赵丽颖的双眼皮:Access概述

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本章介绍数据库软件Access。了解数据库基本概念；掌握表、关系概念；掌握表的创建和表间关系的建立；掌握查询和报表操作。
数据库知识实训 Access数据库设计
Access基本操作实训 查询和报表
查询与报表
Access的管理
本节
教学目的
了解Access和工作界面；掌握Access基本操作
重点
掌握Access基本操作
难点
教学方法
讲授；实训
实训

思考
在学生管理系统中，有姓名、学号、性别、年龄、班级、联系电话等字段，用什么为主键最好？
怎样让方格中的数据全部显示出来？
怎样让表中的一些列总是显示出来？
怎样在表中隐藏列？
怎样在数据表中输入图片、声音和影像？
课件
数据库知识
Access基本操作
通过向导建立数据库
建立数据库
建立表
表的操作
access数据库知识—上（FLASH）
access数据库知识—下（FLASH）
相关贴士
 
Access概述
Access是办公软件系统Office 中的一个重要组件，它是一个功能强大且简单易用的关系型数据库管理系统。
Access 2003的特点
Access 2003除了具备建数据库、管理表、建立表间关系等一般关系数据库管理系统所共有的功能之外，还拥有很多适合现代数据管理任务的独特功能。易于管理的文件型数据库系统 使用Access创建的数据库系统是封装在一个单独的文件中的，即一个Access数据库系统中的各种成分（包括数据表、查询、窗体、报表、宏和模块）都存储在一个文件中，这样有利于整个数据库系统的迁移和维护等工作。
广泛地支持各种数据类型 除了基本数据类型外，Access 2003还支持OLE（Object Linking and Embedding）数据和XML（Extensible Markup Language）数据，从而大大地提高了可管理的数据的类型。
方便快捷的图形化工具和向导 Access 2003采用了与整个Office 2003统一的用户界面，并提供了许多图形化的工具和向导，从而使用户不用编写代码便可以轻松地创建并管理数据库系统。
提供了大量的内置函数与宏 Access 2003提供了大量的内置函数与宏，从而使数据库开发人员、甚至是不懂编程语言的开发人员都可以快速地以一种无代码的方式实现各种复杂的数据操作与管理任务。
增强的网络功能 Access 2003提供了创建数据访问页的功能。这是一种可以发布到网络上的Web页面，用户通过数据访问页可以直接查询和处理数据库中的数据。
Access 2003的操作环境
启动Access 2003
◇【开始】/【所有程序】/【Microsoft Office】/【Microsoft Office Access 2003】命令。
◇双击桌面上的快捷方式图标 。
◇ 通过【我的电脑】或【资源管理器】窗口找到Access 2003应用程序后，双击应用程序的图标。
Access 2003的界面
启动Access 2003以后可以看到如图所示的用户界面。

◇标题栏。Access 2003主窗口的最上面是标题栏，显示当前数据库的名称。
◇菜单栏。菜单栏包括了该软件的绝大部分命令。菜单栏右边有一个文本框，在其中键入需要寻求帮助的问题，然后按Enter键，便可以获取相关的帮助信息。
◇工具栏。工具栏以图标的形式提供了执行Access 2003中常用命令的快捷操作方式。 ◇任务窗格。任务窗格提供了Access 2003的常用任务，以方便用户的操作。Access2003启动时自动显示【开始工作】任务窗格，根据当前执行任务的不同，任务窗格会自动随之变化。
◇工作区。工作区是Access 2003用来打开和编辑数据库文件的区域。Access 2003一次只能在工作区中打开一个数据文件，工作区中打开的数据库文件的窗口叫做数据库窗口。数据库窗口是Access的命令中心，在这里可以创建和使用Access数据库或Access项目中的任何对象。
◇状态栏。主窗口的最下啊是状态栏，它显示当前数据库的工作状态等信息。
打开Access数据库
在Access 2003中，可以通过【文件】/【打开】命令打开一个已有的Access数据库文件。数据库文件被打开后，Access 2003的【工作区】中会出现一个【数据库窗口】，用于显示打开的数据库的内容。
退出Access 2003
◇单击【文件】/【退出】命令。
◇单击Access窗口右上角的关闭按钮。
◇双击Access窗口左上角的系统控制按钮。
◇按ALT+F4组合键。
Access数据库的结构
◇一个完整的Access数据库是由7种数据库对象组成的，分别是“表” “查询” “窗体” “报表” “页” “宏”和“模块”。
◇这些数据库对象可以在【数据库窗口】中查看和编辑。
◇最简单的Access数据库可以只包含“表”这一种数据库对象。

