黑白纹饰:提升办公室服务水平

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优化政务服务 追求卓越绩效

不断提升办公室工作水平

沧州市人口计生委

(2006年10月 9 日)

进入2006计生年度以来,在省人口计生委的精心指导下,沧州市人口计生工作坚持难点问题分线突破,重点工作求实求精,各项业务打造特色,整体发展势头强劲。这其中,办公室作为综合协调、督促检查、参谋服务的综合办事机构,认真发挥职能作用,整合力量,创新思路,以办公室工作水平的不断提升推动了人口计生工作的向前发展。

一、围绕中心,服务大局,做领导科学决策的“智囊团”

办公室是委党组的“左右手”、参谋部,这一工作性质和特殊地位,决定了办公室的一切工作必须以围绕中心、服务大局为主题,发挥好参谋助手作用,想领导之所想,急领导之所急,为领导决策提供科学依据和合理建议,为此,我们突出抓了三个方面:一是宣传领导,人口警钟常敲。2006年是县乡党委换届之年,为防止出现各级领导对新时期人口计生工作认识不足、工作力度减弱的问题,我们建议就全市人口计生工作现状、面临的形势和存在的问题及差距向市委、市政府做一次专题汇报,由办公室整理成文,由一把手向市委、市政府主要领导、分管领导做了汇报,并在全市兑现奖惩工作会上向各县(市、区)新任党政主要领导、分管领导做了传达,使他们对人口计生工作有了一个清醒明确的认识。二是超前谋划,动作思路合拍。办公室的工作具有较强的前瞻性,我们对工作中的每一个环节每一点变化都十分关注,对一些有可能出现的问题提早谋划研究,力求达到“领导一想到,我们就做到”,特别是在一些重点、难点问题的解决上,提早拿出方案,一旦领导关注到这个问题,我们相应的配套措施立刻就能跟上。在县乡党委换届工作初始,我们及时将市委书记郭华、副书记潘冬青关于加强人口计生工作的重要批示印发市人口计生领导小组文件,并提出三项具体要求,下发至基层;换届工作刚刚结束,我们立刻建议邀请国家、省人口计生委有关领导和专家,为全市县、乡党政分管领导和计生干部做了一次大规模的新时期人口计生形势报告,进一步统一了上下思想;新农村建设是党中央提出的重大课题,我们建议领导提早谋划,主动融入,全面启动了新家庭建设项目,组织人口计生系统帮助群众建设“四新”(婚育观念新,人居环境新,生活面貌新,思想境界新)家庭,制定下发了实施方案,并结合新机制建设,着手在青县、吴桥进行试点,这一做法得到了国家和省人口计生委的肯定和关注,国家人口计生委办公厅主任金小桃批示在《人口与计划生育情况》上予以刊发。三是自我加压,上上下下齐动。为了给领导决策提供大量真实的第一手资料,2005年我们协同其它科(室、站)共完成调研20篇,并负责整理,编辑成册,得到了市委、市政府有关领导的高度评价。今年年初,我们又积极建议委领导为各科(室、站)拟定了 23个调研课题,目前已完成14篇。同时,在全市人口计生系统开展了征集评选优秀调研论文活动,鼓励广大计生干部深入基层,加强调研,并将其列入办公室工作考核评估内容,目前已收到7个县(市、区)的调研报告10篇,在全市形成了 “找问题、挖根源、干实事”的工作气候。

二、开拓创新,务求实效,做推动决策落实的“排头兵”

再英明的决策,再周密的部署,不去抓落实,等于一场空。办公室作为综合办事机构,既要勇于、善于带头落实领导决策和工作部署,又承担着督促检查的重大职责。这一方面,我们坚持做到了“力度+制度”,使决策落实的更快、更准、更实。靠“力度推动落实”,主要体现在重点、难点问题和群众关注的社会热点问题的解决上,紧紧抓住不放,坚决督查到底。农村独生子女父母奖金落实情况和综合治理出生人口性别比偏高既是工作重点,又关系到广大群众的切身利益,我们积极建议市委、市政府督查室将其列入重大事项督查范围,并协调下发了《督查预案》。8月8日—11日,积极配合市委督查室,抽调相关部门业务骨干35人,分成5大组,深入到20个县(市、区),通过走访、座谈、实地查看、翻阅帐目等方式,进行了为期4天的督查,并将督查结果计入各地年终考核总成绩。在经费投入、后进转化、生殖健康检查免费服务“民心工程”实施等项工作上,我们更是通过下发专件、召开会议、专项检查指导等方式,咬定落实不放松。“靠制度推动落实”,主要体现在经常性工作和日常事务中,明确目标,规范管理。年初,我们根据工作要点,对各项责任目标进行了具体分解,绘制成表格,每项工作都标注责任科(室、站)、责任人和完成时间,一目了然。同时,修订完善了机关督查制度,调整了督办工作小组。每季度末,我们收集整理各科(室、站)工作目标运行情况和下季度工作安排,编辑《督查通报》印发全委。通过在本单位筑起“横向到边、纵向到底”的督查体系,确保了各项目标任务及时高效的完成。

