豫东琴书《吹牛》:电子邮件,沟通工具还是政治工具? - 普汇管理案例沙龙参考材料天际网 www.tianji...

——教你几招email防身术
　　
　　公司的管理者、公司的高层必须防止email在公司产生消极和负面的影响，公司里的每位员工，尤其是下层的普通上班族，更要意识到email不是一个简单的沟通工具，如果处理不好就可能引火烧身，掉进别人给你设的圈套，成为公司内部政治斗争的受害者甚至牺牲品。
　
　千万不要以为自己是个小人物，以为自己远离公司的核心和敏感圈子，就可以相对安全，掉以轻心，别忘了，email已经让公司变得越来越扁平化了。在公司的email通讯录上，你同高层经理们和老板们一样都各自占据着一个邮箱地址，以往压在你头上的层层经理，虽然好像是座座大山，但也是你的层层避弹衣。但是自打公司有了email系统以后，每个人都暴露在所有人面前，你从来没有像现在这样离公司的政治中心如此之近，也从没有像现在这样危机四伏。

　　怎么样在使用email的时候保护好自己呢？里面学问不小，简直像是一门艺术。正如兵法所言，兵无常势，水无常形，具体问题具体分析，才能得其奥妙，运用自如。我这里列出一些切实可用的方法，是自己总结的email的三个“切记”和三个“切忌”。

　　切记#1：在很多时候，方式比内容更重要

　　大多数人常常更在意在email里面写什么，挖空心思要让自己的意思表达清楚，其实，在email这种沟通行为上，有很多信息是在email的文字内容本身以外的，这些信息就是你对email的使用方式，而使用email的方式常常比email的内容更重要。
　　你同时发给甲、乙两个人的同一封email，把甲乙二人都放在收件人（To）一栏，还是把甲作为收件人，把乙放在抄送（cc）一栏，或者反过来把乙作为收件人而抄送（cc）甲，这三种方式里你分别向甲和乙传递了很多邮件内容以外的信息。甲和乙从你的发送方式上看到了你是如何看待甲和乙之间的关系的、你是如何看待甲和乙与你邮件所提及的事情的关系的、你是如何分别看待你和甲、你和乙之间的关系的。
　　所以，要花心思看看自己处理邮件的方式，是否准确地传递了自己想传递的信息。尤其要注意的是，应该站在对方的角度想一下，他所收到的、他所理解的这些信息，是否正是你要传递的信息，如果可能存在差异造成误解，你就可能已经在毫不察觉的情况下为自己埋下了麻烦的种子。

　　切记#2：永远保存你的邮件
　　所有你收到的邮件，所有你发出的邮件，一定要保存好，当然垃圾邮件除外。这些邮件其实就是你最宝贵的历史记录，你在什么时间收到过某人的邮件、他在邮件里的某句话是如何写的、你是如何答复或转发的，等等，这些都是第一手的白纸黑字的证据，相信每个人都有过扼腕叹息的时候：“咳，当初为什么偏偏把那封email给删了呢？”
　　之所以可能需要删除邮件，是因为邮箱的空间有限，但是现在的邮箱容量都越来越大，不用担心空间不够，即使真地面临极限，那就把邮件压缩起来存到其它可靠的地方，但不要删除。还有的人删除邮件是因为邮件太多，无法轻松找到自己需要的邮件，解决办法就是采用目录形式，把邮件分门别类地收藏好，总不能为了在家里找东西方便，就把家变得家徒四壁吧。
　　至于邮件要保存多长时间？起码要保存到你在这家公司工作的最后一天，其实我觉得越长越好，如果非要加上一个期限，我希望是一万年！

　　切记#3：检查拼写和语法
　　可能所有人都知道“spelling check”的必要性，但是我们还是经常会收到错字连篇、莫名其妙的邮件，可见真正做到这一点并不容易。拼写、文字和语法的错误，可能直接导致对方对你的信息的误读，而且，对方可能会从邮件本身联想到你对这封邮件的轻率、你对对方的轻视和你对工作的轻视，一字之差可能带来严重的后果。设置上发出邮件前自动检查拼写和语法吧，写完之后再仔细看一遍吧，不怕一万就怕万一。

切忌#1：滥用email
　　忠告：可以面谈或在电话里说的，尽量不用email；应该面谈或在电话里说的、只能面谈或在电话里说的，一定不要用email。很多人的做法却正相反，只有绝对不能用email的时候，才会打电话或当面谈；常常在电话里或当面对一个人说：“哎，我给你发了email，你收一下。”，这些可能更好的沟通方式反而沦为了email的提醒工具。
　　诚然，email是通讯的一大进步，节省了差旅、交通和电话等各种沟通费用，甚至给人感觉是免费的。但是，由于前面提到的email这种沟通方式的局限和弱点，email也可能给你带来损害，让你付出惨重的代价，要慎重对待才行。菲比正是用了不该用的email，来管了不该管的事，给自己、给洪钧惹了麻烦。因此，切忌沉迷于email不能自拔，玩火者必自焚啊。

　　切忌#2：怒而兴师
　　可能你会收到一封让你气愤的email，里面可能是对你的无端指责，可能是荒唐的无理要求，还可能是抵赖、推诿、猜疑甚至骚扰；如果你是一个仗义的人，还可能因为邮件里有对其他人的不公而打抱不平，在这些情况下，切忌拍案而起、怒而兴师，切忌立刻写一封email加以反击。
　首先，对方的意思可能并不是你理解的意思，对方可能写错字、表错情，也可能是你神经过敏想多了、理解错了，当你是第三方要打抱不平时，可能你对当事双方的情况并不了解。
　　其次，愤怒的时候做的决定大多是错的、过激的，如果以其人之道还治其人之身地用email加以还击，同时cc给其他人以求得到旁证、同情和支持，都于事无补，只会把事情搞大搞僵，搞到自己无法控制而后悔的境地。
　　而且，信息社会一切瞬息万变，一个问题可能随时会突然产生，但也很可能转眼自生自灭，对方可能马上发现了自己的错误，结果当你的应战书刚发出去，对方的澄清信甚至道歉信就到了，你岂不尴尬？

　　切忌#3：滥用抄送尤其是密送
　　抄送（cc）和密送（bcc）都是很敏感的举动，尤其是密送。什么事情与什么人有关？归什么人负责？应该cc什么人？什么事情应该bcc给某些人，使收件人不知道还有其他人也看到邮件？刚入公司不久的人，对公司的组织结构、人际关系等政治敏感因素了解不多；刚入职场不久的人，对这些可能更是摸不着头脑，不知厉害，此时切忌滥用抄送尤其是密送。

　　对金字塔下层的平头百姓而言，最好把比较复杂的、拿不准的事情交给自己的经理来处理，这样可能既保护了自己，也保护了自己的上司，而保护了自己的上司当然也就保护了自己，至少大多数情况是这样