下面分别介绍这些数据库对象的功能。
表 一个Access数据库中可以存储多张表，表之间还可以建立关系，以便把不同表中的数据联系起来。
查询 查询是Access数据库中的一种重要的对象，它是一种虚拟表，即不会用来存储数据，而是按照一定的条件或准则从一个或从个数据表中映射出的虚拟视图。查询对象为用户更方便地查看、分析和更改数据库中的数据提供了一种直观的视图。单击【数据库窗口】左边的【查询】按钮，便可以看到这个数据库中所包含的查询。
窗体 窗体为用户查看和编辑数据库中的数据提供了一种友好的交互式界面。在Access 2003中，用户可以使用各种图形化的工具和向导快速地制作出用来显示和操作数据的窗体。单击【数据库窗口】中的【窗体】按钮，可以查看这个数据库中包含的窗体。双击某个窗体的名称。
报表 报表为打印输出数据库中的数据或数据的处理结果提供了一种便捷的方式。用户可以将一个或多个表和查询中的数据以一定的格式制作成报表，还可以将数据处理的结果或各种图表插入到报表中。单击【数据库窗口】左边的【报表】按钮，可以查看到当前数据库中的报表。
数据访问页 数据访问页是Access 2003中唯一一个独立于Access数据库文件之外的对象。用户可以直接打开数据访问页，并通过它对数据库中的数据进行各种操作。单击【数据库窗口】左边的【页】按钮，可以查看该数据库中的数据访问页。
宏 宏是一种为实现较复杂的功能而建立的可定制的对象，它实际上是一些列操作的集合，其中每个操作都能实现特定的功能。例如，打开窗体、生成报表、保存修改等。单击【数据库窗口】左边的【宏】按钮，可以看到这个数据中所包含的宏，每一个宏都是一项功能，双击即可执行。一般情况下，由窗体对象为宏提供输入和输出界面。
模块 模块是Access数据库中最复杂也是功能最强大的一种对象。在Access 2003中，使用其内置的Visual Basic for Application来建立和编辑模块对象，一个模块对象一般是一组相关功能的集合。单击【数据库窗口】左边的【模块】按钮，可以查看到当前数据库所包含的模块。和宏类似，模块也是一种在后台执行的功能，没有界面。双击其中的某个模块，可以打开VBA集成开发环境对其进行编辑。
简言之，“表”用来存储数据；“查询”用来查找数据；用户通过“窗体”、“报表”、“页面”获取数据；“宏”和“模块”则用来实现数据的自动操作。
窗口左侧包含两个方面的内容，上面是[对象]，下面是[组]。[对象]下分类列出了Access数据库中的所有对象，比如说用鼠标点一下[表]，窗口右边就会列出本数据库中已经创建的所有表。而[组]则提供了另一种管理对象的方法：我们可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组，不同类别的对象也可以归到同一组中。比如说我们通讯簿数据库，其中的通讯簿表和通讯簿窗体就可以归为一组。在数据库中的对象很多的时候，用分组的方法可以更方便地管理各种对象。
那具体怎样管理对象呢？ 比如说我们想建立一个新的表，就需要将鼠标移动到[对象]下面的[表]这个选项上，单击左键，[表]这个选项就会凹下去，这时再将鼠标移动到[新建]按钮上，单击鼠标左键就可以新建一个表了。
创建Access数据库
在Access 2003中，创建数据库就像创建Word文档一样简单，因为它提供了完全图形化的用户界面和丰富的向导。
使用向导创建数据库“数据库向导”就是Access为了方便的建立数据库而设计的向导类型的程序，它可以大大提高工作效率。通过这个向导，我们只要回答几个问题就可以轻松的获得一个数据库。
在使用数据库向导建立数据库之前，必须选择需要建立的数据库类型。因为不同类型的数据库有不同的数据库向导，要是选错了向导，那我们的工作可就白费了。
[常用]工具栏/[新建]按钮/[新建文件]窗格/[模板]类/[本机上的模板]。

