麒麟游戏:财务“黑洞”案例启示录之四 管理黑洞

    1、选人不清、用人不明，专业人员由非专业人员来挑选。

    某公司先后聘请过两位会计：前一位嘴巴很厉害，公司中层以上干部会上，她可以把老板顶得哑口无言，但报表三个月后还做不出来；后一位账做得很漂亮，当月的报表当月结束后不到一星期就出来了，但与其他部门人员沟通时老挨人骂。

    人分两种：嘴巴行手不行；手行嘴巴不行。 要选 都行的？光靠人事部不够，建议在人事部初选的基础上再请专业人士把把关，还是很有必要。

    2、上岗后财务人员干得如何我不知，监督缺位。

    某公司来了一位新会计，发现往来帐老不对，就去翻看前任的帐，这一查不打紧，很多往来帐户相同名称连“结转下年”与“上年结转”数照抄的都对不上，也无人发现，但已找不到前任会计。

    我们的一些中小公司招聘会计的一般流程是由人事部对外发布广告，财务人员前来应聘，由人事部经理与其面谈，觉得合适的就与老板见面面谈，合适的就上岗。上岗之后胜不胜任，没有人知道，等到出问题了，老板说不行就换。最后是越换越乱，越换越不行，一旦哪里要看帐或者检查，就想起了会计师事务所，花点钱让他们来帮助重新做一遍。其实，对于一些小公司，要早一点想起会计师事务所的会计师，问题就不会成其为问题。一是在招聘环节可以让会计师事务所帮你把把关；二是会计上岗后经常让会计师来帮助看看帐做得怎么样？合不合格，能不能胜任很容易知道。

    借用一句行政部门的用人秘籍：“说你行的人要行，”这个“行”字在这里我可以解释为“懂行”。不是科班出身的老板自己不懂财务也没有关系，在这里我告诫各位老板，不要等问题成堆了才想起会计师，这时侯你要花大价钱请的是律师。早知今日，何不当初。会计师在对财务问题的防范上要比律师前位得多！所以我奉劝各位老板，你平时不如交几个会计师朋友，要经营好企业，会计顾问、法律顾问一个都不能少！

    3、别让自己乱了方寸，ERP如何上？

    某公司ERP上了半年多，财务人员操作不熟练，有些地方根本还不会操作，出来的数据牛头不对马嘴，账实严重不相符，存货账面2亿多，仓库实际只有1千多万，相差得离谱。

    问题在哪？

    我问了会计好几次，会计也说不出个子丑寅卯，我说，那我们下去走走，看看我们的出入库流程是怎么走的。下去不到十分钟，我们就找到了问题在哪里。

    公司ERP上了半年多，但有一个环节与系统不相粘。

    暂收料与暂收料入库单。

    供应商货送来后，有个暂收料部，由他们手工填写《收料入库单》，该单上有：供应商名称、送货单号、订购单号、日期、材料名称、型号及规格、料单号、单位、数量、检测情况（合格、不合格）、单价、金额等内容，下面是需要在该单上签名的部门和人员有：收料员、IQC、保管、采购、财务。

    现有的流程是：暂收料部收料后交IQC检验，检验合格后送仓库入库，保管员在这张单上签名确认，然后再将该单交给仓库文员输入电脑ERP系统，输入后仓库出入库数据无人核对，全赖输单员的工作态度。采购在货到后也在这张暂收料入库单上签名，最后到财务，财务对账就对死人。

    问题在哪里？仓库输单与验收是脱节的！

    发现问题后我要求，只要作个小小的改动即可，保管员验收完后马上输单，输完后把该单马上打印出来，保管员核对后在该单上签名，再用这张单往采购、财务传递，暂收料入库单改名为暂收料单作为附件。

    一个月后我再去回访，账实基本相符。

    通过这个事例，上ERP有几个问题很重要：

    一是培训要到位、学习要学会；

    二是ERP系统要完全与业务流程粘贴好，不能有空隙，差之毫厘谬之千里。

    三是一定要选一个有经验又负责任的实施方，这比买软件更重要！要舍得花咨询费，否则就干脆不要上。

    四是一定要认识到上ERP项目是企业内部利益关系的重新调整，任何人不能有小九九，要以大局为重。

    五是疏理工作很重要，不要求急求快，可以考虑分阶段实施，让各岗位人员在思想上和行动上有个转弯和适应的过程。每实施一个阶段就找一下问题，解决了再走下一步，直至所有环节都正常运转。

