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转贴: GTD概述及ＰＡＬＭ应用
大家都有PDA，我们是怎么在使用自己的PDA？
相信大家的答案不太一样。
但我们在买PDA的时候给自己的最大的借口是什么？“我是用来工作（学习）的１我想大家在开始的时候都是有这个目的的吧？
那现在我们又是怎么在使用着自己的PDA？
看看电子书？听听MP3？拿自己的PDA放个电影眩一下？或者打打游戏，查个地图什么的？
前段有个朋友在BBS上问，“我想买个PDA，主要是听MP3，看看书，要有简单的PIM。”我回答说去买ipod...实话，想听MP3，看书，ipod真够了，我同事就有一个，我看他每天听歌看书都不错。
所以大家都误解了PDA，所谓PDA是“个人数字助理”是“ALL IN ONE”的产品。很唬人吧？如果PDA是一个人的话，我们就叫“她”秘书了，这样大家都明白了PDA不过是个你个人的数字“秘书”。
如果你是个公司的大老板，你希望你的秘书只为陪你唱唱歌？找本书陪你看看？或者陪你看看电影，逛逛街？那到真不如找“三陪”.

在刚接触PDA的日子，确切的说是PALM的时候（题外话：虽然也玩过PPC，不过终因先入为主的思想而一直睡抽屉）那种欣喜和各位是差不多的，整天的胡思乱想，有这个功能怎么样，有那个功能怎么样，CPU再快点怎么样。
用着C3想扩展，用着M500想高分，用着T400想彩屏，用着SJ22想MP3，用着T650想HIRES-PLUS，用着TH55时我忽然想...为什么我要那么多功能？我开始的时候只是要学习，要一个个人的助理啊！
于是命运之神让我从04年拿到TH55的第二个月，认识一个新的东西GTD — Getting Things Done

也许各位看官早就听说过这个GTD，那么各位GTD的先行者就在这里看看我这接近一年来的经验心得。其实GTD在04挺火的，不过却在PCHOME没有什么动静，所以我呢也就不客气了，在这里推销下这个方法。
原文请见：
《GTD — PDA继续存在的意义》（http://digi.pchome.net/2005/2/12/6_12144.php?rpcount=3）
《P1-新手GTD之收集和分类(inbox)》（http://digi.pchome.net/2005/2/12/6_12145.php?rpcount=0）
《P2-新手GTD之执行(next action)》（http://digi.pchome.net/2005/2/12/6_12146.php?rpcount=0）
《P3-新手GTD之回顾(review)》（http://digi.pchome.net/2005/2/13/6_12149.php?rpcount=0）
《P4-新手GTD之软件、方法及心得》（http://digi.pchome.net/2005/2/13/6_12150.php?rpcount=0）
0503/tompda_484202.rar




