西安中旅国际旅行社:【转】 Word 2003 长篇文档排版技巧(一)

来源:百度文库 编辑:九乡新闻网 时间:2024/03/29 21:56:18

 

在指定位置添加页码 

 

通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码,这样得到的页码,将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码,从目录之后的内容再添加页码,并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。 

 

按【Ctrl+Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。 

 

在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ,显示页脚区域,如图20所示。 

 

 

注意在页脚的左上角显示有“页脚  1 –”的提示文字,表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面,不需要在页脚区域添加页码,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ,显示并设置下一节的页脚。 

 

2节是目录的页脚,同样不需要添加任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。

 

3节的页脚如图21所示,注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码,则页码将会出现在所有节的页脚中,因此不要急于插入页码。 

 

 

 

在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页脚与前一节不同。 

 

这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。 

 

从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮,显示“页码格式”对话框,如图23所示。默认情况下,“页码编排”设置为“续前节”,表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置,则会自动计算第1节和第2节的页数,然后在当前的第3节接续前面的页号,这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”,这样就与前面节是否有页码无关了。 

 

 

 

3节之后的其他节无需再设置页码,因为页脚的默认设置为“同前”,而且页码格式默认设置均为“续前节”,将会自动为每一节编排页码。 

 

在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页脚编辑状态。 

 

用打印预览可以查看各页页脚的设置情况,其中封面和目录没有页码,目录之后才会在每页显示页码,并且目录之后的页码从1开始编号。 

 

插入目录 

 

最后可以为文档添加目录。要成功添加目录,应该正确采用带有级别的样式,例如“标题1~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录,但采用带级别的样式是最方便的一种。 

 

定位到需要插入目录的位置,从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令,显示“索引和目录”对话框,单击“目录”选项卡,如图24所示。 

 

 

在“显示级别”中,可指定目录中包含几个级别,从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1~“标题9”样式的,它们分别对应级别1~9 

 

如果要设置更为精美的目录格式,可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。 

 

单击【确定】按钮,即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰色底纹),因此可以进行更新。

 

当文档中的内容或页码有变化时,可在目录中的任意位置单击右键,选择“更新域”命令,显示“更新目录”对话框,如图25所示。如果只是页码发生改变,可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减,可选择“更新整个目录”。 

 

小结

 

至此,整篇文档排版完毕。在整个排版过程中,可以注意到样式和分节的重要性。 

 

采用样式,可以实现边录入边快速排版,修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式,并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。 

 

对文档的不同部分进行分节,有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。 

 

有关样式和分节应用,以及页眉页脚的设置,这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。