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提单,商业发票,装箱单2009-06-10 11:44

货物在外贸中,基本上就在三点移动:出发地港口、远洋货轮、目的地港口。而代表货物的文件,则尽情折腾转手不碍事。 

这套文件既然代表货物,那可就值钱了:如果货物价值100万,那么这叠纸片就值100万。 

在外贸行业,这叠纸片统称“单证”,通常由下列文件组成: 

1.提货单,简称提单,英文叫Billofload鄄ing,行话“B/L”。因为外贸中以省钱的海运为主,因此提单通常指海运提单。货物交给远洋运输公司后,由运输公司开具提单给发货人,发货人再根据交易情况交给买家,买家据以提货。提单是全套单据中最核心最重要的,因为它直接代表货物的所有权,有法律效力,官话称之为“物权证明”。 

货运公司都有自己样式的提单,但大同小异,一般一式六份,三份正本(打印有ORIGINAL字样)和三份副本(打印有COPY字样)。其中任何一份正本都可以提货,一经提货则另外两份就失效了。因此为避免混乱,在外贸单证转手中,一般都要求“全套提单”FULLSETOFB/L,意思就是三正三副了。 

2.商业发票(CommercialInvoice)。跟咱们国内所说的发票概念完全不同,外贸中的发票,是货物的卖方自己编制的一份单据,上面写明了这批货物的品名、数量、单价、总值、买卖双方等。作用就类似于该批货物的身份介绍信。商业发票一般用英文书写。格式不拘,但必须包含上述内容。 

3.装箱单(PackingList)。与商业发票一类,也是货物的卖方自己编制,主要用于描述货物的包装情况,包括品名、数量(个数或箱数)、重量(净重毛重)、体积、买卖双方等。同样英文写成,格式不拘。 

4.其它说明货物情况的文件,如证明货物品质的检验证书、证明产地的产地证书等。按照国家规定,部分类别的产品出口前要经过强制性检验,由国家进出口商品检验检疫局办理。产地证也由商检局出,因为咱们中国是发展中国家,不少国家对中国制造的东西进行减免税,或反过来进行限制,产地证就是为证明货物“出身地”用的。 

全套单据中,发票、装箱单可以自己写。假如需要转手,中间商也可以自己另写一份代替原来的。提单自然是货运公司出具,检验证、产地证则一般由国家商品检验检疫局出具。 

特别留意一点,上述单据中,只有商业发票透露了货物的价值。而商业发票是可以自行编制更改的。既然外贸实际上是在买卖单据,那么咱们不难领会到其中的重大意义。即便货物再好,单据没弄好也影响生意,甚至搞不好,货给人家了却收不到钱,血本无归。反过来,货物有问题,而单证做得干净漂亮,一样可以交易。 

路人甲:“那么我们弄一堆破烂货再弄一套好单证,岂不赚翻啦?” 

别这样,太邪恶了,纯粹是诈骗犯,在任何地方都会被警察抓的。我们是做正当生意的,不搞这一套。 

了解到外贸凭单证交易的特点,我们就能一通百通,理解后面我们将谈到的外贸诸多环节手续的内情和道理,同时树立起外贸“单证第一”的观念,小心伺候。 

事实上,单证如此重要,以至于外贸行业中专门派生出一个职位叫“单证员”———翻开报纸的招聘栏不难找到这个词。可说真的,单证员不是个好活儿:责任大,耗精力,也没多少钱。只适合于细致耐心又不大爱抛头露面的女孩子。 

外贸单证交易导致的一个有趣现象,就是很多老牌的外贸商人,很可能从未真正见过自己买卖的东西。 
1.客户询盘: 一般在客户下perchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。 
2.报价: 业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma Invoice 给客户做正式报价。 
3.得到订单: 经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order。 Sample Text 
4.下生产订单: 得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。 
5.业务审批: 业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。 
6.下达生产通知: 业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产: 
6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。 
6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。 
6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。 
7. 验货: 7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。 
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。 
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 
8.制备基本文件: 工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。 
9.商检: 如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 
10. 租船订仓: 
10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。 
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。 
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。 
10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。 
11. 安排拖柜: 11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可*,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关: 在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。 
13. 获得运输文件: 13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。 
13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 
14. 准备其他文件: 14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。 
14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。 
14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。 
14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。 
14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。 
15.交单: 15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。 
15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 
15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 
16.业务登记: 每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。 
17.文件存档: 所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 
18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线等信息,为业务员报价提供帮助
  提单[已装船提单][直达提单][联运提单]

