,选中“运算”下的“乘”,单击“确定”按钮,所菜单元格中的数据均变为乘以16的结果。如果你要对单元格中的数据执行其他运算,只须在对话框的“运算”下选择某种运算即可。

    高效率计算平均值、求和、最值

     在Excel中计算一些数据的平均值,一般都是通过函数来进行的,但这样的效率很慢,其实只要选中相关的数据,在状态栏上就已经显示和了,试着右击状态栏,会弹出一个菜单,菜单中包括了好多计算项目,例如选择均值,即在状态栏上显示出所选中单元格的平均数。

    轻松监视公式和运算结果

     如果在多个单元格或工作表中设置了公式,要想查看公式和计算结果,就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以避免这种麻烦:选中含有公式的单元格(有多个单元格请按住Ctrl键),鼠标右键单击工具栏选择“监窗口口”。单击“监窗口口”中的“添加监视”按钮,所选中单元格中的公式及其计算结果就会显示在监窗口口中,观察起来非常方便。

    快速复制公式或数据

     双击活动单元格的自动填充柄,活动单元格中的公式或数据就自动向下复制,向下复制数据的行范围由活动单元格的前一列数据行决定,即活动单元格中的公式向下复制到前一列数据最下方数据所在的行为止。

    快速选取包含公式的单元格

     有时,需要对工作表中包含公式的单元格加以保护,或填入与其他单元格不同的颜色,以提醒其他用户注意,不能在此处输入数据,可以采用下面的方法快速选取单元格:执行“编辑”→“定位”,按下“定位条件”按钮,在弹出的“定位条件”对话框中选中“公式”项,按下“确定”按钮即可。

    巧妙利用取整函数一例——四舍五入

     以前在用Excel做电费统计报表时,经常发现最后的统计数据与实际的数据有误差,少则几元,多则几十元。经过分析,发现是三维引用的计算出了问题:一般情况下,金额的数据要精确到分,也就是以元作整数单位的小数后面要保留两位,但由于电价及计算公式的关系,往往要计算到小数码后面三、四位甚至更多,即使在单元格中只显示两位小数,表面上看这个单元格计算出来的数据与实际计算结果一致,但这个数据是单元格自动四舍五入的结果,系统仍然保存着单元格中的所有数据(不信你就单击“增加小数码数”按钮),以至最后统计出来的数据与实际计算出来的数据有误差。

     由于在Excel的函数里面没有四舍五入函数,但却有取整函数INT。经过研究发现,完全可以利用INT函数进行四舍五入。方法如下:首先选中需要四舍五入的单元格,然后输入“=INT(计算公式×100+0.5)/100”,即大功告成。

    让公式以数组公式形式出现

     输入完公式后,按下Ctrl+Shift+Enter组合键,则该公式以数组公式形式出现。

    让你的宏执行的更好、更快

     如果你是一名数据的统计和分析者,你一定会对Excel这是一个优秀的电子表格软件爱不释手,如果你需要编程序以报表的形式显示最终结果,可以通过VBA控制Excel显示数据表格。即使你不太会编程,也可以通过如下方式编制小的程序:打开Excel中的“工具”→“宏”→“录制新宏”,然后进行手工操作,结束后生成的宏代码就是一个不错的程序。如果花了很长时间完成一项很复杂的宏,定会对你的成果振奋不已,但在你看着屏幕不停闪烁让你的眼睛很不舒服,是否会有一丝的遗憾,那么,我将给你提供一个解决方案,仅仅两条命令,不,一条:Application.ScreenUpdating。

     具体应用如下:

     Sub 宏1()

     Application.ScreenUpdating = False

     …你的宏程序

     Application.ScreenUpdating = True

     End Sub

     ScreenUpdating 属性中文名为屏幕更新,应用Application对象,可以控制屏幕是否更新,如果屏幕更新功能是打开则为 True,此时屏幕会跟踪所有变化并相应显示,关闭屏幕更新则不显示,默认值为True。通过比较,关闭屏幕更新时将看不到宏的执行过程,同时,宏的执行速度会明显加快,可以提高几倍,有这个方法,何乐而不为呢?。

