郓城煤矿:如何做好办公室工作

来源:百度文库 编辑:九乡新闻网 时间:2024/03/29 21:23:31

如何做好办公室工作,可以说是个老生常谈的问题。办公室工作的确不好干,有人戏称:“是人做不好办公室工作,做好办公室工作不是人”,也有人形容办公室工作得“像牛一样干活,像狗一样看家,像兔子一样奔跑,像王八一样憋气”。本人分别在不同的单位从事办公室工作多年,对如何做好办公室工作也有一些微薄之见。

办公室是一个单位的综合办事机构,处在承上启下、联系内外、沟通左右的枢纽地位。办公室工作的好与坏,体现着一个单位的工作水平和整体素质。做好办公室工作,应该把握好以下几个方面。

一、突出重点,分清主次

办公室工作千头万绪,纷繁复杂。做好办公室工作,必须分清哪些工作是重要的,哪些工作是次要的,哪些工作需认真完成,哪些工作可以应付了事,哪些工作需及时办理,哪些工作可以稍后再办。抓住主要矛盾,解决关键问题。如果分不清轻重缓急,胡子眉毛一把抓,往往会陷入事务堆中难以自拨,搞得越忙越乱,越辛苦越被动。那么,什么是主要矛盾,什么是工作重点?领导关注的热点就是重点,推进工作的难点就是重点。当然,重点也往往因时因地而异,一个阶段有一个阶段的重点,一项工作又有一项工作的重点环节。在具体操作中,要学会准确捕捉、冷静思索、科学把握。在重大决策前,掌握实情,大胆谏言就是重点;在贯彻落实中,积极协调,真督实查就是重点;在落实后,认真总结,掌握规律,及时反馈就是重点。抓住了重点,分清了主次,就能在纷繁复杂的工作中理出头绪,从容应付,争取工作的主动权。

二、着眼全局,当好参谋

办公室是形象部门,是服务窗口,考虑问题和处理问题都要着眼于全局,不能只局限于某一部门或者某一小范围,实现某一小团体的利益,牺牲单位的整体利益。所以对单位作出的决定,领导集体作出的决策,必须带头认真贯彻执行。一切工作的出发点和落脚点都要放在全局、大局意识的高度,才能正确处理好各方面的关系,搞好服务,当好参谋。要随时掌握单位的整个工作状况、外部环境、目标任务,想领导之所想、想领导之应想、想领导之未想。对单位的工作任务和面对的问题进行认真研究、合理分析、科学推理,积极为领导决策想办法、出主意,帮助领导制定正确的决策。着眼全局,当好参谋,一是要有政治敏锐性。能够见一叶而知秋,发现别人容易忽略的重要环节;二要熟悉情况。眼观六路,耳听八方,知领导所未必知,准确提供决策依据;三要及时反馈。对决策的贯彻落实情况实行动态反映,提供有价值的信息,为领导决策后的调控提供服务;四要有力督办,保证工作的快速推进,维护决策的权威性。

三、积极协调,促进和谐

组织协调是办公室的一项重要职能,任何一个单位都不可能孤立地存在,做好协调工作,使单位有一个和谐的内外部环境,对于完成单位既定的目标任务显得尤为重要。协调包括对上协调、平级协调、对下协调和横向协调。对上协调要在创新上下功夫。善于把上情和下情结合起来,从全局着眼,围绕中心工作,立足自身实际,突破思维定向,多方面、多视角、多层次协调和组织方方面面的力量,创造性地执行上级的决策,努力协调出创新之举。平级协调要在落实上下功夫。要全面、完整、准确地理解和把握领导的意图,协调中围绕领导意图不折不扣地贯彻执行;要注重务实、重在落实,按照工作分工和内容,整合方方面面的力量,促进工作的落实和问题的解决。对下协调要在关爱上下功夫。要强化为民办事意识,做到深入基层、了解基层、关心基层、关爱基层,想群众之所想、急群众之所急、解群众之所难,做联系群众的桥梁和纽带,做基层和群众的知心人、热心人、贴心人。横向协调要在沟通上下功夫。要围绕食品药品监管中心工作,主动协调好同当地党委、政府的关系,争取工作上的关心、支持,协调好与食品安全成员单位的关系,形成齐抓共管的局面;要围绕树立单位良好形象,协调好纪检监察、宣传、新闻媒体等部门的关系,宣传好食品药品监管工作,提升食药监部门形象。

四、注重细节,避免失误

一位现代学者这样说:“细节决定成败”。做好办公室工作,尤其要注重细节。办公室工作多、乱、杂,稍有不慎,就会出现纰漏或闪失。如撰写一份材料、办理一个文件、编写一条信息、组织一次接待、办理一个会议、接听一个电话、书写一条标语等等,都得细心,都得注重细节,若粗心大意,失误在所难免。做好办公室工作,应该具备“四心”:一是责任心。办公室的另一个名称叫“不管部”,意思是说单位内没人愿意做没人愿意管的事情,就该由办公室去做去管。所以,办公室应随时发现单位应该做而没人做的事情,并把它做好。不要认为这些事情不属于办公室的职能职责,就袖手旁观。二是细心。细心观察、细心思考、细心谋划,以高度负责的精神做好每一项工作,高标准、严要求地处理好每一件事情。三是耐心。办公室许多工作往往都是“重复着昨天的故事”,让人觉得平谈无味。即便是重复,也得耐心细致地去做,去完成。四是平常心。办公室总有那么多干不完的事情,要有一颗平常心,要有奉献精神,学会忙中偷“闲”,自享甘甜,守得住清贫,耐得住寂寞。

五、善于学习,精通业务

办公室工作做得好与坏,取决于办公室人员素质的高低、能力的强弱。办公室工作的内容很多,应用的知识也很广博。比如:文秘工作就是办公室的一项基础性工作,靠的是文字功底,但非一朝一夕之能事。只有不断地学习、不断地练习,在学习中实践,在实践中学习,完善自己、锤炼自己,才能做实做好。办公室工作还涉及到党和国家方针、政策的贯彻,涉及到国家法律、法规、规章、制度的执行。所以,办公室人员不但要具备较好的政策水平,还要精通法律、法规知识,才能更好地适应办公室工作需要,完成上级下达和单位领导安排的各项工作。办公室人员要善于学习、勤于学习、不断学习,做到:一是知识面要宽。办公室工作对象是面而不是线,是块而不是条。因此,不仅要熟知政治、经济和各项政策,有较高的理论修养;还应了解业务、管理、法律、文学等等,有强烈的求知欲。工作常用的知识不仅要了解,还要熟知精通,能指导实践。二是知识内容要新。要跟上时代步伐,跟上工作节奏,创新方式方法,就必须坚持先学一步,深学一层,善于汲取新的营养。三是知识学习要深。就是知其然,还要知其所以然。对各方面的知识,虽不能象专家那样深有造诣,但也应对其内涵、实质有较深、较细致的了解和掌握,尤其是对自己工作密切相关的某些知识领域,不能一知半解、不求甚解、浅尝辄止