被子蚕丝被:1高校教务管理的流程再造与组织设计

高校教务管理的流程再造与组织设计

作者：刘国买　许德仰

　　摘要：教务管理是维持教学秩序、推进教学改革和建设的重要工作。本文分析了高校教务管理组织的现状和存在的问题，应用流程再造和组织设计原理，讨论了高校教务管理流程再造与组织设计。
　　关键词：高校；教务管理；流程再造；组织设计
　　
　　组织是人类社会最普遍的社会现象，它是一个具有明确的目标导向、有序的结构、有意识协调的活动并同外部环境保持密切联系的有机结合的统一体。高等教育组织，是指为达到一定的高等教育目标，根据一定的规则而建立起来的实体。在应用过程中，组织内部的各种关系需要固定下来，这就形成了组织结构和组织机构。组织结构是高等教育组织机构中各种关系和资源的联结方式，而组织机构是组织结构的表现形式，是组织结构功能的载体。流程是组织开展活动的基本规范和工作准则。本文分析了高校教务管理组织结构和工作流程现状，讨论在信息化条件下，高校教务管理流程再造与组织设计等问题。
　　
　　一、高校教务管理组织现状
　　
　　高校教务管理组织围绕学校发展的总体目标，组织各类教学资源，分工协作地完成教学建设、编制教学方案、进行质量控制、组织实践活动，以及其他教学行政事务。而物化状态的教务管理机构包括教务处及院系教务组织，主要采取由主管校长牵头、以教务处为核心、各院系组成的日常管理与运行机制。教务处是教务管理组织的核心，在主管教学校长的直接领导下，全面贯彻党的教育方针和政策，按照学校的教学总体规划，制订教学计划、负责教学建设、组织教学运行、推行教学改革、实施教学评估，具有五项职能：(1)研究职能——对教学和教务工作中的重要问题进行探索和研究，根据教育教学规律和人才培养目标提出教改课题、制订改革方案、推广教学改革成果；(2)参谋职能——及时了解和掌握国家的教育方针、政策和发展动向，全面收集国内外有关的高教信息和先进经验，为学校的教学改革与发展决策做好参谋；(3)行政职能——根据党和国家的有关方针政策和学校的人才培养目标要求，制订教学计划、安排教学任务、指导专业建设、组织教学运行，并对教学质量进行监控和考评；(4)服务职能——在教学条件、育人环境等方面为教师和学生提供高质量的服务，在教学过程中做好导教、导学工作，了解教师和学生的需要，为教师和学生排忧解难；(5)督导职能——对学校教学活动的各层面、各层次和各环节进行全程督促、检查和评估，总结经验，对存在的问题组织整改，高效运行，保证和提高教学质量。
　　从纵向看，教务处上连上级主管部门和学校领导，下接全校师生，落实各项政策措施，搜集整理师生对教学工作的意见和建议，处理师生的各种需求：从横向看，教务处与学校各部门有千丝万缕的联系，从日常生活小事到教学组织安排。教务处是一个政策性强、业务要求高、事务性工作多的管理机构，同时，又是面向全校师生的服务部门。因此，教务管理机构设置和人员配置成为高校内部组织设计的重点和难点。
　　我们通过对80余所高校教务处机构设置的调研发现：科室设立4～6个比较普遍，最多的达到11个科室，内部分工细，处领导职数多：人员配置20人左右比较普遍，最多的达到47人，且随着教师和学生规模的增加，教务处人数增加，说明事务性工作随教师和学生人数增加而有所增加。
　　现有机构设置分工过细，校、院(系)及相关职能部门职责分工不够明确、不够规范，造成相互推诿扯皮现象。具体表现在：第一，分工过细，以本部门工作目标为中心，对于其他部门、组织的工作缺乏全面的了解和认识，造成部门、岗位之间分割管理，形成“信息孤岛”。第二，多层结构、多层管理，加大了部门之间、工作岗位之间的沟通和交流难度，造成内部信息传递迟缓。第三，强调本部门及其工作人员本人所处的位置上的效率和质量，容易忽视其他部门和人员工作的规律，造成工作交叉、重叠，引起混乱。第四，强调本部门及其工作人员本人的利益，形成本位主义，部门、员工之间往往只关心局部利益、个人利益，而不关心整体利益，一个环节出问题，整个任务就会陷于停顿。
　　造成上述现象的原因除了与组织设计有关外，也与高校教务教学管理流程不清有关。因为，组织的活动及其与内外的相互关系均是按具体的工作流程来实施的，流程不清直接影响组织的工作质量。
　　
　　二、高校教务管理流程再造
　　
　　流程是一个组织在一定目标指引下进行各项工作的基本规范和工作方法，包括工作目标、职责划分、信息传递、质量标准等。高校教务管理从经验出发，依据工作性质和工作目标形成了一定的工作流程。这种由工作经验积累起来而非科学总结提炼的工作流程存在如下弊端：其一，强调本岗位工作目标，忽视相关岗位的工作特性和要求，形成工作交叉和冲突，相互纠缠，增加工作难度。其二，强调管理权利，忽视服务义务，以自我为中心，一切以自我的意志为转移，要求服从自己的安排，听从自己的调度。其三，强调岗位责任，忽视工作效率，以本岗位的责任最低为原则，尽力规避和降低自身的责任，甚至采取模糊工作流程，造成层层请示，各种讨论会、协调会多，拖延或推卸责任，回避矛盾。