     记住,当宏结束运行后,请将 ScreenUpdating 属性设回到 True。如果你不清楚程序什么时间完事,请在最后用MsgBox命令提示。

    重复数据填充

     在需要重复填充的第一个单元格中输入文本或数字,而用鼠标选中它,等单元格右下角出现黑四方块的填充柄时,用鼠标按住填充柄开始拖拉即可填入重复数据。

    填充相同数据

     如果单元格的内容即包含数字又包括文本,拖拉时需要按住Ctrl键才能保证填充的数据都是相同的。

    填充多个单元格内容

     如果要重复填充多个单元格中输入的内容,可以选中这多个单元格后按住Ctrl键不放开始拖拉即可。

    序列填充

     如果序列递增数据为1时,在要填充序列数字的第一个单元格中输入序列的第一个值,然后按住Ctrl键不松开,再用鼠标选中第一个单元格,当单元格右下角出现黑四方块填充柄时,用鼠标向下拖拉填充柄,则该序列从第一个单元格开始每个单元格加1。

    如果递增数据不为1

     如果递增数据不为1时,在要填充序列数值的第一个单元格中输入序列的第一个值,在第二个单元格中输入序列的第二个值,然后选中这二个值,拖拉填充柄,则该序列从第二个单元格开始填充,每个单元格加上第一个单元格和第二个单元格值的差。

    输入等比数列

     如果要输入一个“2、6、18、54、162……”的数列,那仅仅用鼠标拖动填充句柄就不能完成填充了。大家可以在第一个单元格中输入2,再用鼠标选中需要填充的单元格(注意,是选中,不是拖动填充句柄),再选择“编辑”→“填充”→“序列”,出现序列对话框;在序列对话框中设置“序列产生在”为“行”或“列”,“类型”为“等比序列”,“步长值”为“3”,然后在“终止值”中填入序列的终止值。确定之后就在连续的“行”或“列”中输入了等比数列。

    小提示

     一定要在“终止值”中填入序列的终止值,否则Excel无法进行上述填充。

    自定义填充

     如果你经常使用某个序列,而Excel的自动填充中没有这个序列,这时你可以使用Excel的自定义填充序列功能,并根据自己的需要来定义一个新的填充序列:选择“工具”→“选项”,在弹出的对话框中选择“自定义序列”标签,然后在“输入序列”编辑框中输入新的序列;单击“添加”按钮;这个序列就进入左侧的序列列表了。以后在Excel中输入此序列前的第一个内容,按下Ctrl拖拉第一个内容时,它就会自动用自定义的序列来填充了。

     也可以在已经制好的工作表中导入该序列,选中要导入的序列值,单击该选项对话框中的“导入”按钮,或者单击“导入序列所在单元格”按钮,最后用鼠标进行选择就可以了。

    同时填充多个工作表

     如果想把某些内容或格式填充到多个表格中,可以先选中要填充到另外表格的工作区域。再按下Ctrl键,然后单击其他的工作表(可选择多个其他工作表),选择“编辑”→“填充”→“至同组工作表”,在弹出的对话框中选择要填充的方式,一般选择“全部”(内容和格式一齐填充),最后单击“确定”即可。

    快速的自动填充功能

     在输入公式或月份、星期等资料时,可以使用Excel的自动填充功能,只要将鼠标移至单元格的右下角处,按下鼠标,此时鼠标就会变成填充柄(出现+字),接着就只要拖动鼠标,自动公式或数字即会出现在相应的单元格内。

    周围数据填充技巧

     如果您要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同,可用以下方法填充:按Ctrl+D将上方的数据填入当前单元格;按Ctrl+R将左侧的数据填入当前单元格;单击“编辑”、“填充”子菜单中的“向上填充”,可将下方的数据填入当前单元格;单击“编辑”、“填充”子菜单中的“向左填充”,可将右侧的数据填入当前单元格。如果要填充的是一个区域,可先将含有数据的区域选中,再按上述方法操作即可。