提单  BILL OF LADING 提单是指一种用以证明海上运输合同和货物由承运人接管或装船,以及承运人据以保证在目的港交付的单证。 

已装船提单 SHIPPED OR BOARD B/L 指承运人向托运人签发的货物已经装船的提单。 
收货待运提单或待运提单 RECEIVED FOR SHIPPING B/L 指承运人虽已收到货物但尚未装船时签发的提单。 

直达提单 DIRECT B/L 指货物自装货港装船后,中途不经换船直接驶到卸货港卸货而签发的提单。 

联运提单或称转船提单 THROUGH B/L 指承运人在装货港签发的中途得以转船运输而至目的港的提单。 

多式联运提单 MT B/L 指货物由海上、内河、铁路、公路、航空等两种或多种运输方式进行联合运输而签的适用于全程运输的提单。

服装订购合同 ◆ 客检证 

四、租船订舱   本批出口商品系采用集装箱班轮运输,故在落实信用证及备货时,思科公司即向上海各家货运代理公司询价,最终确定委托上海凯通国际货运有限公司(以下简称上海凯通)代为订舱,以便及时履行合同及信用证项下的交货和交单的义务。   
2001年3月9日,服装全部生产、包装完毕,工厂制作装箱单传真给思科公司。思科公司根据工厂报来的装箱单,结合合同及信用证货物明细描述,开列出仓通知单,单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。   
单证储运部门先将出口货物明细单传真上海凯通配船订舱,确认配船和费用后,准备全套报关单据(出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单、输加拿大纺织品出口许可证(海关联))寄到上海凯通用于报关、出运。同时,准备普惠制产地证用于出运后寄客户作进口清关。   
上海凯通在确认配船和费用后,传真送货通知给思科公司,要求思科公司3月16日中午前将货物运至指定仓库。
注意事项:   在FOB条件下,运输公司大多由客户指定。 
八、出口报关   单证部门拿到核销单和输加拿大纺织品出口许可证后,2001年3月13日,将上海凯通报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同、输加拿大纺织品出口许可证用快件寄出。   
3月14日,上海凯通收到思科公司寄来的上述单据。   
3月15日上午,上海凯通收到工厂寄来的商检换证凭单,当天下午即凭此单到上海出入境检验检疫局换取出境货物通关单。   
3月16日上午,思科公司根据上海凯通的送货通知按时将货物送到上海凯通指定的仓库。  根据新的海关报关规定要求:货物的出口报关必须在货物进入港口仓库或集装箱整箱进入堆场后才能进行。由于17、18号是周六、周日,故3月16日下午,上海凯通即向上海海关报关,以免耽误3月20日的船期。   
上海凯通在报关前,先上网向上海海关进行核销单的口岸备案,并如实向海关申报成交方式(CIF),按成交方式申报成交总价、运费等,以后外汇局即根据实际成交方式及成交总价办理收汇核销手续。   
报关时需填写中华人民共和国海关出口货物报关单(白色的报关联和黄色的出口退税联),并随附报关委托书、商业发票、装箱单、出口收汇核销单、出境货物通关单、输加拿大纺织品出口许可证等单证向海关报关,海关依此份报关单验货,并退回已盖章的核销单和两份报关单。报关通过后,上海凯通安排集装箱拖货至船公司指定的码头。
注意事项:   1.未进行口岸备案的核销单不能用于出口报关,对已备案成功的核销单,还可变更备案。   2.报关时必须要“出口收汇核销单”,否则海关不予受理。货物出境后,海关在核销单上加盖“放行章”或“验讫章”,并随同加盖海关“验讫章”的一份带有海关编号的白色报关单、一份黄色的报关单出口退税联一同返还口岸代理上海凯通(从上海海关退回一般需1个月左右),最后口岸代理上海凯通寄给思科公司用于向外汇管理部门核销。   3.纺织品出口许可证是政府机关批准配额纺织品出口的证明文件,其作用是出口商凭此办理出口报关和进口商凭此申领进口许可证并办理进口报关手续。因此,出口加拿大的纺织品在报关时必须要附加拿大纺织品出口许可证,否则海关不予受理。 
◆ 报关委托书 ◆ 出口货物报关单 ◆ 出口收汇核销单 ◆ 商业发票 ◆ 装箱单 ◆ 外销合同 ◆ 输加拿大纺织品出口许可证 ◆ 商检换证凭单 ◆ 出境货物通关单 ◆ 送货通知