如果看官是位新手，不妨拿起你手中的PDA学习下GTD，这个我这只PDA老鸟都认为是PDA继续存在的意义的东西吧。
首先我们应该知道什么是GTD
GTD就是Getting Things Done，说穿了是本在美国的畅销书。但又不是一本书，有人说是一种理念，我不以为然，我认为是种方法，一种能通过PDA快速提高自己效率的方法。
那么究竟什么是GTD呢？
GTD是种方法，一种以收集信息；分类信息；执行；回顾。
为主要步骤的一种有效率的使用PIM的方法。
说到PIM，大家似乎都知道，这个也就是为什么我喜欢PALM而冷落了PPC的原因（题外话：如果在03年PPC卖的有04年那么火的话，我铁定是背叛到PPC一族的，但现在却坚定了PALM的道路，自己对机器的硬件已经没什么大兴趣了，如果再要换机器的话，我想treo600可能真的是我最后一部了。）
我不否认04年来PPC的锋芒，压的PALM已经透不气来了。多媒体，游戏，VGA...PALM已经在很多地方跟不上了，何况坚强的盟友SONY的离开，OS6的难产。但PPC的软肋恰恰就是这个PALM发家的PIM。
废话那么多了，我也不再多说什么。这个PIM的方法是怎么样呢？
我们首先知道促使我们做一件事情的往往是获得了一个信息。
我们要去买房子，是因为我们知道了这个楼盘要开盘了，或者有钱了想买房子了，甚至是要结婚了要买房子。
佛教里说起来就是“因果”，有这个“因”—信息，所以才有这个“果”—事件。
那么我们每天要做的事情很多，所以各种各样的“因”产生了各种各样的“果”（开会，写报告，谈合同，买东西，打扫房间，洗衣服...）
那么多这些信息的要加以收集，可能你并不以为然，这个主要是我们的脑子够好，能记住很多，但有时并不管用（你会忘记一些事情）
那么这一步就是信息的收集。
第二步是分类
我们要做的事情太多了！有的是公事，有的是私事，有的重要，有的紧急，有的可以拖一拖...
那么我们什么时候该干什么呢？我们就要分类。
但有的事情太复杂了，于是我们要制定计划表。
其实这个就是在分类，开会只能是在上班时间，买菜是在下班后，家里的盐没有了这个很重要...
关于分类我到是想找个机会详细说说，不过今天也只想扫扫盲，这里也不多罗嗦了。
第三步是执行
执行其实相对来说简单
就是按你做好的计划去执行，不过我们不是常说么，计划没有变化快，所以执行的时候总会有这样那样偏差...
所以我们可能定了这样的计划“9点在公司开早会，下午5点买菜”但实际可能是9点老板不舒服没来。早会不开，晚上要加班根本无法在5点下班。
但关键是你done了，那么这个计划就可以认为是完成了。
第四是回顾
这个我想我不说大家也能明白，每天想想今天做了哪些事情，哪些还没做。
没做的定到下一个计划中。
首先拿出你的PDA，当然不用PDA也可以，那便签也行（很多GTD的高手都认为便签是最快的输入方法，不过我到是很习惯自己的TH55）。反正怎么方便输入就怎么来，把心中所有的事情都写下来。
包括要做的事情，想法，主意...不论大小都写下来。
例如向下面这张我写的...

1-过年拜访下老师
2-外甥快要生日了买礼物
3-情人节不要忘记了
4-改型的方案的规划
5-PENTAX DSLR
6-现在买KFC有哈姆太郎送
7-上次问way借的DVD要看掉
8-家门口的地铁站好多小偷
9-今天晚上可能下雪
10-打电话问候下在北京的客户
11-查下5号的工资是否到帐
12-上次吃的水煮鱼不错
13-如果只使用小片的ref. point再加上com. point可能会比现在的方法有效
14-上次的数据在年前挂到服务器上，年后要备份
15-江西三清山
....

这个就是我现在想的一些事情...当然中间也有些是随便加入....基本上我每天总有10几个想法吧。
反正是把你能想到的都写下来，不管自己有没有用，对不对。反正写下来就可以了。
俗话说好记性不如烂笔头，写下来后随便你怎么把这个事情忘记都可以了，因为只要你看一下收集蓝（inbox）就是PDA或者便签，你就能明白过来。
这样的好处就是你可以全心全意的做事情了，心里没有东西牵挂，效率总是最高的吧？
写下来后只要我们一件件的去完成那么我们最终做完事情的目的就达到了（Getting Things Done)！


但是这样是不行的，因为有太多琐碎的事情，和可能近期无法做的事情阻碍了我们的目标。
所以接下来我们就要分类了。确定哪些事情是现在做，哪些是将来做，哪些必须完成，哪些可以拖一拖。
到不是说我有多么教条，但我却觉得按GTD的方法来归类确实是筛选事情的好方法。

GTD是分为四类：1，垃圾；2，信息或资源；3，将来要做的事情；4，近期要做的事情

按这个分类
那么

8-家门口的地铁站好多小偷
9-今天晚上可能下雪
这些就忘掉吧...这些都无关紧要的...这些可以认为是垃圾

3-情人节不要忘记了
6-现在买KFC有哈姆太郎送
12-上次吃的水煮鱼不错
13-如果只使用小片的ref. point再加上com. point可能会比现在的方法有效
这些可以认为是信息或资源，留着可能将来有用处
当然其中“3-情人节不要忘记了”这个事件是固定发生的，只要在发生前提醒下就可以了。这个虽然也是资源但我们可以把它细分到一个固定发生事件（Routinely）。