    数据记忆填充技巧

     如果同一列的各单元格需要填充文本或文本与数字混合的数据。可采用“记忆式键入”的方法进行填充:在已填充单元格的下一单元格继续输入,只要您输入的头几个字符(其中必须含有文本)与已输入的相同,Excel 2000就会自动完成剩余的部分。回车表示接受,否则可继续输入其他内容,修改Excel 2000自动填充的部分内容。如果记忆式填充功能失效,只要将“选项”对话框“编辑”选项卡中的“记忆式键入”选中即可。

    选择填充技巧

     若需要填充前面已经输入过的文本(或文本与数字混合)。可以采用以下方法:选中需要填充数据的单元格,按ALT+↓键打开填充内容列表。或者用鼠标右键单击需要填充的单元格,选择快捷菜单中的“选择列表”,即可打开填充内容列表。用上下方向键选中列表中需要的内容回车,或直接用鼠标单击需要的内容,它就被填入内容列表上方的单元格。

    快捷填充技巧

     此法可将选中内容以多种方式填充到行或列。操作方法是:在起始单元格中输入数据的初值,再在其下方或右侧的单元格中输入数据的其他值,然后将它们选中。将鼠标移至已选中区域右下角的填充柄,当光标变为小黑十字时,按下右键沿表格行或列拖动。选中需要填充的单元格区域后松开鼠标,在快捷菜单中选择合适的命令单击。

    重复填充技巧

     如果您要在多个单元格中使用同一公式或填充同一数据,请使用以下方法:选中需要使用公式或填充数据的所有单元格,如果某些单元格不相邻,可以按住Ctrl键逐个选中。单击Excel编辑栏,按常规方法在其中输入公式或数据。输入完成后按住Ctrl键回车,公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。

    移动填充技巧

     使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置,操作方法是:首先选中需要移动的数据区域。然后按下Shift键,再将鼠标移到数据区域的边界(注意:不是填充柄,下同)。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动,其间Excel 2000会提示数据被填充的区域,到达指定位置松开鼠标即可。

    复制填充技巧

     使用此法可将一块数据区域复制到工作表中的任意位置,操作方法是:选中需要复制数据的单元格区域。按下Shift键,再将鼠标移到数据区域的边界。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动,其间Excel 2000会提示数据将被填充的区域,到达指定位置松开鼠标即可。

    记录单填充技巧

     如果Excel工作表中的列项目超过了屏幕宽度,输入数据就要上下左右滚动表格。使用“记录单”可以避免此类不便,具体做法是:选中工作表中的列标题,单击“数据”→“记录单”,打开一个以工作表标签命名的对话框,您就可以在其中输入数据了(按Tab键换行)。

    选择性填充技巧

     此法可将多种对象有选择的填充到一个或多个区域,填充方法是:先将需要填充的对象复制到剪贴板,然后选中需要填充该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”,打开“选择性粘贴”对话框,根据需要选择“粘贴”下的某个项目,例如粘贴由公式计算出的数值时应选“数值”,单击“确定”按钮完成填充。

    选取技巧

    快速选取表格

     Excel中选取整个表格最快捷的方法是:按下Ctrl+Shift+*就可以轻松选中整个表格。但是有一点需要注意:这个表格中不能有空白的列或行,如果有的话,那只能手工选取了。

    选取连续单元格

     在选择单元格(行、列)时,同时按住 Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。

    选择不连续单元格

     在选择单元格(行、列)时,同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。

    快速滚动

     在打印预览中,按下Ctrl+↑(←)组合键,滚动到第一页,按下Ctrl+↓(→)组合键时,滚动到最后一页。

    快速选择到非空白单元格

     按下Ctrl+Shift+箭头键,可以将选定的区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格。

    快速选择到工作表开始

     按下Ctrl+Shift+Home组合键,可以将选定的区域扩展到工作表的开始。

    快速选择到最后单元格

     按下Ctrl+Shift+End组合键,可以将选定的区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格(右下角)。

