芈月传里的演员表:找到时间去做那些对你来说很重要的事情

时间管理对于自由工作者来说是需要掌握的最重要的技能之一。一个良好的时间管理系统，你可以轻松的找到时间去做那些对你来说很重要的事情，无论是生活上的，还是工作上的。
成功的时间管理是很具挑战的，尤其是对于那些刚刚开始自由工作，和雇佣自己工作的人来说。当你的老板告诉你要做什么和什么时候做完的时候，你可以很容易的列出事情的优先顺序并且可以对要做什么和什么时候做完做到了如指掌。但是，当你面对的不仅是客户的最后期限，而且还要每天做生意，还不算试着维持工作以外的生活，时间管理可就遇上麻烦了。
下面的16个技巧可以帮助你更好的安排你的时间，让你可以找到时间来参加那些对你来说非常重要的事情。还包括一些可以帮助你提高时间管理水平的资源。
也可以看看我们前面的一些文章：
高效策略估算你设计项目的时间
6个简单方法帮助自由工作者提高效率
20个省时技巧改善设计者的工作流程
1.组织起来

工作时间去找东西，无论是在电脑上还是在桌子上，可以算得上是最浪费时间的事情。虽然找东西这种事根据工作种类和个人的喜好不同而不同，但是你必须有一套系统来管理那些每天来到你身边的信息，文件和资料。这可以是电脑上的文件夹、标签，也可以是你办公室里的文件夹，档案堆，或者工具箱。

尝试不同的组织系统，直到你找到适合你的那一套。比如我，我在电脑桌面上建立了一个名为“工作”的文件夹，我给定期联系的每一个客户都建立了一个小文件夹在里面。对于一次性的项目，当我进行那个项目时，我会给那个客户建立一个文件夹。然后当这个项目结束时，这个文件夹将被放在一个叫“完成”的文件夹中（通常会被放到我的移动硬盘中，而不是笔记本里）。我的纸质文件很少，所以我桌上的那些文件让我工作很顺利。
2.离开一切，单独的工作空间
你需要一个专用的工作间。如果你在办公室工作，这就相当好办了。但是如果你在家工作，你就得下点儿功夫了。如果你没有专用的办公室的话，这些建议可以帮你建立一个工作间：
找一张桌子。千万别在你的咖啡桌或是饭桌上工作。这样很低效，而且你会经常把东西拿起来然后晚些时候再放回去。最好是有一个地方，你可以把你工作的东西整理好放在那儿。
当你在工作间的时候，你就应该进入“工作状态”了。你可以理解为，工作的时候穿上“工作服”，或者坐在桌子前的时候穿上鞋（我就经常这样做）。

把不用的地方搞定。你家有没有不用的屋子，不用的角落，甚至不用的壁橱？它够不够放下桌子那么大？如果可以，也许你已经找到了你的专用办公室了。如果你的这个地方是一个大屋子的一部分，你可以考虑买一个办公柜子，当你不工作的时候把你办公用的东西都放起来。如果是在壁橱或是其它狭小的空间，一个内置的桌子和书架可能会更好（不然你很可能把空间都浪费在那张桌子上，空间就更小了）。在你家征用一个闲置的地方，打造一个专属工作空间。

3.利用时间管理工具

有上百种工具可以帮你安排管理你的时间。无论你是用笔记本，日历还是在线应用程序，好好利用现成可用的工具。我搭配使用几款工具。Remember the milk帮我记录待办事项列表（专业版可以让你通过Iphone来使用）。我有一个可擦日历来记录我的每月安排。我会标记含有重要信息的邮件知道我不再需要它为止。

过去我使用黄色贴纸来整理我的待办事项（我把它们贴在我键盘前的桌子上），还有一个口袋大小的Moleskine笔记本。这两个工具都很好用，但是我最终决定拥有一个可以随身携带的待办事情列表。
其它的时间管理工具还有很多很多。试着用几个，看看哪个更适合你的工作。没有万能的解决方案，但是几乎可以肯定每个人都会有适合自己的方案。
4.制定目标
制定目标是你管理时间要做的最重要的事情之一。如果你没有目标，你怎么知道什么是最重要的呢？你怎么知道什么值得你去花费时间和精力呢？答案很简单：你不知道。
目标不用很正式，也不需要很久远（尽管长期目标也有帮助）。他们的作用是把你的精力放在重要的事情上来。
我的一个目标可能是周四把所有的工作都完成，这样我就可以在周五休息休息，或者周五的时候干干自己的事情。我的目标所做的，是使我更加高效的工作，这样我就可以用80%的时间将工作搞定。大多数星期里，减少20%的工作时间没什么大不了的，仅仅是工作时把Tweet关了（或者是设置成每30或60分钟更新一次）就差不多可以做到了。当然也可以午饭时候工作，或是早起半个钟头（或者晚睡半个钟头）。
你的目标必须可以达到而且要具体。你可以设置重复性的目标（“我想周五休息”）或者一次性的目标（“我想下周二前把我新网站设计好”）或者两者的任意结合。你可以把它们写到什么地方，或者仅仅是放在脑袋里。但是要确保你随时都有一个目标。你的目标甚至可以简单的和这个一样，“午饭之前完成这个标志的样板。”
5.设置最后期限