自建数据库：例如，我们使用Access 2003创建一个名为“学生信息管理系统”的数据库。
① 启动Access 2003。
② 单击【文件】/【新建】命令。【任务窗格】会切换到【新建文件】任务状态。
③ 【新建文件】任务窗格中单击【空数据库】命令，打开【文件新建数据库】对话框。
④ 在【文件新建数据库】对话框中，指定数据库文件的存储位置，并在文件名文本框中输入数据库文件的文件名“学生信息管理系统”，然后单击【创建】按钮。这样，Access 2003便在指定的位置创建了一个名为“学生信息管理系统”的空数据库文件。
⑤ 数据库创建成功之后，Access 2003会自动打开这一数据库的【数据库】窗口，接下来便可以使用这个【数据库】窗口向该数据库中添加表、查询、窗体、报表等数据库对象。

表的创建与使用
◇Access数据库系统中，表是用于存储数据库的对象，它是建立整个数据库系统的基础。
◇一个Access数据库系统可以包含多张表，每一张表都存储一组相对独立而完整的信息。
◇表之间可以建立关系，以便于构造出一个相互关联的整体架构。
“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存储数据，二是这些数据在表中都有很规则的行列位置。Access中的“表”和平常见的很多纸上的表格很像。
表的结构
Access中的表是一种标准的二维表，即由行和列组成。

◇在Access数据库系统的表中，行被称为“记录”，列被称为“字段”。
◇每条记录都描述一个独立而完整的信息，记录与记录间是并列的关系，没有先后次序。
◇字段用来描述记录的属性，字段与字段之间也是并列的关系。
◇可以唯一标识一条记录的字段或字段的组合可以被指定为“主键”。
◇在Access数据库系统中，首先要建立表结构，然后再向建好结构的表中存储数据。
◇所谓建立表结构，就是要确定这个表要存储哪种信息，然后根据要存储的信息的属性设计表中要包含的字段。
◇对于字段的设计，包括定义一个唯一的字段名、指定字段的数据类型以及设计字段的属性。字段的数据类型用于进一步的限制。
◇建立好的表，其结构是确定的，可以以记录的形式向其中添加数据。
数据类型
数据类型
用法
说明
大小
文本
记录一些描述的属性
姓名、地址、计量单位以及电话号码等无需参与运算的数据
最多255字节
备注
长的文字描述
最多65535个字节
数字
数值数据
分为字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数几种
日期/时间
日期与时间值
8个字节
货币
货币数据，使用4位精确的小数位存储
8个字节
自动编号
向表中添加一条新记录时，这种数据类型会自动为每条记录存储一个唯一的编号，并且字段值不能更改。
可以产生三种编号：顺序号、随机号和同步复制ID。自动编号字段往往设置为主键
4个字节（同步复制ID为16个字节）
是/否
适宜记录只具有是或否逻辑值的资料
文件是否有效、项目是否完成等
1位
OLE对象
链接或嵌入的对象
Microsoft Word文档、图形、声音或其他二进制数据
最多可为1G字节
超链接
用作超链接地址的文本，超链接可由4部分组成，显示的文本、地址、页内的地址和屏幕提示
网址、邮件地址、说明文件WEB页位置等
最多2048个字符
如果把“备注”类型换成“文本”类型，则无法保存下全部的数据信息，把“文本”类型的数据存放在“备注”类型中，又势必造成很大的浪费。在Access中，不同的数据类型分配不同大小的数据空间，而每种数据类型的大小却是固定的。
不同类型的数据在使用时有差别，比如两个值“1234”和“2345”，在“数字”类型中是数字，在“文本”类型中就是文本了。如果将这两个值相加求和，那么用数字类型计算出来的结果是“3579”，而用文本类型相加的结果则是将两个数据联在一起成为“12342345”，可见它们的差别还是很大的。
建立表结构
在Access 2003中有很多种建立表结构的方法，比如使用向导建立，或使用设计视图手动建立。前者提供了一种快速建立表结构的方法，而后者的可定制性则更强。
① 双击【数据库】窗口中的【使用设计器创建表】图标打开一张新表的设计视图。表的设计视图分为上下两部分。上半部分用于设计表中字段的字段名、字段的数据类型和字段的说明。字段的说明是便于数据库管理员了解字段含义的说明性文字，不会对数据库的建立和运行有任何的影响。下半部分用于设置当前字段的属性。
② 根据预先对表的设计，在设计视图的上半部分中填入字段，并分别设置其数据类型。