    另有妙用的光标键

     在按住Ctrl键后,反复按→(或←)键,则在同一行(如第8行)中有字符的单元格中向左(或向右)跳转,若以后(或以前)单元格中没有字符时,则直接跳转到最后(或最前)一个单元格(如IV8或A8)。

     在按住Ctrl键后,反复按↓(或↑)键,则在同一列(如C列)中有字符的单元格中向下(或向上)跳转,若以下(或以上)单元格中没有字符时,则直接跳转到最后(或最上)一个单元格(如C65536或C1)。

    单元格快速选中技巧

     选中当前工作表中的任意一个单元格,单击“编辑”→“定位”。在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,根据你要选中的区域类型,在“定位条件”对话框中选择需要的单元格类型。例如“常量”,并可以复选“数字”、“文本”等项目,单击“确定”后符合条件的所有单元格均被选中。

    快捷删除行、列内容

     如果要删除行或列中的数据、格式等全部内容,可以将需要的行或列选中。然后按下Shift键,将鼠标移到“填充柄”处。待双向光标出现后,向上拖动一行(删除行内容时),或者向左拖动一列(删除列内容时)即可。

    行高快速设置技巧

     如果你要将工作表中的某列设置为“最合适的行高”,只须将光标放到该行行号下面的边线处,待光标变成双向光标后双击边线即可。若要将工作表中的所有行设置为“最合适的行高”,只须其全部选中。然后将光标放到任意一行行号下面的边线处,待双向光标出现后双击鼠标即可。

    格式设置技巧

     要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于其他区域,可将上述单元格(或区域)选中。单击“格式”工具栏中的“格式刷”按钮,然后拖过要设置格式的单元格(或区域)。

     如果要将所选单元格(或区域)的格式应用到多个地方,可双击“格式刷”按钮,然后按上面介绍的方法操作,完成后再次单击“格式刷”退出操作。

    “最合适列宽”设置技巧

     如果要将工作表的列设置为“最合适的列宽”,只须将鼠标放到该列列标右侧的边线处,待光标变成双向光标后双击边线即可。要想将工作表中的所有列设置为“最合适的列宽”,只须其全部选中。然后将鼠标移到任意一列列标右侧的边线处,待鼠标变成双向光标后双击鼠标即可。

    快速确认选项

     Excel XP对话框中有很多选项,通常都是先将其选中,然后单击“确定”按钮使它生效。利用鼠标双击可以简化这个操作步骤,使选择和确认选项同时进行。例如,双击Excel XP的“打印”对话框“范围”下的“全部”项,系统就会直接开始打印当前工作表,免去了用户单击“确定”按钮的步骤。在“选择性粘贴”对话框中双击其中的某个选项,无须单击“确定”按钮就可以直接执行操作。

    快速拆分窗口

     鼠标指向Excel XP垂直滚动条顶端的拆分块,等到双向光标出现后双击,就可以将当前窗口拆分为上下两个。双击窗口分隔线,可将其清除。同理,双击水平滚动条右端的拆分块,可将当前工作窗口拆分为左右两个,分隔线清除方法同上。

    快速编辑

     如果想对Excel XP单元格中的内容进行编辑,只需用鼠标双击要编辑的位置,光标就会插入十字光标的双击点。需要说明的是:按F2键光标也会插入当前单元格,但只能插入其内容的末尾。同样,用鼠标双击Excel XP工作表的标签,直接输入文字后回车,可以快速修改标签的名称。

    窗口快速拆分技巧

     光标指向Excel 2000垂直滚动条顶端,看到双向光标后双击鼠标,即可将当前窗口拆分为上下两个。双击窗口分隔线,可将其清除恢复原状。同理,双击水平滚动条右端的拆分块,可将当前工作窗口拆分为左右两个,分隔线的清除方法同上。

   在Excel中快速选定数据

     在Excel中遇到大的数据文档,选定数据会显得异常麻烦,可用以下快捷键进行选定:Ctrl+*(小键盘):选定当前单元格周围的区域;Ctrl+Shift+箭头键:将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格;Shift+Home:将选定区域扩展到行首;Ctrl+Shift+Home/End:将选定区域扩展到工作表的开始/最后一个单元格;Shift+PageDown/PageUp:将选定区域向下/向上扩展一屏。

