九乡新闻网黄冈遗爱湖公园:PRCIWBG 电子双周刊 第十期 最后一分钟的忙乱和好整以暇的工作
来源：百度文库 编辑：九乡新闻网 时间：2024/04/19 20:47:38
人力资源部门要面对大量的员工管理工作，其中一项是员工的合同管理。经常会遇到的问题是员工的合同都过期了，才想起来续签或解聘，这就不可避免带来各种纠纷和麻烦。如果要在最后一分钟才处理所有要到期的合同，忙乱程度是可想而知的。
为了不遗漏每个员工的合同，为员工提供良好的人力资源服务，就有必要建立合理的合同管理机制和手段。借助Excel能够便利地以多种方法实现合同到期日的先期预告。
在Excel中建立员工信息表，其中一列要包含员工合同的到期日。如果能在合同到期前一个月改变日期颜色，就能非常突出地显示即将到期的合同了，便于快速有效地查找，并提早进行准备工作。另外，对于过期的合同，用另一种颜色突出显示日期，以示警告。
在Excel工作表中，选中合同截止日期列的数据，如图1所示。
图1 选中“合同截止日期”列的数据
从菜单选择【格式】|【条件格式】命令，显示“条件格式”对话框，如图2所示。设置比较条件为“小于或等于”，并在输入框输入“=today()”。其中，today()是一个日期函数，用于返回当天的日期。注意“=”不能省略，它表示引用一个函数。这个条件的意思是：“如果单元格中的日期小于或等于今天的日期”。
图2 添加第1个条件
单击【格式】按钮，显示“单元格格式”对话框，如图3所示。选择“图案”选项卡，并选择填充颜色为红色。单击【确定】按钮完成设置。
图3 设置单元格的填充颜色
这样，第1个条件就设置好了，它表示：“如果单元格中的日期（合同截止日期）小于或等于今天的日期，则用红色填充单元格”。例如，如果今天的日期是2004-9-14，而某个合同的截止日期是2004-9-1，则会用红色填充该单元格，提示该合同已过期。
接下来可以设置第2个条件。在图2中单击【添加】按钮，添加第2个条件，如图4所示。设置比较条件为“小于或等于”，并在输入框输入“=today()+30”。Today()+30表示用今天的日期加30天，得到1个月后的某个日期。
图4 添加第2个条件
参照图3的方法，设置填充颜色为淡黄色。
第2个条件设置表示：如果单元格中的日期（合同截止日期）小于或等于未来的1个月后的某天，说明该日期将在1个月内到期，则用淡黄色填充单元格。例如，如果今天的日期是2004-9-14，而某个合同的截止日期是2004-10-13，今天加30天为2004-10-14，合同截止日期显然小于2004-10-14，则会用淡黄色填充该单元格，提示该合同将在1个月内到期。
全部设置完毕，单击【确定】按钮，即可在工作表中看到结果，如图5所示。
在设置条件时，可能会先设置上例的第2个条件“≤today()+30”，然后再设置上例的第1个条件“≤today()”，如图6所示。这时，将会得到错误的结果。Excel在执行条件格式时，会按照顺序依次执行，当遇到满足的条件后，就不再执行余下的其他条件了。例如，如果今天的日期是2004-9-14，而某个合同的截止日期是2004-9-1，按照图6的条件，会先判断单元格是否小于或等于2004年10月14日，显然，是满足这一条件的，则会将单元格填充为淡黄色，并且不再判断下一个条件了。所以，在设置条件时一定要注意条件的顺序，避免同时满足多个条件的数据被错误地更改格式。
图5 用条件格式突出显示的合同截止日期
图6 条件的顺序可能导致不同的结果
有了Excel条件格式的帮助，管理员工的合同就不再忙乱了，所有即将到期的合同都会自动根据每天日期的变化突出显示，不仅一目了然，还有充分的时间好整以暇地提早做好准备。