透明的吸管还是黑色:工作中的拒絕藝術

来源:百度文库 编辑:九乡新闻网 时间:2024/03/29 05:04:20

工作中的拒藝術

人在職場,總要面對同事、客戶與主管的許多要求。有時礙於公司規定或是工作負荷,必須拒絕那些不合理的要求。但是,習慣於中庸之道的中國人,在拒絕別人時很容易發生一些心理障礙,這是傳統觀念根深蒂固的影響,同時,也與當今社會中的某些從眾心理有關。不敢和不善於拒絕別人的人,在實際的工作和生活中,往往就得戴著“假面具”生活,活得很累,而又丟失了自我,但又因為難於擺脫這種“無力拒絕症”,而自責、自卑。

其實,學會拒絕的藝術並不難,我們先來對日常工作中“不合理的現象”進行歸類,通過列舉真實的情景案例,進而對案例背後的真正原因進行分析,然後給出客觀實用的解決方案。

不合理現象之一:上級對下級有問必答

傳統的管理觀念是上司一定要比下屬有能力,所以,很多管理者生怕下屬認為自己能力低、不稱職,因此事無巨細儘量滿足下屬的請求,從而求得下屬的依賴,殊不知,結果往往是適得其反。請看下面這個被管理界引用多年的經典案例。

經典案例

你有沒有遇到過以下的情形:你的一位下屬在公司辦公室的走廊與你不期而遇,下屬忙停下腳步:“哎呀,老闆,好不容易碰上你了。有一個問題,我一直想向你請示一下該怎麼辦。”

接下來,他如此這般將問題彙報一番。儘管你有事在身,但還是不太好意思讓這急切想把事情辦好的下屬失望。你非常認真地聽著,可實際上你也是心急如焚,因為你也有很重要的事務要處……

幾分鐘後,你看了看手錶:“噢,不好意思,我現在正有急事處理。這個問題,看來我一時半會兒答復不了你。這樣吧!讓我考慮一下,過兩天再給你回復好不好?”你趕忙離開,不知不覺中也背上了一個重重的心理包袱。

兩天后,下屬如約打來電話:“老闆,前兩天向你請示的問題,你看我該怎麼辦?”忙亂中,你想了一下,才記起他講的是哪一件事。“哦,實在不好意思。這兩天我特別忙,還沒有顧得上考慮這個問題,你再過幾天來看看,好嗎?”“沒有問題,沒有問題。”下屬非常能體諒你。

一周之後,你又接到他的電話。不等他開口,你已經感到十分歉意,並再一次請求下屬“寬限”幾日……此刻,你似乎有些焦頭爛額,因為現在你的內心已滿是內疚,你不知不覺已成為問題的真正中心……

應對策略

不要“問答題”,只要“選擇題”。實際上,我們只需要把前面的案例改一下:有一天,你的一位下屬在公司辦公室的走廊裏與你不期而遇,下屬忙停下腳步:“哎呀,老闆,好不容易終於碰上你了。有一個問題,我一直想向你請示該怎麼辦。”接下來,他如此這般將問題彙報一番……

你一直在認真傾聽,並不時點頭,幾分鐘後,你對他說這是一個非常不錯的問題,很想先聽聽他的意見,並問:“你覺得該怎麼辦?”

“老闆,我就是因為想不出辦法,才不得不向你求援的呀。”

“不會吧,你一定能找到更好的方法,”你看了看手錶,“這樣吧,這件事我一時半會兒也拿不出更好的主意,我現在正好有急事,不如這樣,明天下午四點後我有一點點空,到時你先拿幾個解決方案來一起討論討論。”

告別前,你還沒有忘記補充一句:“你不是剛剛受過‘腦力激盪’訓練嗎?實在想不出,找幾個搭檔來一次‘腦力激盪’,明天我等你們的解決方案。”

第二天,下屬如約前來。從他的表情看得出,他似乎胸有成竹:“老闆,按照你的指點,我們已有了5個覺得都還可以的方案,只是不知道哪一個更好,現在就是請您拍板了。”