5-PENTAX DSLR
15-江西三清山
这些则是将来要做的事情，需要慢慢的计划和规划了

1-过年拜访下老师
2-外甥快要生日了买礼物
4-改型的方案的规划
7-上次问way借的DVD要看掉
10-打电话问候下在北京的客户
11-查下5号的工资是否到帐
14-上次的数据在年前挂到服务器上，年后要备份
这些则是近期要做的事情...而这些事情也是现在当务之急的事情
由于第4类的事情是我们一定要处理的
那么我们就再分类

4-1类事情“两分钟内可以完成的事情”
10-打电话问候下在北京的客户
11-查下5号的工资是否到帐
这两件就是属于两分钟内可以完成的事情...不过我个人有把这个分了两类
4-1-1，没有时间地点限定的两分钟内可以完成的事情
如10-打电话问候下在北京的客户
对于这样的事情...不要多说了，打吧。
而对于11-查下5号的工资是否到帐
这样的事情虽然也是两分钟内可以完成的事情，但是我必须要去银行或ATM机才行...这些就归类到todo（待办事项）中去

4-2类事情“单步自己可以完成的事情”
1-过年拜访下老师
2-外甥快要生日了买礼物
7-上次问way借的DVD要看掉
对于这类事情那就根据自己的时间安排，找个合适的时间去做就好了...这些就归到Date Book（行事历）中去

4-3类事情“单步需要联系或依靠别人的事情”
14-上次的数据在年前挂到服务器上，年后要备份
如这个事件，只要备份一下，但问题是要看网管有没有空...等等因素，必须要先和他联系，由他来完成的。那么这个事件也归为todo...

4-4类事情“多步骤的事件”
4-改型的方案的规划
这个事件就是多步骤了，先要确定周期、方案、原料的采购、设备的调试、还可能需要别人的帮助，那么这个事件就要再细分...
一步步的去完成
等细分的部分完成了，那么这个事情也完成了


上面的这些部分很简单吧，只要一支笔，一张纸其实就能完成
其实GTD的精华部分我个人认为也就是分类
当然这个分类还是很初步的
因为GTD中的分类还牵涉了地点（或者说是场合）的概念...
不过老话说
万事开头难
我们已经走出第一步了....
好，那么我们就开始这这个执行
首先我们应该了解的是，执行的对象是什么，执行的对象我个人的认识是近期要做的事情。
也就是我们在上篇中分类为4的对象。

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--  作者：eastos
--  发布时间：2005-6-9 11:48:57

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我们先在设想一下，你是一个公司的老板，当然你有一个秘书。当你早上走进办公室的时候，秘书会告诉你今天的日程安排。1，开会；2，老婆叫你回家的路上买菜。（自然大老板是不要买菜的，这里只是个比方。）

那么你的秘书会在上班的时候提醒你要去开会，而在快下班的时候提醒你要买菜。

但如果你在刚进公司的时候，你的秘书就不停的提醒你要买菜，这样你在工作的时候还有什么心思呢？

同样你在买菜的时候不断提醒你要开会效果也是一样。

而在前面我也说了，PDA不过就是你的个人秘书。所以在上班的时候你想知道的是和工作有关的事情，而下班后，工作的事情最好一件也想不起来（享受生活么）。

有人说，不要PDA了，请个秘书最好...当然老板不会用PDA的，我们不是老板，口袋里的钱就那么一点。而且请个秘书，还得问问女朋友或老婆肯不肯不是？

所以我们得请出我们的宝贝PDA来担当这个工作了。

 

好在结合前面的例子，我们近期要执行的事情

 

1-过年拜访下老师（这个要在平时休息的时候，节假日或周末）

2-外甥快要生日了买礼物（这个要去商店，基本也是节假日或周末）

4-改型的方案的规划（这个在公司）

7-上次问way借的DVD要看掉（这个在家里）

11-查下5号的工资是否到帐（要在银行，不过时间到是随意）

14-上次的数据在年前挂到服务器上，年后要备份（这个在公司）

 