最后期限就像是一个项目的内置目标。如果你知道下周一有些东西就要到期限了，你就很有可能安排你的这项工作是其确保周一能够完成。（如果没有，你的确是非常需要看看这篇文章了。）

如果你的客户或者老板没有给你规定最后期限，那么你得给你自己设定了。想想你希望什么时候完成一件事或者你什么时候想进行下一个项目。把那个日期在你的日历上写上，或者在你待办事项列表上写上这是你当前项目的最后期限。为了增加责任，找个人告诉他你的最后期限。我有时就把自己设定的最后期限放到Twiiter或者Facebook上，这样我的朋友们就可以在我错过最后期限时那这事儿来说我了。朋友，压力是可以让你更加努力工作的。

6.提前计划

要有大的计划。可能是与计划，或者是半月计划，或者是年计划，这些取决于你所在的产业和你做的项目。正如我前面提到的，我有一个可擦日历，上面标着我的项目以及最后期限。我也可以标上约会，重要的日子，和其他可能影响我最后期限和固定工作计划的信息。

7.优先顺序

你得把你的工作排个优先顺序。一般来说，马上要到期限的工作（或者在接下来的几天中）应该首先完成。然后是那些接下来一两周内需要完成的工作，然后是其它的事情。

别忘了把家庭的优先事项也放进去。你孩子的第一场足球比赛很重要，所以确保让这件事出现在最重要的事情当中。和医生的预约，学校的比赛，家长会，约会还有其它的聚会在你制定工作计划的时候也需要考虑。看看哪些事是你必须参加的，不管你的工作做完了没有（应该不会有太多的事情在这个列表上）；哪些事情是你想参加的，当你的工作到达某个阶段的时候（记下要想参加这件事，你需要先做什么）；还有那些即使你所有工作都完成了之后也不一定会参加的。
建立一套标记计划优先顺序的系统。可能会用彩笔来写不同的内容，可能会在最重要的事情旁边标个星星，甚至为每一个优先做的事情单独列一个单子。再次，无论你做什么，确保这件事对你的生活来说是有意义的。
8.委派或外包
偶尔在外面寻求一些帮助也没有什么。也许是把一个项目的责任委托给你办公室里的某人，甚至是一个助手。也许是把你项目的某一部分（调研，打代码等等）外包给某个人，这样你便可以专注在更重要的事情上。
你没有必要为了更高效而把你工作的一部分外包出去或者委托出去。为什么考虑雇以为一个家庭保姆来每周给你打扫打扫屋子呢？或者让别人给你洗洗车什么的，而不用周六下午你亲自来做呢？这一类类似于外包的服务可以解放你的时间给你想做的最重要的事情（比如和你的爱人或是你的孩子一起玩玩，或者多玩一局高尔夫球）。
9.优化你的流程

你可以精简那些你每天或者每周都要做的工作，比如开帐单，或者整理你的档案。这工作也可能是一些你每次做项目时都要重复的事。

这些事情你就需要将它们精简优化。观察下你目前做事情的步骤，看看有没有一些步骤你可以将它们合并在一起或者把去掉。如果你是个网站设计师，你可以建立自己的一套模板文件来修改网页。使用发票结算程序自动结算。只要你肯花时间去找到它们，你就可以把很多事情做得更有效率。

10.学会说“不”

你能经历的最大的时间管理陷阱莫过于做过多的工作。你得学会对某些人说“不”。如果你的工作量超过了你能应酬的范围，那么不仅你不能完成最后的期限，你工作的质量，你的客户关系都将会受到威胁。

在做新的工作之前，看看你的日程表。你真的有时间来做一个新的项目吗？如果没有，你可以很简单的告诉你的客户，你有很多的项目要做，而且要为它们花上不少时间。很多人都会感谢你。如果你真的无法拒绝工作，给他们一个实际的期限，告诉他们什么时候可以把他们的项目完成。如果你已经发誓要做一些事情，可千万别说你下周就可以搞定。