即使你一眼就已看出哪一個更好,此時不要急著幫他作決定。否則,以後他對你依然會有依賴的習慣,或者萬一事情沒辦好,他一定還是會說:“老闆,這不能怪我,我都是按照你的意見去辦的。”

所以,懇請那些對下屬有問必答的領導們記住以下準則:

一、該下屬作決定的事,一定要讓他們自己學著作決定。

二、作決定意味著為自己的決定負責任。不想作決定,常常是潛意識裏他不想承擔作決定的責任。

三、下屬不思考問題,不習慣作決定的根源一般有幾個:其一是有“託付思想”,自己不想承擔責

    任,依賴上司或別人。這樣的下屬不堪大用;其二是,上司習慣代替下屬作決定,或喜歡享受

    別人聽命於自己的成就感,這樣的上司以及他所帶領的團隊難以勝任複雜的任務。

四、讓下屬自己想辦法,作決定,就是訓練下屬獨立思考問題的能力,和勇於承擔責任的行事風格。

    但關於這一點,與上司不敢承擔責任,任由“集體”來承擔責任,以便自己到時好藉口於“下

    屬辦事不力”而推卸責任的“官僚”作風有本質差異。

可見,讓下屬作決定,意味著你已授權給下屬作決定。也就是說,作為上司無論如何你最終也還是無可爭辯地要為結果承擔全部責任。以上做法的好處不言而喻:

一、打斷了下屬負面的“依賴”神經鏈;

二、訓練了下屬分析問題、全面思考問題的能力;

三、讓下屬產生自信心與成就感。因為這樣,他會覺得自己居然也有解決複雜問題的能力。越來越

    有能力的下屬能越來越勝任更重要的任務。

四、會激發下屬的行動力。因為人們往往願為自己的決定而全力以赴,並願意為它承擔責任。

五、你將因此不必再事必躬親,相反你得到了更多的時間和精力來完成更加重要的工作。

總之,下屬總是喜歡問你“問答題”,而我們這些做領導的,則要想方設法讓下屬拿來“選擇題”。這就是李嘉誠常說的:“當你提出困難時,請你提出解決方法,然後告訴我哪一個解決方法最好……”

 

不合理現象之二:同事之間界限不清

作為管理者,不但要清楚自己作為一名從業者的“職責界線”,更要清楚自己作為一個正常人的“心理底線”。

情景案例

某公司的兩個車間主任爭吵不休:甲說乙應將模具送給他,乙說甲應自己來取。最後鬧到總經理那裏。究其原因,甲說:“在我擔任車間主任以前,送模具的工作是由兩個車間輪流來做的,我新上任車間主任以後,乙說他的車間的工作繁忙,需要我的車間多擔待一點,出於對老主任的尊敬,我沒說二話。可是半年過去了,這個工作不知不覺,完全變成了我們車間的事兒,我的下屬都跟我抱怨,我沒辦法才去找乙理論,可是他卻說這本來就是你們的工作……”

病理分析:

有些人在拒絕對方時,因感到不好意思而不敢據實言明,致使對方摸不清自己的意思,而產生許多不必要的誤會。比如,當你語意曖昧地回答別人:“這件事似乎很難做得到吧!”這是拒絕的意思,然而卻可能被認為你同意了,如果你沒有做到,反而會被埋怨你沒有信守承諾。

所以,大膽地說出“不”字,是相當重要卻又不太容易的課題。當然,在實際的工作和生活中,有人喜歡你直截了當地告訴他拒絕的理由;有人則需要以含蓄委婉的方法拒絕,具體的做法,還需根據實際情況區別對待……

解決方案

如何拒絕他人?在什麼情況下可以拒絕別人?怎樣做才能使自己不做違心的事,而又不影響友誼呢?“拒絕”的確是人際交往中的一個至關重要的處世行為藝術。以下是三種如何說“不”的技巧:

第一,直接分析法。直接向對方陳述拒絕對方的客觀理由,包括自己的狀況不允許、社會條件限制

      等。通常這些狀況是對方也能認同的,因此較能理解你的苦衷,自然會自動放棄說服你,並

      覺得你拒絕得不無道理。

第二,巧妙轉移法。不好正面拒絕時,只好採取迂回的戰術,轉移話題也好,另有理由也好,主要

      是利用語氣的轉折——溫和而堅持——絕不會答應,但也不致撕破臉。比如,先向對方表示

      同情,或給予讚美,然後再提出理由,加以拒絕。由於先前對方在心理上已因為你的同情使

      兩人的距離拉近,所以對於你的拒絕也較能以“感同身受”的態度來接受。

第三,不用開口法。有時開口拒絕對方也不是件容易的事,往往在心中演練了很多次該怎麼說,一

      旦面對對方又下不了決心,總是無法啟齒。這個時候,肢體語言就派上用場了。一般而言,

      搖頭代表否定,別人一看你搖頭,就會明白你的意思,之後你就不用再多說了,面對推銷員

      時,這是最好的方法。另外,微笑中斷也是一種掩體的暗示,當面對笑容的談話,突然中斷

      笑容,便暗示著無法認同和拒絕。類似的肢體語言包括,採取身體傾斜的姿勢,目光遊移不

      定、頻頻看表,心不在焉……

 

不合理現象之三:下級對上級有求必應

由於中國人傳統的官本位思想以及潛意識中對權力的莫名敬畏,使得大多數做下級的人對於來自於上級的指令惟命是從。

病理分析:

病因1:聽領導的安排,沒錯!

對於下級來說,想做個有求必應的好好先生或好好小姐並不容易,上級的要求永無止境,往往是合理的、悖理的並存,如果你一直不好意思當面說“不”,總是輕易承諾了自己無法履行的職責,將會帶給自己更大的困擾和溝通上的困難。其實拒絕上司只是一個表面現象,更重要的是,你要讓上司瞭解你的真實狀況,如果你不能把自己的真實情況有效地傳遞給上司,就會出現以下境況:

一、當你的上級看到你有一絲猶豫或異議的時候就會隨心所欲。

二、你在分派給你的分內工作之外的任務中都表現出色。雖然這在某些情況中是好事,但沒有人的

    精神和體力是取之不盡、用之不竭的。

三、多數人把你在處理某些艱難險阻時所表現出的“我能行”的態度當成了“我凡事皆行”。

病因2:我是領導,誰敢不聽?

對於上級來說,更應該自省。上級總是容不得下屬說“不”,甚至到了聽“不”必怒的地步,那就會很危險。

俗話說:上之所好,下必甚焉。下屬不敢說“不”,領導也要好好地檢討一下自己。

應對策略:

拒絕接受不善體諒他人而又十分苛刻的上司的要求,通常都被視為極度艱難甚至不可能的事。但是,有些老練的管理者卻深諳回拒方法:經常將來自上司的原已過多的工作,按輕重緩急編排辦事優先次序表,當上司再提出額外的工作要求時,即展示該優先次序表,令他決定最新的工作要求在該優先次序表中的恰當位置。這種做法具有三個好處:

第一,讓上司做主裁決,表示對上司的尊重;

第二,行事優先次序表既已排滿,則任何額外的工作要求都可能令原有的一部分工作要求無法按原

      定計劃完成,因此除非新的工作要求具有高度重要性,否則上司將不得不撤銷它或找他人代

      理。就算新的工作要求具有高度重要性,上司也將不得不撤銷或延緩一部分原已指派的工

      作,以使新的工作要求能被辦理;

第三,下屬若採取這種拒絕方式,將可避免上司誤以為他在推卸責任。因此,這是一種極為有效的

      拒絕方式。

正如喜劇大師卓別林所說的:“學會說‘不’吧!那你的生活將會美好得多……”,學會說“不”的好處很多:

·你擁有了自己空閒的時間、這對於超負荷工作的你來說尤為關鍵。

·你可以專注於自己覺得真正重要和有興致的項目。

·其他人也會學到如何完成一些他們想讓你做的任務。這將為每人提高效率創造了辦公環境。

·你減少了別人下次以同樣理由麻煩你的機會。

·最最重要的是,你顯示出了你是一個有“自我選擇權利”的獨立的人,這樣你就不會被逆來

  順受地對待。