③ 设计好字段的数据类型后，还要进一步设置字段的属性，以便让表的结构和功能更加的完善。对字段属性的设置可以在设计视图下半部分的【常规】和【查阅】两个选项卡里完成。对于不同的数据类型，拥有不同的属性设置，比如对于文本类型而言，“字段大小”属性用于设置文本类型字段可以包含的字符数，而对于数字类型而言，“字段大小”属性则是用于指定具体的数字类型是整型还是浮点型。下表对常用的字段属性作了简单的说明。
字段属性
说明
字段大小
指定文本类型字段能够存储的字符数，或指定数字类型和自动编号类型的具体数值类型，如整型或长整型
格式
指定数据显示或打印的格式
小数位数
指定数字类型或货币类型最多支持的小数位数，只影响显示的小数位数，不影响所保存的小数位数
输入法模式
对于主要存储汉字数据的字段，可将其输入法模式设置为“输入法开启”，这样当要在该字段中输入数据时，输入法状态会自动切换到汉字状态
输入掩码
指定输入数据时的格式，以减少差错，可用“输入掩码向导”来编辑输入掩码
标题
指定在数据表视图或窗体中显示该字段时所用的标题，为字段指定标题有利于指明字段的含义
默认值
指定在添加新记录时，如果不输入任何数据，该字段会被自动填充的一个值
有效性规则
用于限制输入数据的表达式，例如“<=100“、“Like？#”等。可用表达式生成器来创建有效性规则表达式
有效性文本
设置在数据不符合有效性规则时所显示的出错提示信息
必填字段
指定该字段是否必须输入数据
允许空字符串
用于文本类型的字段，设置是否允许输入空字符，即不输入任何字符
索引
设置该字段是否进行索引以及索引的方式。索引可加快数据的查询和排序的速度，但也会使表的更新速度变慢
智能标记
设置显示智能标记
显示控件
确定字段在窗体中对应的显示控件
④ 在表的设计中，除了定义字段之外，指定主键也是很重要的一步。主键是用于唯一地标识一条记录的字段，它可以是一个字段，也可以是几个字段的组合。虽然在Access中，可以创建不包含主键的表，但由于设置了主键的表有利于搜索数据和建立关系，所以应该尽可能地为每个表建立一个合适的主键。单击“编号”字段左边的，便会选中这一字段（如果想选中多个字段，可以按住Ctrl键，再单击想要选中的字段），然后单击【编辑】/【 键】命令，即可将该字段设置为主键。设置为主键的字段左边会出现一个图标。如果想取消某一字段的主键设置，可以先选中该字段，然后再次单击【编辑】/【主键】命令。
⑤ 设计完成一个表结构以后，应该将其保存。单击【文件】/【保存】命令，在弹出的【另存为】对话框中输入表名，然后单击【确定】按钮即可。
输入数据
建立了表结构后，便可以向该表中输入要存储的数据了。在Access数据库的表中输入数据就像在Excel表中输入数据一样简单。事实上，我们不但可以向已建立好表结构的表中输入数据，还可以通过直接输入数据的方法自动创建表。
例如，通过直接输入数据的方法在上例数据库中建立一张“班主任名单”表。
① 双击【数据库】窗口中的【通过输入数据创建表】图标打开一张新表的数据表图。
② 数据表视图的使用非常简单，每一行代表一条记录，每一列代表一个字段。只需按照这种格式直接将数据输入到表格中即可。双击字段的名称可以对其进行修改。