    选择多个工作表

     在按住Ctrl键的同时,用鼠标左击工作表名称(Sheet1等),可以选中不连续的多个工作表,进而一次性完成选中工作表的“页面设置”和“打印”等操作。

    快速打开“删除”对话框

     按下Ctrl+-组合键,快速打开“删除”对话框。

    快速显示/隐藏常用工具栏

     按Ctrl+7组合键,可以显示或隐藏常用工具栏。

    选中整个工作表区域

     按下Ctrl+A或Ctrl+Shift+Spacebar(空格键)组合键,则选中整个工作表区域。

    快速打开查找/替换对话框。

     按下Ctrl+F组合键,可快速打开“查找”对话框。按下Ctrl+H组合键,则可快速打开“替换”对话框。

    快速打开“定位”对话框

     按下Ctrl+G组合键,则可快速打开“定位”对话框。

    快速打开“插入超级链接”对话框

     按下Ctrl+K组合键,则快速打开“插入超级链接”对话框。

    快速打开文件

     按下Ctrl+O或Ctrl+F12组合键,则快速打开“打开”对话框。

    快速联机打印

     按下Ctrl+P或Ctrl+Shift+F12组合键,实现快速联机打印。

    快速撤销前一操作

     按下Ctrl+Z组合键,则可快速依次撤销前面的操作。

    快速确认技巧

     Excel对话框中有很多选项设置,通常都是先选中某个选项,然后再单击“确定”按钮加以确认。其实,利用鼠标双击可以简化这一操作步骤,实现选项的选择和确认同时进行:如,双击Excel的“打印”对话框“范围”下的“全部”项,系统就会直接开始打印当前工作表,免去了用户单击“确定”按钮的步骤。在“选择性粘贴”对话框中双击其中的某个选项,无须单击“确定”按钮就可以直接进行操作。

    快速创建Excel图表

     在Excel中,要创建一个图表非常方便,只要先在工作表中选择数据,然后按下F11键,Excel即会快速创建图表。

    增加Excel的还原数次

     在Excel中,撤消功能可以帮助轻松恢复操作,下面教大家一个方法增加Excel的还原次数。打开“注册表编辑器”,找到HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/office/9.0/Excel/Options,查看其中是否有UndoHistory键,如果没有可以新键一个双字节值,然后将数值修改成自己想要的数值,接下来Excel就可以拥有更多的还原次数了。

     实现表格行列转置

     当编辑好一张表格后,却发现该表格列数太多,而行数太少,这时或许希望该表格的行列互换,以便打印出来:启动Excel ,打开工作簿,并在当前工作表中选中需要进行行列转换的单元格区域。接着,按下Ctrl+C键复制它,再单击要存放转置表区域的左上角单元格,选择“编辑”→“选择性粘贴”,在弹出的“选择性粘贴”对话框中选中“转置”复选框,再单击“确定”钮即可将行列转置后的表格出现在指定单元格区域了。

    快速链接网上的数据

     随着互联网的盛行,现在的数据不仅仅局限于存放在本地硬盘上了,使用Web上的数据也不为奇了,利用“选择性粘贴”能在Excel中快速建立与网上工作簿中数据的链接:上网,打开IE,然后复制网上相应的内容,再打开工作簿,选择“编辑”→“选择性粘贴”,再在“选择性粘贴”对话框中,选择“粘贴链接”按钮即可将网上的数据链接到Excel中即可。

    在Excel中快速复制粘贴图片

     通过选择性粘贴,可以把某些单元格区域快速转换成图片:在Excel中,按住Shift键,选择“编辑”→“复制图片”,在弹出的“复制图片”对话框中,可以选择按“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式。接下来,按住Shift键,单击“编辑”→“粘贴链接图片”可以把选中的内容作为一个图片链接插入到Excel中,其用法跟上面的粘贴图片命令的用法差不多。只不过粘贴链接图片命令不能把记事本、wps office等程序的内容以图片链接的形式插入到Excel中,该功能只对office的其他组件如word等程序有效。