个人事务也是如此。没有人说你必须参加业主的协会理事会。你也不是必参加家长会，或是当地室内足球队。过去十年里你每年都做的事情并不意味着在接下来的十年里你还要每年都做。学会向你的朋友，家人，邻居和你生命里的其它人说不，这样你才可以对那些对于你来说真正重要的事情说是。

11.了解你的最佳工作时间

成为自由职业者你的一大好处就是可以自己安排时间。注意下你什么时候效率最高。比如我，是从早上九点到下午两点或三点，然后是晚上六点或七点到夜里十一二点。我在低效的时候不强迫自己工作（大部分时候下午两点到七点）。但是我保证在早晨和晚上都在工作状态中，这样我就可以在我高效的时候完成更多的工作。

12.确定固定的工作时间

这个要看你什么时候工作最有成效。你应该每天都坚持在固定的工作时间工作。如果你最好的工作时间是从早上四点到中午，那么就每天都这个时候工作。这也意味着你应该在中午的时候停止工作，做点其它什么事儿。周末也一样。最少每周休息两天如果可能的话。不一定非得是周六或周日；你也可以周三周四休息，或者周一周二休息。只要适合你就行。确保你有一些不工作的休息时间，不然你可能会崩溃的。

13.不要浪费时间

看看你每天浪费时间的那些事情。你是不是常常查看Facebook或者Tweeter?起来去拿杯水？下午的时候你已经遛了六次你的狗？不管这些事是什么，想想办法让他们不去打扰你。午饭后好好带你的狗遛遛。每个小时只看一次Facebook或者Tweeter（或者每两个小时一次）；把它们关上而不是一直关注。找一个水壶，这样你一天只需要起来几次。看看是什么在浪费你的时间，然后把它给消灭掉。

14.避免多任务同时进行

  

多任务同时工作有时候是可以的。但是要想获得什么实质性的工作，多任务工作可就弊大于利了。一次做一件事。这并不是说你必须做一个项目直到它完成为止，而是说你不应该在三个项目间两分钟换一次。给自己设定一个最短工作时间；十五或者是二十分钟，甚至是一个小时，在这期间只做一个项目。

     

关于多任务工作的建议对于那些使你从工作当中放松的事情也同样适用，比如查看电子邮箱，玩纸牌，接电话等等。

  

15.经常休息

过度劳累对于生产力来说可是一个大的限制。当你很累的时候，你就无法集中注意力或是以最快的速度完成工作（如果你还可以工作的话）。固定的休息可以防止你过度劳累。你可以在一天的正中午散散步，午饭后看看新闻，下午的时候去购购物，而不是在晚上的时候；甚至每年花上几个星期去旅行一下也可以。

  

这些小小的休息使我们重新获得力量，继续保持对工作的热情。没有它们，我们会越来越累，然后注意力也会下降。我每天下午都会花几个小时离开我的屋子。看看亲戚朋友，购购物，开车兜兜风或者是散散步，一次短途旅行，或者夏天时候游泳。我也会在白天的时候来上几个五至十分钟的休息，可以重新获得精力，休息休息眼睛（整天盯着屏幕对你的视力是非常有害的）。我也会固定的来个大的周末（休息三到四天）来好好养养神。

  

16.维护

  

维护对于任何时间管理体系来说都是至关重要的。不仅是你的体系需要维护，而是你生活的所有部分都需要你来维护使它们运行良好，这样才可以把你的工作做好。

  

比如最基本的电脑维护（备份文件，清空回收站，清空工具箱），最基本的办公室维护（除尘，清空垃圾桶，吸尘等等），还有基本的家庭维护（洗盘子，洗衣服，修房子等等）。

  

也不要忽视对自己的维护。每天做锻炼，保持良好的饮食习惯也会让你更有生产力的。

  

你也许会问自己，这根找时间做生命当中的事情有什么联系。那么，是这样的：如果你不维护好生命中的这些事情，最终，一些事将会出问题。这可能是一件很简单的事比如你必须要用工作时间来洗衣服因为你已经没有干净的衣服穿了；也可能是一些重要的事情比如预防疾病和伤害。当突发性的灾难降临时，它会严重影响我们的生产力。这样你就不得不花费比你一开始就维护好更多的时间去弥补。如果你在计划中列入了日常维护，它们真的不会用很多时间。