③ 单击【文件】/【保存】命令，产在弹出的【另存为】对话框输入表名，然后单击【确定】按钮。这时，系统会弹出对话框询问是否自动为该表建立主键，单击【是】，表中将自动增加一列自动编号数据，并指定为主键。
记录的跳转
窗口左下角的几个按钮及其中间的文本框都是用来控制表中当前操作的记录。“>”按钮表示移动到下一条记录，“<”按钮表示移动到上一条记录，“>|”按钮表示跳到最后一条记录，“|<”按钮则表示跳到第一条记录，而“>*”按钮表示在这个表中新插入一个记录。这样只要单击这些按钮就可以进行相应的记录跳转了。单击按钮的时候，在“>”和“<”按钮之间的文本框中的数字有变化，它列出了当前记录在表中的行数，而且框里的数字还可以直接修改。把鼠标移动到文本框上，单击鼠标左键，就可以用键盘上的“Delete”键删去原来的数字，输入新的数字，按“回车键”就可以直接跳转到相应的记录上去了。比如输入“6”并按“回车键”，就会跳转到表中第六行的记录上。在表中，只能对当前的记录进行删除、修改等操作。当需要对表中的另一条记录中的值进行编辑的时候，首先要将当前的记录转换到那条记录上去。
主键
在数据库中，常常不只是一个表，这些表之间也不是相互独立的。不同的表之间需要建立一种关系，才能将它们的数据相互沟通。而在这个沟通过程中，就需要表中有一个字段作为标志，不同的记录对应的字段取值不能相同，也不能是空白的。通过这个字段中不同的值可以区别各条记录。就像我们区别不同的人，每个人都有名字，但它却不能作为主键，因为人名很容易出现重复，而身份证号是每个人都不同的，所以可以根据它来区别不同的人。数据库的表中作为主键的字段就要像人的身份证号一样，必须是每个记录的值都不同，这样才能根据主键的值来确定不同的记录。
表中插入、删除和移动字段
如果在创建表的时候忘记了某项内容，现在也可以再把它加进去，只要在原来的表中再添加一个字段就可以了。在已有的表中不仅能添加字段，而且还可以删除字段。 首先把鼠标移动到字段的标题上，鼠标光标变成一个向下的箭头，单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“插入列”命令。这样就在该字段前面插入了一个新的字段。新插入的字段名是“字段1”，要改变字段名，可以将鼠标移动到“字段1”的标题处，双击鼠标左键，标题就变成可以修改的了
要想删除表中的某个字段，可以先将鼠标移动到这个字段的标题处，这时鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，整个字段都变成黑色并弹出了一个菜单，单击菜单上的“删除列”，这时屏幕上弹出对话框，提出是否确定要删除这个字段及其中的数据。单击“是”按钮可以将“字段1”删除。但在删除字段时要注意，在删除一个字段的同时也会将这个字段中的数值全部删除，所以当执行这个操作时，一定要看清楚，避免由于误删把有用的数据都丢失了。
如果想在数据表中调整字段的位置，首先将鼠标移动到该字段的标题处，鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，等它都变成黑色后，按住鼠标左键，拖到位置，松开左键，这个字段就移动了。
记录的排序与筛选
除了可以在数据表现图中对记录进行增、删、改、查之外，还可以对记录进行排序和筛选。
记录的排序 Access默认是以表中定义的主关键字的值排序显示记录的。如果没有定义主关键字，则按记录在表中的物理位置显示记录。用户可以在数据表视图中对记录进行排序以改变记录的显示顺序。
① 打开数据表视图。
② 选定用于排序的一个或连续多个字段，然后在【记录】菜单中选择【排序】菜单项，再单击其中的【升序排序】命令或【降序排序】命令。
③ 如果要恢复原来的显示顺序，可选择【记录】/【取消筛选/排序】命令即可。
按选定内容筛选记录
① 打开数据表视图。
② 选定“性别”字段中的“男”，然后选择【记录】/【筛选】/【按选定内容筛选】命令。
③ Access将按选定的内容“男”进行筛选，筛选后表中只显示出经过筛选的“男”学生的记录。
内容排序筛选
① 打开数据表视图。
② 选定“性别”字段中的“男”，然后选择【记录】/【筛选】/【内容排出筛选】命令，筛选后将显示出性别字段的值不是“男”的全部记录。
按窗体筛选记录
① 打开数据表视图。
② 选择【记录】/【筛选】/【按窗体筛选】命令/【按窗体筛选】窗口。
③ 在【按窗体筛选】窗口中对相应的字段设置条件，例如对“班级”字段设置条件“05防雷2”，并对“性别”字段设置条件“男”。