　　流程再造(Business Process Reenginering，BPR)是由Hammer和Chapy于1993年提出的一种新的管理思想，指针对企业业务流程的基本问题进行反思，并对它进行彻底的重新设计，以便在速度、质量、成本和服务等衡量企业业绩的这些重要的尺度上取得显著的进展。流程再造的关键点在于：(1)坚持以客户为导向，提高客户的满意度是流程再造的核心和考核的准则。(2)强调打破部门界限，以流程为工作单位，将组织内部与组织之间的业务流程进行设计和整合，重新构建工作及组织结构。(3)流程改进后绩效有明显提高，通过对原有的作业流程进行改革和整台，简化工作程序，缩短工作时间，降低工作成本，提高工作质量和效率。(4)有效运用信息技术是流程改造的重要手段，这能突破时间及空间限制获取和使用信息，使流程中的信息流及物流迅速地传达到目标客户。
　　针对高校教务管理流程存在的问题，根据流程再造原理，首先。要对教务管理流程进行清理和反思。我们从实践经验入手，对我校教务教学管理中每一项具体工作进行认真的清理和分析，形成了80多个教务教学管理流程，经过研究审定哪些是核心流程，哪些是一般流程，以及每一个流程中的管理控制点是什么。
　　其次，以效率为中心，删减审批程序，简化工作流程。在对流程进行清理的基础上，按照效率优先的原则，删繁就简，明确岗位职权和相关岗位的工作范围和质量标准。例如，我校明确规定：在管理规章制度规定的范围内，岗位责任人独立行使职权；管理规章制度没有规定又无明确禁止的一般事务，科室负责人行使职权；管理规章制度没有规定又无明确禁止的涉及局部问题的事务。处负责人行使职权；涉及全局的和重大事项，报主管校长审批或校长办公会决定。明确岗位职权，有利于提高工作人员的积极性、主动性，增强了工作人员的责任心，同时简化了工作流程，提高了工作质量和效率。
　　再次，以服务为导向，优化工作流程。管理就是服务，要以师生的需求为导向，以师生的满意度为评价工作质量的准则。因此，在流程再造过程中，需要依靠现代化的技术手段，构建网络服务平台。例如：我们建设的综合教务管理系统，使日常教务管理信息和管理工作实现了实时动态化，教师课程的申报、查阅教学任务和课程安排、学生选课和查阅成绩以及教室借用等，均在网络环境中实现，并能及时获得信息和回复。以服务为导向的流程优化，减少了师生的来回奔波和多次反复，有利于师生的个性化需求，提高了他们的满意度。
　　
　　三、高校教务管理组织设计
　　
　　组织设计主要是指组织结构的设计，是为实现组织目标及发展关系而创建结构的过程。
　　为使组织结构的设计更合理、更有效，在进行组织结构设计时应遵循以下基本原则：统一目标原则、分工协作原则、权责一致原则、精简效率原则。遵循上述原则，结合教务管理工作流程再造对教务管理组织进行重新设计。
　　
　　1.明确管理组织目标和任务，并将目标任务进行分解，规定组织中的每个部门、每个人在组织中的责任、具体工作及标准要求。教务管理组织目标和任务就是维持学校各项教学活动顺利运转，包括组织制订教学计划、教学建设，安排教师上课、学生选课和组织考试，组织教学质量检查和教学评估等。首先，将上述任务分解成一个个具体的工作项目，再将项目按照时间轴分解成工作单元，规定每一个工作单元的具体任务、质量标准、完成时间。其次，按照每一个具体的工作项目的性质和要求，以及学校、院(系)的职权和每一个工作岗位的职责，明确每一个工作单元归谁负责、何时完成、从谁手里获得信息和资料、下一步移交给谁以及移交什么。我们制订的《福建工程学院校系两级教学管理暂行规定》明确了“学校做什么”、“系部做什么”、“工作标准和要求”，《福建工程学院教务处内部管理规定》明确了每一个工作岗位的职权和责任要求。
　　
　　2.集成任务，整合资源，构建“服务中心”和“技术支持中心”。由于不同工作单元的性质、难易程度、到达时间以及完成时限等不同，工作分解过细或部门设置过多，势必造成忙闲不均、资源浪费、信息流动不畅。因此，按照任务性质进行集成，有利于优化资源配置。促进合作共事，便于信息的交流与共享，提高工作效率。例如，清华大学就以综合教务管理信息系统为支撑平台，新建两个服务性功能中心：“注册中心”承担全校学生(含研究生的大部分)的注册、选课、成绩统计和管理、学习信息咨询等服务功能；“教学研究与培训中心”为教学第一线教师的上岗业务和技术培训提供服务，组织教学示范课观摩，获取教学过程信息和质量评价数据等。信息技术和网络技术的发展，促进了任务整合，优化了资源配置，随着综合教务管理信息系统和教学资源平台系统的开发和建设，许多学校教务处组建“技术支持中心”或“技术服务中心”，完全改变了过去教务处机构设置的方式。
　　
　　3.强调组织学习和自我更新能力。教务管理是具有很强的政策性、学术性的管理工作，要求教务管理人员熟悉和准确把握政策、法规的内涵和实质，熟悉和掌握教育教学规律，并能够灵活应用教育教学规律创造性地开展工作。教务管理组织及其工作人员应该具有学习能力、研究能力、判别能力和执行能力，能够接受新知识、新思想，不断地改进工作方法，提高工作质量。因此，对教务管理人员的知识结构和能力、素质要求越来越高，新进教务管理人员基本上要达到硕士研究生以上学历。