    快速转换数字

     Excel有一个Bug,当把数字当作字符型来输入时,然后再将字符型转换为数值时是不能参与其他数值型的数据排序,但通过下面的技巧可以解决:新建一列,将其全部填充为1,然后选中要排序的那一列,执行“复制”,再选中新建的数值为1的那一列,选择“编辑”→“选择性粘贴”,在打开的选择性粘贴对话框的运算中选择为“乘”,这样数值为1的那一列就被填充为真正的数据,也就是对原来的单元格里的数值又重新编辑执行了乘以1的操作。这样字符就全变成数值型的,这时就可以自由地排序了。

    粘贴数值进行运算

     在使用Excel电子表格过程中,通常会遇到这样的情况:本单元格的数值也要参与计算,那么在定义公式时就要引用自己所在的单元格。对于这种情况,无论是直接的还是间接的,都称为循环引用。一旦出现,将弹出一个警告窗口,如果不理睬它,强行确认,也无法得到正确结果。有些用户通过编写宏来解决,其实不用那么复杂,利用“选择性粘贴”就可以解决:先选中并复制单元格,再选择“编辑”→“复制”,再选中一单元格(如C2),选择“编辑”→“选择性粘贴”,并在打开的对话框中“粘贴”下的“数值”,在“运算”项目中选择“加”,然后单击“确定”按钮即可。

    对一批数据进行相同运算

     如果希望将Excel电子表格中的一批数值进行同样的计算操作,如想将B2~B5都乘以10,那么也可以通过“选择性粘贴”来完成:首先在一个空单元格中输入“10”,选中该单元格,按下Ctrl+C键,再选中目标单元格B2~B5,选择“编辑”→“选择性粘贴”,在对话框的“粘贴”项目中选择“数值”,在“运算”项目中选择“乘”,单击“确定”按钮,那么所选中区域内的数值都将与10相乘。

    快速求相反数

     如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据,并且你希望将所有数字取负,也可以使用“选择性粘贴”:先在一个空单元格中输入“-1”,选中该单元格,按下Ctrl+C键,再选择目标单元格,选择“编辑”→“选择性粘贴”,再选中“粘贴”栏下的数值和运算栏下的“乘”即可。这样,就将所有的数据和-1相乘了,从而快速求得它们的相反数。你也可以使用该方法将单元格中的数值扩大或缩小1,000或更大倍数。

    避免键入重复数据

     假设是在进行某项考试学生成绩的统计,需要在A列输入准考证号码,显然准考证的号码和学生是一一对应的,不可能有重复。这时可选中A列所有单元格,并选择“数据”→“数据有效性”,打开“数据有效性”设置对话框中,单击“设置”标签下“允许”下拉列表框,选择“自定义”项,在“公式”中键入=COUNTIF(A:A,A1)=1(请注意使用半角符号,且函数的拼写和大小写不能出错。)。选择“出错警告”标签,选中“输入无效数据时显示出错警告”前复选框;选择“样式”为“中止”;在“标题”中输入“出错了!”作为警告窗口的标题;在“出错信息”中输入“你输入了重复的数据,请仔细核对后重新输入!”。按下“确认”按钮退出。

     通过上述操作后,你如果在A列中输入了与上方单元格相同的“准考证号码”,系统将弹出“出错了!”警告对话框提示你输入错误,你按“重试”按钮即可重新输入新的数据。

    在已有的数据中剔除重复数据

     假如有一个仓库的每日入库登记记录表,许多相同商品可能在一个月内分几批入库。而需要的是所有入库商品的名称列表,这就需要剔除重复数据。如可以选中B列中所有入库记录的商品名称范围B2到B17,选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”。再在对话框中将“方式”设为“将筛选结果复制到其他位置”,而“数据区域”中显示的是选中范围的绝对地址,不要去动它;“复制到”中的位置可以用鼠标选择G1单元格来进行输入,同时选中“选择不重复的记录”复选框,之后,你将会发现不重复的入库商品的名称列表出现在G列上。