④ 单击工具栏上的应用筛选按钮，便会得到筛选的结果。
记录的高级筛选
① 打开数据表视图。
② 选择【记录】/【筛选】/【高级筛选】命令，打开【筛选】窗口。
③ 在【高级筛选】窗口中可编辑更为复杂的筛选条件，然后单击工具栏上的按钮，即可得到筛选的结果。
表间关系
在Access数据库中，创建了各种表之后，还要在各个表之间建立关系，然后才可以通过创建查询、窗体以及报表来显示从多个表中检索的信息。
关系的类型 关系是在两个表之间建立的联系。关系有一对一、一对多和多对多3种类型。
一对一关系（1:1） 如果对于实体集A中的每个实体，实体集B中最多有有一个实体（也可以没有）与之联系，反之亦然，则称实体集A与实体集B具有一对一的关系。例如一个学校只有一个校长，一个校长只能在一个学校任职，则学校和校长之间具有一对一关系。
一对多关系（1:n） 如果对于实体集A中的每个实体，实体集B中有多个实体与之联系，反之，对于实体集B中的每个实体，实体集A中有最多有一个实体与之联系，则称实体集A与实体集B具有一对多的关系。例如一个系部可以聘请若干个教师，而每个教师只能受聘于一个系部，则系部与教师之间具有一对多关系。
多对多关系（m:n） 如果对于实体集A中的每个实体，实体集B中有多个实体与之联系，反之，对于实体集B中的每个实体，实体集A中也有多个实体与之联系，则称实体集A与实体集B具有多对多的关系。例如一个学生可以在同一个学期学习多门课程，而一门课程同时可以有多个学生学习，则学生与课程之间具有多对多的关系。
建立表间关系
在Access 2003中，可以使用一种图形化的界面，即【关系】窗口，来定义和管理表间的关系。
① 打开数据库，单击【工具】/【关系】命令/【关系】窗口/系统会自动弹出【显示表】对话框/选择要定义关系的表。如果没有出现【显示表】对话框，那么可以在【关系】菜单下单击【显示表】命令，即可打开该对话框。

② 在【显示表】对话框的【表】选项卡中，选中所有的表，单击【添加】按钮，将表添加到【关系】窗口，然后单击【关闭】按钮。这时，【关系】窗口中会显示出这些表的字段。
③ 单击【关系】/【编辑关系】命令，打开【编辑关系】对话框/【新建】按钮/【新建】对话框。

④ 若要在表间实施参照完整性，应选中【实施参照完整性】筛选框。再根据需要选中【级联更新相关字段】和【级联删除相关字段】复选框。单击【创建】按钮，创建关系。
⑤ 在【关系】窗口的相关表的相关字段间产生一条细线，称为关系线。关系线两端有“1”和“1”，表示两表之间建立了“一对一”关系。
⑥ 继续使用同样的方法创建关系。

⑦ 最后关闭【关系】窗口，弹出对话框询问是否对关系布局的更改进行保存，单击【是】即可。
⑧ 在【关系】窗口中单击一条关系线，然后单击【关系】/【编辑关系】命令，便可以打开【编辑关系】对话框对这个关系进行编辑。如果在单击一条关系线后，按下键盘上的Delete键，便会删除这个关系。
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