好这样我们就大致可以按地点（场合）再分类一下

（节假日或周末）有1-过年拜访下老师；2-外甥快要生日了买礼物

（家中）有7-上次问way借的DVD要看掉

（公司）有4-改型的方案的规划；14-上次的数据在年前挂到服务器上，年后要备份

（随意时间）有11-查下5号的工资是否到帐

这个在GTD中称为place，一般理解为地点，我个人认为是场合，地点相同，但情况不同做的事情也不同。

比如说看一本技术含量很高的书，同样在晚上家里，心情不错的时候我就很乐意去看，但如果一天工作的很累了，没什么心情了那这个时候看这本书就觉得很自虐了。

这个就是我说的意义上的场合。

 

好这样分好后，如果是在一个工作的时间，我只要查一下地点（place）为公司的事件，我就知道了

4-改型的方案的规划

14-上次的数据在年前挂到服务器上，年后要备份

这两件事情要做。

 

而如果是在周末只要查一下地点为节假日或周末的事件就能得到

1-过年拜访下老师

2-外甥快要生日了买礼物

 

这样我们的生活和工作是否很井井有条呢？

在什么场合做什么事情，这样我们的生活就很简单话，GTD的高效率也就达到了。

 

但是我们不能忘记另外的一些因素。比如同样在周末，拜访老师和帮外甥买礼物都是要做的，但可能拜访了老师就没时间帮外甥买礼物了。而同样帮外甥买礼物则没时间拜访老师了。

我们就要引入另一个概念，重要度。

如果外甥下个星期就要过生日了，那么帮外甥买礼物则要比去拜访老师重要多了，所以我们要先去买礼物，然后再去拜访老师。

 

另外还有个问题就是一个多步骤的事情，在做这样的事情我们要进行拆分再执行。

比如出去徒步旅行

那么我们先要确定去什么地方，确定什么时候去，确定要带的装备这些是要讨论和去另外了解。

象确定去什么地方，可能哪天工作的时候到网上去查，那么这个细分的工作是在公司中进行的；

确定什么时候去，可能是在某个周末和朋友聚会时确定的，那么这个细分的工作就在周末了；

而买装备的事情，可能也是在某个周末的时候，但这个事件必须是在前两个确定下后再决定，所以这个的重要度就在上一个之下了。

 

总之这个优先度确实是个很微妙的东西，就在GTD是中也是短短几句...是过于浅显的无须说明还是，微妙到无法说清楚，这个就是个人的悟性了。

我对优先度的确定除看因果关系外，多半就是凭感觉了，觉得这个事情重要那么就重要，随便些的就少些。

 

但确定重要度的另一个方法就是回顾（review）了。

回顾可以让你对一些事情有新的认识，同样的事情回顾与否，往往会给你今后的路带来些长远的变化。

其结果可能就如同有创新能力的设计人员或象流水线上工作的装配员一般的差别。

所以回顾（review）是不可或缺的一步...

这个回顾，究竟是怎么回顾呢？

首先我们来想一下，在前面我们做了收集和分类，还做了执行，但那些资源、信息、还有那些要长期任务怎么办呢？

这些东西是否记录在memo（记事本）就可以了么？当然不行，我们还需要把这些慢慢的边成现实。

而且我们对做完的事情还需要检讨一下，这个事情办的好不好，是否换个方式更有效率等等...

 

由此看来这个回顾还是很重要的一件事情了。

按GTD的建议应该是天天回顾一下，并且每周还要有个总的回顾，但实际情况还是比较困难的，能做到实在很难...不过也不用很勉强。

我个人觉得回顾（review）其实是种后期的调整，类似一种自我的思考。

比如，我们本来安排了一件事情在明天要去做的，可能这个时候接了电话，被告知明天要做的事情无法完成了，那么我们就要重新按照重要性，或者先后关系来再安排这个事件或

 

一系列事件。那么在重新安排这个事件的过程其实就是一次回顾。

另一种则纯粹是在回顾自己的工作得失了，思索怎么能提高自己的效率，那些是自己做的好的，那些是做的不够好的。对于这样的类型，我觉得一般都是在睡觉前或者第二天上班

 

的路上比较好，因为这个时候不容易有外界的干扰。

总之回顾并不是只看过就可以的，回顾的结果是要体现在你接下去制定的工作和计划中的。

当然回顾的范围也很大，包括你做过的事情，准备做的事情，甚至GTD本身。例如你想到好的归类GTD分类的方法，或者发现有件事情在你自己分类的场合（place%E