    在众多数据中挑出重复数据

     假设A列是某一科学实验数据,需要挑选出重复的数据加以分析。在B2单元格中键入“=IF(COUNTIF($A:$A,A2)=1,"",A2)”,从上至下拉动复制柄加以复制即可。你可以看到在对应A列中重复数据的B列单元格中就是重复的数据。

阅读原文 Excel使用技巧

 

Excel中如何隐藏多余的行和列

隐藏方法:

假如只用30行15列,则分别进行如下操作进行行/列隐藏。

---隐藏行---

单击行标31,再按住组合键Ctrl+Shift单击↓键(向下的光标控制键); 鼠标右击,执行快捷菜单命令“隐藏”即可。

---隐藏列---

单击列标P(第16列),再按住组合键Ctrl+Shift单击→键(向右的光标控制键); 鼠标右击,执行快捷菜单命令“隐藏”即可。

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恢复隐藏行和列

     全选表格,然后选择“格式→行→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。

     全选表格,然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。

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表格做好后,如何固定行和列的宽度

     首先选择全部工作表格,按右键,选择-->设置单元格格式-->保护-->把锁定前面的勾去掉-->按确定。

     选择菜单-->工具-->保护-->保护工作表-就可以看到已经自动打上最上面的三个勾了,直接按确定就可以了。

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如何设置方格中的数据是不能改动的

     首先要先把楼上的这条设置好后,接下来再设置这个。选择一个或多个不能改动的方格里的数据,按右键,选择-->设置单元格格式-->保护--->在锁定前面打上勾-->按确定-->OK。

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如何在行和列中自动显示录入相同的数据

     设你的数据列在 A列

第一种方法:A列全选,菜单-->数据-->有效性-->设置-->允许-->在公式栏输入: =COUNTIF(a:a,a1)=1

     此方法当输入重复值时会出现错误提示窗口。

第二种方法: A列全选,菜单-->格式-->条件格式-->最左选"公式",输入: =COUNTIF(a:a,a1)=2

     然后设置格式(建议只要设置格式里面的颜色)。

此方法当输入重复值时,重复的两个值的单元格会显示你设置的格式颜色,不会出现错误提示。

     提示:以上二种方法公式里的字母a都是代表列,如在不同的行和列中,此公式的三个字母都需要改成相应的字母和数字。我个人喜欢用第一种方式。

---以上方法也可以跨行跨列的数据比较---

Excel使用技巧(2+1)

 

Excel使用技巧(2+1)

三、输入法

的自动切换   在输入数据时,一张工作表中同时包含

汉字、英文字母和数字,那么对于不同的单元格,输入

时不断地切换输入方式也是人为增加的录入工作量。只

要作一下预处理,便可以使Excel对不同类型的单元格实

现输入法的自动切换。  启动Excel 2000,新建一工

作簿,取名为“2002.xls”,右键单击工作表标签

“Sheet1”,选择“重命名”,改名为“学籍登记表”