三、以文辅政,精益求精,做人口计生工作的气象“播报员”

做好政务信息反馈,充分发挥以文辅政职能,是办公室工作的“重头戏”,重就重在政务信息是反映工作进展的“晴雨表”,既能挖掘亮点,总结出经验,也能发现问题,避免决策失误。自1月份至今,我们始终坚持“贴近上级精神、贴近领导意图、贴近中心工作、贴近基层需求”的原则,共编发工作简报42期,上报信息43期,平均每个月编辑、采写信息11期,比较全面地反映了我市的工作情况。在此基础上,我们突出抓了三个方面:一是强化信息管理。首先,召开了政务信息工作调度会,对信息工作重视不足、力度不够的六个县(区)计生局办公室进行了专门调度,限期整改。会后,六个县(区)计生局办公室对过来的信息工作进行了梳理和反思,加强领导,充实调整了信息员,上报信息的数量、质量都有所提高;其次,发动全员写信息,每个科(室、站)都明确了一名信息员,定期不定期地为办公室提供相关业务信息;再次,狠抓信息反馈网络建设,建立健全了市、县、乡三级信息网,开通了政务信息专用电子邮箱,延伸了信息触角,提高了信息报送速度。二是提高信息质量。尽管人口计生工作业务面较窄,但我们注重立足全市发展大局报送信息,连续多年荣获市委、市政府“信息工作优胜单位”,这在市直其它部门是不多见的。为提高信息工作的有效价值,我们注重抓重点、创特色,努力打造出“人无我有,人有我精,人精我特”的“鲜活”信息,在信息的选材、提炼、创作的过程中都注意突出沧州品牌。我们发掘总结了优秀计生干部陈洪文同志的先进事迹,上报国家和省,引起了有关领导的关注。同时,下发了《关于在全市人口计生系统开展向陈洪文同志学习的决定》,掀起了“学先进、找差距、比贡献”学习活动热潮,相关信息也被中国人口网、河北人口网采用。三是加强队伍建设。提高信息人员的素质是搞好信息工作的关键。我们高度重视对人口计生系统和机关信息人员的业务培训,不断提升他们的综合素质。自2005年起,我们认真开展了全市人口计生系统办公室岗位练兵活动,通过举办培训班、召开座谈会、交流会等多种形式,区别情况,分类指导,进一步增进了相互联系和感情交流,同时开阔了视野,拓宽了思路,达到了相互借鉴、取长补短和共同提高的目的,收到了较好效果。

四、综合协调,健全制度,做机关事务的“好管家”

办公室处于一个承上启下、综合各方、协调左右的重要位置,是一个单位的中枢,具有举足轻重的作用。我们在工作中注意把握了三个环节,使机关始终保持高效有序的运转状态。一是注重沟通协调。一方面,注重与本委科(室、站)之间的沟通协调,为他们搞好服务,形成工作配合默契、得当的有利局面;另一方面,注重与相关部门的联系交流。办公室代表着机关的形象,承担着对外协调的职能,日常的业务往来是增进理解、加深感情的有效途径。今年以来,我们已经协调卫生、药监、劳动、工商等个部门,在性别比治理、流动人口管理等方面下发了4个联合文件,极大地促进了工作的开展。二是健全规章制度。我们对涉及到机关财务管理、车辆使用、公务接待、政务值班等各项规章制度进行了修订、完善,并汇编成册,发到每一名同志手中,形成了 “人人按规范操作,事事按程序运行”的良好局面。组织全委科级以上干部认真学习了保密文件、观看了警示教育光盘,并根据人口计生工作特点提出了具体要求,进一步提高了广大干部的保密意识。三是加强文明建设。我们十分注重加强机关文明建设,今年以来,就建设节约型、学习型、廉洁型、务实型机关分别提出了可行性的意见;积极建议委领导申报省、市级文明单位,全力准备申报材料;加强社会主义荣辱观教育,在具有纪念意义的节假日,组织干部职工参观烈士陵园、举办歌咏、演讲比赛等。在2005年被中央文明委授予“全国精神文明建设工作先进单位”的基础上,今年再次被命名为省、市级“文明单位”。