    4、应收应付三驾马车齐拉，各搞一套，内部对账费时费力，混效不清，让客户和供应商头痛。

    某公司上ERP系统后，由于会计操作还不熟练，加之有些环节没有衔接好，ERP系统拿出来的应收应付款与实际的差距较大，老板认为不可信，就让销售部和采购部文员又重新登记了一套往来帐、登记完之后再与ERP系统对账，还是有差异。老板认为财务和文员都是请来的不可信，于是又安排儿子的舅母娘再分别记一套。要把内部三套账对清楚，一个月时间往往还不够，等到下个月数据又全变了，又再内部先对再与客户和供应商对，真是扯不断理还乱，完完全全是笔糊涂账，我把这个故事讲给大家听，人家说还有这样的公司？谁都不相信。但这的的确确是我们有些民营企业的管理现状！

    后来，我帮他将上ERP系统后存在的问题疏理了一下，找出了ERP系统与业务流程不相粘的地方，老板要查那个客户或者供应商的往来帐ERP系统一下子就能反映出来，而且无差错。

    切记，老板不要乱指挥!更不要不懂装懂。你的一亩三分地让懂行的人种不会比你地主种的差。

    5、送货后如何能够做到顺利收款？不要“赔了夫人又折兵”！

    请看某市某电子有限公司（以下简称A公司）与深圳某实业有限公司（以下简称B公司）供货纠纷一案：

    是合同纠纷还是恶意逃债？

    从2007年5月开始，A公司开始向B公司下订单，生产供应电源板，双方约定交货后月结60天付款。前几个月合作还算正常。

    到2008年2月B公司共交货金额749,105元，A已支付货款278,960元，之后就只是要货却不见支付货款，B提出先支付到期货款，A就找出各种理由往后拖，B就组织人员上门讨要。2008年6月12日，A致信B，说是订购的电源板用于其32#液晶电视的生产，共计6,059套，其中大部分板卡出现严重的质量问题（不开机等），导致其丢失订单蒙受经济损失298,160元,要求B补偿。

    B没有同意，并继续追讨货款。到2008年9月24日，A向B发来索偿函，说由于前述原因，导致其客户取消订单并被索赔，造成重大经济损失及严重信誉损失：直接损失人民币781,540元，B公司应在接函后5天内支付赔偿款，否则追究法律责任。

    2008年10月29日，A公司向某市某区人民法院提出《民事起诉状》，请法院支持其上述诉讼请求。

    B公司在被法院查封财产和冻结银行80万元资金后决定应诉，忙叫会计查资料，找证据。会计找到了与A公司的供货对账单，而对账单只有一张有A公司的财务人员签名，其余的根本没有A公司财务人员签名，更没有盖章；送货单都没有A公司签收，是通过快递公司送过去的，但找不到快递公司的运费发票。只有A公司的订货单和B公司的发货单。B公司法律顾问看了之后说，靠这些证据打这场官司胜算不大。

    B公司老板于是决定去某市当地请一个有名气的律师，找到当地一家规模最大的律师事务所，直接找到它的主任律师，主任律师姓秦，我们称他为秦律师吧，秦律师说你们找我真是找对了，我前两天刚接了湖南某电子元件有限公司（以下简称C公司）相同的案子，从2006年10月31日C公司开始向A公司供应铝电解电容器，合作开始A公司付款还正常，当C公司货款达到409,101.60元未收时，A公司就说C公司的产品用于其电视机生产后电视机不断出现故障，引起客户的投诉和退货，造成巨大经济损失，要求C公司赔偿51万元整。理由和经过与深圳B公司如出一辙。秦律师说这是当地的一家很大的流氓公司。