。先将小张经常使用的“智能陈桥输入法”设为默认汉

字输入法:单击右下角的“En”图标,选择“属性”,

在出现的对话框中选择语言标签下的“智能陈桥输入平

台”,单击[设为默认值]并确认。按上述设计输入表头

内容,然后选中“姓名”、“性别”等需要输入汉字的

那些列,在菜单中依次选择“数据→有效性→输入法模

式”选项卡,在“模式”下拉列表框中选择“打开”,

单击[确定]按钮(如图1)。再选择其他各列,同上操作

步骤,调出“输入法模式”选项卡,在“模式”下拉列

表框中选择“关闭(英文模式)”,单击[确定]按钮即

可。 经过这样简单的处理之后,在录入过程中,当插

入点处于不同的单元格时,Excel 2000能够根据我们进

行的设置自动在中英文输入法间进行切换,省去了来回

进行中英文切换的麻烦36. EXCEL大量数据快速录入技巧

(2)四、不定长数据的预处理  对于学生家庭住址这一

栏,列宽该如何设置呢?太宽了会造成表格过宽左右滚

动不方便,太窄又怕万一哪个学生的地址比较长,岂不

被它右边的列给挡住了?不要紧,有两招都是专门对付

这种情况的:  第一招、在“家庭住址”列上方单击

,选中整列,依次选择菜单“格式→单元格→对齐”,

在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框(如图2

),单击[确定]按钮,调整该列到合适的列宽。这样如

果某个同学的地址超过了单元格的宽度,Excel能够自动

缩小字符的大小把数据调整到与所设列宽一致,以使数

据全部显示在单元格中。即使以后对这些单元格的列宽

进行了更改,其中的字符也可乖乖地自动增大或缩小字

号,以适应新的单元格列宽。  第二招、选中“家庭

住址”列后,勾选图2中的“自动换行”复选框后,

Excel能根据列的宽度和文本内容的长度自动换行,这样

就不必眯起眼睛去忍受那些小字了!  五、让EXCEL也

“自动编号”  我们都知道,EXCEL的自动填充是它的

一大特色功能。利用它来进行序号的“自动编制”,简

直就像是量体裁衣一样方便。一般自动填充的方法都是

用鼠标左键指向填充柄,按住鼠标向下拖动完成的(填

充柄是位于选定区域角上的小黑块,将鼠标指向填充柄

时,鼠标的形状变为黑十字。拖动填充柄可以将内容复

制到相邻单元格中,或填充日期系列)。如果表格有太

多的行,这种方法不便掌握拖动的距离。这里介绍一种

本人摸索的更简单的操作方法:用鼠标左键双击填充柄

。一切OK!注意:这样做有时候不能达到预期的填充效

果。还必须满足下列条件:  1、只能纵向填充不能横

向填充。  2、欲填充的列的左(右)相邻列非空,且中

间无间断,否则以上填充将在间断处停止。  3、该方

法对文本形式的序列也起作用。  六、自动定位小数

位  因为有一大批诸如123.5之类的学生成绩需要录入

,如果录入前先进行下面的设置,将会使你的输入速度

成倍提高(可以不需要输入小数点)。  单击“工具

”→“选项”→“编辑”选项卡,选中“自动设置小数

点”复选框,在“位数”微调编辑框中键入需要显示在

小数点右面的位数。在此,我们键入“1”(如图3)。

单击“确定”按钮。  现在,在工作表的某单元格中

键入“1235”,则在你按了回车键之后,该单元格的数

字自动变为“123.5”。方便多了吧!此时如果你在单元

格中键入的是“89”,则在你结束输入之后,该单元格

中的数字自动变为“89.0”。  另外,如果你在“位

数”框中输入一个负数,比如“-1”,则Excel将在输入

的数字后自动添上两个“0”。如果要暂时取消在“自动

设置小数点”功能中设置的选项,可以在输入的数据中

自带小数点。利用Excel的“自动设置小数点”的功能,

对于大量带有固定小数位的数字,或带有固定位数的以

“0”字符串结尾的数字的输入,将大大提高编辑速度。

  七、让表格个性化  为了提高工作效率,越干越

起劲,同时好为了避免录入时间过长后出现差错。选中

整个工作表,单击格式菜单下的“自动套用格式……”

,出现“自动套用格式”对话框,选择一种比较你所喜

欢的方案,单击[选项]按钮,展开对话框下部的“应用

格式种类”选项框,为了保持前面的诸多设置,必须去

掉“数字”、“对齐”、“边框”等复选项前的选择,

只复选“字体”和“图案”两项,[确定]后完成设置。

  [提示:在表格中,给单元格加上不同的颜色和底纹

可以增强数据输入时的直观感觉,但在黑白打印时如果

连颜色和底纹都打出来,表格的可视性就大打折扣了,

因此用户希望在数据处理时色彩缤纷,打印时仍旧是普

通的白纸黑字。可以在“文件”菜单中选择“页面设置

→工作表→打印→单元格单色打印”,这样打印的表格

就是普通的黑白表格了

使用技巧 如何用Java读取Excel文件内容