五、做好办公室工作的几点体会

在办公室工作就象喝茶,头几口喝下去,平淡无味,还略有苦涩,但慢慢品下去,唇齿留香,甘自苦来,时间久了,还会喜欢上这种感觉。在办公室工作的这些年,有收获,有喜悦;也有遗憾,有苦恼,其中有几点感受最为深切,愿与大家交流。

一是在被动中寻求主动,工作才能顺心。相信大家都有这种感受,在办公室工作,就象前面被人牵着鼻子,后面让人抽着鞭子,干不完的活,受不完的累,但静下心来一思考,干的全是“跑龙套”。提升办公室工作水平,就不能满足于做“跑龙套”,而要当“主角”,努力实现从疲于应付到主动“出击”的转变,在主动服务中体现价值、有所作为。为此,在日常工作中,我们注重增强预见性,强化超前意识,考虑问题尽可能快半拍,早半拍,凡事想得尽可能远一点,深一点。今年年初,基层相继出现了几起暴力抗拒计生执法的案件,我们对此十分关注,注意收集了相关素材,不久,希格主任打算在这方面搞一个调研,我们立刻提供了收集的相关资料,很快《对几起暴力抗拒计生执法案件的调查与思考》引起了市委、市政府领导的高度重视,更加理解和支持我们的工作。省人口计生委赵新主任也十分关注,省《内部动态》予以刊发。

二是在细节中追求完美,领导才能放心。“天下大事,必作于细”。办公室的工作,往往代表了一个单位的工作水平,代表了一个单位的对外形象,因此,细节至关重要,半点马虎不得。希格主任是个追求完美的领导,对办公室要求非常严格,曾多次给我们写信,提要求,谈体会,感动之余,我们也感到身上责任巨大。每一个文件定稿前,我们总要反复核对,一个标点符号也不放过;每一次会议召开前,从议程安排到桌签摆放,总要反复思考,不敢有丝毫疏漏。正是在每一个细节中追求完美,办公室的工作水平才逐步提升,领导才放心、放手。主任、科长办公会上,希格主任提出,不管哪个科(室、站)召开会议,办公室都要作为协助科室,做好会务工作,这就是对我们工作最大的肯定和信任。

三是在辛苦中体味快乐,自己才能宽心。一位领导曾经讲过,办公室“像牛一样拉车,像狗一样看家,像鹦鹉一样学舌,像乌龟一样憋气”,说的就是我们受累、受苦又受气。办公室是个让人“既恨又爱”的岗位, “恨”它,因为它消磨人、委屈人、劳累人;“爱”它,因为它锻炼人、磨砺人、成就人,但“既来之、则安之”也好,“干一行爱一行”也好,既然在办公室工作,就要努力发掘工作中的快乐。 “快乐工作”才能发挥自身最大潜能,才能创造最大价值。目前,我们办公室是历年来人手最少、平均年龄最小的一拨,尽管我们缺乏经验,但我们有激情、有活力,加班加点,我们当作年轻人交流聚会好时光;挨了批评,我们当作领导的“特殊关爱”;有了苦恼,我们就在一起诉说解压;正是有了昂扬向上的精神状态,办公室工作才显示了它的蓬勃生机,正是有了这样一群热爱办公室工作的人,办公室工作才展露出它无穷的魅力。

六、进一步做好办公室工作的意见和建议

(一)希望省人口计生委对沧州市的人口计生工作特别是办公室工作多关注、多指导、多帮助。

(二)建议省人口计生委办公室定期举办座谈会或者交流会,为兄弟市之间提供更多沟通交流的机会,互通有无,共同提高。

(三)建议省人口计生委举办办公室人员培训班,从办文、办会、办事方面进行一次系统的培训。