    是正常诉讼还是助纣为虐？

    据秦律师介绍和B公司调查了解，某市某区人民法院近几年来已受理A公司与各省市不同供应商相同类案件达几十起，法院都是按照A公司的要求，先查封对方的帐户，冻结其资金，然后再慢慢打官司，很多公司就这样被拖垮。

    回深圳后我在网上用百度输入A公司名字就有很多A公司的不良信息。其中有一条是这样的：“广东某电子股份有限公司第三届董事会第三次会议决议及召开二ＯＯ三年度股东大会的公告……三、关于核销坏账损失的报告；根据中国证券监督管理委员会证监会计字[2004]1 号文件“关于进一步提高上市公司财务信息披露质量的通知”中对资产损失核销进行报告的规定，现将报告期核销坏账准备的情况报告如下：……账龄均在3-5 年以上，其中5 年以上的应收账款3,091,846.38 元，主要为某市A公司543,184.41 元、……。造成货款无法收回的主要原因是产品质量问题拒付……。”

    我终于明白：罗马不是一天就建成的！人家就“产品质量问题拒付”一个理由就玩了起码十年以上。而且屡玩不爽！

    我们的财务人员面对这样的“客户”要不要睁大眼睛？

    每月底与客户、供应商对账怎么对？

    要获取什么样的证据？

    对账单与送货单要不要客户回签、盖章？

    客户的签收章、签收人员签名要不要拿来备案？

    老话说得对：害人之心不可有，防人之心不可无！

    反之，如果是你：帐上只有100万流动资金，外面却有1,000万供应商的货款待付？你怎么办？怎么付？
    a、先付谁后付谁？（能拖谁？）
    b、付谁不付谁？（能赖谁？）

    你公司的财务人员能够给你提供这样的信息吗？

    6、面对你的客户拟定好的格式条款订单，你是签还是不签？  订货单、送货单、对账单要做到怎样才能对自己最为有利？

以下是某客户下给某公司的格式化的订单条款，客户说量很大，而且可以长期合作，该公司该不该签？怎样签？

已拟定好的格式化的订单条款：

每批货物必须提供贵司出厂检验报告。

1）、不含有本公司《环境物质管理标准》中禁止使用的物质。

    2）、货品必须符合ROHS标准，凡超出此要求标准值货品，全部无条件退货，生产中属不良品100%退货。

3）、所有货品必须符合我司的品质标准，凡不符合我司标准的货品全部无条件退货：

   （1）、来料不良，在接到我司通知后，两日内来厂处理，不按期处理而造成我司生产不能正常运行，所产生费用由贵司承担。

   （2）、来料不良，贵司在接到我司通知后不能紧急处理，而我司生产急用自行上线加工而产生的加工费用由贵司承担。

    4）、供应商送货单必须注明我司PO单号：物料编码、物料名称、规格、ROHS标记等，凡不照此操作者，我司收货人有权拒收。

    5）、供应商交货可参照此订单交期交货或参照我司采购交货计划执行，如不按期交货，我司将对其进行此订单交易总额的3%扣款。

    6）、如因不能按期交货，而影响我司不能按时交货所产生的一切费用，将由贵司全部承担。

    7）、我司订单须由我厂采购部负责人签名及盖章方生效，供应商在收到订单后24H内必须回签，如不回签，我司将视为接受此订单。

    8）、供应商在物料最小包装须注明：P/O号、物料编码、生产批次、生产日期、包装数量、规格型号及ROHS标识，否则我司有权拒收。

    9）、供应商在本月所交物料在此月5日前提供货品的送货单、对账单、发票到我司财务对账，延期对账视为下月货款。

    当某公司提出修改某些条款时对方客户就会找各种理由搪塞，不要其修改，而某公司往往担心失去订单而迁就对方，你一迁就就为日后货款回收留下隐患或者口实。

    对方拟定好的格式化条款你要不要提出修改？绝对不要你修改的客户你敢做吗？

    反过来：作为一个正常经营的生意人，你给你的供应商下采购订单怎么下？，要不要求对方回签确认？要不要求对方盖章？你有没有碰到订单期限到了你找他要求供货时，对方说我还没有下单生产的情况？等你找其他供应商时已经耽误了你的交期，这时侯你拿他怎么办？